Invitasjon til å komme med innspill til stortingsmeldingen om internasjonal studentmobilitet - Tilbakemelding fra Nord universitet

Til Kunnskapsdepartementet

Nord universitet ønsker å takke for muligheten til å gi innspill til kommende stortingsmelding om internasjonal studentmobilitet. Vi vil kommentere på de enkeltstående punktene i dette dokumentet.

Kunnskapsdepartementet viser til at det overordnede målet med den kommende stortingsmeldingen er å fremme en kulturendring hos studenter, institusjoner og andre relevante aktører. Internasjonal studentmobilitet må bli en naturlig del av det strategiske arbeidet med kvalitet i utdanningen, og en integrert del av studiene ved universiteter og høyskoler. Men det viktigste er at studentene må på forhånd forstå, og i ettertid, ha opplevd en umiddelbar merverdi av den internasjonale mobiliteten. Dette vil i høy grad påvirke motivasjonen.

Kunnskapsdepartementet viser til fem faktorer som må ligge til grunn for å oppnå ambisjonen om en kulturendring, som legger til rette for mobilitet som en integrert del i alle studier.

Nord universitet har vedtatt Strategi2020 som danner grunnlaget for delstrategi for Internasjonalisering. Fakultetene arbeider med sine respektive handlingsplaner der internasjonalisering av utdanning og forskning inngår. Fakultetenes handlingsplaner har også en tiltaksliste for internasjonalisering. De fleste elementene nevnt i denne tilbakemeldingen er hentet fra strategien og handlingsplanene med tiltakslister.

1.Ambisjon om kulturendring

Nord Universitet er enig i at de fem faktorene er viktige for at Internasjonaliseringen skal bli en integrert og naturlig del av Nord universitets sin faglige aktivitet.

1. Internasjonal studentmobilitet er en fullt ut integrert del av det strategiske arbeidet for kvalitet og relevans i høyere utdanning.
2. Institusjonelt samarbeid som utgangspunkt for internasjonal studentmobilitet omfatter all akademisk aktivitet, innen utdanning og forskning.
3. Forsøke å minimere hindre i regelverk, og stimulere mobilitet med finansieringsordninger
4. Hele organisasjonen (ledelse, faglige ansatte, administrasjon og studenter) bidrar til kulturendring
5. Studentenes kompetanse etterspørres og verdsettes av arbeids- og næringsliv

Hva skal til for å oppnå ambisjonene.
For å oppnå en reell kulturendring kreves det tid og rom for intern opplæring, god ressursfordeling, tilrettelegging av møtearenaer for erfaringsutveksling, synliggjøring og deling av beste praksis innen alle deler av vår akademiske aktivitet.

Det er viktig å etablere gode rutiner for internasjonalisering i hele organisasjonen, inkludert ved HR og økonomi for godt og smidig mottak av internasjonale ansatte og ph.d.-kandidater.

Det er viktig å gi økt kunnskap om samarbeidsavtalens rolle og betydning i studieprogrammets tilrettelegging av studentmobilitet.

Internasjonalisering starter med en positiv holdning, og god erfaring med internasjonalisering blant de faglige vitenskapelige ansatte. Disse må motiveres til å etablere solide internasjonale nettverk som de har nytte av i sitt forsknings- og utviklingsarbeid. Parallelt med å stimulere til studentmobilitet, må etablering av internasjonale nettverk blant faglige vitenskapelige ansatte stimuleres og det bør eventuelt vektlegges i planer for forskning på institusjons- og fakultetsnivå. I en slik sammenheng vil vekt på internasjonal rekruttering bidra positivt, og være en raskere vei til økt mobilitet da disse ofte har sterke nettverk når de starter ny jobb i Norge.

Skal internasjonaliseringsarbeidet gå fra innsats fra enkeltpersoner til at organisasjonen utvikler en kultur med internasjonalisering i bredden, så bør arbeidet få en høyere status internt.  Det kan ikke være et konkurrende arbeid, men en integrert del av arbeidet for faglige vitenskapelige ansatte.

Studenter ønsker i større grad å bli motivert av de faglige vitenskapelige ansatte. Det må bli attraktivt, faglig fordelaktig og finansielt mulig for studenter å delta i utveksling.

Økt kvalitet i administrasjon av internasjonalisering av forskning og utdanning vil på sikt kunne gi økt grad av automatisering av søknader, slik at tid frigjøres til mer veiledning av studenten. Se eget punkt om systemutvikling.

Regelverk kan være en utfordring i internasjonalt samarbeid ved utsendelse og mottak av studenter. Ikke nødvendigvis ved de respektive utdanningsinstitusjoners tildeling av studierett, men ved eksterne faktorer som for eksempel regelverk innen grensekryssing til andre og tredje land. Det er for så vidt en risikofaktor for internasjonalt samarbeid generelt.

2. Utgående studentmobilitet (fra norske UH-institusjoner til utenlandske).

Nord universitets arbeid med utgående studentmobilitet.
For å kunne lykkes, så viser erfaringer at et bevisst arbeid med å knytte utvalgte samarbeidsavtaler til:

• akkreditering/re-akkreditering av studieprogram
• tydelige definerte studieopphold ute/hjemme som er utarbeidet med samarbeidspartner
• tett oppfølging av studenter fra studiestart til utreise
• At studenter er sikre på at de har tatt et godt informativt valg
• At forventingen fra studieprogrammet om utreise er tydelig formidlet og forstått
• At studentene har et større innblikk i forventet læringsutbytte. Utdanningsinstitusjonene bør tilrettelegge for at de skal kunne reflektere bedre rundt dette mens de studerer i utlandet.

Disse tiltakene gir mindre frafall underveis.

Økt utgående mobilitet krever et større fokus på HMS, og særlig risikovurderinger innenfor de helsefaglige utdanningene er av stor betydning. Men her skal en også for andre utvekslinger innen andre fagfelt være bevisst på at HMS-krav er avgjørende for våre studenter, og for universitetets juridiske og etiske ansvar når studenter og ansatte er på utveksling.

Nord universitet er i ferd med å sikre at læringsutbyttet ved utveksling supplerer læringsutbyttet i studieprogrammet hjemme.

Vellykkede tilnærminger
Nord universitet ser at fellesgrader med obligatorisk utveksling og automatisk godkjenning historisk sett har hatt god effekt, så lenge det i utgangspunktet har vært god rekruttering til studieprogrammet.

I enkelte ph.d.-program ved Nord universitet er det inngått avtaler med partnerinstitusjoner som tilbyr emner, som kan inngå som godkjente emner i opplæringsdelen av ph.d.-utdanningen. Dette fremmer mobilitet for denne gruppen. Nord universitet har slike åpne internasjonale tilbud ph.d- nivå som stimulerer innkommende mobilitet. Men ikke alle opphold er så lange som 90 dager.

Utfordringer og hindre.
Skal utdanningsinstitusjonene operere med at utveksling er normalen, og at studenten må velge bort utreise, fordrer det en omstrukturering av dagens studieprogram. Det setter i tillegg en del krav til utvekslingsapparatets infrastruktur, med mer veiledning av flere studenter. Det fordrer en raskere utvikling og styrking av den digitale administrative og faglige saksflyten.

Studenter kan velge å ikke reise ut, men de kan ikke velge bort internasjonalisering i studieprogrammet hjemme. Internasjonal studentmobilitet for utreisende kan ikke sees separat fra tilrettelegging for innkommende mobilitet. Utvekslingsavtaler har teoretisk sett et gjensidighetsprinsipp i seg som gir vekstpotensial opp til et visst punkt knyttet til kapasitet til å inkludere og bidra med god utdanning av studentene.

Økt grad av internasjonalisering hjemme og kultur for å sende studenter ut, betyr at hele organisasjonen må være innforstått med studentens kulturelle bagasje; dit den enkelte skal og der den enkelte kommer fra.

3. Innkommende studentmobilitet.

Hvordan jobber Nord universitet med innkommende mobilitet, utveksling og grad.

Delstrategien Internasjonalisering og fakultetenes handlingsplaner setter fokus på i hvilken grad Nord universitet skal styrke kvaliteten og omfang av studieprogram og emner på engelsk, samt forbedre integreringen av de internasjonale studenter i det akademiske miljøet.

Studieprogramsansvarlige trenger kunnskap, opplæring og forankring av det internasjonale arbeidet hos sin ledelse for å kunne forbedre tilretteleggingen av både innreisende og utreisende mobilitet i studieprogrammet. Det bør stimuleres til økt reiseaktivitet/ utveksling av faglige vitenskapelige ansatte til og fra samarbeidsinstitusjoner.

For å legge best mulig til rette for utenlandske studenter, bør det være separate, lett tilgjengelige hjemmesider tilpasset disse studentenes behov. Dette bidrar til både at de er bedre forberedt når de kommer, og de kan lettere få svar på kritiske spørsmål under oppholdet.

Semesterpakkene til Handelshøgskolen i offentlig økonomi er et vellykket eksempel hvor Nord universitet samarbeider med en allianse av ukrainske utdanningsinstitusjoner, og tilbyr en fast emnekombinasjon til innreisende masterstudenter, på faste tidspunkt og med finansiering fra enten prosjekt- eller stipendmidler.
Innreisende mobilitet lykkes når det jobbes bevisst sammen med strategiske samarbeidspartnere med å utvikle emner som gir felles effekt i universitetenes mange samfunnsoppdrag, kombinert med en kontinuerlig tilgang til finansieringskilder for studenten, godt lokalt mottak/støtteapparat, færre hindringer i tilflytting og økonomi, og forutsigbar boligtildeling ved utdanningsinstitusjonen.

Regelverk for internasjonale studenter som oppleves som hinder.
Det tar lang tid før den internasjonale studenten mottar fødsels- og personnummer i Norge. Det gjør at det tar tid å få norsk bankkonto, som igjen betyr at administrasjonen må fungere som en foreløpig bank for studenten i det første semesteret, og bruker betydelig mye tid og ressurser til å drifte studentens økonomi. Dette er en betraktning universitetene deler.

 I tillegg kommer drift av de mange stipendprogrammer, enten som del av prosjekter eller som unike program. Ekstern finansiering er nødvendig for å kunne opprettholde og øke innreisende mobilitet fra samarbeidspartnere. Norge er et land med mange digitale brukerløsninger som krever tilgang. Det bør være tekniske løsninger til rådighet for de av studentene som ikke vil få tilganger til disse systemene.

 Økt visumgebyr hindrer studentene i å komme til Norge selv om de er interessert og vi har studieplass til dem. Særlig for studenter på innveksling utenfor EU/EØS. Utvekslingsstudenter som ønsker å forlenge studieretten fra ett til to semestre må betale både for førstegang oppholdstillatelse, og en tilsvarende sum for å få den midlertidige oppholdstillatelsen fornyet.

4. Strategisk samarbeid

Nord universitets delstrategi for internasjonalisering viser til at samarbeid bør integrere forskningssamarbeid, mobilitet i bachelor, master og ph.d.-kandidater og studentdeltakelse i forskningsprosjekter.

Det er satt i gang et arbeid internt hvor intensjonen med avtaleopprettelse sees i sammenheng med akkreditering av studieprogrammet. En såkalt «sjekkliste» som viser hva som må være på plass for å kunne tilrettelegge de praktisk anliggende ved internasjonal studentmobilitet, og at det overordnede fokuset er faglig relevans og læringsutbytte forankret i utdanning og forskning.
Strategisk bruk av avtaler er et annet perspektiv som Nord universitet jobber med. 

 5.Nasjonale tiltak og regelverk

Økt kunnskap og bruk av nasjonale finansielle virkemidler til oppstartsfasen av felles samarbeid.

Det nye Erasmus+ rammeprogrammet indikerer at det åpner opp for større grad av inkludering av studenter med sosioøkonomiske bakgrunner som hindrer studenter til å være mobile, og fra naboland som vil få en status som programland. Det største hinderet for innreisende mobilitet er mangel på tilgang til eksterne finansieringskilder. Størrelsen på stipendet må møte norske levekostnader.

For å øke antall forskningsopphold i utlandet er det viktig at finansieringsordningene tilrettelegger for å ta med familie.

For å muliggjøre økt utgående mobilitet i profesjonsstudier, må nasjonale føringer og retningslinjer legge til rette for det, særlig med tanke på autorisasjon og rammeplaner. 

I følge dagens finansieringsordning, så utløses incentiver for studentmobilitet gjennom formaliserte samarbeidsavtaler hvis lengden på oppholdet er over 3 måneder/90 dager. Det er en større pott for utreisende Erasmus+-studenter.

Praksisopphold på kortere opphold (60 dager) gir finansiering fra Erasmus+, men denne ordningen er ikke i samsvar med Kunnskapsdepartementet incentivordning, til tross for oppmuntring til økt praksismobilitet, og bruk av Erasmus+ programmet.
Nord universitet mener at opphold på 60 dager bør kunne få finansiering og være tellende i forhold til internasjonalisering, da kortere opphold enn 90 dager også gir den ønskede internasjonaliseringseffekten.

 6.Godkjenning

Fakultetene og studieprogrammene som ønsker å bruke en samarbeidspartner til gjensidig studentmobilitet, bør vurdere om automatiske godkjenninger vil kunne medføre hindringer for studentene.

Lokalt bør en forbedre utveksling av informasjon mellom samarbeidspartnere om vekting av emner og arbeidsmengde for studenten ved utreise.

Nord universitet antar at «automatisk godkjenning» brukes som et begrep hvor intensjonen er å forenkle selve saksflyten i godkjenningssaker. Men dette må defineres på nasjonalt nivå. Dersom studieprogrammet utvikler faste emnekombinasjoner vil det forenkle prosessen, hjemme og ute, for utvikling av studentens utdanningsplan. En slik løsning fordrer at studenten er garantert tilgang til disse emnene ved oppstart av mobilitetsperioden.

God kommunikasjon og besøk til potensielle nye samarbeidspartnere før inngåelse av nye avtaler bør være en rutine. Dette for å sikre tilstrekkelig kunnskap om emner, studieplan, arbeidsmengde og praksisopplegg og kan bidra til å få på plass forhåndsgodkjenning.

Å ha en viss fleksibilitet ved endring av emner ute kan være det beste, så lenge det er ikke går på bekostning av kvalitet. Det fordrer godt samarbeid mellom samarbeidsinstitusjonene, og god innsikt i hverandres fagområder, alt til fordel for studenten.
Studenten bør også være kjent med at innpasningssaker med en viss fleksibilitet ikke nødvendigvis vil kunne strømlinjeforme hele godkjenningsprosessen i for- og etterkant.

 7. Arbeids- og næringsliv

Karrieredager i regi av studieprogram/fagområde bør inkludere perspektiver rundt internasjonalisering.
Internasjonal praksismobilitet bør være en integrert del av studieprogrammet.

Arbeids- og næringslivet bør i større grad inkluderes i den videre utviklingen av internasjonalisering i høyere utdanningsinstitusjoner ved økt erfaringsutveksling gjennom for eksempel «Råd for samarbeid med arbeidsliv.»

Her bør også utdanningsinstitusjoner som har internasjonale bedrifter i sine nærområder, dra nytte av deres potensielle akademiske nettverk enten i landet der morselskapet er lokalisert, eller i andre land der morselskapet har avdelinger/ datterselskap.

Organisering av arbeidet med internasjonalisering og studentmobilitet ved Nord universitet.

Nord universitet er i ferd med å implementere Charter & Code, noe som vil gi bedre rutiner for mottak av innkommende internasjonale ph.d.-kandidater, gjesteforskere og ansatte.

Ved enkelte fakultet er det et internasjonalt utvalg, eller internasjonaliseringsarbeidet dekkes inn under Utdanningsutvalgene. Utvalgene sikrer erfaringsdeling og forankring av strategiske samarbeidsavtaler. Det er også et Internasjonalt utvalg sentralt, som utarbeider strategier, forankrer prosesser og deler erfaringer mellom fakultetene og administrasjon. Fakultetene har faglig vitenskapelige og administrative ansatte som har et spesielt ansvar for internasjonaliseringsarbeidet lokalt eller i en desentralisert modell.

Nord universitet er i en overgangsfase der oppgaver som tidligere har ligget på virksomhetsnivå nå er forankret og flyttet til fakultetene. Dette gjøres for å bygge bedre utvekslingsmuligheter for internasjonalt mobile studenter i de enkelte studieprogram. Dette gjelder f.eks. motivering og rekruttering av studenter. Hvert studieprogram har en studieprogramansvarlig. Disse har ansvar for kvalitet i utdanningen og har også et tydelig ansvar for å sikre mobilitetsvindu og bidra til at det er interessante utvesklingsmuligheter for sitt studieprogram.

På virksomhetsnivå er oppgavene konsentrert om standardisering av administrasjonen av den innreisende og utreisende studenten, og til og fra studiestedene ved Nord universitet.

Den vedtatte delstrategi for Internasjonalisering vil med sine tre arbeidspakker bidra ytterligere til å organisere arbeidet for faglige vitenskapelige og administrative, i tydeligere deloppgaver – som igjen vil påvirke systemutvikling og brukervennligheten. Studentene er avhengig av en god og synlig struktur på administrativt side.

Det er flere faktorer innenfor tilrettelegging av studentmobilitet som påvirker studentens valg om å reise ut eller ei. Derfor er det et behov for en kulturendring spesielt blant de faglig vitenskapelige ansatte, og mer på enkelte fakultet enn på andre. 

Innspill fra universitetene til felles nasjonal systemutvikling – administrasjon.

Universitetene har tidligere formidlet behovet for at det bør utvikles en felles søknadsportal for internasjonale studenter som søker på hele grader i Norge. De respektive opptakskontorer bruker betydelig tid på teknisk vurdering av dokumentasjon til studenter som ikke er kvalifiserte. For Nord universitet mottar vi over 2500 søknader fra internasjonale studenter på gradsgivende studier og det starter opp omtrent 150 studenter. Mange av de som søker til Nord universitet søker også andre norske universitet og høgskoler. Det betyr et betydelig arbeid, og i mange tilfeller et betydelig dobbeltarbeid

Universitetene har ønsket å gjenopplive FS- ekspertgruppen for studentutveksling, og vi ønsker å få på plass dette slik at manuelt eller ineffektivt byråkrati ikke skal belaste administrasjonen ytterligere.

Hva:

• Bedre digitale løsninger for studenter:
• Sikre at studentutveksling framstår som en synlig og integrert del av deres utdanningsplan.
• Forbedre tilgjengeligheten og synligheten av informasjon for studentene.
• Forenkle søknads- og godkjenningsprosesser.
• Nye og bedre digitale verktøy for ansatte på institusjonene:
• Digitale verktøy som er tilpasset arbeidsprosessene: effektivitet og kvalitet.
• Verktøy som digitaliserer alle arbeidsoppgavene i studentutvekslingen: før, under og etter mobilitet.
• Verktøy som er tilpasset behovene til både administrative og vitenskapelige ansatte.
• Integrasjoner og automatisering:
• Integrasjoner med andre systemer og internasjonale nettverk (Emrex og Erasmus without paper).
• Forenklede og automatiserte søknadsprosesser (så langt som mulig).
• Forenklede og automatiserte godkjenningsprosesser (så langt som mulig).

Resultater:

• Lage løsninger som leveres som fellestjeneste til sektoren.
• Verktøy og tjenester som er tilpasset brukerbehovene.
• Verktøy som støtter opp rundt korrekte arbeidsprosesser, som igjen er i tråd med nasjonale og internasjonale krav og retningslinjer.
• Verktøy og tjenester som er integrerte med internasjonale nettverk (Emrex og EWP).
• Standardiserte arbeidsprosesser for studentutveksling

Gevinster:

• Flere studenter som opplever mindre byråkratiske hindre før utveksling, i tråd med nasjonale og internasjonale målsettinger. Unngå utmattende søknadsprosesser.
• Mindre ressurser brukt på administrasjon, gjennom mer standardiserte og effektive arbeidsprosesser.

Med vennlig hilsen 

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer.

Kopi til: Rektor v/Bjørn Olsen, Avdeling utdanning v/Hanne Solheim Hansen, Studieavdeling v/Jan-Atle Toska