Svar på høring - NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver

Vestfoldarkivet har lest NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver med stor interesse. Vi mener det var viktig med en lovrevisjon og en utredning om arkiv. Vi har blitt invitert til å komme med høringssvar på utkastet til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Vi har innledningsvis noen generelle kommentarer. Deretter har vi kommentarer som er direkte knyttet til paragrafer. Vi har valgt å knytte kommentarer til de paragrafene vi mener er mest relevante for vårt oppdrag som depot for private og fylkeskommunale arkiver.

Vestfoldarkivet er en del av Vestfoldmuseene IKS, altså en arkivinstitusjon innenfor rammen av et konsolidert museum. Det gjør at vi har både arkivinstitusjonens og museets blikk på forslaget til ny arkivlov.

Vi er generelt positive til utkast til ny lov. Det har blitt lagt vekt på å benytte et språk som er lett tilgjengelig og det synes også vi er viktig. Vi savner likevel noen sentrale arkivfaglige begreper i lovteksten. Det beste eksempelet er kassasjon – begrepet rommer både det å fjerne dokumentasjon fra arkivet og prosessen rundt det. Det siste er særs viktig. For å fjerne dokumentasjon mener vi det må ha vært gjort grundige vurderinger som må dokumenteres for ettertiden.

Vi er positive til at ansvar for privatarkiver legges til det fylkeskommunale forvaltningsnivået. At ansvaret blir tydelig plassert tror vi er en forutsetning for å videreutvikle arbeidet med å bevare privatarkiver. Å ta vare på arkiver er en samfunnsoppgave og det offentlige må legge til rette for at også private arkiver blir en del av samfunnsdokumentasjonen. I dag ser vi at det fylkene imellom er ulikt hvor

mye privatarkiver som er bevart og hvordan disse er tilgjengeliggjort. Vi håper at det helhetlige bildet ser mer positivt ut om noen år. For å komme dit er det viktig at fylkeskommunene setter av ressurser til å arbeide med privatarkiver og at det bygges opp arkivfaglige institusjoner som ivaretar arbeidet på oppdrag fra fylkeskommunene.

Bibliotekfeltet, som er et sammenlignbart fagfelt har nylig fått en nasjonal strategi. Vi etterlyser det samme for arkivsektoren. Dette er også løftet fram i høringssvarene til både Arkivforbundet og Museumsforbundet og vi stiller oss generelt bak deres høringssvar.

§1Lovens formål

(2) b)

Punktet handler i første rekke om god forvaltningsskikk. Dette mener Vestfoldarkivet er ivaretatt gjennom Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Fokuset for Arkivloven må være å sikre arkiver etter offentlig virksomhet og Vestfoldarkivet foreslår derfor at punktet vurderes nærmere.

Med mål om å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon har flere arkivinstitusjoner aktivt skaffet dokumentasjon om temaer man mener er underrepresentert i arkivene. Denne aktive innsamlingen ser vi som en viktig del av arkivinstitusjonenes samfunnsoppdrag. Det er derfor ønskelig med en positiv hjemmel i den nye arkivloven, som tydeliggjør det å oppspore og aktivt hente inn samfunnsdokumentasjon som en del av samfunnsoppdraget. Det som samles inn fra arkivinstitusjonenes side bør ha et klart mandat og inngå i samlingene som arkivinstitusjonen skal forvalte, bevare og tilgjengeliggjøre. En slik hjemmel som vi foreslår her vil være en utfylling av formålsangivelsen i § 1 annet ledd bokstav d, men den er ikke naturlig å koble direkte inn i en av de eksisterende paragrafene i lovutkastet. Vi foreslår derfor at dette tas inn som en ny, egen paragraf.

§2 Virkeområde

Vestfoldarkivet mener at det er uheldig at det åpnes for at virksomheter kan unntas fra loven. For alle virksomheter som omfattes av bokstav c) mener vi det bør være et minimum av dokumentasjonsplikt og det gjennom forskrift kun åpnes for at virksomheter delvis kan unntas fra loven.

§5 Definisjoner

a)

Vestfoldarkivet mener formuleringen «løpende bekrefter» er uheldig. Vi mener definisjonen av dokumentasjon bør ligge nærmere formuleringene i dagens arkivlov.

c)

Vestfoldarkivet mener at ordet «langtidsbevares» også bør ha en definisjon.

d)

Slik dette står vil flere institusjoner som i dag bevarer privatarkiver falle utenfor definisjonen.

§18 Forbud mot sletting

Riksarkivarens kassasjonsmyndighet som ligger i dagens Arkivlov er tatt ut av forslaget til ny lov. I lovforslaget går også plikt til å slette i andre lover og forskrifter foran Arkivloven. Det er problematisk at annet lovverk, som sjelden vil ha arkivbevaring som sitt hovedfokus, skal ha en slik forrang. Det kan lett gi kassasjons- eller slettingsbestemmelser som er lite gjennomtenkte. Vestfoldarkivet mener at kassasjonsmyndighet må ligge hos Nasjonalarkivet og at arkivfaglige vurderinger skal ligge til grunn for forskrifter og enkeltvedtak om sletting/kassasjon.

§23 Personopplysninger om avdøde personer

Konsekvenser av bestemmelsene om at man skal håndtere opplysninger om avdøde personer som personopplysninger i 110 år hvis ikke tidspunktet for dødsfallet er kjent er at store deler av avleverte papirarkiver i praksis må klausuleres i 110 år. I praksis vil dette være en begrensing av forskeres tilgang til arkivene. Vi mener det er behov for å vurdere en unntaksbestemmelse.

§24 Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse

(1)

Vestfoldarkivet mener det er viktig at Arkivloven har bestemmelser om behandling av personopplysninger for arkivformål i allmenhetens interesse. Det er naturlig at Nasjonalarkivet, kommunale-, fylkeskommunale- og offentlig eide arkivinstitusjoner skal ivareta dette ansvaret. I vurderingen av hvilke andre virksomheter som kan ivareta et slikt ansvar mener vi man må ta stiling til om oppgaver utføres for å oppfylle arkivlovens formål og om de utføres i tråd med arkivfaglige prinsipper. Vestfoldarkivet foreslår at ansvar for godkjenning av behandlingsansvar legges til Nasjonalarkivet.

§27 Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring.

Dataminimering innebærer kassasjon/sletting og dette mener vi som nevnt i kommentaren til §18, at Nasjonalarkivet må ha ansvar for. I forslaget til ny lov er det ulik praksis for sletting og dataminimering. I praksis er konsekvensen at begge deler fører til at dokumentasjon som har vært vurdert som arkivverdig blir kassert. Vestfoldarkivet mener også det er uheldig at arkivvernet for kommunal sektor blir svakere enn for statlig sektor. Vestfoldarkivet anbefaler at paragrafer om kassasjon/sletting/dataminimering samles og at Nasjonalarkivet får et tydelig faglig ansvar og myndighet.

§29 Mediekonvertering

Vestfoldarkivet mener man bør være meget forsiktig med å åpne for utstrakt kassasjon av papiroriginalene selv om disse er digitalisert eller overført annet medium. Dersom dette skal gjøres, må det begrenses til materiale som helt klart ikke har, eller vil komme til å få, historisk verdi. Vi minner om at en historisk kilde er mere enn selve innholdet i et dokument (kilden som «beretning»), den har også verdi i seg selv i kraft av sin fysiske form (kilde som «levning»). Det er heller ikke alltid lett å vurdere hva som vil være viktige kilder i fremtiden. Det er flere eksempler på kildemateriale som i dag er mye brukt av forskere og andre, men som i sin samtid ikke ble ansett som bevaringsverdig ettertiden (for eksempel kirkebøkene).

Vi er skeptisk til at forvaltningen selv skal avgjøre om et arkivmateriale er av historisk verdi eller ikke, og om det da evt. kan kasseres etter at det er digitalisert. Til dette trengs et helt annet perspektiv og historisk kompetanse enn hva forvaltningen vanligvis har. Det er helt avgjørende at Nasjonalarkivet er «tett på» disse problemstillingene og gir de nødvendige bestemmelser.

Vi har forståelse for forvaltningens ønsker om effektivisering og besparelser, men er grunnleggende skeptisk til at disse mere kortsiktige hensynene skal gå ut over langsiktige bevaringshensyn. Vi mener at Kulturdepartementet, som arkivlovens forvalter, har et spesielt ansvar for å ivareta de langsiktige kulturvernperspektivene når det gjelder arkiv.

§32 Plikt til å gjøre tilgjengelig

(3)

Vestfoldarkivet tolker dette til at man skal tilby lesesalstjenester. Vestfoldarkivet mener at lesesalen er en sentral del av publikumstjenesten. Her gjøres arkiver tilgjengelig, det tilbys verdifull veiledning og besøkende har tilgang til litteratur. Vi mener at disse tjenestene bør framheves tydeligere i lovteksten.

(4)

Å yte hjelp og veiledning til brukerne av arkiver er en viktig del av tilbudet til en arkivinstitusjon. Vestfoldarkivet mener i tillegg at loven bør ha sterkere føringer for forskning eller forskningstilrettelegging i arkivinstitusjoner. Forskning på egne samlinger er viktig for arkivinstitusjonenes bestandskunnskap og evne til å tilrettelegge og veilede.

§34 Koordineringsansvar for langtidsbevaring av private arkiv. Tilsyn

(2)

Vestfoldarkivet foreslår å stryke ordet vesentlig slik at fylkeskommunen sørger for langtidsbevaring av private arkiver av regional betydning. Hvis formuleringen blir stående er det viktig at det defineres i §5.

Vestfoldarkivet støtter forslaget om at fylkeskommunen får ansvar for regionens arkiver. Dette er et ledd i å sikre bevaring av privatarkiv i hele landet. Det er samtidig

viktig å understreke at vi er i en brytningstid der nye fylkeskommuner blir etablert fra 2020 med flere endringer i oppgavene samtidig som Arkivverket sin regionale tilstedeværelse er i endring. Det er derfor viktig å sikre at fylkeskommunene er i stand til å prioritere og bygge opp kompetanse på sin nye rolle på privatarkivfeltet og det er derfor viktig med øremerkede midler til satsingen.

Det er viktig å tydeliggjøre for det fylkeskommunale nivået at arkiv er et eget fagfelt, og det er arkivinstitusjoner med arkivkompetanse som skal jobbe med innsamling, bevaring og formidling av arkiver. Det er behov for klare retningslinjer og en nasjonal strategi som setter rammer for det regionale privatarkivarbeidet. I tillegg bør en nasjonal bevaringsplan utarbeides og den må inngå i en helhet med de regionale bevaringsplanene.

§35 Bevaring og registrering

Med definisjonen av arkivinstitusjon i §5 vil for eksempel ikke museer være pålagt å bevare arkiver etter arkivfaglige prinsipper og registrere dem i en felles katalog. Vestfoldarkivet foreslår derfor å endre teksten til at private arkiver i offentlig finansierte institusjoner.

§37 Særskilt verneverdige arkiv

Nasjonalarkivet kan vedta at et arkiv av nasjonal betydning er særskilt verneverdig. Det bør diskuteres om en fylkeskommune skal kunne vedta vern av bevaringsverdige privatarkiv av stor regional betydning – etter modell av Kulturminnevernloven av særskilt vernede kulturmiljøer. Det er behov for en nasjonal bevaringsplan som gir en oversikt over bevaringsverdige privatarkiver av stor nasjonal betydning.

I kapittelet om privatarkiver er begrepene vesentlig betydning og særskilt verneverdige brukt. I arkivsammenheng er bevaringsverdig et begrep som ofte er benyttet. Vestfoldarkivet anbefaler at man er konsekvent i hvilke begreper som benyttes og at det i valg av definisjoner alltid vurderes om arkivfaglige begreper er gode og dekkende.

Med vennlig hilsen

Karianne Schmidt Vindenes

Avdelingsdirektør

Vestfoldmuseene IKS - Vestfoldarkivet