Høringssvar fra Styreplan AS

Høringssvar fra Styreplan AS, 23.11.2020

Styreplan AS mener at endringsforslaget reflekterer en generell digitalisering som gir rom for rasjonaliseringer. Digitale løsninger (møteapplikasjoner, styreportaler, videokonferanseverktøy) er til stor hjelp i effektivisering og profesjonalisering av beslutningsprosesser. Videre er det positivt at aksjeloven brukes som utgangspunkt for videreutviklingen av lovene for andre foretaksformer. Når en teknisk løsning tilfredsstiller kravene i aksjeloven blir veien kort for andre foretak som ønsker å arbeide profesjonelt med styrearbeid og årsmøter/generalforsamlinger. De foreslåtte lovendringene omfatter godt over 800.000 potensielle møtedeltakere. Til forskjell fra de fleste andre foretaksformer berører endringene ikke profesjonelle aktører, kanskje med unntak av boligbyggelagene. Endringer bør derfor innføres med varsomhet når de har direkte innvirkning på ressurssvake grupper og mennesker som har Årsmøtet som eneste berøringspunkt med beslutninger som berører den største investeringen i deres liv. Sterke personligheter med kompetanse til å gjennomføre beslutningsprosesser uten fysiske møter vil kunne bidra til at meningsbrytning unngås, med eller uten forsett. Vi synes derfor at departementets presisering i høringsnotatet er meget sentral for fremtidig tolkning av lovtekstene: «… en viktig forutsetning for forslagene er at ingen andels- eller seksjonseiere faller utenfor når viktige avgjørelser skal tas eller når viktig informasjon gis».

Årsmøter/Generalforsamling

Forslagene til endringer innebærer i sum en overføring av makt fra generalforsamlingen/årsmøtet til styret. Det kan være betenkelig at kompetansen til å vurdere hvordan generalforsamlinger skal gjennomføres overføres til styremedlemmer som ofte ikke har grunnlag for å gjøre vurderingen. I praksis forventes det heretter at beboere i f.eks. sameiet organiserer seg for å «tvinge gjennom» at generalforsamling avholdes fysisk. Vi tror at det kan være krevende for enkeltbeboere og derfor ha negative konsekvenser for beboerdemokratiet og bomiljø på mellomlang sikt. Vi mener at man her burde gå lenger i å følge aksjeloven og gi revisor og også forretningsfører rett til å kreve både fysisk møte og innkalling til ekstraordinært årsmøte/generalforsamling. Det vil etter vår mening gi de enkelte beboerne en bedre mulighet til å nå frem.

Styremøter

Når det nå åpnes for at styret selv avgjør hvordan styremøtet skal avholdes er vi av den mening at, i tillegg til styremedlemmene, må revisor og forretningsfører kunne kreve fysisk styremøte. Revisor og forretningsfører er ofte de profesjonelle aktørene i disse foretakene og bør derfor kunne sikre at faglige vurderinger og innspill blir grundig behandlet. Det foreslås som endring at «signering» erstatter «underskrift» av protokoller, for å gjenspeile at elektronisk signatur er likestilt med fysisk signering på papir. I den sammenheng endres paragrafene om hvem som skal signere. Endringen omfatter imidlertid kun signeringen. Hvem som skal signere er ikke foreslått endret. Vi vil på det sterkeste anmode om at paragrafen endres til at alle styremedlemmer skal signere protokollen. Det er to grunner til dette. Den første er at elektroniske signeringsløsninger eliminerer den klassiske utfordringen med å få underskrift fra alle på papirprotokollen. Den andre grunnen er at vi bør unngå å havne i en situasjon med uklarhet om hva deltakende styremedlem egentlig betyr, når man ikke møtes fysisk.

Personvern

Kapittel 2.3.2 i høringsnotatet sies at behandlingsansvarlig kan være forretningsfører «sammen med styret». Vi mener det er uheldig at det skapes usikkerhet om hvem som faktisk er behandlingsansvarlig. Det bør understrekes at styret er behandlingsansvarlig.

Henry Wengstrøm, daglig leder

Styreplan AS
982 461 715
Bogstadveien 27B
0355 OSLO