Høringssvar fra Oljedirektoratet
Kulturdepartementet
Deres ref.: 19/2515
Kopi: Olje- og energidepartementet
Vår ref.: 19/70
Oljedirektoratet (OD) viser til høringsbrev av 1.7.2019 med svarfrist 2.12.2019. Vi har hatt utredningen på intern høring i flere av våre fagmiljøer, blant annet innenfor dokumentasjon, personvern og virksomhetsstyring.
Her er våre merknader:
§ 6 – Dokumentasjonsstrategi
Vi støtter utvalgets forslag om plikt til å utarbeide dokumentasjonsstrategi og at dette betegnes som et styringsdokument. Dette er gjennomført for andre nærliggende eller sideordnede områder som for eksempel behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet,
§ 6 nr. 1 – Innhold i dokumentasjonsstrategi
Vi er usikker på hensiktsmessigheten av detaljert å beskrive innhold i dokumentasjonsstrategien. Regelen bør utformes noe mer funksjonelt – hensyntatt organets oppgaver, risikovurderinger, vesentlighet og egenart.
§ 6 nr. 1 bokstav a og Kapittel II - Dokumentasjonsplikt
OD mener at detaljeringsgraden av dokumentasjonspliktene er unødvendig høy - uten at dokumentasjonspliktene blir tydeligere eller mer anvendelige enn definisjonen i den gjeldende arkivloven. Dokumentasjonspliktene bør heller knyttes opp til virksomhetsprosesser der all virksomhetsrelatert dokumentasjon oppstår. Grad av automatisering i kommunikasjons-/saksbehandlingsløsninger bør overlates til virksomhetene og ikke reguleres i lov (se spesielt § 8 i lovutkastet).
§ 6 nr. 1 bokstav f) – Styringsdokumenter
Vi mener at det i bokstav f også bør henvises til organets overordnede styringssystem, ikke bare til sideordnede systemer
§ 17 – Tilgjengeliggjøring av dokumentasjon. Eierskap
Skriftlighet i forvaltningen, arkivplikt (dokumentasjonsplikt) og allmenhetens innsynsrett er tre prinsipper som står fast i norsk forvaltning. Når utvalget foreslår å fjerne kravet om den tradisjonelle journalføringen uten å utrede alternative måter for identifisering av dokumentasjon, blir det uklart hvordan fremtidig innsyn via en felles nettbasert tjeneste (eInnsyn) praktisk er ment å være. Utvalget foreslår dessuten en «ny arbeidsdeling» mellom offentleglova og arkivloven, der offentleglova skal regulere innsynsretten og arkivloven skal stille «krav til dokumentasjon og metadata» (NOU2019:9, s. 181). Samtidig skal journalføringsplikten «midlertidig» overføres til offentleglova. En slik ny arbeidsdeling bør utredes nærmere, herunder blant annet hvilke krav arkivloven (og Noark) bør stille til virksomheters registre over dokumentasjon, og hvilke deler av disse registrene offentleglova bør kreve at virksomheter gjør tilgjengelig for allmenheten.
§ 30 – Overføring til langtidsbevaring hos nasjonalarkivet
Bestemmelsen om digitalisering av ikke-digitale arkiver bør gjelde for de arkiver som skapes fra det tidspunktet loven trer i kraft. Når en statlig virksomhet har skapt og vedlikeholdt et arkiv i henhold til de arkivreglene som gjaldt ved danningstidspunkt, bør den ikke pålegges å klargjøre arkivet for langtidsbevaring en gang til.
Kapittel 12.4.6 – Digitaliseringstilsynet, kfr. kapittel 2.12
Når det gjelder dette kapitlet, støtter vi at dette er en sak som eventuelt må utredes separat.
Styring, styringssystem og internkontroll er også omtalt av Forvaltningslovutvalgets i NOU 2019:5 - Ny forvaltningslov, bl. a i 11.8 systemkrav. Dette utvalget foreslår at det ikke innføres generelle bestemmelser i ny forvaltningslov om styring, strategier og internkontroll. Samtidig pekes det på behov for at styring og kontroll gjennomføres, men da med hjemmel i den generelle økonomiinstruksen for statsforvaltningen med bestemmelser.
Hvordan krav til styringssystem, internkontroll og tilsyn for saksbehandling, offentlighet og dokumentasjon i forvaltningen skal gjennomføres bør utredes på en helhetlig måte, ikke separat i ulike NOU-er.
Med hilsen
Torhild Skumlien Nilsen
underdirektør e.f.
Gunnar Mån Østebø
rådgiver
Saksbehandler: Anja M Næss