NOU 2019:9 Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver - høringsuttalelse

Det vises til departementets høringsbrev av 1. juli 2019.

Arkivlovutvalgets forslag skal løse problemstillinger digitaliseringen medfører for dokumentasjonsforvaltningen. Utvalget foreslår til dels omfattende endringer, både i hvordan dokumentasjon skal sikres og hva loven skal omfatte. Under følger Finanstilsynets konkrete merknader til temaene vi vurderer som mest relevante. Utover dette har ikke tilsynet merknader til utvalgets forslag.

Forslaget forutsetter at avansert teknologi vil være tilgjengelig. Forslaget beskriver ikke hvordan teknologien skal utvikles og hvem som skal ha ansvar for, samt dekke kostnadene ved, å utvikle den. Det er derfor vanskelig å forestille seg hvordan alle pliktene til å dokumentere skal kunne gjennomføres i praksis, når nødvendig teknologi enda ikke er tilgjengelig.

Utvalget foreslår en bestemmelse om krav til dokumentasjonsstrategi (§ 6), og ser på kravet som en del av virksomhetens internkontroll. Finanstilsynet støtter forslaget.

Plikten til å dokumentere virksomheters kommunikasjon (§ 8) vil omfatte all kommunikasjon og i alle tenkelige medier. Det presiseres at det skal gjøres på en automatisert måte. Det fremgår imidlertid ikke konkret av utredningen hvordan dette skal løses. Finanstilsynet vil understreke behovet for et sentralt initiativ på dette området. Felles statlige systemer for dokumentasjon, herunder saksbehandlingssystemer, vil være avgjørende for å kunne følge opp utvalgets forslag.

Bortfall av journalføringsplikt og innføring av dokumentasjonspliktene (§§ 7-11) vil medføre omfattende endringer innen det arkivfaglige området for hele offentlig sektor. Finanstilsynet vil understreke at lovendringer i tråd med forslaget forutsetter nasjonale føringer, med sentral styring og organisering. Det vil være behov for gode veiledninger, slik at alle forvaltningsnivåer kan følge opp et nytt system på en samkjørt måte som ivaretar hensynene bak lovforslaget.

Ved bortfall av journalføringsplikt, vil det være behov for å oppfylle innsynsretten på en annen måte enn via journalen, slik dette gjøres i dag. Under henvisning til at offentleglova hører under Justis- og beredskapsdepartementet, har imidlertid ikke utvalget noen nærmere vurdering av hvordan nye regler om offentlighet knyttet til nye dokumentasjonskrav bør utformes. Finanstilsynet legger til grunn at behovet for å legge til rette for innsynsretten og hvordan dette skal kunne foregå i praksis, må håndteres fra sentralt hold med standardiserte løsninger/veiledninger. I tillegg mener Finanstilsynet at ny arkivlov ikke kan settes i kraft før det er gjennomført en revidering av offentleglova.

Utvalget peker videre på at ved å bruke en særegen norsk standard for arkiv, har man bidratt til et mer lukket marked for sak- og arkivsystemer i Norge. Derfor foreslås det i større grad å lene seg på internasjonale ISO-standarder med mulighet for nasjonale tilpasninger. Videre fremmes tanken om 'innebygd arkivering' ved regulering av designfasen. Ved langtidsbevaring mener utvalget det kan være hensiktsmessig å gi større frihet i utforming av løsninger. Finanstilsynet vil påpeke at en felles norsk standard bidrar til en helhetlig og entydig måte å etablere datasett egnet for langtidsbevaring, på tvers av norsk offentlig sektor. Dersom internasjonale standarder i større grad skal erstatte norsk standard, bør det entydig beskrives hvilke standarder som skal benyttes både i designfasen og i fasen for klargjøring til langtidslagring. Dette innbefatter i stor grad etablering av like standarder på tvers av forvaltningen når det gjelder datakataloger, metadatabeskrivelser og prosesskataloger. Ved etablering av slike standarder, må det tas hensyn til at ulike etater benytter ulike europeiske standarder allerede, som det ikke vil være mulig å oversette til generiske ISO-standarder. For Finanstilsynet gjelder dette særskilt standard for overføring og validering av data pålagt innhentet og videreformidlet til de europeiske tilsynsmyndighetene.

For Finanstilsynet

Gun Margareth Moy

administrasjonsdirektør

Lone Tudborg Lakhan

seksjonssjef