Høringssvar fra Utenriksdepartementet

Det vises til Kulturdepartementets brev av 1. juli 2019.

Utenriksdepartementet (UD) har følgende merknader:

UD stiller seg positive til innretningen av ny lov. Der den gamle loven var innrettet mot papirarkiver, er den nye tilpasset digital forvaltning som er i rask utvikling hvor informasjon skapes i stadig nye systemer og plattformer. Det er derfor viktig å fange denne virkeligheten og søke å fange dokumenter der de skapes. Formålet er å sikre dokumentasjon for virksomhetens eget behov, men også for å sikre samfunnets behov for å ettergå forvaltningen. En oppmyking av journalføringsplikten, NOARK-krav og lagring i sky er skritt i riktig retning. Endringer i loven må følges av andre tekniske tiltak for å sikre dokumentasjon, krav til klassifisering i informasjonssystemer som skaper dokumentasjon, og overordnede planer som sikrer styring og forvaltning av all informasjon i virksomheten.

§ 5. Definisjoner.

UD støtter den nye definisjonen av dokumentasjon, men mener at den må samsvare med definisjonen på saksdokument i offentleglova

Dokumentasjonsplikter - §§ 6 til 15

UD støtter forslaget om å innføre krav om dokumentasjonsstrategi og konkrete krav om dokumentasjon av kommunikasjon, avgjørelser, automatisert rettsanvendelse, informasjonssystemer, databaser og registre.

Journalføringsplikten har ikke bidratt til å sikre den dokumentasjon fra de systemer den skapes. Offentlig journal er langt fra dekkende for virksomhetenes aktiviteter og dokumentasjon, og gapet øker i takt med utvikling av stadig nye informasjons og samhandlingsløsninger.

§ 17. Tilgjengeliggjøring av dokumentasjon. Eierskap

UD opplever det som uklart hva som menes med at dokumentasjon skal være «tilgjengelig». Departementet har tolket dette som at dette enten i) betyr at metadata om dokumentasjonen skal publiseres offentlig eller ii) at selve dokumentasjonen skal publiseres offentlig.

UD er positive til at metadata om dokumentasjonen fortsatt skal publiseres offentlig, men er negative til at selve dokumentasjonen skal publiseres offentlig. UD har betydelige mengder dokumentasjon som skal skjermes, og det vil iht. lovutvalgets egne vurderinger «kreve ressurser til å beslutte at dokumentasjonen kan publiseres.

Departementet mener at pålagte vurderinger om dokumentasjon skal publiseres offentlig vil bidra til økt ressursbruk og at det i ytterste konsekvens også kan bidra til at dokumentasjon ikke blir dokumentert.

§ 18. Forbud mot sletting

I andre ledd står det at «Virksomheten skal dokumentere hva som er slettet, det rettslige grunnlaget for slettingen og sammenhengen den slettede dokumentasjonen ble brukt i.» Det fremstår uklart hvilken sammenheng det henvises til her.

§ 19. Plikt til vedlikehold

UD er positive til hensikten med å vedlikeholde dokumentasjon og hindre utilsiktet informasjonstap, men ser at det stiller store krav til fagsystemer og samhandlingsportaler.

§ 26. Overføring av dokumentasjon til langtidsbevaring

Lovutvalget foreslår at virksomheter hvert fjerde år skal vurdere om dokumentasjonen er gått ut av bruk. En gjennomgang av samtlige fagsystemer hvert fjerde år for å vurdere hvilken dokumentasjon som er gått ut av bruk er både ressurskrevende og omfattende, og UD stiller spørsmål ved om ikke denne tidsintervallen er for knapp til at den er hensiktsmessig å gjennomføre.

§ 29. Mediekonvertering

UD foreslår at årstall for bevaring av informasjon på originalt medium i andre ledd endres til 1960, og at årstall for at det åpnes for konvertering i tredje ledd endres til 1961. Departementet anslår den totale mengden hyllemeter til å være forholdsvis liten målt opp mot den historiske og kulturelle verdien de bærer, og mener derfor at alle dokumenter fra før 1961 alltid skal bevares.

UD støtter bruken av moderne begreper for at loven skal være forståelig for de uten arkivfaglig bakgrunn, men mener at mediekonvertering når det er snakk om å digitalisere fysiske dokumenter er et dårlig begrep som bare gir en god forståelse hos arkivarer.

I tredje ledd benyttes sletting og destruksjon om hverandre når det er snakk om kassasjon av fysiske dokumenter. UD mener at sletting er et dårlig begrep når det gjelder fysiske dokumenter, ettersom dette ikke svarer til den faktiske prosessen og kan virke forvirrende for ikke-arkivarer. Destruksjon er derimot et bedre begrep mtp fysiske dokumenter.

§ 41. Tilsyn og pålegg

Departementet mener det bør klargjøres om det er kun digital dokumentasjon som kan pålegges rekonstruksjon, eller om det også gjelder fysisk dokumentasjon.

UD ser at det blir mange forskjellige tilsynsmyndigheter – Nasjonalarkivet, Datatilsynet, Nasjonal Sikkerhetsmyndighet og Riksrevisjonen - og vi mener at Nasjonalarkivet burde ha et overordnet koordineringsansvar for tilsyn, til tross for at tilsynsmyndighetene har ulike oppdragsgivere, fokus og mandat.

§ 46. Endringer i andre lover

Det foreslås å endre eksisterende arkivlov § 9 til at overføring av digitalt arkivmateriale til utlandet skal være lovlig. Hvorfor er det behov for å endre denne paragrafen, hvis den gamle loven vil bli gjort ugyldig i det den nye loven trer i kraft?

Det foreslås også å endre § 17 i personopplysningsloven. I siste setning står det at unntak følger av arkivloven. UD mener det ville vært hensiktsmessig å vise til hvilke deler av arkivloven unntakene følger av.

Med vennlig hilsen

Andreas Motzfeldt Kravik

underdirektør

Mette Kristin Ek

rådgiver