Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver – Høring

Interkommunal arkivordning Øst (IKA Øst) viser til høringsbrev av 1.7.2019 vedrørende ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver.

IKA Øst ønsker å gi en uttalelse om lovforslaget og deretter vil vi kommentere Kapittel 23 Kunnskap, statistikk og forskning. IKA Øst ønsker også å uttale seg om arbeid med en felles nasjonal strategi for arkiv. Høringssvaret er skrevet ut fra et kommunalt arkivperspektiv.

Lovforslaget

I. Innledende bestemmelser

§ 1. Lovens formål

Lovens formål er utvidet sammenlignet med gjeldende lov. IKA Øst ser det som positivt at formålet får et bredere samfunnsmessig perspektiv. Særlig viktig er det å få stadfesta i formålsparagrafen at loven skal sikre større vekt på demokratisk deltakelse og offentlighet, forsvarlig offentlig virksomhet og at enkeltpersoners og gruppers behov for å kjenne egen historie og kultur ivaretas.

§ 2. Virkeområde

På samme vis som med formålsparagrafen, er paragraf for virkeområde endret og utvidet. Hvor dagens lov kun angir virkeområde i geografisk forstand, spesifiserer forslag til ny lov virkeområdet til å gjelde for staten, fylkeskommunene og kommunene, selvstendige offentlige virksomheter uavhengig av organisasjonsform og selvstendige virksomheter hvor det offentlige direkte eller indirekte har en samlet eierandel på mer enn 50 prosent, eller hvor det offentlige direkte eller indirekte har rett til å velge flere enn halvparten av medlemmene i det øverste organet i virksomheten. IKA Øst mener det er et godt grep å angi hvem som faller inn under virkeområde, men vil samtidig påpeke at med ny lov, vil virksomheter som tidligere var unntatt krav i arkivloven måtte sørge for dokumentasjonsforvaltning, langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring. Det vil kreve mer av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivordninger.

II. Plikt til å dokumentere og til å bevare dokumentasjon

§ 6. Dokumentasjonsstrategi

Dokumentstrategien skal ifølge lovutvalget sørge for at virksomheten beskriver dokumentasjonsplikter og at virksomhetene tar bevisste valg om bevaring. Utvalget sier videre at arkivplanen slik den nå er konkretisert i riksarkivarens forskrift, ikke framstår som et styringsdokument for ledelsen. IKA Øst er enig i at en dokumentasjonsstrategi vil, slik den framstår i forslaget, være et styringsdokument for ledelsen av virksomheten.

IKA Øst ønsker imidlertid å påpeke at med dagens forskrift og krav om arkivplan, ligger det også et krav om at øverste ledelse i virksomheten må sørge for at arkivarbeidet er omfatta av internkontrollen. I så måte er ansvaret for at virksomheten dokumenterer både i gjeldende og forslag til ny lov et ledelsesansvar. Derfor er det særs viktig at arbeidet med dokumentasjonsstrategi i en virksomhet innføres som et konkret verktøy for å evaluere, forbedre og kommunisere internkontrollen med dokumentasjonsforvaltningen, slik utvalget beskriver.

§ 8. Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon

IKA Øst imøteser dokumentasjonspliktene angitt i § 8 og mener at et forsterket ansvar for at ledere skal dokumentere virksomhetsrelatert kommunikasjon er med på å forsterke en offentlig forvaltning med høy tillit hos innbyggerne. Frafall av journalføringsplikten i ny lov, krever imidlertid at loven i større grad enn nå angir hva slags innhold virksomhetene er pliktig å dokumentere.

§ 9 Plikt til å dokumentere informasjonssystemer, databaser og registre mv.

Paragrafen er særs viktig for å klargjøre arkiv og fagsystemer på en best mulig måte for digital langtidsbevaring. IKA Øst mener det er et godt grep å konkretisere hvilke opplysninger virksomheten skal dokumentere, men påpeker at det i tillegg til at virksomhetene får dette ansvaret for å dokumentere, også bør settes i gang et arbeid hvor man i større grad kan bruke dokumentasjon av arkiv- og fagsystemer i et større felleskap, da mange kommuner og fylkeskommuner vil bruke de samme arkiv- og fagsystemene. Dette vil føre til bedre og mer helhetlig dokumentasjon i en sektor som har ytret ønske om bedre felles digital infrastruktur.

V. Langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver

§ 28. Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring

I dagens lov har kommuner og fylkeskommuner plikt til å sørge for langtidsbevaring i form av ordninger for arkivdepot for arkivene sine. Denne plikta følges i dag opp i ulik grad opp og IKA Øst imøteser en konkretisering i lovverket om å sørge for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring.

I annet ledd foreslår lovutvalget å pålegge Nasjonalarkivet å tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring. Nasjonalarkivet kan også tilby tilgjengeliggjøring. Det er naturlig at når Nasjonalarkivet skal tilby langtidsbevaring for kommuner og fylkeskommuner, så bør det være selvsagt at de også skal tilgjengeliggjøre dette materialet. IKA Øst vil derfor foreslå at det i § 28, annet ledd, siste setning står «Slik avtale skal også inkludere tilgjengeliggjøring.»

VIII. Tilsyn, sanksjoner og straff

§ 42. Sanksjoner

Kommunene har mange lovpålagte krav, som i større eller mindre grad følges opp med sanksjoner. Riksarkivaren har i dagens lov tilsynsansvar og kan gi pålegg. De har ingen mulighet til å følge opp pålegg med sanksjoner. IKA Øst støtter lovforslaget og mener at det vil medføre et større eierskap hos virksomhetseier og -ledelse til å følge opp pålegg om det kan medføre økonomiske sanksjoner å ikke lukke avvik. Utvalget sier at utgangspunktet er at sanksjoner ikke skal være nødvendige, men at interne prosesser skal sikre etterlevelse. IKA Øst mener dette er et viktig prinsipp og at det vil lette prosesser som eksempelvis arbeid med dokumentasjonsstrategi, dokumentasjonsplikter, langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring.

Kunnskap, statistikk og forskning

Utvalget sier i forslag til ny lov at de har avdekket mangel på kunnskap om arkivsektoren og utfordringene framover. Derfor tilråder lovutvalget at det etableres et felles forskningsprogram under Norges forskningsråd. IKA Øst støtter et felles forskningsprogram. Det som er gjort av forskning så langt, på arkiv, bør kartlegges og brukes aktivt videre i arbeidet.

IKA Øst ønsker å støtte uttalelsen fra Arkivverkets høringssvar om at:

Problemstillinger knyttet til innsyn i avleverte arkiv er ikke avgrenset til Nasjonalarkivet, men angår i like stor grad kommunal sektor. Spesielt er innsyn for forskere i kommunale arkiver en stor utfordring. Kommunene kan ikke selv gi tillatelse til innsyn, men dette må innhentes fra vedkommende departement. Dette bidrar til at kommunale arkiver i liten grad blir brukt som kilde til kunnskap og forskning. Dette er uheldig, all den tid arkivbevaring skal legge til rette for slik bruk. Arkivverket er enig med utvalget i at dette er spørsmål som må utredes videre.

Felles nasjonal arkivstrategi

Avslutningsvis vil IKA Øst understreke behovet for en nasjonal arkivstrategi. En strategi vil være et godt og konkret virkemiddel. Det forutsetter at partene i strategien ansvarliggjøres og at den inneholder klare satsningsområder. Felles digital infrastruktur, samarbeid og utvikling er etter IKA Øst sin mening, viktige områder en slik strategi må omtale.

Karianne A. Aam

Daglig leder, IKA Øst