Forskrift om verdipapirforetaks plikt til å foreta lydopptak av mottatte oppdrag og til oppbevaring av dokumentasjon vedrørende ordremottak

Forskrift om verdipapirforetaks plikt til å foreta lydopptak av mottatte oppdrag og til oppbevaring av dokumentasjon vedrørende ordremottak

Fastsatt av Finansdepartementet 7. november 2003 med hjemmel i lov 19. juni 1997 nr. 79 om verdipapirhandel § 9-7.

§ 1.Dokumentasjon vedrørende mottatte oppdrag

Verdipapirforetak skal etablere betryggende rutiner for lydopptak av samtlige ordrer og indikasjoner på ordrer om kjøp, salg eller tegning av finansielle instrumenter som er mottatt per telefon. Verdipapirforetak skal videre etablere betryggende rutiner for oppbevaring av dokumentasjon på mottatte ordre og indikasjoner på ordre gjennom øvrige kommunikasjonskanaler.

Verdipapirforetaket skal ikke utføre ordre mottatt per telefon dersom det ikke er foretatt lydopptak.

§ 2.Gjenfinning av lydopptak

Lydopptak skal minst kunne gjenfinnes etter følgende søkekriterier:

  1. Tidspunkt for samtalen
  2. Ansatte hos foretaket som mottok ordren

§ 3.Oppbevaring av dokumentasjon

Lydopptak og annen dokumentasjon som nevnt i § 1 skal oppbevares i minst tre år regnet fra den dag opptaket ble gjort eller dokumentasjonen mottatt.

Kredittilsynet kan i særlige tilfeller pålegge verdipapirforetaket å oppbevare lydopptak og dokumentasjon som nevnt i § 1 og § 2 ut over fristen som nevnt i første ledd.

Oppbevaringen skal skje på betryggende måte.

§ 4.Informasjonsplikt

Verdipapirforetaket skal ved etablering av kundeforholdet skriftlig opplyse alle kunder om:

  1. at det gjøres lydopptak av samtlige ordre,
  2. at dokumentasjon på mottatt ordre gjennom andre kommunikasjonskanaler også oppbevares,
  3. at oppbevaringstiden er minst tre år,
  4. at lydopptaket kan gjenfinnes etter særskilte kriterier. Hvilke kriterier som kan benyttes for gjenfinning skal særskilt angis.

Informasjon som nevnt i første ledd kan for eksempel gis i verdipapirforetakets forretningsvilkår, jf. verdipapirhandelloven § 11-2.

§ 5.Innsynsrett

Verdipapirforetaket skal etablere interne rutiner for ansattes og tillitsvalgtes innsyn i informasjon som nevnt i § 1. Rutinene skal minst bestå av en angivelse av hvilke tjenstlige formål og hvilke prosedyrer som skal åpne for slikt innsyn.

§ 6.Ikrafttredelse og overgangsregler

Denne forskrift trer i kraft 1. januar 2004.