Høringssvar fra Datatilsynet

Vi viser til Kommunal- og moderniseringsdepartementets høringsbrev og medfølgende høringsnotat av 16. oktober 2020. Departementet foreslår endringer i boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven slik at digitale løsninger skal kunne benyttes i større grad enn det som er tillatt i dag.

Datatilsynet vil kort kommentere forslaget om å likestille papirbasert og elektronisk kommunikasjon mellom boligselskapene og dets eiere.

For å likestille papirbasert og elektronisk kommunikasjon foreslår departementet følgende lovtekst i de tre lovene: «Styret bestemmer hvordan meldinger og lignende etter loven gis til seksjonseierne».

Konsekvensen av lovteksten slik den er foreslått blir etter vår oppfatning at boligselskapene vil benytte seg av e-post i stor utstrekning uten å foreta nødvendige vurderinger av kravet til behandlingsgrunnlag i personvernregelverket.

I merknadene til bestemmelsene framgår det at styret må vurdere om det finnes et behandlingsgrunnlag før styret eventuelt velger e-post som kommunikasjonsmåte, jf. personvernforordningen artikkel 6. Det framgår videre av høringsnotatet at departementet legger til grunn at aktuelle behandlingsgrunnlag kan være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a om samtykke og bokstav f dersom det er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Vi tror derimot ikke de ansvarlige for boligselskapene vil undersøke merknadene dersomlovteksten gir uttrykk for at de selv kan velge hvordan meldinger skal gis. Vi mener at bestemmelsen bør gi en direkte henvisning til personvernregelverket.

Styrene har ikke nødvendigvis kjennskap til regelverkets anvendelsesområde og vi ser ofte gjennom vår saksbehandling at man ikke ser hen til regelverket så lenge man ikke behandler opplysninger som oppfattes som sensitive.

Vi vil bemerke at vi jevnlig mottar klager fra beboere som mener at boligselskapet ikke følger personvernregelverket i sin håndtering av driften, og vi mener dette er en praktisk problemstilling for boligselskapene og beboerne.

For å lette arbeidet og bidra til at det gjøres gode vurderinger før man velger e-post som kommunikasjonskanal bør boligselskapene ha retningslinjer for bruk av e-post som kommunikasjonskanal. Dette kunne også med fordel vært nevnt i lovteksten. Dette vil bidra til å sikre at man faktisk gjør de nødvendige vurderingene som kreves.