Høringssvar fra Opplandsarkivet

Opplandsarkivet co/ Mjøsmuseet
PB. 13
2858 Kapp

Kulturdepartementet
Postboks 8030 Dep
0030 Oslo

Opplandsarkivets høringssvar til NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver.

Opplandsarkivet viser til Kulturdepartementets åpne høring om ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver.

Innledning

Arkivlovutvalget har gjennom NOU 2019:9 fra Kalveskinn til datasjø – ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, presentert en grundig og fyldig utredning. De har pekt på sentrale utfordringer knyttet til dokumentasjonsprosesser og forvaltning av arkiver, presentert mulige tilnærminger og løsninger til disse samt søkt å utarbeide et lovutkast som harmoniserer med samtiden både når det gjelder innhold og ordlyd. Opplandsarkivet stiller seg positive til lovutkastet og ønsker ny lov velkommen.

Museene som forvalter av arkivmateriale

Opplandsarkivet er et samarbeid om privatarkiv mellom Oppland fylkeskommune og de konsoliderte museene i Oppland samt Norsk Vegmuseum. Styret for Museumsforum i Oppland er styringsgruppe for Opplandsarkivet. Arbeidet er forankret i Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver, fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 14, med virkning fra 10. april 2002.

Mjøsmuseet AS, Valdresmusea AS, Gudbrandsdalsmusea AS, Randsfjordmuseet AS og Stiftelsen Lillehammer Museum er private rettssubjekt organisert som AS eller stiftelse. Norsk Vegmuseum er et etatsmuseum.

Eierstrukturen er forskjellig for de ulike museene, men samtlige mottar offentlige tilskudd fra staten og/eller fylkeskommunen og kommuner.

Når det gjelder forvaltning av arkiv har museene to hovedfunksjoner:

1. Museene forvalter driftsarkivet etter egen virksomhet. I henhold til gjeldene arkivlov er bevaring av arkivet ikke lovregulert. Når materialet ikke lenger har en funksjon i den daglige driften, kan/har materialet inngå/tt i Opplandsarkivet som privatarkiv etter museene.

2. Gjennom ordningen Opplandsarkivet, er museene depotinstitusjoner og forvalter av privatarkiver etter flere ulike arkivskapere i Oppland. Bevaring av denne type materiale er ikke lovregulert, men følger Riksarkivarens retningslinjer for arbeid med privatarkiv.

Kommentarer til lovutkastet

Videre vil kommentarer til enkelte paragrafer omtales.

I. Innledende bestemmelser

§ 1 Lovens formål

Opplandsarkivet støtter lovens formål, men ønsker at ordlyden «kulturarven» i paragrafens andre ledd, bokstav d) endres til «kulturarv». Samtlige begreper i setningen vil da være skrevet i ubunden form, og dermed fremstå som åpne og likeverdige.

§2 Virkeområdet

Museene i Oppland, med unntak av Norsk Vegmuseum, er egne rettssubjekt som følger Lov om aksjeselskaper og Lov om stiftelser. I henhold til lovutkastet vil de konsoliderte museene i Oppland komme inn under § 2 første ledd (1) bokstav c), og dermed pålegges å følge loven. Dette vil medføre store endringer for virksomhetenes arkivpraksis.

Opplandsarkivet ser at lovens utvidede virkeområde vil kunne utfordre prinsippet om «armlengdes avstand», men anser utfordringen likevel som uproblematisk. Opplandsarkivet merker seg at § 2 første ledd (1) bokstav c) vil medføre at enkelte museer omfattes av loven og andre ikke. Spørsmålet blir hvordan skillet vil kunne utarte seg og hvilke konsekvenser det kan få for museumssektoren. Dette til tross, Opplandsarkivet er av den oppfatning at lovens utvidede virkeområde vil ha positiv innflytelse og medvirke til profesjonalisering av museenes virksomhet.

Opplandsarkivet støtter fremlagte lovutkast gjeldene § 2 Virkeområdet.

III. Krav til forvalting av dokumentasjonen

§ 24 Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse

I henhold til paragrafens første ledd (1) første setning og jfr. lovens § 5 bokstav d), vil museer som kommer inn under § 2 første ledd (1) bokstav c), kunne være behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Opplandsarkivet ser dette som spesielt positivt og hensiktsmessig i forhold til forvaltning av privatarkiver.

Andre, tredje og fjerde setning i paragrafens første ledd (1) viser til en ansvarsdeling mellom Nasjonalarkivet og Datatilsynet, gjeldene oppgaver knyttet til virksomheter som må ha en godkjennelse for å kunne behandle personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Opplandsarkivet er av den oppfatning at Nasjonalarkivet, på grunn av fagkompetanse og kjennskap til arkivsektoren, bør være det øverste organet med mandat til å godkjenne hvilke virksomheter som kan ha behandlingsansvar og behandle personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse.

Opplandsarkivet støtter fremlagte lovutkast gjeldene § 24 Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, med unntak av paragrafens første ledd andre, tredje og fjerde setning.

V. Langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver

§ 28 Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring

Når det gjelder paragrafens første ledd (1), fremkommer det ikke av lovutkastet hvilke typer arkiver kommuner og fylkeskommuner skal sørge for langtidsbevares og tilgjengeliggjøres. Viser loven til arkiver fra egen virksomhet, til arkiver som forvaltes etter private arkivskapere eller til begge deler? I henhold til denne paragrafen er det behov for en ytterligere grundig drøfting, nyansering og spesifisering av hva som menes med og ilegges paragrafens første ledd.

Opplandsarkivet støtter fremlagte lovutkast gjeldene § 28 Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring, men paragrafens første ledd krever en videre drøfting og tydeliggjøring.

VI. Private arkiver

§§34-37

I lovutkastet, kapittel VI, er det flere paragrafer som omhandler private arkiver. Gjennom tilskudd til ordningen Opplandsarkivet, har Oppland Fylkeskommune i nærmere 40 år tatt ansvar for arbeidet med private arkiver i regionen. Fylkeskommunen og museene har i fellesskap hatt et tydelig fokus på å bevare private arkiver fra hele fylket, og nettopp denne satsingen gjør Opplandsarkivet unikt i nasjonal sammenheng. Opplandsarkivet har også i alle år arbeidet tett og godt med henholdsvis tidligere fylkeskoordinerende ledd og nå fylkeskoordinerende institusjon. Vår gode erfaring vedrørende samarbeidet med fylkeskommunen og fylkeskoordinerende ledd/institusjon, tilsier at vi ønsker å videreutvikle denne praksisen. Opplandsarkivet finner derfor paragrafene som omhandler private arkiver, spesielt § 34, som styrkende for arbeidet med og forvaltningen av denne type arkiver.

Opplandsarkivet støtter fremlagte lovutkast i kapittel VI. Private arkiver §§ 34-37.

Med vennlig hilsen Opplandsarkivet

Silje Cathrin Fylkesnes
Sekretariatsleder

Ole Aastad Bråten
Leder for Museumsforum i Oppland