Høringsbrev

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet foreslår med dette at det gjøres endringer i reglene om registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger for kirkelige fellesråd og menighetsråd, jf. § 5-3 i forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd.

Hensikten med endringen er å etablere helhetlige bokføringsregler for fellesråd og menighetsråd, og å harmonisere bestemmelsene på dette området i tråd med det som gjelder for offentlig sektor forøvrig og privat sektor. For kommunesektoren ble det i 2010, med virkning fra 1. januar 2011, gjort regelendringer som i det vesentlige medførte at bestemmelsene i bokføringsloven av 2004 med forskrift ble gjeldende for kommuner og fylkeskommuner.

Departementet foreslår at tilsvarende blir gjort gjeldende for kirkelige fellesråd, og til en viss grad for menighetsrådene. Forslaget har som mål å sikre en tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av transaksjoner gjennom regnskapsåret i kirkelige fellesråd og menighetsråd, herunder å gi revisorer og offentlige myndigheter et grunnlag for å utføre kontroll og etterprøving av regnskapsopplysninger.

Vedlagt følger forslag til endring av § 5-3 Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i forskrift 25. september 2003 nr 1215 om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd. Forslaget er utarbeidet i nært samarbeid med KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjonen. Det foreslås at endringen trer i kraft fra 1. juli 2012. Vedlagt følger også lov 19. november 2004 nr 73 om bokføring (bokføringsloven) og forskrift til bokføringsloven.

Bakgrunn for endringer
Forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd er basert på regnskapsprinsipper som følger av de kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene.

Økonomiforskriften for fellesråd og menighetsråd er imidlertid ikke uttømmende på alle områder og i lys av dette er det bl.a. henvist til relevante bestemmelser i tilsvarende forskrifter for kommunene, jf. forskriftens § 1-3 med tilhørende kommentar.

Gjeldende bestemmelse i forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd om registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, jf. § 5-3, er forholdsvis generell. Det har derfor vært reist spørsmål om hvilke detaljerte bokføringsregler som faktisk gjelder og i hvilken utstrekning bestemmelser fastsatt for kommunesektoren skal gjelde for fellesrådene og menighetsrådene. I lys av dette vil det være klargjørende om reglene som skal gjelde for fellesråd og menighetsråd på området kan framkomme eksplisitt av det kirkelige regelverket.

Nærmere om bokføringsloven og bokføringsregler
Lov 19. november 2004 nr 73 Om bokføring (bokføringsloven)med forskrifter gjelder for virksomheter som har plikt til å levere næringsoppgave eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, jf. bokføringsloven § 2, andre ledd. I lys av dette vil kirkelige fellesråd og menighetsråd som er mva - registrert allerede være pålagt å følge kravene i bokførings-loven med forskrifter for den del av virksomheten som er merverdiavgiftspliktig.

Departementets forslag innebærer at også virksomhet som ikke er bokføringspliktig etter bokføringsloven § 2, andre ledd skal følge regler i bokføringsloven av 2004 og tilhørende forskrift. For denne virksomheten innebærer dette at bokføringslovens § 3 til § 14 samt kap. 2 til kap. 7 i tilhørende forskrift skal gjelde for fellesrådene, og bokføringslovens § 4 for menighetsrådene i flersoknskommuner.

Bokføring i vid forstand handler om registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Bokføringen er grunnlaget for utarbeidelse av årsregnskapet og andre regnskapsrapporter, bl.a. regnskapsrapportering til Statistisk sentralbyrå og oppgaver til skatte- og avgiftsmyndighetene. Bokføring er videre grunnlaget for at revisor og offentlige myndigheter kan kontrollere og etterprøve transaksjoner og rapporterte opplysninger. Plikten til å utarbeide årsregnskap og annen rapportering av regnskapsopplysninger, og til å revidere og føre kontroll med slike opplysninger, medfører et behov for at fellesrådene og menighetsrådene forholder seg til grunnleggende krav til bokføring. Gode rutiner og systemer for bokføring av regnskapsopplysninger er også avgjørende for en god økonomiforvaltning og god intern kontroll.

Nedenfor følger en kort omtale av bestemmelser i bokføringsloven med noen kommentarer.

Bokføringsloven § 2 angir hvem som har bokføringsplikt, jf. også omtalen over.
I bokføringsloven § 3 og bokføringsforskriften § 2-1 defineres hva som er pliktig regnskapsrapportering. For kirkelige fellesråd og menighetsråd vil dette også gjelde regnskapsrapportering etter forskrift om økonomiforvalting for kirkelige fellesråd og menighetsråd og etter mva - kompensasjonsloven.

Bokføringsloven § 4 omtaler ti grunnleggende bokføringsprinsipper som skal ligge til grunn for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. De grunnleggende bokføringsprinsipper som omtales er:

1. Regnskapssystem – Krav om ordentlig og oversiktlig regnskapssystem.
2. Fullstendighet – Alle transaksjoner skal være fullstendig bokført.
3. Realitet – Bokførte transaksjoner skal være reelle og resultat av faktiske hendelser
4. Nøyaktighet – Krav til nøyaktig og korrekt bokføring.
5. Ajourhold – Krav til hyppighet og ajourhold for bokføringen.
6. Dokumentasjon – Krav til dokumentasjon av bokførte opplysninger.
7. Sporbarhet – Krav til toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og regnskapsrapportering.
8. Oppbevaring – Form og tidsangivelse for oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.
9. Sikring – sikre regnskapsopplysninger mot urettmessig endring, sletting eller tap.
10. God bokføringsskikk – En rettslig standard som vil være et supplement til lovverket. Det er etablert eget bokføringsstandardstyre som gir uttalelser om god bokføringsskikk.

De grunnleggende prinsippene vil være retningsgivende når det oppstår situasjoner som ikke er direkte regulert i lovverket.

I § 5, og bokføringsforskriften § 3-1, følger krav til hvilke spesifikasjoner (detaljgjengivelse og/eller systematisk sammenstilling av bokførte opplysninger) som skal utarbeides. Det skal bl.a. utarbeides bokføringsspesifikasjon (tidligere benevnt som dagbok, bilagsjournal eller lignende), kontospesifikasjon (tidligere benevnt som hovedbok), kunde- og leverandørspesifikasjon (tidligere benevnt som kunde- /leverandørreskontro), merverdiavgiftsspesifikasjon og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser.

Bokføringsloven § 6 inneholder bestemmelser om dokumentasjon av regnskapssystem. Dokumentasjonen skal beskrive kontrollspor og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves. Formålet med dokumentasjon av regnskapssystem er å muliggjøre kontroll av bokførte opplysninger.

I bokføringsloven § 7 til og med § 10, og i bokføringsforskriften kap. 4 og kap. 5, er det gitt bestemmelser om hvilke opplysninger som skal bokføres, om ajourhold av bokføringen, om retting av bokførte opplysninger og om dokumentasjon av bokførte opplysninger.
Bokføringsloven § 11 har krav om at det ved utarbeidelse av årsregnskap skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter (med mindre de er ubetydelige). Bokføringsforskriftens kapittel 6 gir utfyllende opplysninger om kravet til dokumentasjon av balansen.

Bokføringsloven § 13, og bokføringsforskriften kapittel 7, definerer oppbevaringspliktig regnskapsmateriale nærmere og stiller krav til oppbevaring og sikring av materialet.

Økonomisk og administrative konsekvenser
I hovedsak innebærer departementets forslag at bokføringslovens regler som tidligere har vært gjeldende for den merverdiavgiftspliktige virksomhet (Bokføringsloven § 2, andre ledd) utvides til å gjelde all virksomhet i kirkelige fellesråd.

Selv om det ikke har vært fastsatt detaljerte bokføringsregler for kirkelige fellesråd, legger departementet til grunn at praksis for mange fellesråd i vesentlig grad har vært innrettet etter regler som gjelder for kommunesektoren. For disse vil det på mange områder allerede være samsvar mellom bokføringspraksis og bokføringslovens regler. Dette vil imidlertid kunne variere, og forslaget forventes derfor å ha visse administrative konsekvenser avhengig av eksisterende praksis. Departementet har ikke grunnlag for å tallfeste den økonomiske betydningen av dette.

For virksomhet i regi av menighetsråd i flersoknskommuner som ikke er bokføringspliktig etter bokføringsloven § 2, andre ledd, foreslår departementet at kun bokføringslovens § 4 (grunnleggende bokføringsprinsipper)gjøres pliktig. Med bakgrunn i at rådene gjennomgående vil ha begrenset økonomisk aktivitet og begrenset tilgang til regnskapskompetanse, finner departementet det ikke hensiktsmessig å stille detaljerte krav utover de grunnleggende bokføringsprinsipper. Dette er likevel ikke til hinder for at menighetsrådene i flersoknskommuner innretter seg etter mer detaljerte krav.

Fristen for høringsuttalelse er 30. mars 2012. 

Med hilsen

Ellen Ur (e.f.) fung. avdelingsdirektør

Ole Bernt Langset seniorrådgiver

 

Vedlegg:

§ 53. Bokføring (PDF)

Bokføringsloven (PDF)

Forskrift om bokføring (PDF)