Vi viser til tilsendt høringsbrev og medfølgende rapport og takker for muligheten til å gi innspill i prosessen.

I rapporten fremheves det at «Et fragmentert og uoversiktlig administrativt apparat er vanskelig og ressurskrevende å styre. En bedre organisering vil legge til rette for bedre resultater og mer effektiv ressursbruk.» Vi har stor forståelse for at departementet har behov for å samle virksomheter i støtteapparatet i færre enheter, og vi applauderer tanken om alltid å strebe mot best mulig resultater og effektiv bruk av ressurser. Nedenfor gir vi våre innspill til hvordan dette kan oppnås med best mulig effekt.

Høringsuttalelsen fra CRIStin fokuserer på følgende områder:

• CRIStins tjenester
• CRIStins samarbeidspartnere
• Valg av organisasjonsform
• Brukerinvolvering i styring av virksomhetenes tjenester
• Samorganisering kontra samarbeid mellom virksomheter
• Mulig fremtidig utvikling og organisering av CRIStins tjenester

CRIStins tjenester

CRIStins tjenester er i hovedsak korrekt - om enn rudimentært - beskrevet i rapporten, men vi mener at CRIStins tilknytning til forskningen og til det å betjene tre sektorer er gitt for liten vekt. CRIStin er plassert inn under overskriften «høyere utdanning», men samtlige av CRIStins tjenester er rettet direkte mot forskning, og ingen av dem er knyttet til undervisning. Samtlige av CRIStins tjenester tilbys både UH-sektoren, helsesektoren og instituttsektoren, og innen videreutvikling av CRIStin-systemet er det faktisk helsesektoren som har vært den klart mest aktive brukergruppen de siste årene.

I rapporten listes typiske forvaltningsoppgaver:

• Iverksette vedtatt politikk
• Rådgivning til departement/innspill til politikkutforming
• Kompetanseorgan for sektoren
• Gi råd, veiledning og informasjon til utøvende enheter i sektoren, forvaltningen ellers og befolkningen generelt
• Forvaltning av regelverk
• Forvaltning av tilskudd
• Tilsyn

CRIStin utfører i dag større eller mindre oppgaver innenfor alle disse områdene med unntak av tilsynsvirksomhet. Både CRIStin som organisasjon og Norge som nasjon har etablert seg med et sterkt internasjonalt ry for å ligge langt fremme i utviklingen. Etableringen av et nasjonalt CRIS (Current Research Information System) med kobling både til institusjonelle vitenarkiver og til andre organisasjoner forenkler forskernes utførelse av pålagte administrative oppgaver og gir oversikt over forskningsaktivitet på alle nivåer fra enkeltforskere til departement. Som eksempel kan nevnes at CRIStin ble valgt som ett av en håndfull case studies når UK nå skal se på gode eksempler i sin prosess med å vurdere etablering av en nasjonal infrastruktur for forskningsinformasjon.

På området åpen tilgang og forhandling av avtaler for tilgang til elektronisk forskningslitteratur har CRIStin blitt invitert inn som partner i to sentrale EU-prosjekter, og vi er med i en gruppe av nasjoner og institusjoner som går i front for transformasjon av abonnementsbaserte tidsskrifter til åpen tilgang.

CRIStin brukes som faglige rådgivere både for institusjonene og departementene, og vi leverer data til beslutningsprosesser til de samme stedene. Vi har også ved flere anledninger fungert som koordinatorer og bestillere av tjenester for forskningsinstitusjonene. Dette var blant annet tilfelle ved etablering av tilbud hos BIBSYS om vitenarkiv for forskningsinstituttene, og vi er i ferd med å avslutte oppgaven med å være bestiller på vegne av REK og de Regionale helseforetakene av ny versjon av søknads- og saksbehandlingsportalen SPREK for integrasjon med CRIStin.

CRIStins samarbeidspartnere

Den organisasjonen vi samarbeider med på flest områder er uten sammenligning Norges Forskningsråd. Her er det etablert jevnlig dialog og lagt felles planer på en rekke områder. Noen eksempler er åpen tilgang til både publikasjoner og datasett, oversikt over forskningsdata, oversikt over forskningsinfrastruktur, styringsdata, integrasjon med og gjenbruk av data fra CRIStin-systemet i rapportering og i søknadsprosesser og nå nylig om bruk av CRIStin-systemet i evaluering av forskningsmiljøer.

Innen departementet har CRIStin de siste årene hatt like mye kontakt med forskningsavdelingen som med UH-avdelingen, og i Helse- og omsorgsdepartementet er det forskningsavdelingen som er CRIStins kontaktpunkt.

Av andre samarbeidspartnere er følgende sentrale:

• BIBSYS gjennom gjenbruk i CRIStin av data fra biblioteksystemet, og ved at elektronisk forskningslitteratur som CRIStin forhandler avtaler for gjøres tilgjengelig for forskerne via det samme systemet. Det er også etablert kobling mellom CRIStin og de institusjonelle vitenarkivene i BIBSYS Brage og med kobling fra åpne publikasjoner i arkivene tilbake til CRIStins tjeneste NORA (Norwegian Open Research Archive).
• FSAT gjennom kjøp av utviklingstjenester for CRIStin-systemet og tilliggende systemer. Etter at Samordnet opptak ble samlokalisert med resten av FSAT og med CRIStin, har vi også oppdaget flere felles kompetanseområder knyttet til funksjonen som bestillere av egenutviklede IT-systemer.
• NSD gjennom NVI-rapporteringen, der vi baserer oss på NSDs kanalregister, og der NSD/DBH er rapporteringsinstans for UH-sektoren. Vi har i det siste også innledet diskusjoner om integrasjon mellom CRIStin-systemet og NSDs planlagte nye portal for personvernombudstjenesten. Det er også aktuelt med samarbeid knyttet til registrering i CRIStin av metadata om forskningsdata, og daglig leder i CRIStin deltar i referansegruppe for Nord-i-prosjektet.
• UHR gjennom samarbeidet med Nasjonalt Publiseringsutvalg. CRIStin har også kontakt med flere av de andre utvalgene i UHR, men da i funksjonen som interesseorgan for UH-institusjonene som brukere av CRIStins tjenester. Denne siste kontakten tilsvarer den kontakten vi har med RHFenes strategigruppe for forskning som interesseorgan for helsesektoren og Forskningsinstituttenes fellesarena for instituttsektoren.

Valg av organisasjonsform

CRIStins styre mener det bør gjøres en grundigere jobb med å vurdere innholdet i tjenestene i de berørte organisasjonene før man beslutter organisasjonsform. De ulike tjenestene har til dels svært ulik innretning, og ikke alle oppgavene vil egne seg for samme organisering.

I rapporten sies det at organisasjonsformen §1.4.4-tiltak bare bør benyttes som «en pragmatisk, fleksibel og effektiv måte å håndtere et kortsiktig administrativt eller teknisk behov».

For CRIStins del har vi vært svært fornøyd med organiseringen som §1.4.4-tiltak, og vi er kjent med at både FSAT og BIBSYS er av samme oppfatning. Vi ser at delingen mellom et styre med faglig ansvar og en vertsinstitusjon som leverer administrative tjenester gir utfordringer, men vi mener disse langt oppveies av fordelene. Vi har også ved flere anledninger vært i diskusjoner der nettopp dette delte ansvaret har vært tema. I disse situasjonene har vi alltid kommet til enighet og har samarbeidet godt med vertsinstitusjonen om å avklare ansvaret.

Den nære tilknytningen til vertsinstitusjonen har gitt oss tydelig brukerfokus, mer effektiv drift og også kvalitativt bedre drift. Organisasjonsformen har gjort at CRIStin har kunnet holdes som en meget slank organisasjon, og vi kan trekke på et administrativt miljø med kompetanse på områder vi aldri ville hatt mulighet til å holde oss med selv. Vi sparer også betydelige beløp på anskaffelse av infrastruktur, og funksjonen med import av bibliografiske data ville aldri hatt samme kvalitet uten den tilgangen til forskningspublikasjoner vi har via UiO sine abonnementer. Skulle vi kjøpt tilgang til den sammen mengden tidsskrifter selv, ville kostnaden vært betydelig. Den juridiske tilknytningen til en stor institusjon som UiO gjør også CRIStin til en mer attraktiv arbeidsgiver.

Brukerinvolvering i styring av virksomhetenes tjenester

Tjenestene i de ulike organisasjonene som omtales i rapporten har i all hovedsak oppstått som resultat av behov i sektoren – ikke på initiativ fra departementet. CRIStins styre mener det er helt essensielt at den sterke brukerstyringen som er knyttet til mange av tjenestene i dag, videreføres.

For CRIStins del er det spesielt viktig at helse- og instituttsektoren sikres fortsatt deltakelse i styring av våre tjenester.

De tjenestene som omtales er av svært ulik natur. Vi ser en risiko for at det å etablere én stor organisasjon som skal levere alt og som ikke lenger har styrer med sterk brukerrepresentasjon, gjør at man får redusert fokus på brukernes behov. Resultatet vil lett bli at kvaliteten på tjenestene blir dårligere heller enn bedre.

Samorganisering kontra samarbeid mellom virksomheter

I rapporten sies det at det i dag er for lite samarbeid og oppgaveløsning på tvers av virksomheter og sektorer. Dette brukes som ett av argumentene for å samle mange virksomheter til én. Vi mener dette bare er delvis riktig. Innenfor de tjenestene som flere av virksomhetene (deriblant CRIStin, FSAT og BIBSYS) leverer, får Norge stor internasjonal oppmerksomhet nettopp for forskningsinstitusjonenes evne til å samarbeide om utvikling av felles tjenester, og vi mener institusjonene har vist stor evne gjennom årene til nettopp å samarbeide om slike funksjoner. Våren 2013 etablerte BIBSYS, Uninett, CRIStin, FS og NSD det såkalte Samhandlingsforum. Målsettingen med forumet har delvis vært å identifisere områder der vi bør standardisere begrepsapparat eller arbeidsprosesser for å kunne samhandle bedre og delvis å sikre at vi til sammen og med minst mulig overlapp dekker de tjenester brukerinstitusjonene har behov for.

Det synes fornuftig både ut fra styringshensyn og for å sikre helhetlige tjenester å redusere antall virksomheter. Vi mener imidlertid de eksisterende virksomhetene i stor grad har vist evne til nettopp å samhandle, standardisere og samordne, og vi tror en fortsatt fordeling av oppgaver på mer enn én virksomhet vil være mest hensiktsmessig.

Mulig fremtidig utvikling og organisering av CRIStins tjenester

Vi mener CRIStin er godt kompetansemessig rigget for å påta seg flere oppgaver innen forskningsadministrasjon og forskningsstøtte. Aktuelle områder kan være oppgaver knyttet til den planlagte nasjonale infrastruktur for bibliometri, flere oppgaver knyttet til åpen tilgang og videreutvikling av oppgaver innen innsamling, gjenbruk og sammenstilling/analyse av informasjon. Skulle beslutningen i departementet bli at flere sekretariatsoppgaver skal flyttes ut av UHR, mener vi sekretariatsfunksjonen for Nasjonalt publiseringsutvalg bør legges til CRIStin.

Når det gjelder samorganisering ville CRIStins førstevalg være en samlet organisasjon for oppgaver knyttet til forskning og med spesiell fokus på å betjene alle tre sektorer. Vi ser for eksempel klare gevinster i et tettere samarbeid med flere tjenester i BIBSYS og enkelte tjenester i NSD. På kort sikt ser vi det imidlertid ikke mulig å samle slike oppgaver i tilstrekkelig omfang til å utgjøre en stor nok enhet.

Sekundært er vårt forslag at CRIStin i første omgang samorganiseres med FSAT. Dette vil gi gevinster raskt, men også klare utfordringer. Utfordringene vil være å sikre at ikke forskningen drukner i studieadministrasjonen (som vil utgjøre den klart største delen av en samlet organisasjon) og at ikke helse- og instituttsektorene blir nedprioritert til fordel for UH-sektoren. Dette mener vi det er mulig å legge til rette for ved å gi forskningen et tydelig organisatorisk uttrykk og ved å sikre styringsstrukturer som gir helse- og instituttsektorene den nødvendige påvirkningen. Gevinstene vil i første rekke være mer fleksibel tilgang til utviklingsressurser i videreutviklingen av CRIStin-systemet og faglig samarbeid på flere andre områder knyttet til bestillerrollen for IT-systemer. På lengre sikt kan man tenkes å hente ut gevinster ved at FSAT og CRIStin har forskere og doktorgradsstipendiater som felles brukergrupper.

Gitt den fokus både styret og Kunnskapsdepartementet har på ferdigstilling av ny versjon av CRIStin-systemet, mener vi gevinstene bør veie tyngst. Styret har derfor bedt daglig leder videreføre dialogen med FSAT om en mulig samorganisering.

Med hilsen

Curt Rice (signatur)                                    
Styreleder                                                                 

Katrine Weisteen Bjerde
Daglig leder

Kopi: Helse- og omsorgsdepartementet