Høringssvar fra Mattilsynet

HØRINGSSVAR FRA MATTILSYNET - NOU 2019:9 FRA KALVESKINN TIL DATASJØ – NY LOV OM SAMFUNNSDOKUMENTASJON OG ARKIVER

Mattilsynet mener arkivutvalget har lagt ned et meget godt arbeid i å få den nye loven forståelig for andre enn bare personell med faglig arkivkunnskap og med spesielt vekt på intuitiv bruk av begreper og klart språk. Dette forslaget legger godt til rette for dagens og fremtidens digitalisering i offentlig sektor.

Mattilsynet velger å svare på de fire områdene som skiller seg særlig ut fra gjeldende arkivlov og noen punkter tillegg.

Områdene som skiller seg særlig ut fra gjeldende arkivlov

1. Utvidelse av lovens virkeområde - § 2
Mattilsynet har pr. i dag få private aktører som løser oppgaver på vegne av oss, men på generelt grunnlag er vi enige i utvidelsen av virkeområdet som er foreslått.
Mattilsynet støtter utvalgets forslag om å utvide virkeområdet.

2. Dokumentasjonsplikter - §§ 6 – 15
Mattilsynet er enig med utvalget i at arkivplan, som er meget detaljert, er vanskelig å kommunisere utenfor det arkivfaglige miljøet i virksomheten. Kravene som nå er lagt inn i dokumentasjonsstrategien vil bidra til å gjøre det enklere å kommunisere arbeidet med dokumentasjonsforvaltning opp mot ledere og ut til saksbehandlere.

Det er etterlengtet å få en lov som også har fokus på å dokumentere prosesser. Paragrafene under plikten til å dokumentere og bevare dokumentasjon er tydeligere på hva som skal dokumenteres og vil enklere kunne kommuniseres til ansatte utenfor dokumentsenteret.

3. Dokumentering av automatisert rettsanvendelse - §§ 8 og 10
Mattilsynet støtter utvalgets forslag.

4. Journalføringsplikten
Finner ikke grunn til å kommentere ytterligere det som er beskrevet under dette punktet.
Mattilsynet støtter utvalgets forslag.

5. NOARK – kapittel 17
Vi viser til innledningen i dette kapittelet. Mattilsynet støtter utvalget støtte i at det må arbeides med forenklet og mer presis Noark-standard, og nye metoder og løsninger for å bygge krav til dokumentasjon inn i forvaltningens systemer, såkalt innebygd arkivering.

Helt til slutt vil vi understreke viktigheten av å arbeide med harmonisering av offentlighetsloven, forvaltningsloven og lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, både på innhold, språk og begrepsbruk.

Med hilsen

Tone Celius
Direktør HR og økonomi
Mattilsynet