Høringssvar fra Statens kartverk

Dato: 29.11.2019

Arkivlovutvalgets utredning tar tak i sentrale utfordringer innen dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Lovutkastet tar sikte på å være tilpasset en digital forvaltning i rask utvikling og hvor tverrfaglighet er viktig. Utkastet reflekterer dette ved i stor grad å vektlegge formål og hensyn, fremfor virkemidler og detaljregulering. I tillegg er det skrevet i en språkdrakt som tar sikte på å gjøre loven tilgjengelig på tvers av fagretninger.

En slik lov har vært etterspurt lenge. Den passer godt overens med den retningen Kartverket selv har tatt med dokumentasjonsforvaltning og arkiv i et digitalt samfunn.

Kartverket ser generelt positivt på de delene av lovutkastet som departementet har pekt på i høringsbrevet, og som særlig skiller seg fra gjeldende arkivlov.

Kartverket er positiv til den nye formålsbestemmelsen. Tilgjengeliggjøring må nevnes som et av de formålene loven skal legge til rette for. Formålsbestemmelsen må også speile arkivenes verdi som informasjonsressurs.

Når det gjelder dokumentasjonsstrategi og eksplisitte dokumentasjonsplikter, blant annet om kommunikasjon, avgjørelser, automatisert rettsanvendelse, informasjonssystemer, databaser og registre, er Kartverket positive til dette. Kartverket har allerede laget sin dokumentasjonsstrategi.

Utvalget gjør en grundig jobb med å utrede forholdet til GDPR og den nye personopplysningsloven. Kartverket vil likevel påpeke at en rekke av de faktorene som skal inngå i en dokumentasjonsstrategi, også skal vurderes i forholdet til personopplysningsloven og dokumenteres i denne sammenhengen. Videre kreves det lignende prosesser i forhold til sikkerhetsloven. Risikoanalyser på alle disse tre områdene vil i stor grad være overlappende.

Det kan bli uheldig å ha for mange sett med likelydende dokumentasjon for de samme dokumentene. Det er derfor et spørsmål om man i praksis ikke må ha en dokumentasjonsstrategi som også omfatter personvern og sikkerhetskrav i forhold til de aktuelle lovene på dette området.

Kartverket støtter forslaget om plikt til å dokumentere automatiserte rettsanvendelser, den foreslåtte § 10. I overskriften på utkastet står det "ved" dette bør byttes ut med "av".

Utvalget foreslår at hensyn knyttet til sikring av dokumentasjon blir et anliggende for loven om samfunnsdokumentasjon og arkiver, mens offentleglova regulerer plikten til å gi innsyn i dokumentasjonen. Utvalget legger utvalget til grunn at åpenhet og etterprøvbarhet i en digital forvaltning kan ivaretas med andre og mindre arbeidskrevende metoder enn den tradisjonelle journalføringen. Derfor er lovforslaget utformet uten krav til journalføring. Utvalget foreslår at bestemmelsene om journalføring inntil videre heller hjemles i offentleglova.

Kartverket slutter seg til utvalgets analyse av utfordringsbildet for journalføringsplikten. Kartverket mener at utvalgets forslag vil føre til bedre sikring av dokumentasjon, sett i lys av oppbevaring i et langtidsperspektiv og er enige i at offentleglova er et riktig sted å forankre saksbehandling og journalføring.