Høringssvar fra Norges forskningsråd

Norges forskningsråds høringssvar til forslag om ny arkivlov

Vi viser til NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver som er sendt på offentlig høring.

Utredningen tar fatt i flere sentrale utfordringer innenfor dokumentasjonsforvaltning og arkiv samtidig som lovutkastet blikker fremover og tar høyde for å være tilpasset en digital forvaltning, noe som er meget positivt.

Lovutkastet åpner opp for en betydelig endring av arkivloven, og vi antar at det vil bli behov for flere utredninger fremover. Lovutkastet slik det foreligger nå er til tider veldig detaljert. Vi anbefaler å vurdere om lovteksten heller bør ha en mer overordnet og prinsipiell karakter, og om instrukser på mer spesifikke deler heller kan hjemles i forskrift. . Det bør også vurderes om lovutkastet i tilstrekkelig grad tar høyde for den teknologiske utviklingstakten, slik at loven ikke virker dempende på utviklingen i arkivfeltet..

Samtidig bør ikke arbeid med videre utredninger og bearbeidinger av lovutkastet slik det foreligger bli til hinder for en effektiv prosess for å modernisere lovverket for dokumentasjonsforvaltning innen offentlig sektor.

Kommentar til utvalgte deler av lovutkastet:

Virksomhetene pålegges dokumentasjonsplikter

Det er positivt med klare eksempler på hva en dokumentasjonsstrategi skal inneholde istedenfor dagens utbredte bruk av skjønn for hva som er å beregne som arkivverdig. Det er også positivt med den tilnærming og utvidelse av internkontroll som det legges opp til gjennom dokumentasjonsstrategien, noe som allerede finnes i dagens arkivforskrift. Dette er et verktøy som en virksomhets ledelse kan bruke for å effektivt kunne sette inn tiltak og styre ressursbruken for virksomhetens informasjonsforvaltning.

Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon

Det at virksomheten skal gi ansatte tilgang til verktøy for å ivareta dokumentasjonskravet på en automatisert måte er meget positivt. Bruken av e-post er svært utbredt og er et vanlig arbeidsverktøy for både intern og ekstern kommunikasjon med et stort potensiale i form av smidigere arkivering og økt dokumentfangst.

Journalføringsplikten i gjeldende arkivforskrift utgår

Det at utvalget foreslår at bestemmelsene om journalføring inntil videre hjemles i offentlighetsloven og at journalføringsplikten utgår fra gjeldende arkivforskrift er positivt. Dette åpner opp for at virksomheter kan tilpasse systemer og verktøy etter virksomhetens arbeidsprosesser og behov, og ikke tvinges inn i en spesifisert standard for å oppfylle et lovkrav.

Særlig om personopplysninger

Det som skisseres i lovutkastet gjelder allerede etter norsk lov, personopplysningsloven (GDPR). Man har i utredningen beskrevet personvernforordningen som tung, lite tilgjengelig og med et høyt nivå av abstraksjon. Tanken med utkastet til §22 og fremover innenfor tematikken personvern er derfor at det skal fungere som et rettspedagogisk verktøy for regulering av viktige praktiske spørsmål i relasjon til personopplysningsloven. Dette oppnår man dessverre ikke i lovutkastet slik det foreligger, da man kontinuerlig direkte henviser til personopplysningsloven uten å forenkle tematikken på en pedagogisk måte. Dette er derfor et punkt for videre bearbeiding og pedagogisk forenkling av rettspraksisen.

Generelle kommentar til lovutkastet:

Offentlige arkiv som omfattes av loven har allerede og vil i fremtiden ha økende betydning for forskning og innovasjon. Forskningsprosesser er i stadig økende grad datadrevne og basert på digitale prosesser og digitale objekter. Det er positivt at lovarbeidet legger vekt på digital og allmenn tilgang til arkivmateriale med tanke på forskning og innovasjon innenfor en rekke områder. I tillegg til å danne grunnlag for historisk forskning, er det viktig å se mulighetene som digitalisering gir og betydningen arkivmateriale kan ha for andre forskningsområder.

Arkivmateriale som omfattes av arkivloven vil, på samme måte som data og publikasjoner generert gjennom forskning, i sin tur være gjenstand for videre forskning. For forskningsdata generelt (det vil si data generert gjennom forskning) gjelder Forskningsrådets og EUs prinsipp at data skal være "så åpne som mulig, så lukket som nødvendig". Dette er uttrykt gjennom FAIR-prinsippene, som er et akronym for Findable, Accessible, Interoperable og Reusable. FAIR betyr at data og metadata skal være mulig å gjenfinne, sitere og søke opp, være mulige å få tilgang til i den grad dette er etisk og juridisk forsvarlig, være maskinlesbare og mulige å koble med andre data, og være av en teknisk og vitenskapelig kvalitet som gjør at de kan gjenbrukes. For forskningspublikasjoner er det krav både nasjonalt og i Forskningsrådet at artikler skal gjøres åpent tilgjengelige. Dette gjøres i stor grad gjennom bruk av åpne digitale arkiv ved forskningsinstitusjonene (ikke omfattet av loven).

Forskningsinstitusjonenes håndtering av forskningsdata og publikasjoner i dataarkiv og vitenarkiv er viktig for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av forskningsresultater og data. Dette vil utgjøre et viktig kildemateriale også for dokumentasjon av forskning, og er relevant for utvikling av arkivfaget som forskningsfag, og generelt for langtidslagringen av kunnskapsproduksjonen i Norge samt dokumentasjon av kunnskapsutviklingen.

Institusjoner i forskningssektoren og i ABM-sektoren har ansvar for ulike samlinger av historisk materiale med stor kulturhistorisk verdi, for eksempel språksamlinger. Slike samlinger er viktige for forskningsformål, og det ligger et stort potensiale for digital humanistisk forskning i dette materialet. Det er viktig at samlingene bevares for ettertiden og digitaliseres og tilgjengeliggjøres for videre forskning. Slike samlinger ligger ofte i grenseland mellom forskningsinfrastruktur og samlingsforvaltning. Det er store variasjoner når det gjelder institusjonenes ressurser og kompetanse til å forvalte disse samlingene. Det blir viktig at institusjoner i universitets- og høgskolesektoren og ABM-sektoren samarbeider godt om å forvalte disse samlingene og utvikle kompetanse for å forvalte og tilgjengeliggjøre viktig historisk materiale.

Utvalget tilrår at det etableres et eget forskningsprogram under Forskningsrådet, med henvisning til kunnskapsbehov om arkivsektoren og fremtidige utfordringer. Vi mener det er viktig at aktuelle departementer i dialog med Forskningsrådet vurderer hvordan slike kunnskapsbehov kan ivaretas. Dette kan for eksempel være innenfor pågående satsinger på forskning om fornyelse i offentlig sektor, samfunnssikkerhet, og demokratisk og effektiv styring, og kan knytte an til en økt satsing på kunnskap om digitalisering i offentlig og privat sektor.