Østfoldkorn BA

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Nærings- og handelsdepartementet

Innledning

Vi viser til klage fra John Lilleborge oversendt fra Brønnøysundregistrene 3. november 2011 over Foretaksregisterets vedtak om å registrere endringer i vedtektene i Østfoldkorn BA. Vi viser også til brev datert 2. desember 2011 fra advokatfirmaet Simonsen på vegne av klager med tilleggsinformasjon i saken. Vi beklager at klagesaksbehandlingen har tatt lengre tid enn først antatt.

Nærings- og handelsdepartementet har kommet til at klagen tas til følge. Den nærmere begrunnelsen og vedtaket følger nedenfor.

Saken

Foretaksregisteret traff 21. juni 2011 vedtak om å registrere nye vedtekter i Østfoldkorn BA. Registreringen skjedde med bakgrunn i årsmøteprotokoll fra Østfoldkorn BA datert 13. april 2011. Klager klaget på vedtaket 20. september 2011, og klagen anses å være rettidig. 

Klager krever prinsipalt at registreringsvedtaket må oppheves slik at vedtektene tilbakestilles til vedtektsdato 4. februar 2002. Subsidiært kreves at enkeltparagrafer der endringsvedtakene lider av alvorlige saksbehandlingsfeil, underkjennes. Klager mener at vedtakene fra årsmøtet er i strid med § 13 i selskapets vedtekter, fordi flertallskravet i § 13 om at minst 2/3 av de avgitte stemmer er for vedtaket, ikke er tilstrekkelig dokumentert i protokollen fra årsmøtet. Konkret gjelder innsigelsene at ved gjennomføring av avstemningene der det var ulike forslag å velge mellom ble det ikke gitt anledning til å stemme for gjeldende ordning/ordlyd, dvs. stemme mot å endre vedtektene. Videre fremgår ikke stemmetallene for og imot de enkelte forslag klart av protokollen.

 Foretaksregisteret opprettholder sitt vedtak og legger til grunn i sitt vedtak at vedtektsendringene har fått tilstrekkelig flertall og dermed er gyldig vedtatt. Når det gjelder gjennomføring av avstemningen med hvilke forslag som ble tatt opp til votering mener Foretaksregisteret at det er et internt selskapsanliggende som de ikke anser det riktig å ta stilling til. 

Departementets vurdering

Lovgrunnlaget

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering og grunnlaget for det, er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Det fremgår av forarbeidene i Odelstingsproposisjon nr. 50 (1984–85)på side 52 at Foretaksregisterets kontroll omfatter både innholdet av det som meldes og den saksbehandlingen som ligger til grunn for det. Lovlighetskontrollen innebærer at Foretaksregisteret og departementet foretar en prejudisiell vurdering av om vedtakene er lovlige og kan registreres i Foretaksregisteret. Dersom registerfører finner at en melding ikke er lov­mes­sig, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven § 5-2. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1.

Grunnlaget for registerførers kontroll er de innsendte dokumentene (meldingen med vedlegg) og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, jf. foretaksregisterloven § 5-1 andre ledd. Det følger av foretaksregisterloven § 4-4 at meldinger til Foretaksregisteret skal vedlegges utskrift av protokoll fra generalforsamlinger som viser de meldte opplysningene. Således er det protokollen fra årsmøtet i Østfoldkorn BA som danner utgangspunktet for departementets kontroll av om det er fattet lovlige vedtak på årsmøtet i Østfoldkorn BA.

Her viser vi også til at det fremgår av lovens forarbeider side 33 og side 53 at Foretaksregisterets kontroll av meldinger i utgangspunktet ligger på et administrativt plan, uten muligheter til å kontrollere de faktiske omstendighetene. Registreringssystemet er dermed ikke lagt opp slik at det kan foretas nærmere bevisvurderinger verken av Foretaksregisteret eller av departementet i klageomgangen. Bevisvurderinger må i tilfelle gjøres i en sak for domstolene der det kan foretas vitneavhør. Det vil være opp til partene selv å ta stilling til om en sak skal bringes inn for domstolsapparatet.

Advokat Orwall Andersen har sendt et brev med en utfyllende redegjørelse for enkelte punkter i protokollen. Advokat Henning Øvrebø har sendt et brev med supplerende informasjon, men med til dels avvikende opplysninger sammenholdt med Andersens opplysninger om hva som skjedde på årsmøtet i Østfoldkorn. Slik dette fremstår for departementet, er det uenighet om fakta mellom partene. Vi kan derfor ikke legge til grunn disse opplysningene som ikke fremgår av protokollen. Vi vil gjøre oppmerksom på at en protokoll i ettertid kan suppleres, men selvsagt under den forutsetning at det som legges til, er innenfor det som ble sagt og vedtatt på årsmøtet. Et tillegg til protokollen må underskrives av dem som undertegnet protokollen.

Departementet er enig med Foretaksregisteret i at det for BA-selskaper vil være selskapets vedtekter som setter den reguleringsmessige rammen rundt avholdelsen av årsmøtet.  

Vurdering

Østfoldkorn BA har påpekt at klagers manglende protester underveis i årsmøtet må tillegges betydning. Departementet vil som et utgangspunkt bemerke at det er selskapet selv med den valgte møteledelsen som er ansvarlig for at årsmøtet avholdes i samsvar med selskapets vedtekter og annet relevant regelverk. Man kan ikke forvente at medlemmene er klar over eventuelle feil under møtet, men kan ha blitt oppmerksom på dette i ettertid. Vi mener derfor at det ikke er grunnlag for å avskjære klagers innsigelser ut i fra passivitetsbetraktninger.

§ 13 i Østfoldkorn BA sine vedtekter lyder som følger: ”§ 13 Vedtektsendringer: Endringer i vedtektene kan bare foretas i årsmøtet. Til gyldig vedtak kreves at minst 2/3 av de avgitte stemmer er for vedtaket. Det skal stå i innkallingen hva forandringen gjelder.”

Vedtektsendringer skal vedtas med 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Flertallskravet skal sikre at vedtektsendringer skal ha bred støtte i selskapet. Det er ingen lovkrav til innholdet i en protokoll fra årsmøtet i et BA. Departementet legger til grunn at alminnelige prinsipper må gjelde. En protokoll må blant annet vise om det i den konkrete saken er oppnådd nødvendig flertall for et vedtak. Etter departementets vurdering bør protokollen utformes klart slik at det ikke er tvil om, også i etterkant, hvilke stemmetall som forelå.

Nedenfor gjennomgås nærmere de enkelte punktene i protokollen. Det blir vurdert om de oppfyller vedtektskravene om 2/3 flertall.

Endring av vedtektene § 1

Endring av vedtektenes § 1 ble vedtatt ved akklamasjon. Etter departementets syn fremstår dette som en uformell måte å stemme på. En slik uformell avstemningsmåte gjør det ikke mulig med nødvendig sikkerhet å fastslå om det er oppnådd det tilstrekkelige kvalifiserte flertallet som kreves etter vedtektene. Det må avholdes avstemninger med pro et contra stemmegivning som vil vise stemmetallene for og imot et forslag, jf. kravet etter vedtektene om at det skal være 2/3 flertall. I den situasjonen som oppstod, vil vi anta at møteleder har tolket det slik at forslaget fikk god tilslutning fra salen. Men etter departementets vurdering kan man ikke av protokollen utlede at dette forslaget har blitt vedtatt med nødvendig flertall som kreves for vedtektsendring. Et spørsmål som da reiser seg er om vedtaket i årsmøtet er ugyldig. Det følger av juridisk teori (s. 313 i Geir Woxholts bok Foreningsrett med samvirkeloven 3. utgave 2008) at en saksbehandlingsfeil bare kan føre til ugyldighet om det med rimelighet kan sies at feilen kan ha virket inn på vedtaket. Det må være tilstrekkelig at det ikke er en helt fjerntliggende mulighet for årsakssammenheng. Å velge akklamasjon som avstemningsmåte ved vedtektsendringer i et selskap, innebærer at det ikke er en helt fjerntliggende årsakssammenheng mellom feilen og vedtaket. Vi baserer oss her på at det ikke er mulig å vite hvor mange som ikke applauderte, avsto fra å stemme osv. Vi konkluderer på denne bakgrunn med at vedtaket er ugyldig.

Endring av vedtektene § 2  

Klager mener at avstemningen om endringen av vedtektenes § 2 ikke er i overens­stemmelse med generelle prinsipper om avstemninger på årsmøter. Geir Woxholt skriver i boken Foreningsrett med samvirkeloven 3. utgave 2008 på s. 303 at utformingen av avstemningstemaet avhenger av sakens karakter, og at strengest krav må stilles til forslag om vedtektsendringer og andre vedtak med inngripende konsekvenser. Prinsipper for avstemning er omtalt i samme bok på s. 303. Dersom det er to forslag som gjensidig utelukker hverandre kan forslagene settes opp mot hverandre til votering. Woxholt nevner her eksempelet med forslag om å bygge nytt klubbhus kontra de som ikke vil bygge nytt klubbhus. Dersom forslagene ikke gjensidig utelukker hverandre eller det er tre eller flere forslag, må det stemmes over ett og ett forslag.  

Slik departementet forstår det, var det i realiteten tre forslag å ta stilling til når det gjaldt endring av vedtektenes § 2. Det ene var å beholde gjeldende vedtekter uendret. Det fremgår ikke av protokollen at det ble stemt over dette. Det fremgår av protokollen at styrets endringsforslag ble holdt opp mot endringsforslag fra en deltaker. Avstemningen der to endringsforslag ble holdt opp mot hverandre viser kun hvilket av de to endringsforslagene som ble foretrukket av årsmøtet. Det viser ikke hvilken støtte endringsforslaget har sammenholdt med gjeldende vedtekter. Etter departementets vurdering er det en saksbehandlingsfeil at det ikke ble stemt over status quo.

I forlengelsen av dette må det vurderes om saksbehandlingsfeilen kan føre til at avstemningsvedtaket blir ugyldig. Det følger av juridisk teori at en saksbehandlingsfeil bare kan føre til ugyldighet om det med rimelighet kan sies at feilen kan ha virket inn på vedtaket, og det må være tilstrekkelig at det ikke er en helt fjerntliggende mulighet for årsakssammenheng. Etter vår vurdering er vedtektsendringer i utgangspunket så viktige at man må være sikker på at de blir vedtatt uten tvil om at de skal erstatte gjeldende vedtekter. Refereringen av endring av vedtektenes § 2 viser at 84 stemte for forslaget. Det burde også vært opplyst hvor mange som stemte imot. 84 stemmer oppfyller imidlertid kravet om 2/3 flertall fordi det var 109 stemmeberettigede til stede i møtet. Protokollen viser at tilstrekkelig flertall ble oppnådd. Om man ut fra disse stemmetallene kan utlede/anta at det ikke ville ha blitt flertall for å beholde gjeldende vedtekter dersom det var blitt stemt over dette, er et annet spørsmål. Under avstemninger vil det være klargjørende når alle alternativene fremlegges for avstemning, og etter departementets vurdering kan det ikke utelukkes at noen ville ha stemt annerledes ved en slik voteringsfremgangsmåte. Etter vår vurdering er det derfor en ikke helt fjerntliggende mulighet for årsakssammenheng når det ikke er stemt over status quo. Vi konkluderer derfor med at vedtaket er ugyldig.

Endring av vedtektene § 4

Når det gjelder endring av vedtektenes § 4 vises det til både sak 12 og 13 i årsmøtet. Klager anfører at det ikke ble gitt anledning til å stemme over å beholde andelenes pålydende uendret. Det opplyses i protokollen at det ble gitt anledning til å stemme over styrets forslag opp mot Lilleborges forslag. Det var 80 stemmer for styrets forslag, og Lilleborges forslag fikk 24 stemmer. Styrets forslag oppnådde 2/3 flertall. Heller ikke her ble det stemt over status quo, dvs. at andelene skulle beholdes uendret.  Departementet mener at det er en saksbehandlingsfeil.

Under behandlingen av vedtektenes § 4 er det ikke referert i protokollen under sak 12 om oppskriving av andelenes pålydende at en oppskriving vil kreve vedtektsendringer. Avstemningen er dermed beheftet med ytterligere en saksbehandlingsfeil.

Det reiser seg et spørsmål om disse feilene kan føre til at vedtaket er ugyldig.  Stemmetallene isolert sett taler for at det nødvendige flertallet som kreves etter vedtektene, er oppnådd. Vi viser imidlertid til vårt resonnement knyttet til avstemningen om vedtektenes § 2, der vi konkluderte med at vedtaket var ugyldig. Også under dette punktet anser vi det for å være en ikke helt fjerntliggende mulighet for årsakssammenheng når det ikke ble stemt over status quo, og det heller ikke fremgår av protokollen at man stemte for vedtektsendringer. Vi vil ikke utelukke at noen ville stemt annerledes dersom disse forholdene var kjent ved voteringen.

Det fremgår ikke av protokollen med hvilket stemmetall endringen av § 5 har skjedd. Det står ”§ 5 vedtatt med denne endringen”. Etter departementets vurdering kan man ikke av protokollen utlede at dette forslaget har blitt vedtatt med nødvendig flertall som kreves for vedtektsendring. Også her reises spørsmålet om ugyldighet som følge av at stemmetall ikke er oppgitt. Vi mener det er grunnlag for å statuere ugyldighet. Når stemmetall ikke er oppgitt, kan det ikke vites om det er fattet vedtak i samsvar med kravet i vedtektene. Det er derfor en ikke helt fjerntliggende mulighet for at det kan ha virket inn på vedtakets innhold.

Etter departementets syn har det vært betydelige saksbehandlingsfeil ved det avholdte årsmøtet i Østfoldkorn BA. Vi mener at det avholdte årsmøtet ikke har vært i samsvar med lov og vedtekter, og at vedtakene dermed er ugyldige, vurdert med bakgrunn i den innsendte protokollen. Det følger av foretaksregisterloven § 5-2 at registrering da skal nektes.

Vedtak

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

 Klagen tas til følge. 

Departementet gjør for øvrig oppmerksom på at når et vedtak blir endret til gunst for en part, kan parten tilkjennes dekning for vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket, jf. forvaltningsloven § 36.