Vi viser til Kunnskapsdepartementets brev av 11. januar 2016, der det bes om kommentarer til rapporten Kunnskapssektoren sett utenfra som ble avgitt til Kunnskapsdepartementet (KD) den 6. januar 2016.

Mandatet som ligger til grunn for rapporten synes hensiktsmessig og nødvendig med utgangspunkt i den situasjonsbeskrivelsen som er gitt i rapportens kap. 2 og 3. Med grunnlag i at BIBSYS har en organisasjonsform som er direkte omtalt i rapporten, er det interessant å se at mandatet spesifikt ber gruppen vurdere … organiseringen av kunnskapssektoren utenfor departementet, inkl. hvilke typer oppgaver, funksjoner og tjenester som bør løses av felles enheter. Gruppen skal primært vurdere og drøfte hvilke prinsipper og kriterier som skal ligge til grunn for organiseringen.

BIBSYS har i hovedsak valgt å gi tilbakemelding på de deler av rapporten som omhandler Tjenesteleverandører, herunder aksjeselskaper og 1.4-4 organisasjoner. Dette er direkte relatert til den delen av mandatet som er vist i kursiv ovenfor. Rapportens anbefalinger må ses i forhold til allerede pågående prosesser som har sitt grunnlag i Strukturmeldingen og den KD-oppnevnte arbeidsgruppen for IKT-strategi og helhetlige sektorløsninger.

Til kap. 3

Beskrivelsene som er gitt av de forskjellige virksomhetene i kap. 3 er kortfattede og overordnede, men synes i hovedsak å være dekkende. For å vurdere de prinsipper og kriterier som skal ligge til grunn for organiseringen antas beskrivelsene å være dekkende. Som grunnlag for å vurdere organisering, inkludert hvilke oppgaver, funksjoner og tjenester som bør løses av felles enheter, er beskrivelsene imidlertid mindre egnet i det de mangler brukerperspektivet.

Rapportens pkt. 3.4.2.5 omtaler BIBSYS, en virksomhet basert på en grunnleggende ide om at det er hensiktsmessig å samarbeide om felles tilgang til- og deling av data. I fortsettelsen av dette er det kontinuerlig utviklet løsninger og prosesser i regi av Biblioteksystem-konsortiet som ivaretar det opprinnelige behovet og nye oppdukkende behov. Særlig har nye tjenesteområder rettet oppmerksomheten mot deling av forskningsdata og digitale læringsressurser.

Kjernen i BIBSYS’ virksomhet er fremdeles samarbeidskonsortier, der biblioteksystem-samarbeidet er det største og viktigste. Gjennom godt etablerte samarbeidsmodeller har brukerinstitusjonene direkte innflytelse på hvilke løsninger de har tilgjengelig til sitt bruk og hvordan disse skal utvikles videre. En slik modell legger til rette for brukernærhet og løpende dialog med beslutningstakere hos brukerinstitusjonene.

Til kap. 4

Vurderingskriteriene for organisering av kunnskapssektoren, slik disse er referert i kap. 4.2, synes å være egnet som et teoretisk grunnlag. Kap. 4.3 adresserer en rekke problem­stillinger. Felles for alle er et overordnet syn, uten at det er satt i sammenheng med brukerinstitusjonenes behov for tjenester.

Flere av aksjeselskapene og 1.4-4 organisasjonene som er tjenesteleverandører for universitet og høyskoler har over tid utviklet sin virksomhet ut over de oppgavene de historisk har utført. Det er både en naturlig reaksjon på den generelle samfunnsmessige- og teknologiske utvikling sett i sammenheng med brukerinstitusjonenes og den enkelte brukerinstitusjons behov. Når dette i flere sammenhenger synes å ha skjedd uten en overordnet samordning mellom organisasjonene eller bevisst styring fra KDs side, har det i noen grad resultert i uklarheter om hvilke tjenesteleverandører som leverer hva, sett fra brukernes side. Flere universitet og høyskoler har gitt til kjenne synspunkter som underbygger dette.

Det er således forståelig når rapporten i pkt. 4.3.1 hevder at det er for mange og for små virksomheter og i pkt. 4.3.2 peker på uklar ansvarsfordeling mellom underliggende virksomheter. Når rapporten behandler dette området videre[1], synes det imidlertid som at den i begrenset omfang tar høyde for at teknologisk utvikling og digitalisering av tjenester vil muliggjøre nye måter å levere eksisterende og nye tjenester på. Dette kan påvirke hvordan- og hvilke tjenester som bør leveres/tilbys, på hvilken måte og av hvem.

Rapporten foreslår å redusere antallet eller fjerne 1.4-4 organisasjoner og separate styrer for den enkelte virksomhet. BIBSYS er en av flere virksomheter organisert som et 1.4-4 organ, med NTNU som vertskapsinstitusjon. Relasjonen til NTNU fungerer svært godt og gjennom avtale om bistand benytter BIBSYS administrative tjenester fra NTNU, noe som er en effektiv og rasjonell ordning. BIBSYS styre oppleves å ha en hensiktsmessig sammensetning med kompetanse på strategisk styring av virksomheten i et UH-perspektiv, samtidig som det har spesifikk kompetanse fra forskningsbibliotek, Nasjonalbiblioteket og leveranser av digitale tjenester generelt. For BIBSYS og våre brukerinstitusjoner har denne organisasjonsmodellen ikke lagt begrensninger på virksomheten. Organisasjonens nærhet til brukerne, en hensiktsmessig størrelse og langt utviklet fleksibilitet har gjort at brukerinstitusjonene opplever en brukernær virksomhet.

Til kap. 5

Omtalen av IKT i kap. 5 er overordnet og tar i hovedsak et systemperspektiv. Den generelle utviklingen er at tjenesteleveranser, da i særdeleshet digitale tjenester, har økende grad av oppmerksomhet. Tjenestene er ofte svært spesialiserte og de fleste av dagens 1.4-4 organisasjoner i UH-sektoren har over tid utviklet et bredt og kvalitativt godt tjenestespekter på samme måte som aksjeselskapene NSD og Uninett.

Når rapporten i tråd med omtalen under avsnitt 5.3.4 mener at like og tilgrensende oppgaver i størst mulig grad bør samles i ett organ per sektor for å legge til rette for samordning og unngå dobbeltbehandling, kan dette være riktig. Det er imidlertid en svært stor spredning i organisasjonenes virksomhet og brukergrupper.

En bred samling risikerer å utvanne den kompetansen dagens organisasjoner har tilegnet seg over lang tid, ofte i nære relasjoner med sine respektive brukerorganisasjoner.

Rapporten sier videre at å samle like oppgaver eller oppgaver i samme sektor i større enheter som får et mer helhetlig ansvar innen sitt avgrensede område, vil kunne bidra til mer effektivitet. Nå en ser hvilke 1.4-4 organisasjoner og aksjeselskaper som er foreslått samlet, er det tydelig at flere av disse har svært forskjellig virksomhet og brukermiljøer sammenlignet med de øvrige. Utvalgets vurderinger i pkt. 5.4.1.2 og forslag slik det fremkommer i rapportens pkt. 5.4.5 om samling av virksomheter i et felles forvaltningsorgan synes mer basert på prinsipper om styring enn hensiktsmessig ivaretagelse av brukernes behov. Den største bekymringen med store enheter er at de raskt kan miste den nære og svært viktige brukerrelasjonen som er nødvendig for å levere spesialiserte tjenester. Det er behov for bedre samordning og bedre styring.

De nevnte virksomhetene har i dag egne styrer, oppnevnt av KD. Rapporten omtaler styrer flere steder og foreslår at Bare virksomheter som har særskilt behov for faglig eller økonomisk uavhengighet, eller som har særskilt behov for den tilleggskompetansen og kontroll et styre kan gi, bør ha styre. Dette synes som en hensiktsmessig løsning, men det er samtidig viktig å være klar over at bredden og kompleksiteten i tjenesteleveranser er stor, slik at det nok vil være hensiktsmessig med en form for faglige råd/brukerrepresentasjon som kan ivareta behovet for direkte brukerrelatert kompetanse.

Oppsummering

Utvalget foreslår at det etableres et sentralt forvaltningsorgan for universitets- og høyskolesektoren der blant annet BIBSYS sammen med de øvrige 1.4-4 organisasjonene og flere andre virksomheter bør inngå. En slik sammenslåing vil forenkle KD sin styring av virksomhetene. Det er imidlertid ikke like innlysende at dette vil gi bedre kvalitet, større brukernærhet samt mer effektive og rasjonelle tjenester for institusjonene og deres brukere.

BIBSYS har forståelse for argumentene om samling av institusjoner. Forslaget slik det foreligger tar utgangspunkt i prinsipper og kriterier men behandler ikke organisasjonenes faglige virksomhet og brukernes behov.

De omtalte organisasjonene har delvis nært beslektede oppgaver og yter tjenester som grenser mot hverandre, men i liten grad overlapper. Organisering av de tjenesteytende virksomhetene bør i stor grad basere seg på brukerinstitusjonenes fremtidige behov.

[1] Rapportens pkt. 4.3.2 – side 52