Høringssvar fra Orgbrain AS

Dato: 12.02.2021

Høringssvar fra Orgbrain AS

Høringsvar fra Orgbrain AS vedrørende forslag til nye regler om gjennomføring av møter i foretakslovgivningen.

Nedenfor finner dere Orgbrain sine kommentarer til forslagene i høringsnotatet. Våre kommentarer gjelder direkte for aksjelovene, men også for øvrige selskapsformer så langt de passer.

Innledning

Orgbrain synes det er veldig positivt at departementet legger frem forslag om å innføre permanente ordninger for å benytte moderne teknologi til å behandle og vedta saker, uten å avholde et fysiske møte.

Fysiske selskapsmøter har lenge hatt en spesiell status i foretakslovgivningen, der utgangspunkt er at saker bør behandles i et fysisk møte hvor alle møtedeltakerne er samlet i samme rom. Vi viser her til omtalen av hensynene bak krav til fysisk styremøte i aksjelovgivningen i Ot.prp. nr. 23 (1996-97) punkt 6.4.4.4, hvor det står:

«Også i forhold til styrevedtak er Justisdepartementets prinsipielle syn at det er av verdi i seg selv at vedtak treffes etter en åpen dialog i et møte hvor styremedlemmene er fysisk til stede. En slik behandlingsmåte gir blant annet styrets leder og selskapets administrasjon mulighet til presiseringer og informasjon om den aktuelle saken.»

At det er viktig med åpen dialog der alle deltakerne enkelt kan kommunisere er det lett å være enig i, men etter at dette prinsipielle synet opprinnelig ble uttrykt, har kommunikasjonsformen i samfunnet endret seg, og det har kommet flere nye teknologiske løsninger, som gjør at andre møteformer også oppfyller de bakenforliggende kriteriene på en tilfredsstillende måte. Tiden er derfor moden for å gjøre lovgivningen teknologinøytral ved å likestille fysiske og digitale møter.

Det finnes i dag en rekke digitale styre- og generalforsamlingsportaler, som er kostnadseffektive, sikre og bærekraftige, og som forenkler beslutningsprosesser i selskapets styrende organer og kommunikasjon mellom møtedeltakere, aksjonærer og andre. Ved hjelp av videokonferanseløsninger, tekstbaserte kortmeldinger («chat») og avstemmingsmuligheter, er det nå enklere enn noen gang å ha en åpen dialog der møtedeltakerne har mulighet til å forespørre og utveksle utfyllende informasjon om sakene.

I midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19, ble det gjort en del grep som gir foretakene økt fleksibilitet i selskapsstyringen. Nærings- og fiskeridepartementet har også i forbindelse med modernisering og forenkling av aksjelovgivningen mv. startet et arbeid med endringer, som skal redusere de økonomiske og administrative byrdene for næringslivet. En naturlig del av en slik modernisering og forenkling vil være å fjerne lovens utgangspunkt om at saksbehandling i foretakets organer skal skje gjennom fysiske møter, og i stedet oppfordre til større bruk av digitale løsninger. I tillegg til at gjennomføring av møter digitalt vil gi foretakene mer fleksibilitet knyttet til selskapsstyringen og gjøre det enklere og tidsbesparende for den enkelte deltaker, vil redusert reise-/møtevirksomhet være et positivt bidrag til både klima og den generelle smittespredningen, som vi særlig har opplevd under koronaepidemien.

Erfaringer etter korona

Som leverandør av digitalt verktøy for å avholde styremøter og generalforsamlinger, har Orgbrain gjennom covid-19-utbruddet vært involvert i gjennomføring av en rekke digitale møter. Møtene har vært fullintegrert med video, chat, digital avstemming, digital signering og digital lagring. Møtene har i all hovedsak foregått uten problemer, både med tanke på det tekniske og det praktiske.

Vi har mottatt tilbakemeldinger om bedre deltakelse på generalforsamlinger og årsmøter da det ble mulig å delta digitalt. Det gjelder særlig for aksjonærer/møtedeltakere som har lang reisevei. Det betyr at digitale møter også er et tiltak som understøtter samarbeid ut over lokalområdet og bosetting i distriktene. Det reduserte reisebehovet har en direkte og effektiv klimaeffekt. Møtedeltakerne sparer reisetid, noe som øker effektiviteten i næringslivet (for møter på dagtid), og gir mer tid til familien og den oppvoksende slekt (for møter på kveldstid).

En positiv bieffekt av koronaperioden har vært at alt fra skoleelever til styremedlemmer har blitt vant til videokonferanser og tilhørende systemer på rekordtid. Terskelen for å ta i bruk digitale verktøy har dermed blitt permanent lavere. Mange vil ønske og forvente å kunne delta digitalt på møter i en fremtid uten korona. Orgbrain har integrert portalen mot de fleste videoløsninger som bla. Teams, Zoom og Whereby.

Kostnadene for bruk av vår styre- og generalforsamlingsportal har ingen av våre brukere reagert på. Den ligger på et par tusen kroner i året for mindre selskaper, og noe høyere for selskaper med høy omsetning. Det koster ikke noe ekstra for aksjonærer/eiere å benytte seg av portalen ved deltagelse på generalforsamlinger/årsmøter. Med tanke på sparte kostnader i form av reduserte utgifter til reise, bevertning, papir, porto mv, vil det for mange virksomheter medføre en reduksjon i kostnadene å gå til anskaffelse av en løsning som åpner for digital avholdelse av selskapsmøter.

Spørsmål der departementet særskilt ber om innspill på

Spørsmål 1 (punkt 3.6.2)

Er det behov for å videreføre styremedlemmers rett til å delta ved elektroniske hjelpemidler i møter som styreleder har bestemt at skal gjennomføres med personlig fremmøte?

Svar: Ja, vi mener at styreleder ikke bør ha myndighet til å kunne kreve personlig fremmøte dersom det er styremedlemmer, som av praktiske årsaker, ønsker å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Dette under forutsetning av at styremedlemmene kan delta elektronisk på en betryggende måte (lyd-/videokvalitet).

I løpet av de siste årene, med den teknologi som er blitt tilgjengelig, har det blitt langt mindre viktig at styremedlemmene møtes ansikt til ansikt, herunder ved drøftelser av saker med sensitiv karakter. Erfaringene under koronaepidemien har vist at også saker av sensitiv karakter kan behandles på en god og sikker måte gjennom elektroniske møter.

Vi mener det er viktigere at vi har en lovgivning, som gjør det enklere for styremedlemmene å kunne delta på styremøter ved sykdom (for eksempel smittsomme sykdommer som ved covid-19), ved lang fysisk avstand (eksempel ved ferie eller annen utenlandsopphold) og ved ulike familiesituasjoner (småbarnsforeldre mm). Dette vil også gjøre det enklere for styremedlemmer å ta på seg styreverv i et annet geografisk område enn det de normalt har tilhørighet til, noe som kan bidra til mer mangfold og bedre styresammensetning.

Spørsmål 2 (punkt 3.6.3)

Bør alternativ 1 eller alternativ 2 for ordinær gjennomføring av generalforsamling og årsmøte foreslås?

Svar: Vi mener at alternativ 2, som gir styret kompetanse til å beslutte elektronisk generalforsamling, når det anses forsvarlig, er mest hensiktsmessig for å sikre en større fleksibilitet i selskapsstyringen. Dette medfører også en forenkling av regelverket, da selskapet ikke trenger å gå omveier via vedtekter. Dersom det skulle være selskapsspesifikke forhold som tilsier at eierne ønsker å begrense styrets handlingsrom, kan dette gjøres gjennom vedtektene.

Spørsmål 3 (punkt 3.6.3)

Er det grunn til å skille mellom ulike foretaksformer i reguleringen, særlig om det er grunn til å være mer restriktiv med å tillate elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper?

Svar: Allmennaksjeselskaper vil ofte ha mange eiere som er spredt utover et stort geografisk område. Det betyr at det vil være et stort behov for allmennaksjeselskap å kunne gjennomføre elektronisk generalforsamling. Dette for å sikre tilfredsstillende deltagelse, og dermed et bedre aksjonærdemokrati.

Allmennaksjeselskaper vil i tillegg ofte ha større ressurser til å anskaffe seg en profesjonell styre- og generalforsamlingsportal, med den funksjonalitet som må til for å ivareta aksjeeierne sine interesser på en god måte.

Vi mener generelt at lovgivningen bør være mest mulig lik på tvers av selskapsformer med mindre det er tungtveiende grunner til å gjøre forskjell. Dette gir blant annet næringslivsaktørene bedre forutsetning for å involvere seg i virksomheter på tvers av selskapsformer.

Vi er dermed av den oppfatning at det ikke er grunn til å være mer restriktive knyttet til elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper.

Spørsmål 4 (punkt 3.6.3)

Bør det innføres en adgang for et mindretall til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker ved møter uten personlig fremmøte?

Svar: Nei. Dette vil kunne “trigge” en rekke ubegrunnede omkamper og utsettelse, i saker som et mindretall ikke støtter, og dermed gi en økt risiko ved avholdelse av elektroniske møter. Dersom mindretallet mener at urett er begått, har de alltids mulighet til å reise søksmål.

Spørsmål 5 (punkt 3.6.3)

Hvilke vurderinger bør legges til grunn for forsvarlighetskravet, slik at rettigheter og plikter best kan ivaretas, og særlig i foretak med mange eiere eller medlemmer?

Svar: Styret må i forkant foreta en vurdering av forsvarlighetskravet som skal dokumenteres i protokoll. Her er eiernes og medlemmenes mulighet til å ivareta sine rettigheter – herunder mulighet til på egnet måte å kunne stille spørsmål, og få svar på disse – sentralt. Et annet viktig moment er at stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte ved elektronisk generalforsamling. Her bør det stilles krav til at det ved kontroll skal kunne hentes ut dokumentasjon på hver enkelt stemme som er avgitt, inkludert tidspunkt, betryggende identifisering på hvem som har avgitt stemme, og hvordan stemmen er avgitt (via fullmakt, via digital portal osv).

Spørsmål 6 (punkt 3.6.3)

Vil aksjelovens bestemmelser sammenholdt med det foreslåtte kravet til «forsvarlighet» ivareta eiernes rettigheter og forhindre misbruk av reglene, eller er det behov for ytterligere reguleringer?

Svar: Vi mener at aksjelovens bestemmelser, sammenholdt med det foreslåtte kravet til «forsvarlighet», ivaretar eiernes rettigheter og forhindrer misbruk av reglene. For mange nye reguleringer vil fort kunne medføre et for rigid regelverk, som vil «skremme» mange virksomheter fra å gjennomføre elektroniske møter der det er fullt forsvarlig.

Spørsmål 7 (punkt 3.6.3)

Vil en endring i kravet om at saken skal forelegges revisor, kunne føre til økt bruk av reglene om forenklet generalforsamling?

Svar: Ja, vi er av den oppfatning at bortfall av et slikt krav vil kunne føre til økt bruk av reglene om forenklet generalforsamling.

Spørsmål 8 (punkt 3.6.3)

Bør daglig leder og revisor ha rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte?

Svar: Vi støtter departementets vurdering om at daglig leders og revisors rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlinger i fysisk møte bør oppheves.

Spørsmål 9 (punkt 3.6.3)

Bør det innføres en regel om at forhåndsstemmer kan benyttes også der det ikke er vedtektsfestet?

Svar: Ja. Styrets flertall bør ha myndighet til å bestemme dette der det anses hensiktsmessig og forsvarlig. Økt bruk av forhåndsstemme vil føre til økt aksjonærdemokrati, da flere vil avlegge stemme. Det vil medføre en betydelig forenkling om selskapene ikke må ha en omvei via vedtektene for å benytte seg av forhåndsstemming.

Spørsmål 10 (punkt 3.6.4)

Bør reglene for selskapsmøtet i større grad harmoniseres med reglene i aksjelovene?

Svar: Ja. Vi mener at lovgivningen bør være mest mulig harmonisert på tvers av selskapsformer. Dette gir blant annet næringslivsaktørene bedre forutsetning til å involvere seg i virksomheter på tvers av selskapsformer.

Med unntak av de innspill som vi har tatt inn under “Svar på spørsmål der departementet særskilt ber om innspill”, støtter Orgbrain Nærings- og fiskeridepartementet sitt forslag til endringene i foretakslovgivningen.

Med vennlig hilsen

Orgbrain AS

Jan Eigil Rydningen

Daglig leder

jan.eigil.rydningen@orgbrain.ai

Mobil: +47 901 81 040