7 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
7.1 Gjeldende rett
7.1.1 Regnskapsloven 1977
Det følger av regnskapsloven 1977 § 6 første ledd at det skal føres de regnskapsbøker som er nødvendige av hensyn til virksomhetens art og omfang. Det skal alltid føres:
Kassebok for kontante inn- og utbetalinger
Dagbok for alle andre forretningstilfeller
Kontobok for mellomværende med fordringshavere og skyldnere
Hovedbok for innføring av sammendrag av kontoene i kassebok og dagbok
Årsoppgjørsbok for innføring av resultatregnskap, balanse mv.
Etter annet ledd kan det føres ulike kombinasjoner av bøker nevnt i første ledd.
I tredje ledd stilles ordenskrav til føring av bøkene, som etter hovedregelen skal være innbundet eller heftet og forhåndsnummerert. Dersom det kan etableres et «ordnet og betryggende system, kan de innbundne og heftete bøkene erstattes av andre hjelpemidler. Dette gjelder imidlertid ikke sammendragsbok og årsoppgjørsbok. Ifølge femte ledd kan kontobok sløyfes. Det er gitt nærmere regler i løsbladforskriften. Løsbladforskriften § 4-2 inneholder regler om presentasjon av regnskapsopplysninger. Presentasjonene gis på papir eller i oversiktlige bilder på dataskjerm/leseapparat og inneholder informasjon som nevnt i forskriftsbestemmelsens punkt nr. 1-4.
7.1.2 Ligningsloven
Det fremgår av ligningsloven § 6-1 at den som har - eller kan pålegges oppgaveplikt etter ligningsloven kapittel 6, skal innrette sin regnskapsføring slik at oppgavene kan gis og kontrolleres.
7.1.3 Regnskapsloven 1998
Det er gitt regler om gjengivelse og spesifikasjon i regnskapsloven 1998 § 2-2. I annet ledd kreves at regnskapssystemet skal kunne gjengi registrerte opplysninger på papir i 10 år etter slutten av det regnskapsåret registreringen av opplysningen ble foretatt. Opplysninger som er registrert elektronisk, skal også kunne gjengis i tilsvarende standard dataformat.
Det følger av tredje ledd at regnskapssystemet skal spesifisere alle registrerte opplysninger som ligger til grunn for beløp som er oppgitt i pliktig rapportering.
I følge fjerde ledd skal følgende gjengivelser og spesifikasjoner foretas for hver periode med pliktig rapportering (rapportperiode):
alle registrerte opplysninger skal gjengis enkeltvis
hver dags kontantsalg skal spesifiseres
registrerte opplysninger om kjøp av varer og tjenester skal spesifiseres på motpart
registrerte opplysninger om mellomværende med fordringshavere og skyldnere skal spesifiseres på motpart
registrerte opplysninger om uttak av eiendeler og tjenester til eiere og deltakere og egen virksomhet skal spesifiseres på motpart
Det følger av femte ledd at utgående og inngående merverdiavgift og investeringsavgift skal spesifiseres etter kodende i regnskapssystemet for hvert regnskapsår. Det vises til omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-98) punkt 5.4.4 (s. 56 flg.).
7.2 Utvalgets forslag
Med lovbestemte spesifikasjoner, forstår utvalget (NOU 2002: 20 punkt 4.3.3):
«Detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger, eksempelvis av fordringer og gjeld pr. motpart, lønn og trekk, samt avgifter og avgiftsgrunnlag. Det som kjennetegner spesifikasjoner sammenlignet med pliktig regnskapsrapportering, er at spesifikasjonene skal foreligge hos den bokføringspliktige, mens den pliktige regnskapsrapporteringen også sendes til eksterne parter.
Utvalget omtaler begrepets innhold nærmere i NOU 2002: 20 punkt 6.1. Utvalget mener det er mest hensiktsmessig at det i loven angis hvilke spesifikasjoner som skal kunne utarbeides og at nærmere krav til innholdet i spesifikasjonene gis i forskrift (jf. NOU 2002: 20 punkt 6.3). Utvalget foreslår følgende spesifikasjonskrav i lovutkastet § 5:
bokføringsspesifikasjon
kontospesifikasjon
kunde- og leverandørspesifikasjoner
spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
spesifikasjon av merverdiavgift
spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Videre foreslås at departementet i forskrift gir nærmere regler om innholdet i spesifikasjonene, jf. lovforslaget § 5 tredje ledd.
Til spesifikasjon av bokførte opplysninger, uttaler utvalget bl.a. (NOU 2002: 20 punkt 6.4.1):
«Når det gjelder spesifikasjon av bokførte opplysninger, har utvalget som nevnt valgt å ta utgangspunkt i presentasjonskravene i løsbladforskriften. Løsbladforskriften er vel kjent og inneholder konkrete bestemmelser som har vist seg å fungere svært godt i praksis gjennom mange år. Løsbladforskriften § 4-2 krever presentasjon av opplysninger i dagbok, hovedbok og reskontro. Utvalget foreslår å opprettholde tilsvarende krav til spesifikasjoner.
Kravet til «dagbok» i løsbladforskriften foreslås videreført som et krav om bokføringsspesifikasjon. I løsbladforskriften kreves det at regnskapsførte poster skal fremgå enkeltvis og oppsummert for den enkelte regnskapsperiode, og at postene skal ha nødvendig legitimasjonshenvisning, dato og koder. Utvalget er enig i at disse opplysningene må inngå i en bokføringsspesifikasjon, men ønsker en nærmere presisering av de to siste elementene; dato og koder.
Når det gjelder dato, er det flere alternativer som kan være aktuelle: Registreringsdato, dokumentasjonsdato og i forbindelse med kjøps-/salgstransaksjoner, også leveringsdato. I diskusjonen av hvilket datobegrep det vil være mest hensiktsmessig å bruke, har utvalget lagt vekt på hva som er formålet med bokføringsreglene, og da spesielt formålet med å legge til rette for kontroll og innsyn i regnskapsbehandlingen. Etter utvalgets syn er det utvilsomt bruk av dokumentasjonsdato som best ivaretar dette kontrollbehovet. Når dokumentasjonsdato registreres og fremgår av spesifikasjonene hos begge parter i en transaksjon, gir dette muligheter for kryssjekking, noe som kan forenkle kontrollarbeidet betydelig. I en del tilfeller vil det imidlertid kunne by på problemer å bruke dokumentasjonsdato. Dette har sammenheng med bestemmelsene i merverdiavgiftsloven, som legger til grunn at det er leveringstidspunktet som avgjør i hvilken termin avgiften skal innberettes og betales. Dette har likevel vært praktisert slik at det er fakturadato som er grunnlaget for periodisering så fremt fakturering skjer senest 30 dager etter levering. For løpende leveranser, som for eksempel elektrisk kraft, telekommunikasjon, abonnement mv., skal transaksjonen tas med i den perioden vederlaget kreves. Bruk av dokumentasjonsdato ved bokføringen kan også medføre brudd på periodiseringsreglene i regnskapsloven 1998. Dette kan imidlertid enkelt løses ved egne korreksjonsposteringer i tilknytning til periodeavslutninger. Problemstillingen rundt periodisering av merverdiavgift er nærmere drøftet i avsnitt 9.5.
Koder er benevnelsen på registrerte opplysninger som styrer den videre behandlingen i regnskapssystemet. Det skilles gjerne mellom to typer behandlingskoder:
Tilordningskoder, som muliggjør spesifikasjon av regnskapsopplysningene. Tilordningskoder som er relevante for bokføringen er kontokoder, kunde- og leverandørkoder, andre koder som er nødvendige av hensyn til pliktig regnskapsrapportering og - i bygge- og anleggsbransjen - prosjektkoder.
Andre behandlingskoder som påvirker behandlingen av regnskapsdataene. Ett eksempel på slike behandlingskoder er merverdiavgiftskoder. Enkelte regnskapssystemer har ikke den nødvendige funksjonalitet for å spesifisere avgiftskoder. Foretak med slike systemer må kunne søke om dispensasjon fra ovennevnte krav om spesifikasjon av behandlingskoder. Dette vil i første rekke være aktuelt for datterselskap i utenlandske konsern som er pålagt å benytte konsernets regnskapssystem. Dispensasjon bør kunne gis under forutsetning av at det eksisterer et betryggende system for kontroll av avgift, som for eksempel at det brukes «rene» kontoer ved bokføring av avgiftspliktige transaksjoner.
Det tradisjonelle kravet til «hovedbok» foreslås videreført gjennom krav om kontospesifikasjoner. Det vil si at bokførte opplysninger kreves systematisert med utgangspunkt i konto(kode) og kontonavn, der alle posteringer med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, angivelse av behandlingskoder samt inn- og utgående saldo skal fremgå.
Tilsvarende foreslås gjeldende bestemmelser om «reskontro» videreført gjennom krav til kunde- og leverandørspesifikasjoner. I utgangspunktet gjelder dette krav til spesifikasjon av mellomværende mellom kunder og/eller leverandører, det vil si at det blir aktuelt først når det selges/kjøpes på kreditt. I avsnitt 6.4.2 nedenfor drøftes det generelle kravet til motpartsspesifikasjoner, uavhengig av om salget/kjøpet skjer på kreditt eller kontant.
Løsbladforskriften § 4-2 nr. 2 krever spesifikasjon av kode, navn, alle poster i ordnet rekkefølge med henvisning til dokumentasjon, dato samt inn- og utgående saldo for perioden. I tillegg foreslår utvalget at leverandørspesifikasjonene også skal omfatte leverandørens organisasjonsnummer. Forslaget er begrunnet i erfaringer fra kontroller innen bygge- og anleggsbransjen, der det har vært et gjennomgående problem å identifisere vedkommende leverandør ved innhenting av utskrift fra leverandørregisteret. Det anses som en fordel, både for kontrollmyndighetene og for den enkelte bokføringspliktige, at organisasjonsnummeret fremgår av leverandørspesifikasjonen. Etter utvalgets mening vil ikke dette medføre vesentlig merarbeid for den bokføringspliktige, da organisasjonsnummeret skal fremgå av salgsdokumentet og kun skal legges inn ved opprettelsen av kontoen. Kravet innebærer ikke nødvendigvis at organisasjonsnummeret skal være (en del av) identifikasjonskoden eller at det skal inngå blant søkebegrepene, men kun at organisasjonsnummeret skal fremgå av leverandørspesifikasjonen. Kravet begrenses dessuten til å gjelde norske leverandører. Det kreves ikke at det opprettes organisasjonsnummer på leverandører som står oppført i leverandørspesifikasjonen ved lovens ikrafttredelse. Dersom det etter dette tidspunktet mottas faktura fra disse leverandørene skal imidlertid organisasjonsnummer opprettes.
Utvalget foreslår etter dette følgende spesifikasjoner av bokførte opplysninger:
Bokføringsspesifikasjoner (bokføringsjournal)
Oppstillinger der bokførte opplysninger fremgår enkeltvis og systematisk. Opplysningene skal foruten beløp, omfatte dokumentasjonsdato (unntaksvis leveringsdato), periode, dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare.
Kontospesifikasjoner (hovedbok)
En oppstilling over alle kontoer spesifisert pr. periode, der det for hver konto skal vises
kontokode og kontonavn
alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning
andre relevante behandlingskoder
inn- og utgående saldo
Kundespesifikasjoner (kundereskontro)
En oppstilling som spesifiserer salg og betalinger for alle kunder pr. periode, der det for hver kunde skal vises
kundekode og -navn
alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning
inn- og utgående saldo
Leverandørspesifikasjoner (leverandørreskontro)
En oppstilling som spesifiserer kjøp og betalinger for alle leverandører pr. periode, der det for hver leverandør skal vises
leverandørkode og -navn
leverandørens organisasjonsnummer
alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning
inn- og utgående saldo»
Vedrørende spesifikasjon av merverdiavgift uttaler utvalget (NOU 2002: 20 punkt 6.4.3):
«Formålet med en spesifikasjonsbestemmelse er å forenkle myndighetenes kontroll ved å legge forholdene til rette for at avgiftsberegningen lettere kan sannsynliggjøres. I dette ligger at det skal være mulig å avstemme regnskapet mot grunnlaget for avgiftsberegningen. De kravene som i dag gjelder på dette området, finnes i forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven. Forskriften § 2 krever at avgiftsfri og avgiftspliktig omsetning må føres atskilt, og § 3 stiller krav om egne kontoer for alle postene på avgiftsoppgaven. Det forutsettes at det skjer en avstemming mellom regnskap og avgiftsoppgave for hver termin, jf. § 4. Sistnevnte paragraf har også en bestemmelse om at det også skal foretas en årlig avstemming av både utgående og inngående merverdiavgift. Denne bestemmelsen er imidlertid ikke iverksatt.
Utvalget foreslår at både merverdiavgiften og grunnlaget skal spesifiseres for hver termin. Spesifikasjonskravet bør gjelde både utgående og inngående merverdiavgift, fordelt på henholdsvis høy og lav sats, og gjelder uavhengig av om avgiften er direkteført eller beregnet ved hjelp av avgiftskoder. Utgående merverdiavgift må kunne spesifiseres både på kontonivå og på transaksjonsnivå. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak, samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 4.
Slik spesifikasjon kan i prinsippet oppnås ved to alternative modeller:
- Bruk av «rene» kontoer.
Det har hittil vært et forskriftskrav å ha egne kontoer for avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning. Spesifikasjonskravet forutsetter at dette utvides til også å gjelde øvrige transaksjoner.
- Spesifikasjon ved hjelp av andre behandlingskoder enn kontokodene
Hvilken løsning den bokføringspliktige velger, er underordnet så lenge terminoppgavene kan avstemmes mot regnskapet på en tilfredsstillende måte. Når det gjelder utgående merverdiavgift, vil det i praksis trolig være mest hensiktsmessig å opprettholde systemet med rene kontoer for salg.
Spesifikasjon av merverdiavgift på kontonivå for en termin kan for eksempel se ut som i tabell 6.1 (post 1, 2 og 3 i avgiftsoppgaven er ikke tatt med av plasshensyn).
Behovet for spesifikasjon av merverdiavgiften på transaksjonsnivå ivaretas gjennom kravene til bokføringsspesifikasjon og kontospesifikasjon.
I regnskapsloven 1998 § 2-2 siste ledd forutsettes det at merverdiavgiften skal spesifiseres pr. år, og ikke bare pr. termin. Utvalget finner det ikke nødvendig å opprettholde et slikt krav. Spesifikasjon av terminoppgavene vil oppfylle kontrollformålet, og nytten av et tilleggskrav om årlige spesifikasjoner vil trolig være lavere enn kostnadene forbundet med et slikt tiltak. Det må også tilføyes at en stor gruppe bokføringspliktige - bokføringspliktige med en årlig omsetning innenfor merverdiavgiftsområdet på inntil en million kroner - nå vil kunne velge å ha kun én avgiftstermin (årsterminoppgave), slik at terminoppgave og årsoppgave blir den samme. Det samme gjelder for øvrig jordbruk med binæringer og skogbruk som kan levere årsoppgave uavhengig av omsetningens størrelse.»
Når det gjelder spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser, uttaler utvalget (NOU 2002: 20 punkt 6.4.4):
«Utvalget går inn for en videreføring av dagens regelverk, som finnes i forskrift om regnskapsføring av lønnsutbetalinger mv. (forskrift 30. desember 1983 nr. 1972 til ligningsloven) § 1 og i 99-forskriften § 3-4. Forskrift nr. 1972 § 1 krever at det skal føres særskilte kontoer for lønnsutbetalinger mv. som omfattes av oppgaveplikten, herunder også særskilte kontoer for arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser. Utvalget er av den oppfatning at den bokføringspliktige fritt må kunne velge om det skal benyttes rene kontoer eller om spesifikasjonen skal skje ved hjelp av regnskapssystemets øvrige koder. Utvalget foreslår følgelig at lønnsoppgavepliktige ytelser skal spesifiseres etter kontoene i regnskapssystemet for hver termin. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune.»
Når det gjelder spesifikasjon av uttak og salg til eiere, deltakere og ansatte, uttaler utvalget (NOU 2002: 20 punkt 6.4.5):
«Eiere, deltakere og ansatte har en posisjon i forhold til den bokføringspliktige som medfører en økt risiko for at varer og tjenester blir tatt ut eller solgt uten å bli korrekt bokført i regnskapet. Kravene om spesifikasjon av uttak og salg til eiere, deltakere og ansatte er dermed satt for å sikre og kunne kontrollere at slike uttak/ salg blir bokført og at bokføringen skjer til en riktig verdi, herunder korrekt skatte- og avgiftsmessig behandling. Utvalget er av den oppfatning at det er hensiktsmessig å videreføre regler om spesifikasjon av uttak og salg til eiere, deltakere og ansatte.
Når det gjelder uttak og salg til eiere og deltakere, foreslås spesifikasjonskravene i regnskapsloven 1998 (§ 2-2) og 99-forskriften § 3-5 videreført. 99-forskriften § 3-5 gjelder kun bokføringspliktige som også er merverdiavgiftspliktige. Utvalget mener at kravet til å spesifisere salg mv. bør formuleres slik at det gjelder alle bokføringspliktige, uavhengig av avgiftsplikten. I forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven og i forskrift 28. november 1958 nr. 1 til ligningsloven kreves spesifikasjon av omsetning til funksjonærer som har en ledende stilling i firmaet. I 99-forskriften § 3-5 ble dette kravet utvidet til å gjelde samtlige ansatte i foretaket. Formålet med bestemmelsen var å kunne kontrollere omfanget av personalrabatter og om dette gir grunnlag for beskatning. Utvalget har imidlertid kommet til at dette kontrollaspektet i første rekke gjør seg gjeldende i forhold til ansatte som har en viss innflytelse i foretaket. I andre tilfeller antas kontrollbehovet å være mindre fremtredende. Kravet kan dessuten medføre omfattende registreringsrutiner. Et eksempel på dette kan være en dagligvareforretning som har en rekke avdelinger hvor ansatte kan handle, og hvor kravet medfører at det må etableres registreringssystem slik at alt salg kan spesifiseres, uavhengig av hvor den ansatte handler.
På bakgrunn av ovenstående og ut fra en kost-nyttebetraktning har utvalget kommet til at kravet til spesifikasjon bør begrenses til ledende ansatte, og at kravet må omfatte både salg og andre ytelser (gaver). Utvalget bemerker imidlertid at dersom rabatter til ansatte er av en slik størrelse og omfang at det medfører skattelegging av den ansatte, må salget uansett bokføres slik at oppgaveplikten kan overholdes, jf. punkt 5.3.1.
Spesifikasjonene av salg og andre ytelser og uttak forutsetter at opplysningene er bokført på motpart. Dette kan skje ved at det opprettes egne koder i kunderegisteret eller ved at det settes av egne kontoer for dette formålet.
99-forskriften § 3-2 inneholder en bestemmelse om føring av lagerregnskap for særavgiftspliktige varer. Toll- og avgiftsdirektoratet har gitt uttrykk for at bestemmelser vedrørende særavgifter best kan ivaretas gjennom særlovgivningen, og utvalget har derfor valgt å ikke videreføre bestemmelsen.»
7.3 Høringsinstansenes merknader
Den norske Revisorforening, Skattedirektoratet, Norsk Tjenestemannslag, Kredittilsynet, NARF og Toll- og avgiftsdirektoratet støtter utvalgets forslag. Revisorforeningen uttaler:
«DnR støtter lovforslaget fullt ut på dette punkt. Etter vår mening oppstod mange av problemene med forståelsen av regnskapslovens kapittel 2, at verken loven eller forskriften klart nok definerer hvordan de registrerte regnskapsopplysningene skal gjengis. Lovens regler er for vage slik at det har skapt usikkerhet i forhold til hvordan dette skal gjøres i praksis.
I § 4 punktene 1, 7 og 8 er det brukt uttrykket «lovbestemte spesifikasjoner» om de spesifikasjonene som er listet opp i § 5. (Punkt 10 i § 4 bruker bare spesifikasjon om det samme.) Etter vår oppfatning bør det være samsvar mellom de begrepene som benyttes i § 4 og overskriften i § 5. Vi vil derfor primært foreslå at overskriften i § 5 endres til «Lovbestemte spesifikasjoner». Det blir da også en bedre sammenheng med overskriften i forskriftsforslaget kapittel 2. Alternativt kan begrepene alle steder endres til «regnskapsmessige spesifikasjoner». I §§ 6, 7, 12 og 13 er det henvist til «spesifikasjoner som nevnt i § 5». Det bør også vurderes om lovteksten i disse paragrafene blir bedre med å bruke det samme uttrykket som overskriften til § 5 (forutsatt at den blir endret slik vi foreslår).»
Skattedirektoratet uttaler bl.a.:
«Skattedirektoratet finner det hensiktsmessig med en klar anvisning på hvilke spesifikasjoner som skal kunne utarbeides. Forslagene innebærer i stor grad en videreføring av regelverket i regnskapsloven 1977 og forskrift 16. desember 1992 nr. 1156 (løsbladforskriften). Dette regelverket har fungert tilfredsstillende over lang tid, og det synes derfor naturlig å videreføre bestemmelsene. Skattedirektoratet ser særlig positivt på det nye spesifikasjonskravet i loven § 5 annet ledd nr. 1, spesifikasjon av merverdiavgift, jf. forskriften § 2-1 første ledd nr. 8. Et slikt spesifikasjonskrav, hvor både inngående og utgående avgift, samt grunnlaget for avgiftene mv. skal spesifiseres på kontonivå, vil bidra til å sikre avgiftsbetalingen og forenkle etterkontrollen. Skattedirektoratet vil også fremheve forslaget om at organisasjonsnummeret skal fremgå av leverandørspesifikasjonen, jf. forskriften § 2-1 første ledd nr. 4. Dette vil gjøre det enklere å identifisere den enkelte leverandør ved innhenting av kontrolloppgaver.»
Kredittilsynet uttaler:
«Kredittilsynet støtter utvalgets forståelse av spesifikasjonsbegrepet. Kredittilsynet vil, som også utvalget har påpekt, understreke viktigheten av forutsigbarhet for den bokføringspliktige mht. hvilke spesifikasjoner som myndighetene krever. Opplegget i regnskapsloven av 1998 der myndigheten skulle kunne kreve spesifikasjoner på ad-hoc basis var etter Kredittilsynets oppfatning lite hensiktsmessige.
Utvalget foreslår å videreføre spesifikasjonskravene i Løsbladforskriften, men benytter begrepene bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon i stedet for dagbok, hovedbok og reskontrobøker. Begrepet spesifikasjoner omfatter hva Løsbladforskriften benevnte som «presentasjoner».
Kredittilsynet støtter utvalgets forslag til krav til spesifikasjon av bokførte opplysninger. Spesifikasjonskravene representerer grunnleggende elementer i bokføringen som ikke påvirkes av om bedriften benytter manuelle systemer eller avansert teknologi. En videreføring av disse spesifikasjonskravene er derfor naturlig. Kredittilsynet anser også de innførte begrepene å være gode.
Det fremkommer i utredningen punkt 6.1.2 at «Systematisk arkivering vil ikke være tilstrekkelig som spesifikasjon i denne sammenheng». I punkt 6.4.2 står det imidlertid at: «En løsning kan derfor være at disse virksomhetene gis mulighet til å utarbeide spesifikasjonene på en enklere måte, for eksempel ved å oppbevare kopier av den relevante salgsdokumentasjonen samlet per kunde.» I lovforslaget er det valgt en mellomløsning som gir departementet anledning til i forskrift å benytte det siste alternativet. Kredittilsynet støtter den valgte løsning.»
Videre uttaler Kredittilsynet til lovutkastet:
«I § 5 første ledd og tilsvarende i annet ledd står det at: «(...), og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det kunne utarbeides: (...)». Kredittilsynet er usikker på hva som er ment med formuleringen: «(...) skal det kunne utarbeides (...)». Etter Kredittilsynet oppfatning inneholder § 5 bestemmelser om hvilke spesifikasjoner som skal utarbeides av den bokføringspliktige. Dette underbygges ved at § 13 første ledd nr. 5 definerer spesifikasjoner som nevnt i § 5 som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale som skal oppbevares ordnet og betryggende sikret i 10 år. Formuleringen beskriver etter Kredittilsynets oppfatning en funksjonalitet og ikke et krav til produksjon av spesifikasjoner. Kredittilsynet foreslår at § 5 første ledd endres til: «(...) skal det utarbeides: (...)», mens andre ledd endres til «(...) skal det i tillegg utarbeides (...)». Slike formuleringer gir konsistens med oppbevaringskravet i § 13.
Kredittilsynet påpeker at utvalget bare benytter begrepene «kunder» og leverandører» for mellomværender med andre og uttaler:
«Hvis offentlige instanser og alle andre former for mellomværende kan sies dekket av «kunder» og «leverandører», har ikke Kredittilsynet noe imot begrepsbruken, men mener dette bør vurderes nærmere.»
NHO uttaler:
«NHO er fornøyd med at utvalget har valgt å benytte regnskapsloven av 1977 som utgangspunkt for hvilke spesifikasjoner som skal foreligge og hva de skal inneholde. NHO har i utgangspunktet ingen sterke innvendinger mot å videreføre de fleste krav fra gjeldende bestemmelser i regnskaps-, skatte-, og avgiftslovgivningen, dog med enkelte unntak. Dette gjelder særlig spesifikasjoner av kontanttransaksjoner og uttak og salg til eiere, deltagere og ledende ansatte/egen virksomhet.»
NARF støtter opplistingen av spesifikasjonskravene, samt at papirutskrifter av dem likestilles med elektronisk gjengivelse. Vider uttaler NARF:
«Her foreslår vi at overskriften endres til «Lovbestemte spesifikasjoner», eventuelt at det settes i parantes etter «Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering». Vi mener det vil være klargjørende fordi det samme er referert til som «lovbestemte spesifikasjoner» andre steder i loven, jf bl a § 4 nr 7 og 8.»
Statistisk Sentralbyråuttaler:
«Til bruk for utenriksregnskapet vil SSB hente inn opplysninger om inntekter/kostnader til/fra utlandet og fordringer og gjeld overfor utlandet. Det vil være behov for en klassifisering av handel med tjenester i forhold til utlandet. En grov klassifisering av tjenester er trolig allerede innarbeidet i store foretaks regnskapssystemer, da dagens system for rapportering via banker inneholder en slik spesifikasjon. Videre vil det være fordelaktig om det ble stilt krav til spesifikasjon av landkode under kundespesifikasjonene (kundereskontroen) og leverandørspesifikasjonene (leveranddørreskontro).
7.4 Departementets vurdering
Departementet legger i likhet med utvalget til grunn at spesifikasjoner skal forstås som detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger, eksempelvis av fordringer og gjeld pr. motpart, lønn og trekk, samt avgifter og avgiftsgrunnlag.
Utvalget har valgt å benytte konseptet i regnskapsloven 1977, der kravene til hvilke spesifikasjoner som skal foreligge og hva spesifikasjonene skal inneholde fremgår klart. Departementet er enig i at det er hensiktsmessig å angi klart i lovteksten hvilke spesifikasjoner som kreves utarbeidet. Departementet legger til grunn at dette vil medføre økt forutsigbarhet for de bokføringspliktige, samt at dette vil ta høyde for noe av kritikken som er rettet mot kapittel 2 i regnskapsloven 1998. Det vises også til at ingen høringsinstanser har gått i mot forslaget.
Departementet slutter seg på denne bakgrunn til utvalgets vurdering av og forslag til hvilke spesifikasjoner som skal utarbeides etter bokføringsreglene. Det skal utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte, spesifikasjon av merverdiavgift og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. Departementet legger til grunn at nærmere krav til innholdet i spesifikasjonene kan gis i forskrift.
Utvalget har formulert spesifikasjonskravene på den måte at spesifikasjonene «skal kunne» utarbeides. Utvalget synes å legge til grunn at det er tilstrekkelig at systemet legger til rette for at bokførte opplysninger sperres innen de aktuelle fristene, slik at spesifikasjonene kan utarbeides. Oppbevaringskravet vil i så fall måtte oppfylles ved at bokførte opplysninger og funksjonaliteten for å utarbeide spesifikasjonene oppbevares.
Etter departementets syn er det mer hensiktsmessig å fastsette krav til at spesifikasjonene skal utarbeides innen de aktuelle fristene. Dette anses som en videreføring av gjeldende rett, og kan ikke anses for å være særlig byrdefullt for de bokføringspliktige. Spesifikasjonene kan lagres elektronisk eller skrives ut på papir, jf. punkt 12.4.
Departementet slutter seg til utvalgets forslag når det gjelder tidsfrister for når spesifikasjonene skal utarbeides.
Det vises til lovforslaget § 5.