Høringssvar fra Fylkesarkivet i Oppland

Dato: 01.12.2019

Svartype: Med merknad

Oppland fylkeskommune viser til høringsbrev av 01.07.2019. Innlandet fylkeskommune vil

ha felles dokumentforvaltning under IKT-seksjonen og eget depot for historiske arkiver ved

Innlandet fylkesarkiv fra 01.01.2020. Nåværende Fylkesarkivet i Oppland er vertskommune

for IKA Opplandene som omfatter 44 deltakerkommuner i Hedmark, Oppland og Akershus

og er fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver fra regionen.

Fra 2020 vil Innlandet fylkesarkiv ivareta disse regionale oppgavene.

Arkivlovutvalget viser til at lovutkastet skiller seg fra gjeldene arkivlov på noen områder;

 Virkeområdet utvides. Utvalget foreslår at dagens arkivplikt for statlige,

fylkeskommunale og kommunale virksomheter utvides til også å gjelde selvstendige

offentlige virksomheter; selvstendige virksomheter hvor staten, fylkeskommuner eller

kommuner har mer enn halvparten av eierandelene; virksomheter hvor staten,

fylkeskommuner eller kommuner velger mer enn halvparten av medlemmene i

virksomhetenes øverste organer; og andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak

og utferdiger forskrift. Utredningens kapittel 8 og § 2 i utvalgets lovutkast.

 Virksomhetene pålegges dokumentasjonsplikter. Utredningens kapittel 9 og kapittel

14 og del II i lovutkastet.

 Virksomhetene pålegges krav til dokumentering av automatisert rettsanvendelse. I

tillegg legges det opp til at dokumentering av ekstern kommunikasjon helt eller delvis

kan automatiseres. Utredningens kapittel 15 og §§ 8 og 10 i utvalgets lovutkast.

 Journalføringsplikten i gjeldende arkivforskrift utgår. Utvalget viser til at krav til

åpenhet og etterprøvbarhet kan ivaretas med andre metoder enn gjennom innsyn i

virksomhetenes journaler. Utvalget foreslår at bestemmelsene om journalføring inntil

videre hjemles i offentlighetsloven. Utredningens kapittel 16

 Fylkeskommunene får et lovfestet ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiv

Av regional verdi. § 34, 2 i lovutkastet.

Vår generelle kommentar:

Lovutkastet tar tak i sentrale utfordringer innen dokumentforvaltning og arkiv. Lovutkastet

er tilpasset den digital forvaltningen og tydeliggjør skillet mellom begrepene

dokumentforvaltning og arkiv. Erfaringer fra de siste årene der viktige offentlige oppgaver

utføres av egne foretak/IKS/AS viser behovet for en regulering av loven bl.a. for å sikre at

viktig rettighetsdokumentasjon ikke går tapt.

Lovutkastet har også fokus på tilgjengeliggjøring av dokumentasjonen, og klargjør bedre

arkivinstitusjonene samfunnsansvar.

Lovutkastet har en språkdrakt som klar og tydelig på tvers av faglige skillegrenser.

Vi har lenge ventet på en oppdatert lov som tar hensyn til dagens og kommende tiders

arbeid med dokumentforvaltning og arkiv. Vi vil i vårt høringssvar kommentere noen

punkter. Vi ser behov for nærmere definisjoner på enkelte punkt, og ser fram mot

lovproposisjonens klargjøringer. Vi ønsker også å understreke behovet for en bredere anlagt

arkivmelding for en nasjonal arkivstrategi som ansvarliggjør de ulike forvaltningsnivåene og

inneholder klare satsingsområder og utvikling av disse.

Lovforslaget

§1: Lovens formål

Lovens formål legger vekt å sikre dokumentasjon om samfunnet og at arkivene skal brukes til

å forstå samtid og fortid. Det legges vekt på Norge som rettstat og demokratisk deltakelse.

Brukerperspektivet er med, at kildene/arkivene skal være tilgjengelig. Den nye

formålsparagrafen har den bredden vi mener er nødvendig.

§ 2: Virkeområde

Utvalget har her tatt et veldig viktig grep som støttes. I de siste årene har flere viktige

offentlige oppgaver blitt utført av selvstendige virksomheter. Når lovpålagte oppgaver er

overført til f.eks. et IKS, kan man nærmest uttrykke det slik at det offentlige har organisert

seg bort fra arkivplikten om det ikke er inngått avtale som sikrer dokumentasjonen.

Digitaliseringen kan også medføre en fare for at ansvaret for arkiv svekkes, da informasjonen

lagres i en skyløsning hvor langtidslagringen ikke er godt nok dekket. Med denne paragrafen

blir det hullet nå tettet. Men her trengs også konkretiseringer, bl.a. for hvordan en

kommune/fylkeskommune skal ivareta arkivfunksjonen for «sitt» materiale i

sentrale/fellesløsninger, gjerne på tvers av forvaltningsnivåene.

Vi mener det er helt nødvendig at virkeområdet utvides. Konsekvensene er store om

lovpålagte oppgaver ikke blir dokumentert, f.eks. elevmapper fra private skoler og

barnehager, infrastruktur innenfor vann- og avløp og energisektoren, jernbane m. fl.

Vi ser også at utvidelse av virkeområdet vil medføre noen utfordringer da kommuner og

fylkeskommuner får ansvar og plikter for arkiver de selv ikke har hatt

dokumentasjonsansvaret for. Det vil medføre økte kostnader og oppgaver for kommuner og

fylkeskommuner samt flere arbeidsoppgaver for depotinstitusjonene. Men denne utvidelsen

er helt nødvendig for å sikre rettsikkerheten og en bredere samfunnsdokumentasjon.

§ 5: Definisjoner

Med forslaget harmoniseres paragrafen med internasjonalt regelverk. Det er positivt og

nødvendig. Vi støtter definisjonene og skillet mellom dokumentasjon og arkiv. Arkivbegrepet

var tidligere for omfattende og hadde flere betydninger. Med lovens forslag vil arkiv kun

være begrepet som brukes når dokumentasjonen er overført til en arkivinstitusjon.

Kap II. Plikt til å dokumentere og til å bevare dokumentasjon.

§ 6 – 15: Lovutvalget foreslår å innføre krav om at virksomhetene skal vedta en

dokumentasjonstrategi og beskriver dokumentasjonspliktene forholdsvis detaljert. Vi støtter

de enkelte paragrafene, men støtter Arkivverkets bemerkning i sin høringsuttalelse der de

skriver at loven må gi rom for utvikling av hvordan dokumentasjonen sikres og hva som skal

dokumenteres. At det er prosessene som skal dokumenteres, støtter vi. Vi støtter forslaget

til de enkelte paragrafene uten ytterlige kommentarer.

Vi ser at særlig § 8 kan by på utfordringer i dokumentasjon av de ulike medier for

kommunikasjon, men merknadene til lovteksten konkretiserer oppgavene.

IV: Særlig om personopplysninger

§22: Vi støtter lovforslaget som lovregulerer hvem som er behandlingsansvarlig. Og vi støtter

at informasjon om behandlingsansvaret offentliggjøres. Databehandleravtalene regulerer

ansvaret for eksempel mellom en kommune og arkivinstitusjon. Vi kan derimot ikke se

hensikten med at selve avtalen og protokoll for behandlingsaktiviteter skal publiseres.

§24: Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse.

I pkt 1 fastslås at Nasjonalarkivet, kommuner, fylkeskommuner og offentlig eide

arkivinstitusjoner kan være behandlingsansvarlig av personopplysninger i allmennhetens

interesse. Vi oppfatter Arkivformål i allmennhetens interesse som et arkivfaglig begrep, og

har derfor problemer med at det er Datatilsynet som skal godkjenne andre virksomheter

som kan ha slikt ansvar. Her mener vi at Nasjonalarkivet bør ha ansvaret, men at Datatilsynet

skal uttale seg. Begrunnelsen er nettopp det arkivfaglige standpunktet, samt at

Nasjonalarkivet gjennom sitt kontaktnett med de fylkeskoordinerende institusjonene og

arkivstatistikken har god oversikt over de ulike oppbevaringsinstitusjonene, f. eks. museer

som oppbevarer og håndterer arkiver med personopplysninger.

V: Langtidslagring og tilgjengeliggjøring av arkiver

Vi støtter lovutvalgets formuleringer av § 26 – 29

§ 29 åpner for mediekonvertering av analogt materiale, og påfølgende destruksjon/sletting

av det ikke-digitale mediet for arkiv fra 1951 eller senere, så framt gitte kriterier er oppfylt.

Etter dagens regelverk må dette godkjennes av Riksarkivaren. Vi støtter at dette nå er en del

av lovteksten.

Vi erfarer at dette er et tema hvor spørsmål oppstår. Vi ser derfor behov for nærmere

konkretisering. Vi ser noen utfordringer bl.a. med enkelte eiendomsarkiver som inneholder noen få

mapper som er eldre enn 1950. Er det fornuftig å kassere kanskje 99% av materialet og iverksette en

omfattende jobb med å plukke ut noen få mapper som er eldre enn 1950?

For kommunal sektor bør årstallet 1951 vurderes, da de store endringer i kommunal sektor

skjer noe senere, bl.a. med innføring av kommuneloven av 1992. Mediekonvertering

medfører store utfordringer og kostnader for kommunene. Det positive er tilgjengeligheten

til materialet, da det åpner for gode innsynsløsninger, samt at destruksjon/sletting av store

serier er plassbesparende.

VI: Private arkiver

Lovutkastet lovfester nå ansvaret for private arkiver. Fylkeskommunene er gitt ansvaret for å

koordinere arbeidet med regionens verneverdige privatarkiver. Fylkeskommunene erstatter

nå ansvaret de fylkeskoordinerende institusjonene til nå har hatt.

Vi støtter fordelingen av ansvar mellom Nasjonalarkivet og det regionale

nivået/fylkeskommunene. Lovutkastet støtter opp om allerede innarbeidet praksis i

Oppland, kommende Innland fylkeskommune, hvor fylkesarkivet har det koordinerende

ansvaret og jobber tett opp mot andre aktører innen privatarkivfeltet.

Arbeidet med privatarkiver, som en viktig del av dokumentasjonen av samfunnsutviklingen,

er en naturlig del av det regionale arkivansvaret. Til nå er få digitalt skapte privatarkiver

bevart. Ved å ansvarliggjøre fylkeskommunene, i dialog med Nasjonalarkivet, tas et viktig

grep for å sikre at digitale arkiver også blir bevart og gjort tilgjengelig for forskning.

I dag er det ulike organisatoriske modeller for hvordan fylkeskommunene ivaretar ansvaret

med fylkeskoordinerende oppgaver. Ved å se fylkeskommunale, kommunale og private

arkiver i en sammenheng, vil regionenes historie klarere komme til uttrykk.

§ 37: Særskilt verneverdige arkiver. Det nye i denne paragrafen er at både private og

offentlige arkiver kan få status som særskilt verneverdige arkiv. Ansvaret er lagt til

Nasjonalarkivet som definerer hva som er særskilt verneverdig. Her bør det være en dialog

mellom det regionale nivået/fylkeskommunene og Nasjonalarkivet for å fange opp de viktige

arkivene og sikre de.

VIII: Tilsyn, sanksjoner og straff

§42: Vi støtter muligheten for at Nasjonalarkivet kan iverksette sanksjon og ilegge bøter.

Dette vil ventelig bidra til økt fokus og etterlevelse av regelverket slik vi ser det men

personvernforordningen.

Det er et grep som kan brukes i særskilte tilfeller for å sikre at verdifull og viktig informasjon

for samfunnet blir ivaretatt på en lovmessig måte.

Journalplikten

I kap. 16 foreslås at kravet til journalplikt utgår fra arkivloven, og overføres til

offentlighetsloven som regulerer plikten til å gi innsyn i dokumentasjonen.

VI støtter her Arkivverket anbefalinger om "Plikten til å føre journal som en del av

arkivarbeidet bør fases ut, men ikke før nye løsninger er utviklet og kommet på plass».

Dagens sak-/arkivløsninger følger NOARK som muliggjør bruk av standardiserte

innsynsløsninger for effektivt søk og gjenfinning i materialet i depot.

En mulig konsekvens av å avvikle en standardisert elektronisk journal kan være at det ikke

lenger kan benyttes standardiserte løsninger for søk og gjenfinning i historisk arkivmateriale.

Behovet for utvikling og forvaltning av flere skreddersydde løsninger er en mulig konsekvens.

Muligheten for innsyn i forvaltningens saksdokumenter vil kunne bli svekket dersom dagens

journal ikke blir erstattet med noe tilsvarende.

Utvalget peker i utredning på at dokumentasjonen skapes utenfor dagens

journalføringsplikt. Vi anbefaler at det i det videre arbeidet med loven ser nærmere på

hvilke løsninger kan erstatte funksjonene journalen har i dag.

Vedlegg