12 Hvem kan kommunisere på vegne av Stortinget?
12.1 Innledning
Stortinget kan kun fatte vedtak i plenum. Oppfølgingen av Stortingets vedtak er omtalt i punkt 2. I dette punktet omtales andre henvendelser fra Stortinget.
Henvendelser kan komme fra presidentskapet, stortingskomiteene, komitefraksjoner, partigrupper og enkeltrepresentanter. Regjeringens opplysningsplikt gjelder imidlertid kun overfor Stortinget, og til dels Stortingets organer (se punkt 9.8). Det er videre bare presidentskapet, komiteledere og, på noen områder, saksordførere som har fullmakt til å opptre på vegne av Stortinget eller Stortingets organer. Når en mottar henvendelser fra Stortinget, er det derfor viktig å være klar over hvem som kan uttale seg på Stortingets vegne og om opplysningsplikten gjelder.
12.2 Presidentskapet
Presidentskapet består av seks stortingsrepresentanter og velges av Stortinget. Presidentskapet leder Stortingets møter og styrer organiseringen av den praktiske avviklingen av Stortingets arbeid. Gjennom Stortingets forretningsorden og etablert praksis er presidentskapet gitt visse fullmakter til å opptre på vegne av Stortinget. Ut over dette må presidentskapet ha et flertallsvedtak fra Stortinget for å kunne opptre på Stortingets vegne. Det er praksis for at presidentskapet står for den daglige kommunikasjonen med regjeringen, og at Stortingets vedtak kommuniseres til regjeringen fra presidentskapet.
12.3 Stortingskomiteene
Stortingskomiteene opprettes av Stortinget, og består av stortingsrepresentanter fra de ulike partigruppene. Komiteene er delt inn etter fagområde, og de kalles også fagkomiteer. Hvilke fagkomiteer Stortinget til enhver tid har følger av Stortingets forretningsorden § 12. Saksfordelingen mellom komiteene følger av forretningsorden § 14. Stortingskomiteene saksforbereder saker som skal avgjøres av Stortinget i plenum, og de utarbeider forslag til vedtak gjennom sin innstilling til Stortinget. Kontroll- og konstitusjonskomiteen er nærmere omtalt i punkt 6.5.1.
Stortingskomiteene kan kun behandle saker som er oversendt fra Stortinget, med mindre annet følger av Stortingets forretningsorden, jf. forretningsordenen § 22 syvende ledd. Praktisk viktige unntak følger av § 15 om kontroll- og konstitusjonskomiteen, § 16 om den utvidede utenriks- og forsvarskomité og § 17 om Europautvalget. Det innebærer at stortingskomiteene ikke har myndighet til å motta informasjon eller gi uttalelser på Stortingets vegne utenom saker som Stortinget i plenum har sendt til, og som ligger til behandling i, komiteen. Når komiteen har blitt tildelt en sak, er det kun komiteens leder og saksordføreren i den enkelte sak som kan opptre formelt utad på komiteens vegne (innen rammen av den aktuelle saken), herunder sende brev til departementene fra komiteen som sådan. Se punkt 10.4 om når slike brev sendes, og punkt 14.2 om besvarelsen av slike brev.
For statsbudsjettet har det utviklet seg en praksis for at alle partifraksjoner kan stille spørsmål til regjeringen om budsjettproposisjonene som er til behandling i finanskomiteen, se punkt 14.4. Når finanskomiteen behandler saker som ikke har tilknytning til statsbudsjettet, gjelder de samme reglene som for øvrige stortingskomiteer.
12.4 Enkeltrepresentanter, partigrupper og komitefraksjoner
Verken enkeltrepresentanter, partigrupper eller komitefraksjoner (medlemmer fra samme parti i en stortingskomite) kan opptre på vegne av Stortinget. Opplysningsplikten gjelder derfor ikke ved besvarelsen av henvendelser fra disse. Se punkt 14.6 om besvarelsen av slike brev.
12.5 Stortingets utredningsseksjon
Stortingets utredningsseksjon er en del av Stortingets administrasjon, og gir faglig bistand til representanter, partigrupper og komiteer. Opplysningsplikten gjelder ikke overfor Stortingets utredningsseksjon, se punkt 9.8.
Som ledd i sin informasjonsinnhenting forekommer det at utredningsseksjonen henvender seg til departementer og andre statlige virksomheter. Departementene bør tilstrebe å imøtekomme slike forespørsler, men det er ingen plikt til å igangsette egne utredninger mv. Av hensyn til notoritet bør kommunikasjon med utredningsseksjonen gjennomføres skriftlig, enten via brev eller e-post. Utredningsseksjonen har ingen rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter ut over den alminnelige innsynsretten som følger av offentleglova.
Embetsverket må vurdere om det er grunn til å informere politisk ledelse om henvendelser fra utredningsseksjonen. Politisk ledelse bør konsulteres om svaret på en henvendelse dersom saken gjelder et aktuelt politisk tema, innebærer skjønnsmessige avveininger mv. Dersom underliggende organer mottar henvendelser fra Stortingets utredningsseksjon, skal de kontakte departementet med forespørsel om hvem og i så fall hvordan henvendelsen skal besvares.
12.6 Forholdet til offentleglova
Brev og henvendelser fra Stortingets organer, det vil si fra presidentskapet og Stortingets komiteer, er «saksdokumenter» etter offentleglova, jf. offentleglova § 4 annet ledd. Saksdokumenter er omfattet av innsynsretten og skal journalføres i samsvar med reglene i arkivforskriften.
Henvendelser fra enkeltstående stortingsrepresentanter, partigrupper eller komitefraksjoner er som hovedregel også «saksdokumenter» etter offentleglova og skal journalføres i samsvar med reglene i arkivforskriften. Hvis avsenderen tilhører partigruppen til et parti som inngår i regjeringen eller det er tale om mer uformell kontakt mellom politisk ledelse i departementene og stortingsrepresentanter, kan det oppstå et spørsmål om henvendelsen er et «saksdokument» etter offentleglova eller om henvendelsen er mottatt av politisk ledelse i en annen egenskap enn som ansatt i departementet. I sistnevnte tilfelle faller henvendelsen utenfor innsynsretten, jf. offentleglova § 4 tredje ledd bokstav e). Vurderingen må foretas konkret med utgangspunkt i dokumentets saklige innhold. St.meld. nr. 32 (1997–1998) punkt 5.6 gir retningslinjer for grensedragningen.