Kulturdepartementet

Høringssvar - NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver

Vi viser til Kulturdepartementet sitt høringsbrev datert 1. juli 2019.

Vi takker for mottatt invitasjon til høring i forbindelse med forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver.

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har med dette svaret gitt sine innspill til lovforslaget. Vi håper våre innspill blir hensyntatt i det videre arbeidet.

Denne høringsuttalelsen er utarbeidet av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA som har 17 arkivinstitusjoner som medlemmer og dekker 74% av de norske kommunene.

Høringsuttalelsen er bygd opp av en generell del og deretter kommentarer til noen av de enkelte paragrafene som vi har synspunkter til.

Generelt

Det er positivt at arkivlovutvalget tar tak i viktige prinsipper og utfordringer knyttet til dokumentasjon og bevaring av dette. Det er viktig at nye måter å skape dokumentasjon i en digital tid, blir drøftet og hensyntatt i en ny lov på en god måte på mange områder.

Utvidelse av virkeområdet er helt naturlig. Det kan ikke være slik at det er organisasjonsformen som avgjør om lovpålagte samfunnsoppgaver blir dokumentert og bevart. I mange tilfeller er dette viktig dokumentasjon knyttet til både barn og eldre som i mange tilfeller ikke blir bevart.

Journalføringsplikten som har vært et sentralt sted for å skaffe seg oversikt over organisasjonens kontakt med omverden foreslås fjernet. Selv om det etter utvalgets mening er mye som faller utenfor journalen, er det viktig at departementet sikrer at det finnes andre gode løsninger som gir bedre tilgang til organisasjonenes dokumentasjon, før det åpnes for at journalplikten fjernes.

Når det gjelder skytjenester og skylagring, ber vi om at departementet skiller mellom arkiver som er i aktivt bruk og arkiver for langtidsbevaring. Skytjenester og skylagring har opp gjennom årene hatt ulike navn, men prinsippene er det samme. En organisasjon benytter en annens datamaskin og utstyr for å motta en tjeneste og lagre data. Vi mener at det er helt essensielt at de elektroniske arkivene som skal langtidsbevares i flere hundre år må sikres et stabilt driftsmiljø slik at en unngår flytting av data og migreringer på grunn av leverandørskifter og systemer som på sikt kan gi datatap. Datatap oppdages først svært lenge etter at informasjonen er overført som medfører at det ikke kan reproduseres og arkivene kan miste viktig informasjon. På bakgrunn av jurisdiksjon som kan endres i andre land er det i et langtidsperspektiv viktig at elektroniske arkiver som skal bevares over svært lang tid er underlagt norsk lovgivning. KDRS tilbyr i dag en skyløsning for digitalt depot til våre 17 medlemmer med lagring på tre ulike geografiske lokasjoner i Norge, Trondheim, Oslo og Mo i Rana.

Kommentarer til de enkelt paragrafene

§9. Plikt til å dokumentere informasjonssystem, databaser, register mv.

Det er helt avgjørende at for bevaring av digitale systemer at dokumentasjon av informasjonssystemene er på plass i forkant og hvor det er blant annet beskrevet hvordan systemene skal bevares. Forslaget fra arkivlovutvalget går langt i kreve at beskrivelser, datamodell og systemegenskaper skal være med. Det som oppleves som et problem i dag er at leverandører hevder at datamodeller er beskyttet av opphavsrett noe som gjør det vanskelig å samhandle innenfor fagområdet. Vårt forslag er at departement krever at ved alle systemleveranser til alle virksomheter som produserer lovpålagt dokumentasjon, skal datamodell for systemet være offentlig tilgengelig. I tillegg til samarbeid innenfor fagområdet, er det viktig at denne type modeller kan ettergås av andre. Dette blir spesielt viktig hvor datamodellene benyttes for automatisk rettsanvendelse. Da holder det ikke bare med beskrivelser!

§27. Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring

Bestemmelsen gjelder for alle virksomheter omfattet av §2 første ledd bokstav a til c. Dette inkluderer også kommuner. Det finnes mange oppreisningssaker knyttet til kommunal forvaltning. Disse sakene kommer ofte fram etter svært lang tid – gjerne etter at dokumentasjonen er overført til langtidsbevaring. Det er svært viktig at innbyggernes rettigheter ikke blir krenket ved at personopplysningene blir minimert på en slik måte at bevart dokumentasjon ikke er anvendbar til denne type saker. Dette kan føre til at langtidsbevart dokumentasjon dermed mister verdi for ettertiden. Her vil det være svært viktig at det gjøres et grundig arbeid i forskriftsutformingen i grensen opp mot GDPR.

§28. Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring

Arkivlovutvalget foreslår at «Nasjonalarkivet skal tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av digitale arkiver til selvkost». KDRS tilbyr langtidsbevaring til kommuner og fylkeskommuner gjennom våre medlemmer som er kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjoner. I dag dekker KDRS 74% av kommunene og fylkeskommunene. Det er i tillegg noen arkivinstitusjoner som har egne løsninger for langtidsbevaring av digitalt skapt materiale.

Kompetansen som kreves for å håndtere digitalt skapte arkiver er betydelig og de mindre kommunene som gjerne står utenfor en kommunal arkivordning mangler gjerne denne kompetansen. Det å tilby en infrastruktur for langtidsbevaring til noen som mangler kompetansen virker for KDRS meningsløst.

Forslaget innebærer også et kunstig skille mellom å håndtere analoge og digitale arkiver.

Vi oppfordrer til at dette endres til at «Nasjonalarkivet skal sørge for utvikling av løsninger for langtidsbevaring av digitale arkiver for hele arkivsektoren». Med dette mener vi at løsninger som utvikles av Nasjonalarkivet skal kunne benyttes av hele arkivsektoren – på den infrastrukturen institusjonene selv velger.

Med hilsen,
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA

Tor Eivind Johansen
daglig leder