Høringsbrev

1.  INNLEDNING

Justisdepartementet sender på høring forslag til endringer i forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning (postforkynningsforskriften).

Endringene gjelder fremgangsmåten ved postforkynningen av forliksrådsdokumenter.

Bakgrunnen for forslaget er at Posten Norge AS (Posten) ikke lenger etterkommer påskrifter på brev om at ”brevet må straks returneres dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse”, slik det forutsettes etter postforkynningsforskriften § 6 annet ledd. Posten har i stedet innført tjenesten elektronisk adresseoppdatering (EA). Tjenesten går ut på at Posten enten videresender eller makulerer brev som er sendt til feil adresse, og samtidig sender en elektronisk beskjed til avsender om dette. EA-ordningen omtales nærmere nedenfor.

Gjennom et prøveprosjekt i SIAN   er det prøvd ut en tilknytning til EA for forliksrådsklager med pålegg om tilsvar. Prosjektet ble igangsatt for å vurdere om Postens EA-ordning gjør det mulig å opprettholde en hensiktsmessig måte å forkynne dokumenter fra forliksrådet på. Evalueringen viser at EA-ordningen fungerer tilfredsstillende, slik at det er ønskelig med en permanent ordning.

Formålet med den foreslåtte forskriftsendringen er å legge til rette for en permanent ordning. Prøveprosjektet og evalueringen omtales nærmere nedenfor. 

Vi ber om høringsuttalelser innen 1. september 2011. Uttalelser bes sendt per post til Justis- og politidepartementet, Sivilavdelingen, Postboks 8005 Dep., 0030 Oslo.
Vi ber høringsinstansene vurdere om endringsforslaget bør forelegges underliggende etater eller andre som ikke står på adressatlisten.

2. FORSLAGETS BAKGRUNN OG INNHOLD

2.1 . Kort om Postens tjeneste elektronisk adresseoppdatering (EA)

Frem til 1. juni 2008 hadde Posten en manuell ordning for håndtering av postforsendelser ved varig adresseendring. Kunder som selv ønsket å oppdatere sine adresseregistre, kunne påføre sine sendinger følgende påskrift: ”Ettersendes ikke ved varig adresseendring, men sendes tilbake til avsender med opplysninger om den nye adressen”. Slike sendinger ble returnert til avsender. Avsender fikk oppgitt mottakers nye adresse, såfremt denne var kjent av Posten.

Den manuelle ordningen ble avviklet 1. juni 2008. Nå er ordningen at post blir videresendt til mottaker hvis Posten er kjent med ny adresse, uavhengig om avsender har bedt om at brevet ikke skulle sendes til ny adresse eller ikke. Er avsender registrert som EA-kunde, kan man imidlertid få elektronisk tilbakemelding fra Posten om videresendingen (heretter omtalt som Servicegrad 1). Tilbakemeldingen inneholder adressatens nye adresse, dersom den er kjent for Posten. Alternativt kan EA-kunder velge en løsning der Posten ikke videresender postsendingen selv om ny adresse er kjent, men i stedet makulerer brevet (heretter omtalt som Servicegrad 2). Avsender blir orientert om makuleringen og eventuelt om den nye adressen, via en elektronisk tilbakemelding.

EA- tjenesten forutsetter at avsender registrerer seg som kunde. Etableringsavgiften er p.t. kr 1650,-, i tillegg til kostnader på kr 9,62 per behandling av brev som er sendt til feil adresse. Prisene er like for Servicegrad 1 (automatisk videresending med elektronisk tilbakemelding om videresending og om ny adresse) og Servicegrad 2 (makulering og elektronisk tilbakemelding om dette og om ny adresse). Tjenesten forutsetter bl.a. spesialproduksjon av konvolutt og at postforsendelsene merkes ”EA” og har en strekkode. 

Tilknytning til tjenesten er frivillig, men unnlatelse av å knytte seg til den vil innebære at forsendelsen kan bli videresendt og at forliksrådet ikke vil få opplysninger om dette. Dette vil kunne svekke rettssikkerheten ved postforkynning av forliksrådsdokumenter. Dersom innklagede har flyttet ut av kommunen er saken normalt anlagt til feil forliksråd og saken skulle vært avvist. Hvis innklagede ikke inngir tilsvar om dette vil forliksrådet i mange tilfeller avsi en uriktig fraværsdom. 


2.2. Kort om dagens regelverk og behovet for forskriftsendringer ved tilknytning til EA

Etter gjeldende rett kan forliksrådets avgjørelser forkynnes for partene i vanlig brev uten mottakskvittering, jf. domstolloven § 163 a første ledd annet punktum. Forskrift om postforkynning gir nærmere regler. Det følger av forskriften § 4 annet ledd første punktum at vanlig brev uten mottakskvittering er hovedregelen ved forkynning av forliksrådsdokumenter.

For at postforkynnelse i vanlig brev skal anses for lovlig å ha skjedd, må brevet være sendt til riktig bopels-, arbeids- eller forretningsadresse og kommet fram til den adressen som er benyttet. Ved forkynnelse fra forliksrådet, der mottakskvittering som hovedregel ikke skal benyttes, blir det et bevisspørsmål. Forkynnelsestidspunktet fastsettes som utgangspunkt til fem dager fra den dagen brevet postlegges, jf. forskriften § 7 første ledd.

Forskriften § 6 annet ledd gir nærmere regler for selve postforsendelsen:

”Forkynningen skal sendes i lukket konvolutt som påføres en oppfordring om at den straks skal returneres til avsender dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse. Påskriftene skal ha følgende ordlyd:

”Brevet må straks returneres dersom adressaten ikke bor på oppgitt adresse.”

Som nevnt etterkommer ikke Posten lenger slike påskrifter. Den nevnte bestemmelsen lar seg derfor ikke praktisere etter formålet, nemlig at brevet ikke skal sendes til ny adresse og i stedet returneres.

2.3. Nærmere om prøveprosjektet

For å vurdere om man gjennom EA-ordningen kan opprettholde en tilstrekkelig betryggende måte å forkynne forliksrådsdokumenter, besluttet Justisdepartementet og Politidirektoratet i 2009, i samarbeid med Statens Innkrevingssentral (SI) og Posten, å gjennomføre et prøveprosjekt med EA. Med virkning fra 1. februar 2010 ble brevtypen pålegg om tilsvar prøvd ut for å kunne ta endelig stilling til om EA-systemet var egnet. SI inngikk i den anledning en tidsbegrenset avtale om EA med Posten. Det ble videre avtalt at Posten i en overgangsperiode ut 2010 skulle følge anmodningen om retur av post for forkynnelser av andre dokumenter enn pålegg om tilsvar, dvs. at Posten for disse forsendelsene fulgte postforkynningsforskriften § 6. Overgangsperioden er i ettertid blitt forlenget til ut juni 2011.

Prøveordningen forutsatte endringer i postforkynningsforskriften. Med virkning fra 1. februar 2010 ble det tilføyd en ny § 6 a til forskriften, som lyder:

§ 6a Postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar – prøveprosjekt med elektronisk adresseoppdatering (EA)

  Ved postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar kan forsendelsen i samsvar med avtale med postoperatør merkes med bokstavene EA samt med en strekkode som identifiserer avsender av forsendelsen og hvilken sak forsendelsen gjelder.

   Dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, skal postoperatøren videresende forsendelsen til vedkommendes nye adresse såfremt denne er registrert hos postoperatøren. Postoperatøren skal opplyse avsender om hvilken adresse forsendelsen er videresendt til.

  Dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse og postoperatøren ikke har registrert noen ny adresse, skal postoperatøren opplyse avsender om dette.

  Pålegg om tilsvar som forkynnes etter reglene i første til tredje ledd, behøver ikke være undertegnet.

  Bestemmelsen gjelder til 31. desember 2011. Departementet kan oppheve bestemmelsen tidligere.

Med virkning fra samme tidspunkt skulle følgende nytt andre punktum i § 7 gjelde:
 
   Ved postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar skal forkynningstidspunktet fastsettes til ti dager fra den dag brevet postlegges.

Prøvebestemmelsen forutsetter uttesting av Servicegrad 1, jf. pkt. 2.1 ovenfor. Valget var begrunnet i at en løsning med automatisk videresending kunne bidra til en effektivisering av forliksrådenes arbeid.  Det var forventet at forliksrådene ville oppnå tidsbesparelser ved færre innregistreringer av returpost og ved at man slipper å finne ny adresse og deretter sende forsendelsen på nytt.

Prøveprosjektet innebar at postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar, samt meddelelse av brev fra namsmenn som inneholder foreleggelse av utleggsbegjæring og varsel om utleggsforretning, skulle sendes i lukket konvolutt som påføres ”EA”-merket og en nærmere tilpasset strekkode. Strekkoden har en unik identifikator. Posten skulle opplyse om eventuell videresending i elektronisk tilbakemelding til avsender to ganger per uke.

Prøveprosjektet er nå evaluert i vedlagte rapport fra Politidirektoratet av 22.12.2010. Konklusjonen er at EA-systemet er håndterbart og hensiktsmessig for forliksrådene og SI. Videre konkluderes det med at Servicegrad 2 vil være mer hensiktsmessig enn Servicegrad 1 for forkynnelse av forliksrådsdokumenter. Servicegrad 1 ga ikke effektiviseringsgevinster som kunne oppveie merkostnadene av uriktige forkynnelser som følge av bruken av Servicegrad 1. Ettersom Servicegrad 2 ligger nærmere løsningen i § 6 annet ledd, ved blant annet at brev ikke videresendes slik at det dermed blir mindre risiko for uriktige forkynnelser, anses denne mer hensiktsmessig.

3. ENDRINGSFORSLAG

Departementet foreslår at EA-ordningen Servicegrad 2 gjøres til hovedregelen for forkynninger fra forliksrådene. Posten vil da makulere dokumentene hvis mottaker ikke bor på oppgitte adresse, opplyse avsender om makuleringen og eventuelt også oppgi riktig adresse. Implementering av EA forutsetter endringer i forskrift om postforkynning.

I realiteten finnes det ikke noe praktisk alternativ som ivaretar hensynene bak gjeldende § 6 annet ledd. Å sende alle forkynninger fra forliksrådene med mottakskvittering, slik de ordinære domstolene gjør, antas å være uhensiktsmessig som en alminnelig løsning. Erfaringstall fra tidligere (jf. Ot.prp. nr. 62 (1984-85) pkt. 6.3) viser at mange mottakere av mottakskvittering fra forliksrådene ikke returnerer kvitteringen (20 %). Sett i lys av at forliksrådene forkynner svært mange dokumenter, ville det bli et uhåndterlig system med behov for svært mange stevnevitneforkynninger. På grunn av den store mengden forkynnelsen fra forliksrådene, ville forkynnelser gjennom rekommanderte forsendelser heller ikke være aktuelt som en hovedregel, fordi det ville være svært kostnadskrevende. Dessuten ville man for rekommanderte forsendelser, jf. erfaringstallene for bruk av mottakskvittering, risikert at mange forsendelser ikke ble hentet av adressaten.

Servicegrad 2 ivaretar det som er formålet med gjeldende § 6 annet ledd, nemlig at brevet ikke sendes til ny adresse og at forliksrådet blir gjort kjent med dette. Forliksrådet kan så sende ut brevet til ny adresse eller avvise saken hvis adressen er utenfor rettskretsen. At brevene makuleres i stedet for å returneres til avsender er normalt uproblematisk, så lenge forliksrådet som hovedregel uansett har originaldokumentene. Det vil være ressursbesparende at forliksrådene slipper å registrere inn dokumenter som kommer i retur, slik de etter hovedregelen må i dag. I de tilfellene dokumenter som ikke kan makuleres unntaksvis sendes ut, må man i stedet sende ut brevene etter unntaksbestemmelsen i § 4 annet ledd i.f., dvs. med mottakskvittering eller rekommandert.

Det foreslås på denne bakgrunn nytt tredje ledd i postforkynningsforskriften § 6 (uthevet skrift):

§ 6. Nærmere om forsendelsen
       Ved hver postforkynning skal det fylles ut og vedlegges et særskilt forkynningsskjema utarbeidet av Justisdepartementet. Den forkynnende myndighet kan i stedet nytte egne skjemaer dersom de inneholder tilsvarende opplysninger. Disse skjemaene skal i så fall godkjennes av Justisdepartementet før de benyttes.

       Forkynning som skjer i form av brev skal sendes i lukket konvolutt som påføres en oppfordring om at den straks skal returneres til avsender dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse. Påskriftene skal ha følgende ordlyd:

       «Brevet må straks returneres dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse.»

Ved forkynning av forliksrådsdokumenter etter hovedregelen i § 4 annet ledd skal forsendelsen i stedet for påskriften etter forrige ledd, merkes med strekkode eller annen unik identifikasjon som identifiserer avsender og forsendelsen, etter avtale med postoperatør. Merkingen må skje på en slik måte at forsendelsens innhold ikke med enkelhet kan avdekkes. Dersom postoperatøren har eller får kunnskap om at adressaten ikke bor på brevets oppgitte adresse, skal avsender straks gjøres oppmerksom på dette og forsendelsen stanses. En forsendelse som blir stanset skal returneres til avsender eller straks makuleres. Pålegg om tilsvar som forkynnes på denne måten, behøver ikke være undertegnet.

       Ved rekommandert forkynning skal det angis en særskilt liggefrist på konvoluttens forside, normalt 14 dager fra den dag brevet postlegges.

Endringen innebærer at alle postforkynninger fra forliksrådene som ikke sendes rekommandert eller med mottakskvittering skal sendes som foreslått i tredje ledd. Beskrivelsen samsvarer med Postens EA-system Servicegrad 2. For å gjøre det mulig å benytte eventuelle andre postoperatører som tilbyr tilsvarende tjenester i fremtiden er det ikke direkte henvist til EA-navnet.

Departementet mener at regelen bør utformes som en skal-regel, slik at alle forliksråd må forkynne på den måte som gir størst mulig sikkerhet rundt forsendelsene.  Departementet er informert om at det er praktisk mulig for alle forliksrådene å forkynne på denne måten.

EA-ordningen er ikke egnet for utenlandsforkynninger. Det antas imidlertid at utenlandsforkynninger som hovedregel skjer ved bruk av mottakskvittering i tråd med unntaket i § 4 annet ledd i.f., slik at den foreslåtte bestemmelsen ikke omfatter utenlandsforkynninger siden denne spesifikt henviser til “hovedregelen” i § 4 annet ledd.

Selv om Posten ikke lenger etterkommer påskriften etter annet ledd om at brevet straks skal returneres, foreslås det at bestemmelsen i § 6 annet ledd videreføres for de ordinære domstolene. Dette fordi påskriften også er ment som en oppfordring overfor beboere/naboer på den oppgitte adresse (jf. rundskriv G-165/85 s. 9) og denne funksjonen fremdeles er i behold. EA lar seg imidlertid ikke kombinere med påskriften, jf. formuleringen “i stedet for” i det foreslåtte tredje avsnittet. Det anses viktigere for kontrollen over brevforsendelsene at Posten stanser brev som er sendt til feil adresse, enn at beboere/naboer returnerer feilsendt post, og derfor velges EA-ordningen fremfor påskriften for forliksrådenes del.

Etter domstolloven § 160 første ledd annet punktum skal forkynningsdokumenter sendes i signert stand. Ved masseutsending av pålegg om tilsvar gjennom SIAN kan man ikke signere dokumentene, fordi de ferdigstilles og sendes ut fra SI eller underleverandører tilknyttet SI. Dette praktiseres i dag gjennom prøvebestemmelsen § 6 a fjerde ledd. Andre dokumenter som forkynnes av forliksrådene ferdigstilles og sendes ut lokalt, slik at de kan signeres i henhold til hovedregelen i § 160.

Dokumentene anses som forkynt når de faktisk er kommet frem til mottakeren, selv om de mangler signatur. Departementet foreslår at det presiseres i § 6 tredje ledd i.f. at forkynning av pålegg om tilsvar gjennom dette systemet, ikke behøver å være signert.

Departementet har vurdert om det er personvernmessige innsigelser mot å velge Servicegrad 2. Posten vil få hånd om brevene og avsender har ikke full kontroll med om de faktisk makuleres. Departementet legger imidlertid til grunn at Postens tjenester er i samsvar med gjeldende personvernkrav og at virksomheten har tilfredsstillende kontrollrutiner.

Fra samme tidspunkt som den nye bestemmelsen trer i kraft, oppheves § 6a og § 7 første ledd annet punktum.

4. ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSER

I evalueringsrapportens punkt 3 er det foretatt vurderinger av økonomiske og administrative konsekvenser ved evt. ordinær drift med Postens EA. Konklusjonen er at politiet, som utfører sekretariatsfunksjonen for forliksrådene, ikke vil få noen økte administrasjonskostnader. For SIs del antas det at en permanent ordning med EA vil kunne gi visse besparelser i administrasjonen. Det vil bli en kostnadsøkning ved betaling av gebyrer for forliksrådene for EA-behandlingen hos Posten, som er beregnet til å utgjøre om lag kr 170 000,- per år.

Med hilsen

Tone Celius
avdelingsdirektør                                                              Martin Kjellsen
                                                                                      seniorrådgiver


Vedlegg:

Forskrift om endring i forskrift

Evalueringsrapport