Høringssvar fra Sporveien AS

Dato: 02.12.2019

Svartype: Med merknad

Høring - NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver – høringsuttalelse fra Sporveien

1 Innledning og sammendrag

1.1 Innledning

Sporveien er medlem av Spekter, og viser til Spekters høringsuttalelse, som vi tiltrer. I tillegg til denne ønsker vi å fremme egne synspunkter på høringsutkastet.

Sporveien er et produksjonskonsern som eies 100 prosent av Oslo kommune. Konsernet er underlagt offentleglova, jf § 2 første ledd c), samt personopplysningsloven. Vi vil derfor avgi uttalelse om lovforslagene.

Sporveien-konsernet er Norges største leverandør av kollektivtransport målt i antall reiser. Sporveien AS er morselskapet i konsernet, og for øvrig inngår datterselskapene Sporveien Trikken AS, Sporveien T-banen AS, Unibuss AS, Bussanlegg AS, Oslo Vognselskap AS og Sporveien Media AS. Sporveien-konsernet har ca. 3800 ansatte og omsetter årlig for om lag 4,9 milliarder kroner. I datterselskapene Sporveien Trikken AS, Sporveien T-banen AS og Unibuss AS ble det i 2018 gjennomført vel 275 millioner enkeltreiser.

Sporveien AS eier, drifter, bygger ut og vedlikeholder infrastruktur som benyttes til T-bane og trikk, og forvalter en betydelig eiendomsmasse. Sporveien-konsernet har også ansvar for vedlikehold av trikker og T-banevogner.

I Oslo og Akershus er Sporveien leverandør til Ruter AS som planlegger, samordner og kjøper inn kollektivtjenester for Oslo og Akershus og tilbyr dette til de reisende. Sporveiens Konsernjuridiske avdeling representerer Sporveien med datterselskapene Sporveien T-banen, Sporveien Trikken, Unibuss m.fl.

2 Merknader til forslaget om lovens virkeområde

Hele sporveiskonsernet faller utenfor virkeområdet for dagens arkivlov. Etter forslaget skal den nye loven gjelde for alle virksomheter som i dag er underlagt offentleglova, noe som gjør at Sporveien AS, Sporveien T-banen AS, Sporveien Trikken AS og Oslo Vognselskap AS blir underlagt loven. Dette er ikke ønskelig som følge av at det vil medføre betydelige kostnader.

I tillegg til dette skal loven gjelde for virksomheter hvor det offentlige eier 50 % eller har kontroll over minst 50 % av medlemmene i det øverste organet. Dette omfatter også virksomheter som konkurrerer i et marked, for vårt vedkommende vil dette gjelde for vårt heleide datterselskap Unibuss AS.

Andre eksempler er Equinor, Kongsberg gruppen, Telenor og Flytoget, se NOU pkt 8. Departementet skal få forskriftshjemmel til å unnta konkurranseutsatte virksomheter, men det er usikkert om denne hjemmelen vil bli brukt, og i hvor stor grad.

Hvis loven skal gjelde for offentlig eide selskaper underlagt konkurranse kan dette være tyngende organisatoriske og økonomiske krav, som kan medføre betydelig ulempe i konkurranse med private aktører.

Unibuss er ikke underlagt offentleglova og heller ikke lov om offentlige anskaffelser. Begrunnelsen for dette er at Unibuss og andre offentlig eide virksomheter som driver i konkurranse med private, må kunne konkurrere på like vilkår.

Unibuss konkurrerer med private selskaper som Nobina, Tide, Norgesbuss og Boreal, mfl. Dersom Unibuss skulle få de forpliktelsene som arkivlovutkastet foreslår vil dette medføre store kostnader som konkurrentene ikke har, og som vil medføre en betydelig konkurranseulempe for Unibuss. Dette rokker ved grunnlaget for at de konkurranseutsatte offentlig eide selskapene skal slippe de pliktene som følger av offentleglov og anskaffelseslov.

Forslaget om at ny arkivlov skal gjelde for konkurranseutsatte virksomheter vil få en konkurransebegrensende virkning ved at offentlig eide selskaper får byrdefulle forpliktelser som de privateide ikke har. Dette virker konkurransevridende i disfavør av de offentlig eide selskapene. Konkurranseloven § 14 gir Konkurransetilsynet hjemmel til å gripe inn mot handlinger etc. som er egnet til å begrense konkurransen i markedet. Dette gir uttrykk for at myndighetene skal gripe inn overfor konkurransehemmende tiltak, og dette er konflikt med forslaget om å gjøre loven gjeldende for konkurranseutsatte offentlig eide selskaper som Unibuss.

Utredningen peker selv på dette og foreslår hjemmel i § 2 (5) for departementet til å gi forskrift som unntar slike selskaper fra lovens virkeområde. En slik unntakshjemmel er ikke tilstrekkelige, man har ingen garanti for at den vil bli brukt i praksis.

Unibuss har selv ikke behov for arkiv med de krav som lovutkastet stiller opp, så loven dekker ikke noe behov for virksomheten har i dag. Loven medfører derfor ingen verdi for Unibuss. Dersom Unibuss skulle ha behov for å investere i bedre dokumenthåndteringssystemer, kan dette gjøres gjennom beslutninger og bevilgninger.

Det er ikke mulig for morselskapet Sporveien AS å subsidiere utgifter til anskaffelser av de systemer som lovutkastet forutsetter, da det vil være i strid med reglene om ulovlig statsstøtte.

Bedriftenes behov for innsyn i ansattes e-post er dekket av forskrift om e-postinnsyn, som gir virksomhetene den hjemmel de trenger for å undersøke ansattes e-poster i tilfelle mistanke om korrupsjon etc. Det er ikke behov for arkivlov eller arkiveringssystemer for å dekke dette behovet.

Utvalget har vurdert de økonomiske og administrative konsekvensene av forslaget, men vi kan ikke se at det har fanget opp de store kostnadene som forslaget vil medføre. Etter vår vurdering vil kostnadene på ingen måte stå i forhold til nytteverdien.

3 Forslaget må ses i sammenheng med offentleglova - innsynsbegjæringer

Kostnadene vil øke pga økt behov for ressursinnsats ved krav om dokumentinnsyn etter offentleglova og personopplysningsloven.

Dersom reglene om at all virksomhetsrelevant kommunikasjon til og fra ledere skal dokumenteres (§ 8), vil omfanget av det som dokumenteres i dokumentsystemet øke vesentlig. Ved krav om innsyn må den mengde dokumentasjon som må gjennomgås øke vesentlig av denne grunn.

Ved innsynsbegjæringer etter offentleglova, må man søke i fritekst i databasen hvor datafangsten ligger, datasjøen. Datafangst, med offentleglovas innsynsregler, kan gjøre det vanskelig å gjennomføre normale arbeidsprosesser, med utkast og vurdering av forskjellige alternativer etc.

Før innsyn kan gis må dokumenter det bes om innsyn i gjennomgås

  1. For å hindre utlevering av taushetsbelagt informasjon,

  2. Det vurderes om det er enkelte opplysninger som kan unntas etter offentleglova.

  3. Deretter må meroffentlighet vurderes og begrunnes dersom det ikke gis.

Det er de som eier dokumentene som kjenner saken og som må foreta slik gjennomgang. Det er mulig at dette kan forenkles noe ved automatiserte prosesser, men roboter og systemer kan ikke oppdage strategiske vurderinger som er forretningshemmeligheter etc. Denne oppgaven kan derfor ikke overlates automatiserte systemer alene.

Sporveiens erfaring fra store prosjekter er at innsynskrav krever store interne ressurser og at det er de som eier de enkelte dokumentene som må gjennomgå dokumentene som det kreves innsyn i. gjennomgang av dokumenter før innsyn kan gis vil kreve store personalressurser i forretningsenhetene. Offentleglova har fem dagers svarfrist for innsynskrav, noe som ofte medfører at innsynsbegjæringen må prioriteres foran de ordinære driftsoppgavene.

Når omfanget av det som må gjennomgås øker vesentlig, som følge av utvidelsen til også å gjelde intern kommunikasjon som lederes kommunikasjon og ansattes kommunikasjon med ledere, kan innsynskrav kunne lamme virksomheten eller medføre store driftsproblemer. Det vil uansett medføre behov for økte personalressurser.

Utvalget har ikke tatt inn over seg disse sidene og heller ikke sett hvordan loven kan virke i samvirke med offentleglova. Arkivloven bør derfor ikke vedtas nå, men utredes på nytt sammen med offentleglova.

4 Økonomiske og administrative konsekvenser

Utvalget har konkludert med at forslaget kun vil ha slike konsekvenser av begrenset omfang. Dette er feil, spesielt for de virksomheter som pr i dag ikke er underlagt arkivloven. Dette gjelder i enda større grad for virksomheter som heller ikke er underlagt offentleglova.

Dersom Sporveien skulle få de forpliktelsene som arkivlovutkastet foreslår vil dette medføre omkostninger knyttet

  • anskaffelse av selve arkivsystemet,
  • kostnader med implementering av systemet
  • drift og vedlikeholdsavtale med leverandør prosjektgjennomføring og opplæring av intern personell, samt integrasjon mot alle kommunikasjonsbrukerne
  • flere årsverk til drift og vedlikehold internt, og flere nye stillinger vil måtte opprettes

Utvalget har heller ikke adressert konsekvensene av retten til innsyn etter offentleglova, pga økt omfang av dokumentasjon som må gjennomgås som følge av innsynsbegjæringer, fordi også intern kommunikasjon til og fra ledere omfattes. Dette må gjennomgås og sladdes før innsyn kan gis. Kostnadene ved dette, både økonomisk og for driften, er ikke vurdert opp mot det man eventuelt måtte vinne. De økonomiske og administrative konsekvensene bør derfor utredes bedre og i henhold til utredningsinstruksens krav. Dette vil medføre betydelige kostnader som ikke står i forhold til den nytteverdien som oppnås.

For virksomheter i direkte konkurranse, vil forslagets konsekvenser være kostnadsdrivende og dermed konkurransevridende i deres disfavør. Man har ingen garanti for at departementet vil bruke sin forskriftshjemmel til å unnta konkurranseutsatte virksomheter.

5 Oppsummering

Lovutkastet bør sendes tilbake til departementet og vurderes på nytt, hvor det bør vurderes i lys av

offentleglova. De personvernrettslige og arbeidsmiljømessige sidene bør vurderes på nytt. En slik utredning bør gjøres i henhold til utredningsinstruksens krav, hvor også kost/nytteverdi vurderes.

Med vennlig hilsen

Sporveien AS

Cato Hellesjø Christina S. Wiggen

Konsernsjef Konserndirektør Juridisk, HR, HMS, Kvalitet og Compliance

Vedlegg