Høringssvar fra KS

Dato: 12.02.2021

Høring – oppfølging av midlertidig lov – endringer i IKS-loven om fjernmøter og elektronisk signering.

Høringssvar fra KS:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har sendt på høring et forslag om å gi representantskapet, styret og avviklingsstyret i interkommunale selskaper mulighet for å ha fjernmøter samt signere møteprotokoller ved bruk av elektronisk signatur.

Innføre adgang til å ha fjernmøter i IKS-ene

Interkommunale selskap har adgang til dette i dag som følge av en midlertidig lov med unntak fra blant annet IKS-loven gitt som følge av covid-19. Den midlertidige loven oppheves 1. juni 2021, og departementet foreslår å videreføre disse unntakene som en varig løsning. Det kan nevnes at departementet i en tolkningsuttalelse har åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men ikke innfortolket samme åpning for representantskapet.

I kommuneloven fra 2018 ble adgangen til å ha fjernmøter vesentlig utvidet, og det er gode grunner for at organene i interkommunale selskaper bør ha samme mulighet som kommunene og interkommunale samarbeid organisert etter bestemmelsene i kommuneloven.

Det fremgår ikke klart av høringsnotatet om fjernmøter etter forslaget er likestilt med fysiske møter. Etter kommuneloven er fysiske møter hvor representantene sitter samlet i et møterom hovedregelen, men at kommuneloven åpner for at kommunestyret eller fylkestinget gis anledning til å vedta at slike møter kan holdes som fjernmøter. KS mener at dette også bør være hovedregelen i IKS-loven. KS støtter forslaget, men ber departementet synliggjøre at fysiske møter er hovedregelen, men med adgang til fjernmøter. Det bør gå klart fram at når man avviker hovedregelen, bør dette grunngis, slik at man i ettertid kan fastslå hvorfor det ikke ble et fysisk møte. Det bør også presiseres at den som har myndighet til å beslutte fjernmøte, også er ansvarlig for at hensynet til forhold som personvern, IKT-sikkerhet og eventuell møteoffentlighet blir ivaretatt. Det bør også presiseres at hovedregelen om fysiske møter ikke bør avvikes dersom dette gjør at noen som har rett til å delta i møtet ikke får deltatt eller ikke får avgitt stemme, enten som følge av dårlig infrastruktur, manglende digital kompetanse eller lignende.

Videre har departementet vurdert om bestemmelsen i den ovennevnte midlertidige lovens § 1 om utvidet adgang til å ha lukkede møter som fjernmøter bør gjøres permanent. Unntaket som er gitt i den midlertidige loven er knyttet til den konkrete pandemisituasjonen hvor det er ekstraordinært behov for å bruke fjernmøter. Det var ansett som nødvendig med unntaket for at alle saker som et organ har som oppgave å behandle, kan behandle i et fjernmøte. Departementet mener at disse hensynene veier for en midlertidig periode tyngre enn hensynene bak forbudet mot at lukkede møter etter § 11-5 andre ledd kunne være fjernmøter. Når pandemien er over og det ikke lenger er tiltak som vanskeliggjør fysiske møter, så mener departementet at det er hensiktsmessig å gå tilbake til normalsituasjonen i kommuneloven. Departementet foreslår derfor ikke å gjøre dette til en fast regel. Hvis smittesituasjonen utvikler seg slik mot sommeren 2021 at det blir nødvendig å fortsette med kun fjernmøter på grunn av pandemien, vil departementet vurdere behovet for å forlenge den midlertidige loven.

Dette støttes av KS.

Elektronisk signering av protokoller

Departementet mener det bør innføres en adgang til å benytte elektronisk signatur for å signere protokollene fra møter i representantskapet, styret og eventuelle avviklingsstyrer. Endringen er ønsket av Samfunnsbedriftene og av flere IKS-er. Det har ifølge departementet ikke kommet frem opplysninger i tidsrommet den midlertidige adgangen har gitt selskapene mulighet til elektronisk signatur, som tilsier at denne adgangen ikke burde gjøres permanent.

Forslaget støttes av KS.

Økonomiske og administrative konsekvenser

Departementet vurderer at de økonomiske konsekvensene av forslaget er beskjedne.

KS legger til grunn at forslaget kan innebære investeringskostnader, samtidig som det kan gi besparelser i reiseutgifter. KS støtter at eventuelle merkostnader vil være beskjedne.