Forsiden

Høringssvar fra Kontrollutvalget i Bergen kommune

Dato: 11.09.2020

Kontrollutvalget i Bergen, ved sekretariat og leder, vil med denne høringsuttalelsen støtte departementets forslag om utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte, og om adgang til fjernmøter og elektronisk signatur i interkommunale selskaper.

Vi har ingen særskilte merknader til forslaget om adgang til fjernmøter og elektronisk signatur i interkommunale selskaper, men vi vil benytte anledningen til å utdype vår støtte til forslaget om utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte i folkevalgte organer i kommunen:

Kontrollutvalget i Bergen mener at det er svært viktig å få gjeninnført muligheten til å avholde fjernmøter som vi hadde gjennom den midlertidige forskriften som gjaldt fra 13. mars til 1. august 2020. Det er viktig at denne lovgivningen iverksettes raskt. Dersom smittesituasjonen skulle tilsi at behovet fortsatt foreligger når det nærmer seg 1. juni 2021, bør den midlertidige loven også kunne forlenges, eventuelt vurderes gjort permanent.

Vi vil understreke viktigheten av at det legges til rette for at arbeidet som gjøres i folkevalgte organer ikke stopper opp, selv om koronapandemien skulle hindre fysiske møter i lengre tid fremover. Vi vil vise til at de strenge smittevernrådene medfører at det skal svært lite til for at en møtedeltaker bør melde forfall fra et fysisk møte. Som departementet skriver i høringsnotatet pkt 3.1 er det dessuten tilstrekkelig at bare ett medlem sitter i et annet lokale for at møtet defineres som et fjernmøte. Folkevalgte organer, noen mer enn andre, behandler stadig saker som enten skal behandles i lukket møte (jf. kommuneloven § 11-5 andre ledd) eller kan vedtas behandlet i lukket møte (jf. § 11-5 tredje ledd). Dersom slike saker ikke kan behandles i fjernmøte, vil dagens smittesituasjon, i hvert fall i Bergen, kunne medføre at det skal svært lite til før et folkevalgt organ ikke er beslutningsdyktig eller at møter/saker må utsettes.

Kontrollutvalget i Bergen har gode erfaringer fra lukkede fjernmøter våren 2020 og vi har behov for å kunne gjennomføre lukkede møter også i høst. Vi viser til det følgende:

Kontrollutvalgets kontrakt med regnskapsrevisor gikk ut 1.6.2020, og kontrollutvalget og bystyret i Bergen måtte derfor behandle sak om valg av ny regnskapsrevisor i vår, jf. kommuneloven § 24-1. Tilsvarende må sak om valg av ny forvaltningsrevisor behandles i høst av de samme folkevalgte organene, før någjeldende kontrakt går ut. Behandling av slike konkurransesaker er taushetsbelagt med hjemmel i forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2), og skal derfor behandles i lukket møte, jf. kommuneloven § 11-5 andre ledd. Med hjemmel i den dagjeldende midlertidige forskrift om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer for å begrense spredning av Covid-19, og ved hjelp av trygge og kvalitetssikrede tekniske løsninger, ble dette løst på en god måte i vår;

Bergen kommune har brukt store ressurser på å sikre at folkevalgte har teknisk utstyr og programvare til å kunne gjennomføre fjernmøter på en kvalitativ god måte (Teams). Folkevalgte og kommunalt ansatte har signert taushetserklæring. Møtearrangør har fulgt med på hvem som er logget på møtet som deltaker eller tilhører. Når møte skal lukkes, har den praktiske løsningen vært at møtearrangør har avsluttet det åpne fjernmøtet og kalt inn de godkjente møtedeltakerne til et nytt digitalt møte. Møteleder har presisert at ingen andre enn møtedeltakerne kan være i samme rom eller på annen måte skaffe seg kjennskap til det som fremkommer i det lukkede møtet.

Det bør også nevnes at det i flere år har vært tradisjon for at bystyrets møter har blitt streamet. TV-produksjonsselskapet som har hatt ansvar for sendingene fra bystyresalen, har velfungerende prosedyrer for å stanse sendingen når møtene lukkes. Etter at smittesituasjonen igjen tillot fysiske møter, har kontrollutvalget og de øvrige utvalgene avholdt sine møter i bystyresalen, med streaming tilsvarende som bystyremøtene.

Det kan også nevnes at enkelte andre kontrollutvalgssaker, typisk henvendelser fra privatpersoner, er aktuelle for behandling i lukket møte. Samme prosedyrer som nevnt over, vil da bli brukt.

Vårt poeng er at Bergen kommune med innføringen av streaming av møter i bystyresalen og innføringen av Teams som teknisk løsning for fjernmøter, etter kontrollutvalgets mening har foretatt en tilstrekkelig god risikovurdering av muligheten for at lyd/bilde fra lukkede (fjern-)møter kan komme på avveie. Det er videre innført prosedyrer som vi mener er enkle for møtearrangører og -deltakere å følge når fjernmøter må lukkes.

Til slutt vil vi påpeke på at den foreslåtte lovteksten § 1 (på siste side av høringsnotatet) nå lyder slik:

«Utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte

Folkevalgte organer kan gjennomføre møter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.»

Vi foreslår at departementet retter ordlyden i § 1 til: «Utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte

Folkevalgte organer kan gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.»

Vennlig hilsen

Henning Warloe, leder av kontrollutvalget i Bergen kommune

Eli M. Velle, leder, sekretariat for kontrollutvalget

Hilde Rasmussen Nilsen, rådgiver, sekretariat for kontrollutvalget