NOU 2019:9 Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver - høringsuttalelse

Vi viser til høring av NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø. I det følgende er Difis høringssvar.

Innledning

Difi ønsker velkommen en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Samfunnsoppdraget til Difi er å modernisere og omstille offentlig sektor. Med nye arbeidsmåter oppstår nye former for dokumentasjon og dokumentasjonspraksis. Det åpner seg nye muligheter for en åpen og etterprøvbar offentlig sektor som sikrer dokumentasjon fra samtid og fortid. Difi ser behovet for ny lovgivning som støtter opp under denne omstillingen.

Et helhetlig perspektiv på dokumentasjonens livssyklus, gir grobunn for samarbeid mellom ulike fagmiljø både innad i en virksomhet og på tvers av virksomheter. Difi støtter et helhetlig perspektiv på dokumentasjonsforvaltningen der ulike formål og perspektiv samordnes. Det være seg informasjonssikkerhet, personvern, dokumentasjonsforvaltning/informasjonsforvaltning, arkiv, datadeling m.m.

Lovutkastet tar sikte på å være digitaliseringsvennlig. Vi legger til grunn at et digitaliseringsvennlig lovverk er et overordnet begrep som både innebefatter automatisert rettsanvendelse, men også lovgivning som f.eks. regulerer informasjonsflyt.[1] Det er et poeng i seg selv å gjøre ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver automatiseringsvennlig slik at en effektiviserer dokumentasjonsfangsten. Difi støtter dette grepet og mener at det kombinert med økt frihet til å velge hvordan dokumentasjonsfangsten skal foregå gir offentlige virksomheter handlingsrom til effektivisering og omstilling.

Det viktigste automatiseringsvennlige grepet vil etter vårt syn være at man legger til rette for at dokumentasjonsplikten i stor grad kan baseres på de verktøy virksomhetene benytter til enhver tid, og at man da gjenbruker de opplysninger som virksomheten har sett behov for i oppgaveutførelsen. Vi viser her til våre merknader til forslaget til dokumentasjonsstrategi.

Utvalget fremmer forslag på et komplekst område, hvor det er tett sammenheng mellom flere regelverk, men hvor utvalget – i tråd med mandatet – kun har sett på deler av helheten.

Samtidig som en ønsker å gjøre dokumentasjonsfangsten mer effektiv ved hjelp av automatisering, er ikke de samme hensynene vurdert med henblikk på håndtering av innsynskrav og personvernvurderinger. Utvalget foreslår blant annet at det i offentleglova skal gis regler om hvilke søkemuligheter som skal erstatte søk i postjournaler, og hvilke dokumenter det skal kunne søkes i. Ettersom begrunnelsen for utvalgets forslag i stor grad er knyttet til allmennhetens innsynsrett, er det nødvendig å utrede disse spørsmålene parallelt med forvaltningens overgang til en praksis med innebygd arkivering. Det er allerede i dag betydelige utfordringer knyttet til vurdering av innsynskrav, jf. bl.a. at det er enkelt å fremme mange eller omfattende innsynskrav, og forvaltningen utfører et betydelig arbeid for å vurdere om innsynskrav skal avslås helt eller delvis på grunn av grunn av taushetsplikt eller om andre bestemmelser tilsier unntak eller at merinnsyn skal praktiseres. Det er etter vårt skjønn viktig at innsynsbehandlingen også gjøres effektiv ved hjelp av automatisering.

Vi savner også flere refleksjoner om hvordan hensynene trekker i ulik retning, og mer konkrete vurderinger av personvernkonsekvenser. Eksempelvis vil hensynet til autentisitet og etterbruk tale for at større datamengder tas vare på (mer detaljert dokumentasjon), ettersom dette gir mer kontekst og derved også større etterprøvbarhet, mens personvernkonsekvensen vil være at økt dokumentasjon gir man informasjon om aktørene, potensielt også deres evner, handlemåter og preferanser. Videre foreslår utvalget vurdering av pseudonymisering og dataminimering ifbm. overføring av dokumentasjon til langtidsarkiv (utk § 27), mens personvernhensyn vil tale for at denne typen vurderinger også gjøres tidligere, jf. at formålene som begrunner arkivering (jf. utk § 1 nr 2) kan svekkes over tid.

Difi ønsker å være en konstruktiv bidragsyter for å understøtte dokumentasjonspraksisen som forslaget til ny lov legger til rette for. Vi mener det er viktig å begynne denne omstillingen selv før ny lov blir vedtatt.

Vi vil i henhold til høringsnotatet kommentere på de områdene der lovutkastet skiller seg særlig fra gjeldende arkivlov. I tillegg kommenterer vi på §5 om definisjoner, samt §17 om tilgjengeliggjøring av dokumentasjon.

§2 – forslag om å utvide lovens virkeområde

Virkeområdet i loven utvides i tråd med fremveksten av nye organiseringsformer og sammenfaller med offentleglovas virkeområde.

Difi mener dette er hensiktsmessig for å sikre at offentlig forvaltning fremdeles fremstår som gjennomsiktig og etterprøvbar, på tross av nye organiseringsformer. .

Difis tilråding:

Difi støtter utvalgets forslag om å utvide virkeområdet.

§§ 6 til 15 - dokumentasjonsplikter

Utvalget foreslår krav til dokumentasjonsstrategi (§6) og konkrete dokumentasjonsplikter, herunder dokumentasjon i felles systemer (§7), virksomhetens kommunikasjon (§8), informasjonssystemer, databaser og registre mv. (§9), automatisert rettsanvendelse (§10) og avgjørelser (§11), samt en fortegnelse over dokumentasjonsplikter i annet regelverk (§12). Det er i tillegg plikt til å dokumentere ut fra konkret vurdering (§13), og det gis rett til å velge hvordan plikt til å dokumentere skal ivaretas (§14). Nasjonalarkivet kan pålegge virksomheter å dokumentere forhold som ikke er omfattet av dokumentasjonspliktene (§15).

Lovutkastet forsøker å veie positive dokumentasjonsplikter, altså en kasuistisk lovgivning der det fort kan oppstå tvil om rekkevidden av lovverket, opp mot bestemmelsene i §13 om virksomhetenes plikt til å dokumentere ut fra en konkret vurdering, og §15 om Nasjonalarkivets adgang til å gi virksomheter pålegg om å dokumentere. Positive dokumentasjonsplikter kan gjøre det enklere for forvaltningen, innbyggerne og systemleverandører å forstå kravene på en ensartet måte. I tillegg kan det gjøre det enklere å automatisere dokumentasjonsfangsten ved å fjerne skjønn. Eksterne leverandører kan levere hyllevare der grunnleggende dokumentasjonsplikter i henhold til lovverk er ivaretatt.

Loven gir et stort spillerom for den enkelte virksomhet å selv vurdere hvordan dokumentasjonen skal sikres. Difi mener dette handlingsrommet på implementeringssiden er nødvendig for å få til økt volum og fangst av dokumentasjon. Tanken om innebygd arkivering er en stor omveltning av dagens praksis, og det kreves smidige løsninger for at dette ikke skal bli en tidstyv. Alle virksomheter som er omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser er pålagt å ha systemstøtte for elektronisk kommunikasjon i hele anskaffelsesprosessen. Difi jobber med et prosjekt som skal legge til rette for at dokumentasjon kan bli ivaretatt i det verktøyet der det oppstår; konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Dette er et eksempel på at denne tilnærmingen kan føre til økt effektivitet og kvalitet i dokumentasjonen.

Samtidig må det legges til rette for at virksomhetene fortsetter å gjøre vurderinger av dokumentasjonsbehovet. Baksiden ved å ha positive dokumentasjonsplikter er at det kan føre til at ansatte ikke aktivt forholder seg til dokumentasjonsbehovet i andre sammenhenger samt i møte med eventuelle fremtidige nye informasjonselementer som ennå ikke er begrepsfestet. Dette bør følges opp.

Automatisert datafangst kan gjøre etterlevelse av loven mer krevende i fasene etter datafangst. Vi peker på sletting av personopplysninger og etterlevelse av innsynskrav i henhold til offentleglova. Difi mener det må gjøres en grundigere vekting og presisering av positive dokumentasjonsplikter opp mot virksomhetens egen mulighet til å vurdere dokumentasjonspliktene ut fra lovens formål.

§6 – Dokumentasjonsstrategi

Difi støtter pålegget om å utarbeide en dokumentasjonsstrategi, jf. utkastet til § 6. Difi mener generelt det er et godt grep. Ved å stille krav om at virksomheten tar stilling til dokumentasjonsbehovet, vil man både sikre ledelsesforankring internt i virksomheten og transparens om vurderingene overfor allmennheten og tilsynsmyndigheter, med mulighet for påfølgende kontradiksjon og kvalitetssikring, eskalering eller regelverkstiltak.

§7 – Dokumentasjon i felles systemer

Utkastets § 7 klargjør ansvarsfordelingen, når flere produserer dokumentasjon i felles systemer. Bestemmelsen fremstår som balansert; normalt vil formodentlig avtaleregulering være det mest hensiktsmessige, jf. at alle virksomhetene formodentlig vil ha interesse av at dokumentasjonen er tilstrekkelig for hvert sitt formål.

§8 – Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon

Utkastets § 8 pålegger dokumentasjon av ekstern kommunikasjon.

Utvalget berører kort hensynet til de ansattes personvern, herunder utfordringen i å identifisere hva som er privat e-post. Difi mener det bør gjøres grundigere vurderinger av disse hensynene da en ofte kommuniserer både privat og for å utføre arbeidsoppgaver samtidig.

Motivene presiserer at plikten avgrenses mot andre typer dokumentasjon som krever transkribering, lydopptak eller lignende, uten at det fremkommer av utkastet til lovtekst eller motivene noen prinsipiell begrunnelse for avgrensningen.

Det er uheldig dersom lovverket fører til at valg av arbeidsverktøy og kommunikasjonsform blir motivert av forskjeller i dokumentasjonsplikt og innsynsmulighet i ulike verktøy, og ikke hva som gir den meste effektive oppgaveløsningen. Utvalget går i kapittel 14 inn på nye kommunikasjonsformer, herunder samhandlingsplattformer som sharepoint og facebook at work, og legger opp til at § 8 kun skal dekke 1-til-1-kommunikasjon, mens organet skal kunne velge dokumentasjonsform for øvrig kommunikasjon.

Dokumentasjonsplikten bør etter vårt syn utformes teknologinøytralt, slik at det ikke er avgjørende hvilken teknisk løsning som benyttes, men hvilken funksjon og verdi kommunikasjonen har. Vi kan heller ikke se at bestemmelsen bør være til hinder for at dokumentasjonen skjer i form av chatlogg, videoopptak, avskrift (gjerne automatisk, når den har høy kvalitet) eller annet.

§ 9 – Plikt til å dokumentere informasjonssystemer, databaser og registre mv

Utvalget foreslår i § 9 særlige dokumentasjonsplikter for «informasjonssystem, databaser, register, mv» Difi mener bestemmelsene skaper avgrensningsproblemer. Det er for eksempel enkelte uklarheter i dokumentasjonspliktene som skyldes uklar begrepsbruk i §8 og §9. Den generiske termen «informasjonssystem» brukt i §9 kan også dekke termen «verktøy» som er omtalt i §8. Dette innebærer at kravene til dokumentering av informasjonssystem i §9 kan tolkes til og også dekke kommunikasjonsverktøy i §8. Utredningsteksten tyder på at dette ikke er hensikten, men lovteksten bør være tydeligere.

Difi utarbeider spesifikasjoner og standarder for metadata knyttet til datasett m.m. for å understøtte intern informasjonsforvaltning samt ekstern eksponering av data slik at beskrivelsene kan høstes og brukes til ulike formål av andre. Dette er typisk dokumentasjon som vil falle inn under andre ledd i §9, men ikke være fullstendig dekkende. Utkast til ny arkivlov legger dermed til rette for et konstruktivt samarbeid om dokumentasjonsbehovene som går ut over egne formålsbestemmelser.

§10 – dokumentering av automatisert rettsanvendelse

Utvalget foreslår plikt til å dokumentere ved hel eller delvis automatisert rettsanvendelse. Herunder, men ikke uttømmende, hvilke datatyper, kilder og behandlingsregler som benyttes, samt endringer i systemet.

Bakgrunnen for å kreve ekstra dokumentasjon ved automatisert rettsanvendelse er ifølge utvalget at automatisert rettsanvendelse krever entydige kriterier som kan operasjonaliseres. I tillegg er struktureringen av informasjon vesentlig annerledes sammenlignet med tradisjonelle prosesser. Dataelementene kan kun forstås sammen med de programmerte behandlingsreglene, noe som krever en annen type dokumentasjon hvis informasjonen skal kunne brukes til arkivformål når systemet ikke lenger er i drift. For å forstå grunnlaget for beslutningene må en således ha dokumentert hvilke valg som ble tatt da vedtaksprosessene ble definert og løsningene utviklet.

Kontrært til argumentet om at automatisert rettsanvendelse krever ekstra prosessdokumentasjon er at gode begrunnelser knyttet til avgjørelser er nødvendig uavhengig av verktøybruk. Vårt utgangspunkt er at forvaltningens virke skal dokumenteres, uavhengig av arbeidsdelingen mellom mennesker og maskiner – bestemmelsene bør utformes teknologinøytralt. Difi viser for øvrig til Skates høringsuttalelse om behovet for særkrav til helautomatiserte avgjørelser, som vi mener er relevant også i denne sammenhengen.

Utvalgets forslag til særlige dokumentasjonsregler for automatisert rettsanvendelse skaper tolkningsutfordringer. Begrepet automatisert rettsanvendelse er uklart, og dekker både automatisering av klare regler og uklare regler, hel- og delautomatisering. Videre er begrepet rettsanvendelse vidt, jf. at store deler av forvaltningens virke er regulert, blant annet i forvaltningslov, arkivlov og særlover. Skal det kreves særskilt dokumentasjon av automatisert rettsanvendelse trengs det tydeligere avgreninger i lovutkastet.

Difis tilråding

Difi mener en ny arkivlov må sørge for at både automatisert og manuell rettsanvendelse er godt nok dokumentert til at dokumentasjonen kan brukes til arkivformål selv når teknologien er foreldet. Vi mener det ville være en fordel om lovutkastet klarte å inkorporere dette hensynet uten å ha spesielle dokumentasjonskrav til automatisert rettsanvendelse.

§11 – Plikt til å dokumentere avgjørelser mv.

Når det gjelder utkastet til § 11 vil formodentlig denne dokumentasjonen normalt fremgå i begrunnelser for de vedtak som fattes. I den grad slike begrunnelser mangler, kan nok § 11 gi en tilleggsverdi – men vi er usikre på om den er en treffende utforming av behovet for å sikre borgernes rettigheter. Vi viser her til at det vil være et dokumentasjonsbehov både for avgjørelser som forvaltningen faktisk fatter (jf. utkastet til § 11) og for situasjoner hvor forvaltningen burde fattet en avgjørelse (jf. utk § 1 (2) bokstav c - at loven bl.a. skal understøtte fremming av rettskrav).

Difis tilråding §§ 6 – 15 dokumentasjonsplikter:

Difi støtter retning og intensjon i kravet til dokumentasjonsplikter. Difi mener det må gjøres en grundigere vekting og presisering av positive dokumentasjonsplikter opp mot virksomhetens egen mulighet til å vurdere dokumentasjonspliktene ut fra lovens formål.

Journalføringsplikten

Utvalget anbefaler at offentleglova skal gi minst mulig føringer for hva slags dokumentasjon som fanges, og for hvordan bevaringen skjer. Utvalget foreslår at en går bort fra begrepet journalføring. I utvalgets lovutkast stilles det ikke lenger krav om journal. Etter utvalgets vurdering bør det være offentleglova som gir reglene som trengs for å oppfylle innsynsretten, mens lovutkastet stiller krav til dokumentasjon og metadata.

Utvalget foreslår en omlegging av «journalen» til søkbare registre og til selvbetjent innsynbehandling. Utvalget uttaler: «En mer framtidsrettet måte å åpne forvaltningen på kan være å tillate friere søk i visse registrerte metadata. eInnsyns-løsningen er fleksibel med tanke på hvilke data som kan gjøres tilgjengelige. Dette vil være i samsvar med prinsippet om åpne data, men utvalget og omfanget av metadata det kan søkes i, må være tilpasset informasjonens art og sensitivitet.»

Difis tilråding:

Difi er enig i at postjournalenes funksjon - som i dag gir rammen for å sikre innsyn - nok kan ivaretas på andre måter, ved å tillate søk i andre metadata. Som påpekt så er dagens innsynsløsning (eInnsyn) tilrettelagt for en slik utvikling. eInnsyn er også fleksibel på hvilke data som kan gjøres tilgjengelige. Difi jobber som nevnt tidligere med et prosjekt for å legge til rette for at dokumentasjonsforvaltning i offentlige anskaffelser skal foregå i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Prosjektet skal også legge til rette for at dokumentasjonen som oppstår i KGV kan gjøres tilgjengelig via eInnsyn og eventuelt andre innsynsløsninger.

En oppheving av journalføringsplikten bør imidlertid først skje når man har avklart hvilke søkemuligheter som skal erstatte journalsøkene, og hvilken dokumentasjon som skal inkluderes i søkene. Dette er spørsmål som forutsetter at man vurderer gevinster og ulemper ved utvidelser, jf. at det allerede i dag er krevende å ivareta båe taushetsplikt, personvernhensyn og meroffentlighetsvurderinger. Det er nødvendig å både se på gevinster av økt transparens og om de hensyn som begrunner unntak fra offentlighet vil bli skadelidende.

Difi støtter i prinsippet utvalgets forslag om å fjerne journalføringsplikten, men viser til merknad over om at det må avklares hva den skal erstattes med.

§ 5 – definisjoner

Utvalget foreslår nye definisjoner. Bakgrunnen for dette er å unngå dagens situasjon der begrepet arkiv blir brukt i en vid betydning[2] i dagens arkivlov, mens den allmenne fortolkningen er mer snever. Det samme gjelder begrepet dokument.[3] Dokumentasjon er brukt som alternativt begrep til dagens arkivmateriale eller arkiv. Dokumentere er å sørge for dokumentasjon.

Difi er enig i problembeskrivelsen knyttet begrepsbruken i dagens arkivlov. Vi kan imidlertid ikke se at definisjonene i lovutkastet gjør det vesentlig enklere å avgjøre hva som er arkivverdig (kan tjene som «dokumentasjon»).

Definisjonen er ikke knyttet opp til formålene den skal ivareta, den er i stedet kasuistisk i formen og er utflytende. Definisjonen er ment å være «vid», men det gis ingen veiledning i arkivavgrensning.

Blant annet dekker dokumentasjonsbegrepet informasjon («som løpende bekrefter») hvordan en person har "handlet" eller "utført andre oppgaver". Legaldefinisjonen vil åpne for at alle videomøter med eksterne dokumenteres med videoopptak eller at saksbehandlers utredning av et forhold delvis dokumenteres ved klikkstrømmen fra internettsøk. Vi antar utvalget ikke har ment å pålegge en slik utvidelse av dokumentasjonsplikten, men disse eksemplene illustrer at definisjonen ikke løser arkivavgrensningsutfordringen (herunder både hvor overordnet og hvor detaljert dokumentasjonen kan være). Utkastet til § 5 a presiseres at dokumentasjon «blant annet» omfatter «vesentlige hendelser». Et mulig avhjelpende grep vil være å videreføre et krav om arkivverdighet i innledningen («dokumentasjon: arkivverdig informasjon»), slik at man avgrenser mot uvesentligheter.

For ordens skyld vil Difi presisere at dokumentasjonsbegrepet ikke bør begrenses til bestemte dokumentasjonsformer, dvs. at både skriftlige, audiovisuelle og andre dokumentasjonsformer bør kunne tjene dokumentasjonsformål i lovens forstand.

§ 17 – Tilgjengeliggjøring av dokumentasjon

I lovutkastet § 17 har utvalget foreslått en bestemmelse om tilgjengeliggjøring av dokumentasjon og eierskap til denne dokumentasjonen. Forholdet til offentleglova og forholdet mellom langtidsbevaring og innsyn er drøfta i henholdsvis kapittel 16 og 20.

Våre merknader er først og fremst generelle merknader knyttet til tilgjengeliggjøring og innsyn i saksdokumenter, basert på arbeidet med felles innsynsløsning for statlig og kommunal sektor, eInnsyn.

Fellesløsningen eInnsyn er en innsynsportal der innbygger skal kunne søke etter journalposter, saker, og dokumenter i offentlig forvaltning samt møtedata fra politiske saker og møter i kommunene. Vi jobber for at offentlige virksomheter i så stor grad som mulig skal publisere dokumentene i fulltekst. eInnsyn har utspring fra offentleglova.

Funksjonelt vil ikke eInnsyn lagre noen dokumentasjon i sin behandling av informasjonen. eInnsyn mottar metadata som beskriver dokumentasjonen, og ofte en lenke til der dokumentasjonen er lagret. Virksomheten som har laget dokumentasjonen vil bestemme sted og metode for lagring av dokumentasjonen, ofte gjennom sine leverandører av sak- og arkivsystem. Vanligvis er det duplikater av dokumentasjonen som ligger ute, og ikke selve arkivinnholdet.

Hovedformålet med eInnsyn er som nevnt at allmennheten skal få tilgang til arkivert dokumentasjon, helt uavhengig av partsforhold, men selvsagt innenfor andre aktuelle hensyn gjennom offentleglova og bestemmelser om taushetsplikt.

Ett av hovedmålene med eInnsyn er at løsningen til enhver tid skal ivareta kundenes rettigheter og plikter etter gjeldende lovgivning. Uansett om det skjer endringer i arkivlov, offentleglov eller andre lovverk skal eInnsyn være et verktøy for at offentlig og kommunal sektor ivaretar innbyggernes rett til å vite hva offentlig og kommunal sektor driver med. I digitaliseringens tidsalder, skal eInnsyn alltid følge utviklingen.

Som nevnt over forholder eInnsyn seg til offentleglova. Historien om innsyn gjennom eInnsyn og forgjengeren OEP er ennå ikke gammel nok til å omfatte deponert dokumentasjon. Men vi nærmer oss den milepælen, og ser for oss at det er få år til vi rent faktisk er en søkemotor som også omfatter metadata for dokumentasjon som er deponert. Dette er mulig et praktisk problem, siden det kan være omfattende å oppdatere eventuelle lenker i datasettene som allerede er lagret hos eInnsyn. Difi mener prinsipper og krav rundt innsyn og publisering av deponert dokumentasjon bør klargjøres i eventuelle forskrifter med krav til langtidsbevaring.

Merknad til § 17 (1)

Difi er positive til ordlyden i bestemmelsen. En transparent forvaltning er en forvaltning med tillit, og en bestemmelse i arkivloven som fastslår allmennheten sin tilgang på dokumentasjon er viktig i denne sammenhengen. Samtidig er det viktig at dette omfatter all dokumentasjon. Det er derfor positivt at det gjelder dokumentasjon som «er skapt» og at det ikke begrenses ved å definere for eksempel hvordan det gis innsyn eller ved å peke på spesifikke løsninger. På den måten vil § 17 etter vår tolkning også omfatte åpen kildekode hvor enn den er publisert, presentasjoner gitt både innomhus og på konferanser og rapporter som publiserer på nettsidene.

Merknad til § 17 (2)

Det virker litt uklart hva som er formålet med denne bestemmelsen og omfanget av den. Heller ikke forholdet til offentleglova § 7 virker å være avklart: «Informasjon som det er gitt tilgang til etter lova her eller anna lovgiving som gir ålmenta rett til innsyn i offentleg verksemd, kan brukast til eitkvart formål dersom ikkje anna lovgiving eller retten til ein tredjeperson er til hinder for det.»

Offentleglova § 7 gir den som får innsyn i dokumentasjon mulighet til å bruke den videre slik den som har bedt om innsyn ønsker det og finner det passende. Dokumentasjon som blir delt etter offentleglova har i praksis en lisens på fri bruk, selv om eventuelle dokumenter ikke er merket i samsvar med praksis for lisensiering. Slik sett er offentleglova forut for sin tid og gir rom for bruk av dokumentasjon i datasjø-tankegangen, stordata og til at private kan viderebruke dokumentasjonen til kommersielle formål.

I §17 (2) står «Det kan ikke erverves privat eiendomsrett til dokumentasjon som skapes i eller av virksomheter som er omfattet av § 2 bokstav a og b.» Dette kan tolkes på flere måter. Den naturlige fortolkningen i lys av offentleglova § 7 er at virksomheten som er omfattet av §2 bokstav a og b ikke får eiendomsrett til dokumentasjon som virksomheten har skapt og tilgjengeliggjort for andre. Dette vil være en klar forbedring sammenlignet med dagens rettstilstand, der det formelt sett er slik at for eksempel Difis rapporter vil være underlagt opphavsretten viss ikke annet er angitt i rapportene. En kuriositet er at dette trolig ikke vil gjelde dersom mottaker får rapporten gjennom eInnsyn.

På den andre siden kan det også tolkes som at mottaker av dokumentasjonen ikke kan bygge dokumentasjonen inn i sitt eget produkt og slik erverve rett til videresalg. Difi sin løsning for enkel kommunikasjon mellom offentlige virksomheter, integrasjonspunktet for eformidling, er i samsvar med lovutkastet dokumentasjon skapt av virksomhet omfattet av §2 bokstav a og b. En av forutsetningene for at denne skal fungere er at den blir en integrert del av sak- og arkivsystemene, og slik sett blir noe som leverandører kan selge som en del av en større pakke. Det bør klargjøres om denne bestemmelsen vil være til hinder for innovativ videreutvikling av offentlig utviklede IT-systemer og for så vidt kommersiell bruk av rapporter.

Videre bør det avklares om denne bestemmelsen kan fravikes ved å lisensiere data.

[1] https://www.difi.no/sites/difino/files/wiese_automatiseringsvennlig_lovgivning_difi_dws.pdf

[2] «om alle dokumenter som blir til som ledd i virksomhetsprosesser og er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon» NOU 2019:9, s. 49.

[3] Legaldefinisjonen av dokument i arkivlova, forvaltningsloven og offentleglova omfatter alle typer informasjons som er lagret (på alle tenkelige medier) for å kunne leses, lyttes til, vises eller overføres (NOU 2019:9, s. 49)