Høringssvar fra Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Evaluering av offentlighetslova

Dato: 19.05.2016

Svartype: Med merknad

Høringssvar - Evaluering av offentleglova

 

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) viser til brev av 25.02.2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD). DSS gir med dette høringssvar på evalueringen til Oxford Research AS på oppdrag av JD på offentleglova.

I tillegg følger innspill om behov for lov- og forskriftsendringer på området, uavhengig av om de konkrete områdene er omtalt i evalueringsrapporten.

 Merknadene under er knyttet til kulepunkt 2 og 3 i evalueringsoppdraget til Oxford Research fra JD: Innsyn i organinterne dokumenter ressursbruk for oppfylling av lovkrav Organinterne dokumenter.

Det synes ikke i tiltrekkelig grad problematisert i rapporten at det er svært ulik praksis i forvaltningen hva angår journalføring av organinterne dokumenter. Det at det i svært mange departementer (som DSS betjener) ikke journalføres interne notater eller at disse ikke legges ut på Offentlig elektronisk postjournal (OEP), gir et noe tynt datagrunnlag for å gjøre analyse og evaluere lovanvendelsen for denne type dokumenter og om §14 (og dermed også §11) dekker behovet for å unnta dokumentasjon i saksforberedelser i tilstrekkelig grad for denne type dokumenter. Da krav om journalføring reguleres av annet lovverk, "Arkivloven med forskrifter", kunne dette vært adressert og det kunne vært hensiktsmessig med en nærmere forklaring fra kildene om datagrunnlaget for at disse ikke journalføres eller legges på OEP. I tillegg til nærmere kvalitative og kvantitative undersøkelser hos de kildene som journalfører alle sine organinterne dokumenter. Dette kunne vært belyst i større grad.

Denne rapporten skulle ta for seg i hvilken grad det gis innsyn i organinterne dokumenter og evaluere offenleglovas anvendelse, men da datagrunnlaget her var svakt, burde det være en anledning til å adressere en svakhet i praktisering av arkivlovverket med konsekvenser for offenlighet. Det ønskes å påpeke dette, da dette er dagens praksis, og med de verktøy som foreligger for offenlighet (OEP), skaper dette problemer for oppfyllelse av formålsparagrafen til offenleglova. Intensjonen til loven, nemlig økt innsyn i forvaltingen.

Dette understøttes av uttalelsene fra brukergruppene som opplever at disse dokumentene er vanskelige å få tak i, da de ikke kommer frem av journalen og man vet derfor ikke om disse finnes, og innsyn etter §9 om sammenstilling av data ofte avvises.

 Dersom økt offentlighet skal oppnås, må journalene i større grad gjenspeile også de organinterne dokumentene slik at punktene om rettstrygghet og tillit til det offentlige i formålsparagrafen skal oppnås. Det presiseres at vi opplever at offentleglova synes å ha tilstrekkelig med unntakshjemler for å avslå innsyn der det er berettiget, men det er ut frå rapportene vanskelig å si noe helt sikkert om dette, på grunn av noe tynt datagrunnlag. Ressursbehov for behandling av innsyn i DIFI's arbeid med ny løsning; el-innsyn, ser ut til å ha tatt med seg elementer fra kommuner som med hell har lagt sine offentlige dokumenter tilgjengelige i sine journaler på sine nettsider. El-innsynsløsningen vil kunne oppnå de effektene kommunene oppgir med ferre innsynskrav og dermed ressursbesparelser for forvaltningen, samt bedre tilgang til dokumenter fra det offentlige for brukergruppene.

Denne nye løsningen vil også overføre metadata fra journalene i større grad enn dagens OEP, slik at brukere kan navigere i saker og via kryssreferanser. Brukerne vil dermed i stor grad få tilgang til informasjon som vil bidra til å forenkle innsyn i det offentlige. Det bør legges opp til en ny evaluering/vurdering når denne løsningen er iverksatt i 2018, for å se om denne gir ønsket støtte til innfrielse av offentleglova og om den gir de tilsiktede ressursbesparelsene.

 Øvrige innspill:

Unntak fra innsynsretten for fødselsnummer og lignende identifikasjonsnummer.

Det skal kunne gjøres unntak for lønnsoppgaver dersom innsyn i de bruttoutbetalingene som oppgaven gjelder for, blir gitt på annen måte.

 Forklarende tekst til endringene:

  1. Kjennskap til folks fødselsnummer inngår ofte i kunnskapsgrunnlaget for identitetstyveri og det foreslås derfor at nummeret kan unntas fra offentlighet.
  2.  I den senere tid er det kommet omfattende innsynskrav i ansattes lønnsoppgaver (lønnsslipper) i stat og kommune. Disse dokumentene er omfattet av innsynsretten, men noen opplysninger vil være underlagt taushetsplikt. Vurderingen av hva som er taushetsbelagt kan være arbeidskrevende og vanskelig, og det foreslås derfor at selve lønnsoppgaven (lønnsslippen) kan unntas. Det presiseres imidlertid at det ikke er aktuelt å nekte innsyn i opplysninger om bruttolønn. Det normale ved slike "kan-unntak" er at merinnsyn skal vurderes ("at en likevel skal gi innsyn"), men det bør legges opp til at det er svært skjeldent aktuelt med merinnsyn.

 

Med hilsen

 

Anne Cecilie Kran e.f.                                                          Wenche M. Acar

avdelingsdirektør                                                                 arkivleder

 

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer