Høringssvar fra Digitaliseringsdirektoratet

Høringssvar - Digitale årsmøter, elektronisk kommunikasjon m.v. i boliglovene.

Vi viser til høring om forslag til endringer i boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven: Digitale årsmøter, elektronisk kommunikasjon m.v.

På generelt grunnlag vil vi uttrykke støtte til forslagene om å sidestille generalforsamling, årsmøter og styremøter med og uten fysisk oppmøte, papirbasert og elektronisk kommunikasjon mellom boligselskapene og dets eiere og fysisk og elektronisk signatur på protokoller, stiftelsesdokumenter mv. Dette støtter oppunder politiske mål om digitalisering. Vi vil også berømme departementet for å ha sett nærmere på de personvernmessige konsekvensene av forslaget, og gi vurderinger av aktuelle behandlingsgrunnlag.

Vi støtter departementets vurdering av behovet for endringene, med den foreslåtte fleksibiliteten til å finne de rette tekniske løsningene. Det er imidlertid viktig, som foreslått, at alle andelseiere eller beboere får si sin mening, avgi stemme og motta relevant informasjon, også de som ikke er på digitale plattformer, og at det er mulig å be om fysiske møter for de som ønsker det.

På to områder vil vi imidlertid oppfordre departementet til å vurdere ytterligere fleksibilitet.

Prinsippet om at styret ikke bør ha absolutt bestemmelsesrett over hvordan generalforsamling og årsmøte gjennomføres, som beskrevet bl.a. i punkt 3.3.3, bør kunne utvides til å gjelde begge veier. Det vil si at beboere gis mulighet ikke bare til å be om at møter avholdes fysisk, men også at beboere som ikke har anledning til å delta i et fysisk møte kan be å følge møtet digitalt. Det kan evt. legges inn krav om samme terskel for å få dette ønsket igjennom som for å be om fysiske møter (minst to andels- eller seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene eller for boligbyggelag minst fem prosent av andelseierne), siden det kan tenkes at noen sameier og borettslag ikke vil ha digitale løsninger tilgjengelig. Departementet mener det vil være urimelig om lovgiver pålegger noen å holde møtene digitalt ettersom dette vil kreve kompetanse og utstyr. Vi vil imidlertid påpeke at vi antar at etter hvert som det blir mer vanlig å arrangere møtene helt eller delvis digitalt, vil det være små kostnader knyttet til å finne en brukervennlig egnet plattform eller applikasjon. Samtidig kan beboere ha gode grunner til at de ikke kan eller ønsker å delta i et fysisk møte. Å åpne for at de som ønsker det kan følge møtene digitalt vil dermed, på samme måten som muligheten til å kunne be om fysisk møte, bidra til å styrke beboerdemokratiet.

Også forslaget om å sidestille fysisk og digital dokumentasjon kan gjøres mer fleksibelt. Som departementet nevner i punkt 7.3 foreslås det et krav om at dokumentasjon må være i «lesbar form». Dette vil f.eks. utelukke dokumentasjon i form av lyd- eller videoopptak. For noen typer dokumentasjon vil «lesbar form» være naturlig, men det kan tenkes at protokoll fra generalforsamling eller årsmøte kan ha form helt eller delvis av f.eks. videoopptak fra møtet. I tillegg kan det tenkes fremtidige teknologiske løsninger som åpner for nye måter å samle inn og lagre dokumentasjon på. For å tillate bruk av både eksisterende og fremtidig teknologi, vil vi derfor anmode departementet om å revurdere kravet til «lesbar form».

Videre vil vi også be departementet vurdere om forslagene bør inkludere krav om eller referanse til universell utforming. Det fremgår av høringsnotatet at alle beboere skal ha mulighet til å si sin mening, få informasjon og avgi stemme. I den anledning kan det nevnes at styret bør forholde seg til retningslinjer om universell utforming slik at også beboere med f.eks. nedsatt syn eller hørsel kan få delta i beboerdemokratiet på lik linje med andre.

Avslutningsvis vil vi understreke at vi støtter forslagene til omformuleringer som tydeliggjør at fysiske og digitale løsninger sidestilles, som å gå fra «underskrive» til «signere» og fra «være til stede» til «delta». Dette er gode, åpne formuleringer som gir den nødvendige fleksibiliteten til å ta i bruk nye teknologiske løsninger.

Med vennlig hilsen

Sarah Jane Hails Gjelsten

Seksjonssjef

Digitaliseringsdirektoratet

Astrid Solhaug

Seniorrådgiver

Digitaliseringsdirektoratet