Høringssvar fra Sjøfartsdirektoratet

Dato: 02.12.2019

Svartype: Med merknad

Svar på høring - NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver

Sjøfartsdirektoratet er generelt positivt innstilt til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Vi ser behovet for en ny lov, og stiller oss bak retningsendringen mot et fokus på en digital verden i rask endring. Vi liker også endringen i formålsparagrafen der vektleggingen av dokumentasjonens betydning i samtiden blir langt mer tydelig enn i gjeldende arkivlov som har et langt mer ensidig fokus på arkivdepot og ettertiden.

Overordnet ser vi at ny lov vil medføre økte kostnader for arkivskapere på kort sikt, og antakelig lavere kostnader på lang sikt. Det må understrekes at loven vil medføre økte investeringer med tanke på ny teknologi, digitalisering av papirarkiver, utvidet virkeområde og kompetanseheving, og at dette vil kreve friske midler på mange budsjetter i årene fremover. Deretter vil man se gevinster gjennom mindre behov for arkivlokaler, mer automatisering og potensiell nedbemanning. Utvalget har hatt stort fokus på økonomiske konsekvenser i NOU-en, men dette kan ikke understrekes nok om loven trer i kraft, og en positiv holdning til økte budsjettmidler til aktuelle prosjekter må være en reell forutsetning.

Utvalget mener loven er en forenkling for arkiv. Dette kan diskuteres. Lovutkastet river ned ganske mange av de strenge og foreldete rammene nåværende arkivlov inneholder. Samtidig blir resultatet en langt mer omfattende lov, med langt flere krav som i en del tilfeller er vanskelige å få et konkret grep om. Kravene blir både mer omfattende og mer diffuse på en gang. Dette skyldes nok den enorme variasjonen som finnes blant arkivskapere med tanke på teknologiske plattformer og digital modenhet. Vi oppfatter at lovutkastet har en klar intensjon om bredere dokumentasjonsfangst enn gjeldende lov og utvalget nevner all kommunikasjon med eksterne, automatisk e-postfangst, dokumentasjon fra alle systemer, automatisert rettsanvendelse osv. Dette er helt klart videre enn dagens krav som dreier seg rundt saksbehandling og dokumentasjon av denne. Resultatet vil bli en økt fangst, men også en økt forurensing med mange e-poster og annen kommunikasjon som skaper støy. Skal alt i tillegg være søkbart med tanke på innsyn, vil det bli enda mer utfordrende med tanke på merknader, chatfunksjoner, systemer med interaksjoner mellom organisasjon og privat aktør osv.

Det er også klart at loven fordrer en klar dreining i nødvendig kompetanse fra klassisk arkivkunnskap i retning organisasjons- og IT-kunnskap for de som skal jobbe med arkiv. Utvalget påpeker også at det er en naturlig oppgave for departementet å få på plass en kompetansekartlegging i arkivsektoren som grunnlag for dialog med utdanningsinstitusjonene som tilbyr arkivarutdanning (NOU s. 259).

Loven fjerner kravet om journalføring og utvalget mener journalføring er en metode som tilhører papirtankegangen. Utfordringene knyttes til innsyn, og her ser også vi en stor utfordring ut fra dagens teknologi. Innsyn må da i praksis baseres på søk i dokumentasjon uavhengig av journal og på tvers av fagsystemer. Skal det søkes direkte inn i etatens systemer? Skal alle systemer overføre alle data som ikke er skjermet til en sentral innsynsløsning a la dagens eInnsyn? Kvalitetssikring blir uansett en betydelig utfordring for alt som skal unntas helt eller delvis. Samtidig sier utvalget at bestemmelsene om journalføring inntil videre kan hjemles i offentleglova (NOU s.33). Dette blir litt forvirrende, da kravet om journal altså likevel opprettholdes i en annen lov.

Et paradoks oppstår mellom utvalgets fokus på Personvernforordningens krav til strengere omgang med personopplysninger og forslag om åpnere søkemuligheter for innsyn, samt selvbetjente innsynsløsninger. Kravene om skjerming etc. blir altså strengere samtidig som kravene om økt åpenhet blir strengere. Dette fordrer vanntett automatisering og krevende manuell kvalitetssikring.

Utvalget foreslår å opprette et digitaliseringstilsyn. Vi mener generelt at det ikke bør opprettes nye tilsyn, men ser fornuften i å føre tilsyn med den nye loven i sammenheng med offentleglova og forvaltningsloven. Denne oppgaven kan legges til Riksrevisjonen som allerede har mye kompetanse på området.

Vi har noen kommentarer til enkeltparagrafer:

§ 2 Virkeområde, d) andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift.

Her er det behov for veiledning og mer informasjon. Dette vil medføre økt volum av dokumentasjon til etaten og/eller en tilsynsfunksjon der vi har en plikt overfor en privat virksomhet tilsvarende den plikten Arkivverket har overfor oss (jf punkt 4 Virksomhet omfattet av første ledd som setter ut lovpålagte oppgaver til noen som ikke er omfattet av denne loven, skal sørge for oppfølging av dokumentasjonspliktene for disse oppgavene). Det vil også potensielt medføre økt ressursbruk både for oss og for private virksomheter. Kanskje burde også «enkeltvedtak» og «utferdiger forskrift» kommet med under § 5 Definisjoner, eller det burde i det minste henvises til hvor definisjonene finnes (forvaltningsloven § 2).

§ 29 Mediekonvertering

Dette er en forsterkning av dagens arkivforskrift og legger opp til at arkivmateriale som ikke er eldre enn 1951 skal avleveres digitalt. Dette medfører en betydelig kostnad for arkivskaper. Det er også viktig å få nærmere instrukser om hvordan dette skal/kan gjøres i praksis, da gammelt arkivmateriale ikke tilhører en elektronisk journal og dermed ikke bare kan skannes inn i dagens system.