Svar på høring - NOU 2019:9 - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver

Universitetet i Bergen (UiB) vil innledningsvis uttrykke tilfredshet mht. at det nå foreslås en ny Lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver som kan erstatte den opprinnelige Arkivlova.

Som institusjon utgjør følgende vårt høringssvar. Vi stiller oss imidlertid også bak eget høringssvar fra Universitetsbiblioteket (UB) ved UiB, da vi mener dette ivaretar faktorer som er viktige for UB, og den typen arkiver UB forvalter.

Den virkeligheten vi står overfor i dag, med stor grad av digitalisering og automatiserte tjenester i dokumentasjonsforvaltningen, med kommunikasjon og saksbehandling på et stort antall ulike plattformer, fordrer et lovverk som gjenspeiler den nye hverdagen, noe vi føler den foreslåtte lovteksten i stor grad imøtekommer.

I. Innledende bestemmelser

§2 Virkeområde

At virkeområdet er utvidet til selvstendige virksomheter med hvor det offentlige er majoritetseier, og virksomheter som utfører offentlige oppgaver på vegne av det offentlige, vurderer UiB som utelukkende positivt.

§6 Dokumentasjonsstrategi

At dokumentasjonsstrategien skal forankres og vedtas av øverste organ i virksomheten minst hvert fjerde år, ser UiB som viktig ift. håndhevelse og praktisering av loven på tvers av organisasjonen.

§7 Dokumentasjon i felles systemer

UiB vurderer det som positivt at ansvar for ivaretakelse av plikter spesifiseres her.

§8 Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon

UiB mener her at det kan være formålstjenlig med en definisjon av begrepet «personer i ledende stilling», og en presisering av om kommunikasjon til/fra personer i ledende stillinger også skal forstås som å omfatte intern kommunikasjon mellom personer i ledende stilling.

III. Krav til forvaltning av dokumentasjon

§16 - §21

De foreslåtte lovkravene oppfattes av UiB som fornuftige og aktuelle/tidsriktige i vår nye digitale hverdag.

Under §16, 2. ledd, bokstaven d, imøteser vi en nærmere presisering av begrepet «kommunikasjon» i ny arkivforskrift.

IV. Særlig om personopplysninger

§25 Unntak fra den registrertes rettigheter ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse

UiB opplever det som positivt at vi ikke må lete etter kjøreregler ift registrertes rettigheter. Positivt at dette spesifiseres.

§27 Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring

Vi ser frem til detaljert konkretisering av metodikk for minimering i arkivforskriften.

§31 Krav til beskyttelse av ikke-digitale arkiver

UiB vurderer det som positivt at beskyttelse av ikke-digitale arkiver tydeliggjøres i lovs form, men savner en presisering av at det også må gjelde for nyere ikke avlevert materiale, som oppbevares i nærliggende lokale («aktivt» bortsettingsarkiv), og som ikke omfattes av definisjonen av (langtidsbevarte) arkiver i §5 bokstav c.