Høringssvar fra Kommunerevisjonsdistrikt nr. 3 i Møre og Romsdal IKS

Høringssvar til forslag om ny arkivlov

Vi viser til NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver som er sendt på offentlig høring.

Generelt

Vårt høringssvar er omforent med Revisjon Midt-Norge SA og Møre og Romsdal Revisjon IKS. De vil sende inn egne høringssvar med tilsvarende innhold.

Vi mener det er positivt at lovens virkeområde forslås å være nøytral med tanke på organisasjonsform.

Vi vil kommentere særskilt på to punkt i forslaget til ny arkivlov.

Utvidelse av lovens virkeområde - § 2

Vi mener at utvidelsen av virkeområdet er for omfattende. Mange virksomheter som er helt eller delvis eid av det offentlige er underlagt særlovgivning knyttet til dokumentasjon og arkivering. Som kommunalt heleid revisjonsselskap er vi underlagt slik særlovgiving:

Kommuneloven § 24-2 2. ledd sier:

«Revisor skal planlegge, gjennomføre, dokumentere og rapportere sitt arbeid i samsvar med lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk.»

I forskrift til kommuneloven om kontrollutvalg og revisjon § 21 beskrives kravene til dokumentasjon av revisors virksomhet:

«Revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er gjennomført og resultatet av revisjonen. Dokumentasjonen skal kunne underbygge og gi grunnlag for å etterprøve revisors konklusjoner. Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse av hva revisor har foretatt seg.

Ved rådgivning og andre tjenester for den reviderte virksomheten skal revisor dokumentere oppdragets art, omfang og en eventuell anbefaling.

Revisor skal oppbevare dokumentasjonen på en ordnet og betryggende måte i minst 10 år.»

God kommunal revisjonsskikk konkretiserer hvordan dokumentasjonen skal utarbeides, sikres og oppbevares blant annet gjennom internasjonale revisjonsstandarder. Dokumentasjonen er omfattende og detaljrik, videre har den ofte også grensedragninger mot regelverket for personopplysninger. Vurderinger om hva som skal arkiveres av dokumentasjon kan derfor være krevende siden de to lovverkene kan ha motstridende hensyn. Dokumentasjonen blir oppbevart i et digitalt revisjonsverktøy som er utviklet for bransjen ved Den norske Revisorforening. Dokumentasjonen er også sikret mot endring etter at oppdragene blir avsluttet.

Ved revisjon av kommuner og fylkeskommuner så er det kontrollutvalgene som bestiller våre tjenester. Vi rapporterer funnene våre til kontrollutvalget i våre forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller, regnskapsrevisjoner og andre undersøkelser. Etter behandling i kontrollutvalget går sakene videre til kommunestyre eller fylkesting. Gjennom denne saksbehandlingen blir alle våre bestillinger og rapporter arkivert gjennom gjeldende regelverk for kontrollutvalg og kommuner/fylkeskommuner og i forslag til ny arkivlov.

Ved bestillinger fra andre aktører som for eksempel interkommunale selskaper, kirkelige fellesråd, menighetsråd og kommunale stiftelser vil våre rapporter blir oppbevart hos mottakeren i henhold til gjeldende regelverk for aktøren.

Vår oppfatning er derfor at det foreslåtte utvidede virkeområdet for arkivloven vil pålegge oss arkiveringsplikt ut over det vi har i dag. Allmenhetens hensyn etter vår oppfatning allerede i varetatt gjennom særlovgivning som vi er underlagt, og arkiveringsplikten som gjelder for våre kunder. I tillegg til våre rapporter og uttalelser gjelder dette også alle saklister, sakspapirer og protokoller fra våre eiermøter som legges frem for kontrollutvalg og kommunestyre/fylkesting til orientering.

Utvidelsen vil oppleves som særlig byrdefull siden vi må foreta arkiveringer etter ulike regelverk som vil medføre enda større grad av vurderinger enn vi har i dag.

Gjennom forslaget til utvidelse av virkeområde blir selskap som oss pålagt en plikt som private aktører ikke er pålagt. Vi er en konkurranseutsatt virksomhet og gjennomføringen av forslaget vil svekke vår konkurranseevne, gjennom økt tid – og ressursbruk.

Vi mener derfor at § 2 bør inneholde et generelt unntak for virksomheter som har arkiveringsplikt etter annet særregelverk. Hvis et generelt unntak ikke kan gjennomføres mener vi at det bør være et særlig unntak for revisjonsvirksomhet.

Avslutningsvis vil vi også understreke at mange av virksomhetene som blir omfattet av utvidelsen i § 2 ikke utfører saksbehandling etter forvaltningsloven. Disse virksomhetene utfører ikke myndighetsutførelse og kan heller ikke gjøre enkeltvedtak. Vi mener at dette også er faktorer som tilsier at unntak fra forslaget er forsvarlig.

Plikt til å dokumentere kommunikasjon mellom ledere på en automatisert måte - § 8

Mange interkommunale samarbeid er små virksomheter med få personer i ledende stillinger. Kommunikasjonen mellom lederne kan være av uformell art og være av løpende karakter, det vil si mer preget av prosess enn klare beslutningstidspunkter. Som en følge av det utvidede virkeområdet som er foreslått i § 2 vil disse enhetene nå få plikt til å dokumentere «virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stilling». Det meste av kommunikasjon mellom ledere vil være virksomhetsrelatert. Lovutkastet foreslår ingen begrensninger av denne kommunikasjonen og en bokstavelig fortolkning vil medføre at all slik kommunikasjon skal dokumenteres. Dette vil etter vårt syn være uhensiktsmessig.

Vi forstår at allmennheten kan ha interesse av å vurdere hva som ligger til grunn for beslutninger. Ulik selskapslovgivning har allerede særbestemmelser om protokollføring av styremøter og beslutninger som blir gjort i møte. Vi ser ikke behovet for en tilsvarende «protokollføring» av kommunikasjon mellom ledere.

I den grad forslaget til 2. ledd blir implementert i endelig lov, mener vi at kommunikasjonen som skal dokumenteres bør begrenses til beslutninger av strategisk art. Disse vil allerede bli behandlet i styrende organer med tilhørende protokollføring. Lovforslaget vil dermed kun gi ytterligere dokumentering av prosessen frem til de forslagene som fremmes. Etter vår oppfatning vil det ikke være behov for å dokumentere prosesser på denne måten.

I forslaget til § 8 3. ledd kreves det at dokumentasjonsplikten skal i varetas på en automatisert måte. Det er vanskelig å se for seg hvordan samtaler og diskusjoner skal kunne dokumenteres på en automatisert måte. Det er også vanskelig å se for seg automatiserte verktøy som skal balanserer hensyn til personvern for ledere og «virksomhetsrelatert kommunikasjon» gjennom algoritmer eller lignende. Det er grunn til å tro at mye mer enn tiltenkt innhold kan bli arkivert gjennom automatikk.

Vi har forståelse for at hensynet til kostnader med dokumentasjon tilsier at det i størst mulig grad bør automatiseres. Det samme gjelder hensynet til likebehandling som i større grad vil kunne ivaretas ved automatisering. Likevel vil vi stille spørsmål med behovet for plikt til automatisering. Dette gjelder i særlig grad små virksomheter som faller inn under utvidelsen i § 2. Vi registrerer at det kan gis forskrift knyttet til disse bestemmelsene og at det åpnes for unntak for 3. ledd i en overgangsperiode. Vi mener at i den grad 3. ledd skal gjennomføres som foreslått bør unntaket i 4. ledd ikke være tidsbegrenset, men faktumsbasert for eksempel gjennom størrelse på virksomheten.

Med hilsen

Kurt A. Løvoll

konst. daglig leder