Høringssvar fra Norges Kommunerevisorforbund
Høring - NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø – ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver
Norges Kommunerevisorforbund har gått gjennom forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver (heretter: arkivloven).
Innledningsvis vil vi understreke betydningen digitalisering og nye arbeidsformer har for sikring av dokumentasjon om samfunnet – og behovet for en lov som tar hensyn til disse endringene. Vi er derfor positive til formålet om å sikre dokumentasjon om samfunnet for å kunne bruke den til å forstå samtid og fortid og å bevare og videreutvikle Norge som en rettsstat og demokrati. Vi vil i dette perspektiv understreke viktigheten av at det ved helautomatisert saksbehandling stilles krav om offentlig tilgjengelig dokumentasjon av systemets rettslige innhold.
Dokumentasjon og etterprøvbarhet er viktig i et demokratisk perspektiv, og vil kunne bidra til å styrke den kommunale egenkontrollen, blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre undersøkelser kommunens og fylkeskommunens revisor gjør i henhold til lov og på oppdrag fra kontrollutvalgene og kommunestyrene/fylkestingene.
Når det gjelder utvidelsen av lovens virkeområde, mener vi det ikke bør være organisasjonsformen som skal være avgjørende for om arkivloven skal gjelde, men hvilken informasjon virksomheten håndterer. I tilfellet med kommunalt eide selskaper, som for eksempel interkommunale selskaper og samvirkeforetak, legger vi til grunn at nødvendig dokumentasjon om selskapene ivaretas av eiere, som i disse tilfellene er være kommunene/fylkeskommunene.
En kommunes eller fylkeskommunes revisor er som regel organisert i et interkommunalt selskap eller et samvirkeforetak. I henhold til kommuneloven § 24-2 andre ledd skal kommunens eller fylkeskommunens revisor planlegge, gjennomføre, dokumentere og rapportere sitt arbeid sitt arbeid i samsvar med lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk.
I forskrift om kontrollutvalg og revisjon § 21 er det egne krav til dokumentasjon av revisors virksomhet. Her slås fast at revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er 5 utført og resultatet av denne. Videre skal dokumentasjonen kunne underbygge og gi grunnlag for å etterprøve revisors konklusjoner.
Vi vil i denne forbindelse peke på faren for at det kan oppstå dobbeltarbeid, og vil foreslå at det er unntak fra arkivplikten for virksomheter som har dokumentasjonskrav i henhold til andre særlover.
Vi viser også til NOU 2019: 5 Ny forvaltningslov der det legges til grunn at statsforetak, særlovsselskaper og interkommunale selskaper som regel ikke utøver offentlig myndighet. Dette er en myndighet som ligger til kommunene, og nødvendig dokumentasjon i slike saker vil dermed være arkivert i eierkommunene. Kommunalt eide bedrifter har også i liten grad ansvar for tjenester til enkeltpersoner på bakgrunn av lovfestede rettigheter.
Kommunalt eide revisjonsenheter og kontrollutvalgssekretariat, som ofte er organisert som interkommunale selskaper eller samvirkeforetak, utøver ikke offentlig myndighet, og vi mener dokumentasjonsplikten dermed ikke bør gjelde disse.
Vi vil også vise til regjeringens arbeid med å tilrettelegge og forenkle regelverk og offentlige tjenester for næringslivet. Slik tilrettelegging og forenkling bør også rettes mot kommunalt eide bedrifter, som i tillegg er bundet av regler private ikke er bundet av. På denne bakgrunn mener vi at dokumentasjonsplikt og arkivplikt bør vurderes i lys av alle regler kommunalt eide bedrifter er bundet av.
Norges Kommunerevisorforbunds medlemsbedrifter er sentrale aktører i den kommunale egenkontrollen, og er sitt samfunnsansvar bevisst. Det vil derfor være slik at de dokumenterer både sin daglige drift og selve yrkesutøvelsen. For revisjon er sistnevnte regulert i særlov. Det er også nær kontakt mellom selskapene og eierkommunene som ivaretar selskapsdokumentasjonen på en samfunnsansvarlig måte.
Vennlig hilsen
Norges Kommunerevisorforbund
Rune Tokle
daglig leder