Høringssvar fra NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet

NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet sitt høringssvar til forslag til ny arkivlov

Vi viser til NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø som er sendt til offentlig høring. Her er NAV Arbeids- og velferdsdirektoratets høringssvar.

Den gjennomgripende digitaliseringen av offentlig sektor skaper utfordringer for arkivsektoren og arkivloven, med et stadig økende informasjonsvolum og endringstempo, variasjon i oppgaveløsning og arbeidsprosesser, nye formater, lagringsmedier og endrede egenskaper ved dokumentasjonen. Måten vi kommuniserer og utveksler informasjon på er også radikalt endret siden arkivloven ble vedtatt i 1992. Forslaget til ny arkivlov er modernisert i forhold til den digitale utviklingen i samfunnet og vil gi et nytt og bedre grunnlag for styring av arbeidet med dokumentasjonsforvaltning.

Arkivlovutvalget tar tak i sentrale utfordringer innen dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Utredningen og lovutkastet adresserer mange av de problemene vi opplever med dagens bestemmelser og tar nye utfordringer på alvor.

Vi støtter i det alt vesentlige forslagene og er godt fornøyd med forslaget til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Vi vil spesielt trekke fram noen punkter vi opplever at blir bedre:

• Lovens formål blir bredere, og tar også opp i seg den arkivdanningen som skjer i den enkelte virksomhet, ikke bare perspektivet til langtidsbevaring

• Begrepsdefinisjonene passer bedre til den generelle forståelsen av ordene, og er ikke spesifikt arkivfaglige. Dette er viktig for at loven skal være tilgjengelig for alle som skal bruke den, både saksbehandlere, IT-personell og arkivarer

• Det strategiske nivået løftes fram og forankres i ledelsen

• Det er tydelig at loven omfatter all dokumentasjon som blir skapt i virksomheten og ikke bare det som er i sak-arkivsystemene

• Den tar på alvor at informasjonen skapes digitalt og automatisk, og at også arkivering kan/bør skje automatisk

• Det er slutt på skillet mellom journalføringspliktig og arkiveringspliktig dokumentasjon. Dette har skapt uklarheter og vært gjenstand for mange utfordringer. Forslaget tydeliggjør at hensikten er å sikre dokumentasjon, og ikke detaljstyre hvordan det skal gjøres

Kapittel 1 – Innledende bestemmelser

§ 1. Lovens formål

Vi støtter arkivlovutvalgets forslag til formålsparagraf. Formålsparagrafen vil være nyttig for å forstå rekkevidden av blant annet dokumentasjonspliktene som foreslås.

§ 5. Definisjoner

I § 5 er det noen definisjoner av begrep. Det er flere andre begreper som brukes i lovutkastet som også burde vært definert. Eksempler på dette er «datatyper», «avgjørelser» og «langtidsbevares». Det er også begreper som er definert i dagens lov som ikke er definert i det nye forslaget. Begrepet dokument har i lang tid hatt en annen legaldefinisjon enn det folk flest oppfatter med begrepet. Å endre på dette er vanskelig. Samtidig har innholdet i definisjonen vært veldig nyttig for å vise til hva

som er dokumentasjon. Man har med legaldefinisjonen som virkemiddel kunnet vise til at dokumentasjon omhandler mer enn det folk flest tenker på. Å fjerne dette kan bety et steg tilbake, selv om intensjonen i lovutkastet er det motsatte.

Det kan også stilles spørsmål ved om det er lurt å lage nye definisjoner på begreper som alt er definert innen arkivfagmiljøet. Vi ser intensjonen med å lage definisjoner som er allment forståelig og kommuniserer godt også utenfor fagmiljøene. Samtidig risikerer man at man ender med å bruke to ulike definisjoner av et begrep når man snakker om det. Den foreslåtte definisjonen på dokumentasjon mener vi er god, lettfattelig og forståelig. Samtidig vil mange som bruker begrepet legge til grunn definisjonen i ISO-30300. Disse er ikke nødvendigvis i motstrid, men heller ikke like. Det er fare for at det skaper mer uklarhet for brukerne.

Arkiver blir definert som dokumentasjon som «langtidsbevares». Ordet langtidsbevares er ikke definert, men avgrenset av formålsparagrafen. Lovutkastet legger generelt til grunn en forståelse av at langtidsbevaring skjer i arkivinstitusjoner, slik vi leser det. NAV er ikke en arkivinstitusjon etter definisjonen i § 5d. Vi har likevel mye dokumentasjon som NAV må ta vare på i lang tid, gjerne hundre år, før avlevering eller sletting. Vi mener at det må komme tydeligere fram at krav som må oppfylles ved langtidsbevaring også gjelder når dette skjer utenfor arkivinstitusjoner.

Kapittel 2 - Dokumentasjonsplikter

§ 6. Dokumentasjonsstrategi

Utvalget foreslår å innføre et obligatorisk krav om dokumentasjonsstrategi. Strategien skal være ledelsens styringsdokument for dokumentasjonsforvaltning, og må ses i sammenheng med internkontrollen. Den skal vedtas av øverste organ i virksomheten minst hvert fjerde år. Prosessen med å utarbeide og ajourføre strategien bør inngå i virksomhetens kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeid.

Etter vår oppfatning synes forslaget fornuftig og vil gi ledelsen i virksomheten et grunnlag for å fastsette mål, avklare status, vurdere risiko og evaluere etterlevelsen av blant annet dokumentasjonspliktene som gjelder for virksomheten og den pålegges et mer konkret dokumentasjonsansvar i samsvar med virksomhetsspesifikke forhold. Det er viktig at strategien forankres på øverste organ i virksomheten.

I utredningens punkt 9.3 er det bemerket at det med hensikt ikke skal stilles krav til internkontroll for etterlevelse av dokumentasjonsstrategien, men at dette skal være opp til den enkelte virksomhet å avgjøre. Dette kan være uheldig. Dersom dokumentasjonsplikt ikke skal være en obligatorisk del av internkontrollen, vil ikke dokumentasjon få den oppmerksomhet den bør ha i virksomhetsledelsen, noe som er litt av problematikken. I lovforslaget §6 g) er det beskrevet at virksomheten skal vurdere etterlevelsen av dokumentasjonspliktene i dokumentasjonsstrategien, men spørsmålet er om dette er tilstrekkelig til at dokumentasjonsplikten får nødvendig oppmerksomhet. Med en fremtidig automatisert arkivering og fangst, vil dessuten arkivarbeidet bli mer en kontrolloppgave, og dermed en høyst relevant del av internkontrollen.

I lovforslaget §6 b) står det at dokumentasjonsstrategien skal beskrive organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene. Dette må ses i sammenheng med kravet om automatisering. Dokumentasjonsstrategien må derfor samordnes med IKT- og kommunikasjonsstrategien.

Vi vil stille spørsmål om et dokument som inneholder punktene som beskrevet er en strategi. Strategi er fastsettelse av mål, og de tiltak og den ressursfordeling som er nødvendig for å nå disse målene. Samtidig ser vi at det vil være en krevende øvelse for en så stor og bred virksomhet som NAV å oppfylle alle kravene som et slikt dokument skal inneholde. Det er viktig at utarbeidelsen av et slikt dokument er noe som gir verdi for virksomheten, ikke noe som kun utføres for å tilfredsstille et lovkrav. Man bør derfor vurdere om kravene til innhold bør være mindre omfattende, og eventuelt flyttes til en forskrift i stedet for i loven.

§ § 8 – 11 Generelt om dokumentasjonspliktene

Dokumentasjonspliktene som arkivlovutvalget foreslår i ny §§ 8 til 11 er eksplisitte og forholdsvis detaljerte, og gjelder blant annet for virksomhetens kommunikasjon, avgjørelser, automatisert rettsanvendelse, informasjonssystemer, databaser og registre. Fokus endres fra å sikre samfunnsdokumentasjon gjennom å arkivere tradisjonelle (papir-) dokumenter til heller å dokumentere prosesser.

Tilsvarende foreslår forvaltningslovutvalget å lovfeste at forvaltningsorganet skal dokumentere automatiserte saksbehandlingssystemers rettslige innhold, se utkastet § 12 første punktum. Utvalget uttaler at:

«Dokumentasjonen skal være egnet til å gjengi og forklare systemets funksjoner og egenskaper som er rettslig relevante. Den skal vise til reglene som de ulike delene av pseudokoden er basert på. Den skal også gjøre rede for begrepsdefinisjonene som den automatiserte innhentingen ev saksopplysningen er basert på, samt andre vesentlige fortolkningsspørsmål som er nedfelt i systemet. Dokumentasjonen bør være spesielt grundig når det gjelder beskrivelse av hvordan tolkningstvil er løst i systemet, hvordan skjønn eventuelt håndteres, og eventuelt hvordan eksisterende rettsregler er supplert i systemet.»

Dokumentasjonspliktene som arkivlovutvalget foreslår i ny § 10 synes langt på vei å regulere de samme dokumentasjonspliktene som forvaltningslovutvalget foreslår i ny § 12, likevel slik at plikten til å «dokumentere automatisert rettsanvendelse» i arkivloven synes å gå lengre enn plikten til å dokumentere automatiserte saksbehandlingssystemers rettslige innhold etter forvaltningsloven.

Dokumentasjonspliktene bør ses i sammenheng. Etter vår oppfatning synes det naturlig å regulere alle dokumentasjonspliktene samlet i ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Uansett er det behov for en harmonisering av begrepene for å begrense unødvendig overlapp og forhindre ev. tolkningstvil. NAV forutsetter at arkivlovens og forvaltningslovens regler om dokumentasjon samordnes der lovenes virkeområde er overlappende herunder begrepsbruk.

Et annet forhold er at når dokumentasjonspliktene i arkivlovutvalgets forslag er så detaljerte, kan det lett bli en fare for at virksomheten likevel ikke dokumenterer forhold som er dokumentasjonspliktig, fordi forholdet ikke er positivt opplistet loven. Dette gjelder særlig dokumentasjon av styrings- og støtteprosesser og som ofte er lite standardiserte og automatiserte prosesser. VI forstår imidlertid at utvalgets forslag til ny § 13 om virksomhetenes plikt til å dokumentere ut fra en konkret vurdering, er ment å demme opp for dette.

Til orientering ser vi ingen grunn til å avgrense dokumentasjonsplikten i forvaltningssaker til helautomatiserte saksbehandlingssystemer, ettersom de samme hensyn som begrunner en plikt til å dokumentere disse er like gyldige for delautomatiserte saksbehandlingssystemer.

Vi stiller oss positive til de dokumentasjonspliktene som foreslås, men bemerker at det sannsynligvis vil få administrative konsekvenser i form av økte kostnader for etaten å etterleve disse, særlig dersom også eldre saksbehandlingssystemer omfattes.

Som følge av digitaliseringen i offentlig sektor foreslår arkivlovutvalget bl.a. å fjerne journalføringsplikten og erstatte denne med et system som gir oversikt over relevant dokumentasjon for de formålene som den nye loven skal ivareta. Lovutkastet legger opp til at dokumentasjonsfangst skal automatiseres. Å fjerne journalføringsplikten kan bidra til at man får styrket arbeidet med å sikre dokumentasjonen i virksomhetene. Å sikre dokumentasjonen bør gjøres der dokumentasjonen blir skapt, i stedet for at den blir overført til et annet system for å dekke formkrav i regelverket. Dette vil åpne for en enda mer åpen og etterprøvbar offentlig forvaltning. Vi kan finne nye løsninger som dekker behovene, i stedet for å måtte tilpasse nye løsninger til gammel tankegang. Dette vil åpne for en enda mer åpen og etterprøvbar offentlig forvaltning. Vi er enige i disse vurderingene og fremgangsmåte.

Samlet ser vi bestemmelser om at virksomheten skal dokumentere sin eksterne kommunikasjon, dokumentasjon om våre informasjonssystemer, databaser, registre mv., automatisert rettsanvendelse og avgjørelser gir en reduksjon sammenlignet med dagens bestemmelser. Vi har tidligere pekt på hvordan dette påvirker kommunikasjon internt i virksomheten. Vi ser også at dokumentasjon som vi i dag ser på som informasjon som viktige forhold i samfunnet og samfunnsutviklingen faller utenfor. For eksempel mener vi at flere av våre registre ikke faller inn under pliktene i lovforslaget, som arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret, tjenestepensjonsregisteret. Vi mener at det vil være en svakhet for en helhetlig samfunnsdokumentasjon om registre og databaser av denne typen ikke lenger skal bli bevart.

Videre vil vi komme med kommentarer til de enkelte §§ 8 – 11 der vi mener at det trengs endringer eller forbedringer i det som er foreslått:

§ 8. Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon

I § 8 om virksomhetens kommunikasjon opplever vi at forslaget ikke går langt nok, av flere grunner. Vi opplever i dag at mye av kommunikasjonen med våre brukere og samarbeidspartnere endres til nye måter som ikke er tilpasset dagens regelverk. Forslaget går her et stykke på veien, men løser ikke alle utfordringer vi ser. Vi vil få utfordringer med definisjonen av ordet «ekstern» i denne paragrafen. I nye løsninger vi utvikler blir i stadig større grad våre eksterne brukere en del av vårt dataøkosystem, og er aktive der. Når vi ikke lenger produserer et ferdig dokument som vi sender til en mottaker, men lar brukeren ta aktivt del i saksbehandlingen av sin egen sak, når blir det regnet som ekstern kommunikasjon?

I tillegg får vi utfordringer med at NAV er en stor virksomhet med ca. 450 enheter, på flere nivåer. Det er ikke gitt at kommunikasjon mellom disse enhetene ikke er interessant å ta vare på, selv om den ikke er ekstern. Tidligere hadde vi begrepet organer om de ulike deler av en virksomhet og det var bare organinternt dokumentasjon innenfor en del av virksomheten som ikke måtte journalføres. Sånn vi leser forslaget så vil det ikke lenger være krav om å dokumentere kommunikasjon mellom organer internt i virksomheten, om de ikke faller under noen av de andre dokumentasjonspliktene. Dette kan for eksempel være faglig veiledning mellom direktorat og underliggende enheter som ikke inneholder avgjørelser, eller rapporteringen fra underliggende enheter til direktoratet. Etter vår oppfatning vil dette føre til at vi risikerer at mye viktig dokumentasjon i virksomheten ikke lenger vil bli behandlet som dokumentasjon og tatt vare på for ettertiden.

I dag er mye ansvar og oppgaver delegert ned på lavere nivå i organisasjonen, og mye av kommunikasjonen går ikke nødvendigvis mellom personer i ledende stilling. Kommunikasjonen følger ikke lenger bare de hierarkiske organisasjonsstrukturene, men skjer fra medarbeider til medarbeider. Vi får også nye roller i virksomhetene, som det er uklart om vil falle inn under begrepet ledende stilling, men som får delegert ansvar og myndighet som tidligere lå på et annet nivå. Det arbeides også ofte i grupper på tvers av enheter, med delegert ansvar på sine fagfelt. Viktig kommunikasjon vil dermed ikke nødvendigvis komme inn under § 8-2. Dette kan bety en dårligere dokumentasjonsfangst enn vi har i dag. Det kan derfor være hensiktsmessig å utvide dokumentasjonsplikten til å gjelde flere enn de som innehar en ledende stilling. Dersom man med ledende stilling mener de som utøver en ledende rolle og tar beslutninger så vil dette dekkes av forslaget.

Forslaget legger opp til at virksomheten skal gi tilgang til verktøy for å ivareta pliktene til å dokumentere kommunikasjonen på en automatisert måte. Vi er positive til at det skal skje, men mener at sånn som forslaget er utformet vil det bli krevende. Utfordringen i dag er å få medarbeiderne til å overføre den viktige dokumentasjonen de mottar til arkiv. Selv om det legges opp til at man skal ha automatiserte verktøy for å hjelpe med jobben leser vi det som at det fremdeles må gjøres et utvalg av hva som skal bevares for ettertiden. Vi mener at dette må snus på hodet. Om man hadde hatt som utgangspunkt at all kommunikasjon som mottas i de kanaler som virksomheten eier skal dokumenteres, og at man heller velger bort den delen av kommunikasjonen som ikke er relevant for virksomheten, ville vi oppnådd en mye større dokumentfangst.

Det virker for oss som at begrensingene i forslaget henger sammen med forbehold rundt privat epost. Vi mener alle i dag har anledning til å ha egen privat epostkasse og at vi kan forvente at det hovedsakelig kommer virksomhetspost i epostkassene. Det vil også være større egeninteresse i å holde privat kommunikasjon utenfor enn å sørge for å arkivere alt som ikke er det.

Vi mener derfor at § 8 bør endres til å dekke all virksomhetsrelatert kommunikasjon, uavhengig av hvem som er ansvarlig for kanalen. Og at § 8-3 bør også ta inn i seg at ansatte skal få mulighet til å fjerne kommunikasjon som ikke er virksomhetsrelatert.

§ 9. Plikt til å dokumentere informasjonssystemer, databaser, registre mv.

Vi opplever kravene i § 9 som veldig rigide, og ikke tilpasset organisasjoner med mye og hurtig utvikling. Vi er bekymret for at dette blir krav om dokumentasjon som kun blir oppfattet som krav for dokumentasjonen sin skyld. Vi mener det er viktig at det er virksomheten sine behov for dokumentasjon som styrer hva som blir laget, ikke arkivene sine behov. En slik liste som ligger i forslagets punkt to vil aldri være korrekt eller riktig. Hva virksomheten skal dokumentere om sine systemer er noe som bør utvikle seg over tid, basert på beste praksis. Vi mener det viktige er at kvalitetsegenskapene i § 16 blir ivaretatt, og at virksomheten kan bevise dette. I stedet for en oppramsing av krav i loven, bør det tas fram gode eksempler på hvordan man dokumenterer at dokumentasjonen har tilstrekkelig kvalitet, som kan brukes som rettesnor for andre virksomheter som beste praksis.

Vi vil i stedet foreslå en forenklet paragraf:

§ 9. Plikt til å dokumentere at kvalitetsegenskaper i § 16 ivaretas

(1) Når en virksomhet tar i bruk et system som produserer dokumentasjon som skal langtidsbevares, skal det foreligge tilstrekkelige beskrivelse på at kvalitet til dokumentasjonen er ivaretatt.

(2) Ved overføring til langtidsbevaring i arkivinstitusjon skal beskrivelsene som nevnt i første punkt følge med.

§§ 10 og 11 Plikt til å dokumentere ved automatisert rettsanvendelse og - Plikt til å dokumentere avgjørelser mv.

Vi oppfatter at kravene i §§ 10 og 11 er plikter som NAV ivaretar i stor grad allerede, ut fra eget behov for å dokumentere vår virksomhet, og for rettssikkerheten til brukerne våre og krav i andre lover. At dette blir tydeligere i ny lov er veldig positivt. Dersom vi kan dokumentere dette uten å måtte presse det inn i de meget strenge formkravene til journalføring, vil det være effektiviserende for oss. Vi mener også at det vil føre til bedre kvalitet enn vi får med dagens journalføring, fordi dokumentasjonen blir tatt vare på der den blir skapt og der skaperne har egennytte av å ta vare på den. I dag lages det løsninger som bare har til hensikt å oppfylle journalføringsplikten. Journalføring blir i dag en sideprosess i saksbehandlingen og kan lett bli et hinder. Ofte blir det til at man løser det på enklest mulig måte for å oppfylle kravet, ikke på den måten som gir størst verdi over tid. Mer og mer at saksbehandlingen skjer jo også uten ekstern kommunikasjon (innhenting av data fra andre virksomheter, brukerne inviteres inn i våre systemer), og blir da ikke synlig i en journal.

Vi forstår § 10 som plikten til å dokumentere selve den automatiserte rettsanvendelsen, hvordan reglene er bygd opp, mens § 11 pålegger å dokumentere resultatet i det enkelte tilfelle. I så fall bør «ved» i tittelen på § 10 strykes, da blir sammenhengen mellom §§ 10 og 11 mer forståelig. § 10 punkt 1 bør utvides til: «Virksomheter som helt eller delvis automatiserer rettsanvendelse, skal dokumentere formatet på vedtaket i henhold til instruks (evt ihht forskrift)».

Vi mener også at begrepet «datatype» bør inn i definisjonene, slik at vi sikrer en felles forståelse av begrepet. I § 11-2 er vi usikker på om det er riktig å ha en så detaljert oversikt over hva som er vesentlige forhold. Den passer i hvert fall ikke inn sammen med andre avgjørelser slik den står nå. Etter vårt syn henger dette mer sammen med krav til å dokumentere systemer i § 9 eller som henvisninger fra dokumentasjonsstrategien i § 6, eventuelt at dette kommer som en egen paragraf.

Kapittel 3 – Krav til forvaltning av dokumentasjonen

§ 16. Grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning

Vi mener det er veldig positivt at man legger opp til en egen paragraf om grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning i § 16. Kravene som står der er kjente og viktige krav til dokumentasjon. Vi synes begrepet «dekkende» var litt uklart, og at beskrivelsen av kravet ikke var til hjelp for å klargjøre det. Vi oppfatter at tilsvarende krav i ISO-30300 er «uttømmende», og det opplever vi umiddelbart som mer forståelig. Vi mener at man her bør være tydeligere på hva man mener med begrepet og hvilken kvalitet man ønsker å oppnå med kravet.

§ 18. Forbud mot sletting

I § 18 mener vi at det er bra at det nå brukes ordet sletting. Det produseres utrolige mengder med dokumentasjon, og også i en digital virkelighet er det viktig å slette, både for å framheve det som det er behov for å ta vare på, av personvernhensyn og på grunn av kostnadene ved langtidsbevaring. Vi antar at dagens forskriftsbestemmelser om sletting (arkivforskriften § 14 om arkivbegrensning og Riksarkivarens forskrift kapittel 7 med bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningssaker i staten) vil bli videreført, eventuelt i annen form?

Kapittel 4 – Særlig om personopplysninger

§ 23. Personopplysninger om avdøde personer

I § 23 legges det opp til at opplysninger om en person der tidspunktet for dødsfall ikke er kjent, regnes som en personopplysning inntil opplysningen er 110 år gammel. Dette framstår for oss som veldig lenge i en del tilfeller. For eksempel vil dette gjelde for personer som får alderspensjon når de er bosatt i utlandet når vi ikke får melding om dødsdato. Det bør vurderes om det er tilstrekkelig å regne 110 år etter fødselsdato når den er kjent, i stedet for at vi potensielt må regne opplysninger om en 80-åring som personopplysninger fram til personen ville vært 190 år.

Arkivlovutvalget drøfter adgangen til å lagre personopplysninger om avdøde personer. Utfra ressurs- og arkivfaglige hensyn vil en 10-årsregel være å foretrekke. Utvalget har likevel falt ned på forslag om en 20-årsfrist, regnet fra dødsdato, for alle typer opplysninger om personer, fordi en slik regel, som er sammenfallende med forvaltningsloven, vil være enklere å praktisere. Er dødsfallstidspunktet ikke kjent, skal opplysningen håndteres som en personopplysning inntil opplysningen er 110 år gammel.

Vi har i vår høringsuttalelse til forvaltningslovutvalgets forslag vist til at det kan være problematisk å knytte bortfall av taushetsplikten til dødsdato. Ofte vil opplysningene kunne gjelde personer som ikke er folkeregistrert i Norge og hvor det ikke vil være kjent om personen er i live eller død, ev. hva som er dødsdato. Etter vår oppfatning vil det derfor være enklere å gå ut fra fødselsdato, da fødselsdato nærmest alltid vil være tilgjengelig for forvaltningsorganet.

Videre kan «20 år» etter at den opplysningen gjelder, er død, være for kort tid i de tilfellene vedkommende dør ung. Dersom opplysningen ikke lengre er taushetsbelagt, vil det i stor grad være en ubetinget innsynsrett etter offentlighetsloven.

På denne bakgrunn vil det vel være fornuftig å se nærmere på forvaltningslovutvalgets forslag til ny § 35, og deretter sørge for at arkivlovutvalgets og forvaltningslovutvalgets forslag harmoniseres.

§ 24. Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse

Til § 24 har vi noen bemerkninger. Når NAV sitt behov for dokumentasjonen opphører, har vi ikke egen hjemmel for å bevare personopplysninger lenger. Da vil vi slette de opplysningene som ikke skal avleveres til Arkivverket. De opplysningene som skal bevares, må vi fortsatt lagre fram til avlevering, og det er også en behandling. Det er ikke slik i dag at vi alltid kan avlevere til Arkivverket umiddelbart, og vi antar at også i framtiden vil det forekomme tidsperioder der NAV vil måtte ta vare på personopplysninger etter at eget formål er gått ut. Datatilsynet vil kunne godkjenne at NAV har slikt behandlingsansvar, del 1. Vi antar det her er tenkt på mer langvarige forhold, men det kan vel også gis generelt for slike «venteperioder», hvis ønskelig. Etter del 2 og 3 i denne paragrafen er det imidlertid bare arkivinstitusjoner (§5: «virksomhet med hovedformål å ta vare på og gjøre tilgjengelig arkiver omfattet av loven») som kan behandle personopplysningene for «arkivformål i allmennhetens interesse» uten etter samtykke fra den registrerte. Det vil være umulig for NAV å innhente slike samtykker fra alle våre brukere i disse tilfellene, og vi tror heller ikke dette er hensikten bak bestemmelsen. Det bør ikke legges opp til bestemmelser som gir oss krav om å slette opplysninger i påvente av avlevering.

Kapittel 5 – Langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver

§ 26. Overføring av dokumentasjon til langtidsbevaring

I § 26 nr. 4 legges det opp til at forskrift kan gjøre de samme krav gjeldende for virksomheter som tar vare på dokumentasjon utover 10 år. Dette vil være regelen mer enn unntak for NAV. Når stønad til foreldrepenger kan ha betydning for hva du får utbetalt i alderspensjon, snakker vi om svært langt dokumentasjonsbehov for NAV selv. Vi ønsker oss en lov som er tydeligere på at kravene til langtidsbevaring skal gjelde alle virksomheter som langtids bevarer, ikke bare arkivinstitusjoner.

§ 27. Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring

Til § 27 nr. 2 Det synes unødvendig å ha eksempler nevnt i selve loven. Vi stusser også litt på eksempelet med systematiske utvalg. Dette har vært brukt i bevarings- og kassasjonsreglene i staten i lang tid, men er noe Arkivverket har gått bort fra fordi det ikke fungerte etter hensikten, slik vi har oppfattet det.

§ 28. Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring

Til § 28 nr. 2 Vi savner i dagens regelverk en grenseoppgang mellom hva som skal avleveres til Nasjonalbiblioteket og hva som skal avleveres til Arkivverket. Som en konsekvens av det, blir det arkivert materiale fra NAV sine nettsider begge steder. Nasjonalbiblioteket høster stort sett selv, men i tillegg må vi trekke ut og avlevere til Arkivverket. Vi håper det kan fastsettes at det som Nasjonalbiblioteket samler/får, ikke trenger å avleveres til Arkivverket også.

§ 29. Mediekonvertering

§ 29 nr. 1 oppleves som en god bestemmelse. Den bør kunne stå seg, uten en forskriftsbestemmelse om godkjente arkivformater. Vi sliter nå med at dagens forskrift om godkjente arkivformater ikke holder tritt med it-utviklingen.

Nr. 2 kan være for rigid. NAV har fremdeles en god del arkivmateriale fra før 1950. Siden mye av vårt materiale er enstypeserier (samme behandling av mange søknader) antas det ikke å være behov for å bevare alt på papir. Det kan legge unødvendig beslag på arkivlokalene til Arkivverket. Det bør åpnes for at Arkivverket kan gjøre vurderinger her.

Nr. 3 Vi har merket oss og er glade for at dagens krav om elektronisk journal fra arkivdanningen er fjernet. Det er også nødvendig for at kravet om digitalisering i § 30 skal kunne realiseres.

Bestemmelsen om å bevare en prøve bør vurderes. Er det virkelig nødvendig? Hva er en prøve? Hvor mye dokumentasjon skal man digitalisere før det skal tas en prøve? Skal man ha eksempel på én sak av hver type? Eller hver arkivkode? Eller en fra hver enhet? Trygdeetaten har hatt en liknende bestemmelse: «Selv om bestemmelsene gir regler for at en sakstype kan kasseres etter en viss tid, skal ikke alle spor slettes. For å gi ettertiden mulighet til å se fremgangsmåten for behandlingen av disse sakstypene, vil Rikstrygdeverket, et fylkestrygdekontor, en hjelpemiddelsentral,

Folketrygdkontoret for utenlands saker, Maritimt AA-register, Trygdeetatens innkrevingssentral og et trygdekontor i hvert fylke ta vare på 2-3 utfylte eksemplarer av hver type blankett mv.

Fylkestrygdekontorene bestemmer hvilke trygdekontor som skal få denne oppgaven, og på samme måte velger Rikstrygdeverket ut fylkestrygdekontor og hjelpemiddelsentral.» Dette er nok ikke fulgt opp over tid. Og vi tror også dette forslaget om å ta vare på prøver på papir vil være krevende å følge opp.

§ 30. Overføring til langtidsbevaring hos Nasjonalarkivet

§ 30 NAV har nylig avtalt en avlevering med Arkivverket som er noe annerledes enn tidligere. Det er hensiktsmessig for begge virksomheter, og vi nevner den her fordi det er viktig at det ikke blir noen motstrid til den nye loven. Vi innfører ny systemløsning for svangerskapspenger og skal fase ut det gamle systemet. Det er en god anledning til også å avlevere. Men NAV har fremdeles behov for dokumentasjonen til oppslag i historikk. Vi legger derfor dokumentasjonen i en ny base.

Informasjonen skal ikke kunne gjøres noe med der, men vi trenger å kunne se den i en del tilfeller, i videre saksbehandling av klager og anker bl.a. Likevel avleverer vi nå mens kunnskapen om systemet

og dokumentasjonen er fersk. NAV skal fortsatt ta seg av henvendelser fra brukerne, mens Arkivverket tar seg av henvendelser fra forskere. Når NAV ikke lenger har behov for dokumentasjonen, skal vi slette den. Da må brukerne også henvende seg til Arkivverket.

§ 32. Plikt til å gjøre tilgjengelig

§ 32 Vi forstår lovforslaget slik at denne bestemmelsen regulerer tilgjengeliggjøring ved langtidsbevaring, mens § 17 handler om tilgjengeliggjøring mens virksomheten selv har dokumentasjonen. Langtidsbevaring av NAV arkiver skal ifølge § 28 nr. 2 skje hos Nasjonalarkivet. Men samtidig åpnes det i § 26 nr. 3 for at vi kan bli pålagt å ta vare på dokumentasjonen lengre enn vi selv har behov for den. Det er vel de tilfellene som er tenkt på med nr. 5 i § 32? Og vi antar at i

slike tilfeller vil også nr. 1 gjøres gjeldende for oss.

Kapittel 9 - Ikrafttredelse, overgangsbestemmelser og endringer i andre lover

§ 44. Ikrafttredelse

§ 44 Vi mener det haster med å få innført den nye loven. Det er behov for et regelverk som fanger opp dokumentasjonen som skapes på helt andre måter i dag. Og dagens lov virker hemmende på utviklingen i det offentlige. Vi tror det er viktig å fjerne journalføringsplikten også for at vi ikke skal bli hengende igjen i gamle tenkemåter.

§ 46. Endringer i andre lover

§ 46 Her foreslås det at begrepet «arkivformål i allmennhetens interesse» tas ut av

personopplysningsloven og at bestemmelsene knyttet til dette ivaretas i arkivloven i stedet. Vi er usikre på om det er lurt. Personopplysningsloven har stort fokus, og vi har opplevd at det at arkivformål er hjemlet der, har gitt arkivsaken større interesse og tyngde utenfor arkivfaglige kretser hos oss. Vi mener også det kan være uheldig at personopplysningsloven ikke lenger bruker samme beskrivelse som personvernforordningen. Å dele opp bestemmelsene knyttet til personvern kan gjøre det vanskeligere å få oversikt over hva som er gjeldene regelverk, og føre til misforståelser som fører til at forordningen ikke blir fulgt.

Til slutt:

Digital forvaltning skal gi bedre oppgaveløsing og ressursbruk internt i forvaltningen. Det skal etableres bedre tjenester og frigjøres ressurser til de store oppgavene. Det er en forventning om økt grad av automatisering, selvbetjening og tilgjengelighet til offentlige tjenester. Hvordan disse forventningene oppfylles vil bidra til å prege NAV sitt omdømme utad. Videre utviklingsarbeid forutsetter at det settes i gang et arbeid i dokumentasjonsfaglige miljøer i forvaltningen og i arkivsektoren for å prøve ut nye metoder og fellesløsninger for å bygge krav til dokumentasjonen inn i forvaltningens systemer og bruk av metadata. Dette for å ivareta sentrale arkivfaglige prinsipper og for å kompensere for at lovutkastet gir lite veiledning om hva som egentlig kreves og hvordan det skal gjennomføres. For at offentlig sektor skal kunne håndtere nye former for dokumentasjon er det behov for en økt satsning på området.

Dagens sak-/arkivsystemer er utfordrende og kompliserte og dette hindrer arkivering av sentrale dokumenter. Lovutkastet gir føringer for overordnede krav til langtidsbevaring tilpasset digitale arkiver. Det er nå nødvendig at det arbeides med en forenklet og mer presis Noark-standard.

Etterlevelseskravene i NAV er en egen sammenstilling av krav som følger av en rekke lover som f.eks. personopplysningsloven, forvaltningsloven, e-forvaltningsforskriften og økonomireglementet. Disse lovene utgjør grunnlaget også for arkivvirksomheten. Hensikten er å sikre at kravene ivaretas i både prosesser og saksbehandlingsløsningene som NAV forvalter og utvikler. Samtidig med ny lov om arkiv er det også behov for en gjennomgang og harmonisering av det felles juridiske kunnskapsgrunnlag for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, herunder se om det kan være motstrid mellom rettskilder. Lovverk som er revidert i senere tid bør også sees i sammenheng med dokumentasjonsforvaltning og arkiver.