Høringssvar fra Folkehelseinstituttet

Dato: 02.12.2019

Svartype: Med merknad

Vi viser til Høring – NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver.

Folkehelseinstituttet støtter lovforslaget. Vi er positive til bestemmelsen om dokumentasjonsstrategi i § 6. Videre stiller vi oss bak forslaget om at det stilles mer grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning ref. § 16 fremfor å måtte benytte forhåndsgodkjente systemer.

Bestemmelsen i § 30 angir at statlige arkiver skal overføres til Nasjonalarkivet på digitale formater. Samtidig er det nå stopp for levering av papirarkiv. Folkehelseinstituttet har et stort papirarkiv, over 3 000 hyllemeter.

Dersom det ikke blir anledning til å overføre papirarkiv til Riksarkivet før ny lov trer i kraft, vil Folkehelseinstituttet måtte digitalisere det eksisterende papirarkivet. Både digitalisering og uttrykk er kostbare prosesser og kompetansen vil måtte kjøpes utenfra. Folkehelseinstituttet ber derfor om at det åpnes for levering av papirarkiv før den nye loven trer i kraft, eventuelt en vurdering av hvem bør bære kostnadene for slik digitalisering og uttrekk.

1. juni 2018 overtok Norsk Helsenett (NHN) oppgaver for arkiv- og dokumentforvaltning for Folkehelseinstituttet. Arkivtjenesten utfører de samme oppgavene som før tjenesten ble overført til NHN, som registrering, journalføring og andre driftsoppgaver knyttet til arkiv. Etableringen av denne tjenesten sluttfører oppdraget som Regjeringen ga NHN om å opprette et tjenestesenter for den sentrale helseforvaltningen innen anskaffelser, IKT brukerstøtte og arkiv/dokumentforvaltning. Målet med omorganiseringen er å effektivisere tjenestene og bidra til mer solide fagmiljøer.