Høringssvar fra Drammen byarkiv

Drammen byarkiv takker for muligheten til å komme med innspill til forslag til ny arkivlov, og oversender her våre kommentarer til høringen.

Generelle kommentarer
Drammen byarkiv anser at Arkivlovutvalget har gjort et grundig og godt arbeid med utkast til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Vi er godt fornøyd med utvidelsen av virkeområdet og med innføring av dokumentasjonsplikt. Når det gjelder journalføringsplikt forstår vi at publikums innsyn i offentlig forvaltning er tenkt regulert på annen måte, og vi er spent på hvordan dette vil skje.
Vi er også fornøyd med hvordan kapittel IV om personopplysninger harmoniserer med personvernforordningen og for øvrig klargjør mange bestemmelser som det hittil har vært knyttet usikkerhet til.
Det er også positivt at utvalget foreslår et felles forskningsprogram for arkivsektoren, men mener det er viktig at det også følger med ressurser til dette.

Kommentarer til de enkelte paragrafene i lovtekstforslaget
De paragrafene vi ikke har kommentert nedenfor, er der hvor vi enten er enig med lovutvalget, eller ikke har prioritert å se nærmere på.

§ 5 Definisjoner
Definisjonene som er tatt med i denne lovteksten er viktige, og etter vår mening korrekte, men det er likevel behov for flere definisjoner. Begreper som «datatype», «register» og «minimering» kunne med fordel vært inkludert. Drammen byarkiv ønsker dessuten å understreke viktigheten av at definisjoner brukes likt i alle relevante lover og forskrifter. Vi foreslår derfor å opprette et sentralt definisjonsregister for dette formålet, fremfor å la definisjonene bero i de enkelte lovene.

§ 11 Plikt til å dokumentere avgjørelser mv.
(1) Vi mener at teksten «…sørge for dokumentasjon av» bør endre til «…dokumentere».
(1) d) Vi mener begrepet «mye å si» er for upresist, med mindre det er tenkt å spesifisere dette i forskrift.

§ 17 Tilgjengeliggjøring av dokumentasjon. Eierskap
Bestemmelsen angir at det er tillatt å gjøre ikke-digital dokumentasjon tilgjengelig på den måten virksomheten finner forsvarlig. Dette må bety at det er andre regler for for hvordan digital dokumentasjon kan gjøres tilgjengelig. Disse reglene bør eksplisitt nevnes eller henvises til.

§ 31
Vi mener det er utilstrekkelig at kravene til beskyttelse kun skal gjelde ikke-digitale arkiver. Digitale arkiver burde som minimum være underlagt de samme kravene som ikke-digitale, og i tillegg krav om sikkerhetskopiering.

Vennlig hilsen

Kim Schønning Asplin
Fagleder historisk arkiv