Høringssvar fra Fylkesmennenes fellesadministrasjon

Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) ble opprettet 1.1.2019 og har som oppgave å levere og utvikle administrative tjenester til alle fylkesmannsembetene. I forbindelse med opprettelsen ble blant annet alle ressursene og alle ansatte knyttet til dokumentforvaltning overført fra fylkesmennene til FMFA. Det betyr at et fylkesmannsembete i dag ikke lenger har egne arkivressurser. Det har blant annet betydning for vår uttalelse til lovforslaget om tilsyn i § 42.

Lovforslaget og særlig NOUen gir uttrykk for at dagens journalføringspraksis har bidratt til dårligere arkiver. Ordinært saksarkiv mener vi har hatt en god utvikling, der dokumentfangst har hatt stort fokus. Vi ser at det er utfordringer rundt fagsystemer, og tenker at høringsutkastet tar inn over seg disse problemstinngene, dog i tilspisset form.

Vi opplever lovforslaget som framoverlent og bifaller dette. Det fører likevel til at det for eksempel i forslaget til § 8 nevnes verktøy som ikke finnes ennå og at bortfallet av en eksplisitt «journalføringsplikt» bærer i seg ubesvarte spørsmål rundt innsyn og offentlighet.

Vi forsøker oss på en kort tilbakemelding på enkelte momenter i lovforslaget:

§ 2 Vi støtter at virkeområdet er utvidet - viktig å se samfunnet i sammenheng og endring.

§ 6 Positiv med tydelig dokumentasjonsstrategi. Den er mer dynamisk, og ansvarliggjør virksomheten tydeligere. Den vil sammen med virksomhetenes informasjonssikkerhetsstrategi være gode styringsverktøy.

§ 7 Likeså positiv å ta hensyn til fellessystemer og at én av partene må ha "arkivplikt".

§ 8 3. ledd må følges opp av Nasjonalarkivet. Det finnes ikke slike verktøy i dag.

§ 10 Viktig utvidelse. Støttes.

§ 12 Viktig utvidelse. Støttes.

§ 16 Virker som en god presisering. Bra at det løftes inn i selve loven. Vi opplever det som gode begrep.

§ 18 Forholdene rundt sletting, og særlig forhold til personvernforordningen, kunne med fordel komme tydeligere frem?

§ 29 Mediekonvertering. Vi støtter forslaget. Den enkelte virksomhet må gjennomgå sitt materiale og vurdere det opp mot langtidsbevaring og egnethet.

§ 42 Til 3. ledd: I selve NOUen står det at Nasjonalarkivet "utforme[er] metodikk og opplegg for tilsyn" (s. 143) og det vil være en forutsetning for at Fylkesmannen kan utøve tilsyn. Etter opprettelse av Fylkesmennenes fellesadministrasjon har fylkesmennene ikke lenger egen arkivkompetanse som kunne utforme tilsyn eller faglig vurdere forhold i kommunene. Det må enten utarbeides en konkret mal for tilsyn eller defineres et samarbeid mellom Nasjonalarkivet, fylkesmennene og Fylkesmennenes fellesadministrasjon. Det er positivt at tilsynet foretas av en tilsynsvirksomhet, for å få til samordnet og lik praksis av tilsynet. Erfaringen er at det har vært stor forskjell i praksis tidligere fra statsarkiv til statsarkiv.