1 Kommisjonsrekommandasjon av 14. desember 2004 om å fremme en egnet ordning for godtgjøring for medlemmer av ledelsen i børsnoterte selskaper
(2004/913/EF)
KOMMISJONEN FOR DE EUROPEISKE FELLESSKAP HAR —
under henvisning til traktaten om opprettelse av Det europeiske fellesskap, særlig artikkel 211 annet strekpunkt, og ut fra følgende betraktninger:
I mai 2003 vedtok Kommisjonen en melding om modernisering av selskapsretten og en mer effektiv eierstyring og selskapsledelse i Den europeiske union – en handlingsplan( 1). Blant en rekke forslag om å styrke aksjeeieres rettigheter og modernisere styrene i børsnoterte selskaper, legger meldingen til rette for et initiativ rettet mot å oppfordre til hensiktsmessige rammeregler for godtgjøring for medlemmer av ledelsen i foretak i medlemsstatene.
Form, struktur og nivå på godtgjøring for medlemmer av ledelsen er saker som faller inn under myndighetsområdet til selskaper og deres aksjeeiere. Dette skal legge forholdene til rette for å rekruttere og holde på medlemmer av ledelsen som innehar de kvaliteter som kreves til å drive et selskap. Slik godtgjøring er imidlertid et av nøkkelområdene der styremedlemmer med et ledelsesansvar kan ha en interessekonflikt og der det i tilstrekkelig grad bør tas hensyn til aksjeeiernes interesser. Godtgjøringssystemer bør derfor være underlagt hensiktsmessige ordninger for ledelseskontroll, basert på tilstrekkelige informasjonsrettigheter. I denne forbindelse er det viktig å fullt ut respektere mangfoldet av selskapsledelsessystemer innen Det europeiske fellesskap, som gjenspeiler ulike medlemsstaters syn når det gjelder rollene til selskaper og til andre organer som har ansvar for å fastsette prinsipper for godtgjøring for medlemmer av ledelsen, samt den faktiske godtgjøringen for de enkelte medlemmer av ledelsen.
Opplysning om nøyaktig og rettidig informasjon fra utstedere av verdipapirer bygger opp en vedvarende tillit hos investorer og utgjør et viktig verktøy for å fremme sunn eierstyring og selskapsledelse i hele Fellesskapet. For å oppnå dette er det viktig at børsnoterte selskaper viser en hensiktsmessig grad av innsyn overfor investorer, slik at disse settes i stand til å uttrykke sine syn.
Ved gjennomføringen av denne rekommandasjon bør medlemsstatene ta hensyn til de særskilte forutsetningene som gjelder foretak for kollektiv investering av selskapstypen, og bør forhindre at de ulike typene av foretak for kollektiv investering i unødvendig grad blir underlagt forskjellsbehandling. Når det gjelder foretak for kollektiv investering, slik de er definert i rådsdirektiv 85/611/EØF av 20. desember 1985 om samordning av lover og forskrifter om visse foretak for kollektiv investering i verdipapirer (investeringsforetak)( 2), inneholder nevnte direktiv allerede et sett av særlige ordninger for god eierstyring og selskapsledelse. For imidlertid å forhindre unødvendig forskjellsbehandling av slike foretak for kollektiv investering av selskapstypen som ikke er underlagt harmonisering på fellesskapsplan, bør medlemsstatene ta i betraktning om og i hvilken utstrekning disse ikke-harmoniserte foretakene for kollektiv investering er underlagt tilsvarende ordninger for god eierstyring og selskapsledelse.
Aksjeeiere bør gis en klar og omfattende oversikt over selskapets godtgjøringsprinsipper. Slik informasjon vil sette aksjeeierne i stand til å vurdere et selskaps tilnærmingsmåte med hensyn til godtgjøring og styrke et selskaps ansvarlighet overfor aksjeeiere. Slik informasjon bør omfatte elementer knyttet til vederlag. Dette bør imidlertid ikke forplikte selskapet til å utgi informasjon av kommersiell følsom art som vil kunne være til skade for selskapets strategiske posisjon.
Tilstrekkelig grad av innsyn bør også sikres i selskapets prinsipper med hensyn til kontrakter med medlemmer av ledelsen. Dette bør omfatte informasjon om spørsmål som oppsigelsesfrister og sluttvederlag i henhold til slike kontrakter som er direkte knyttet til godtgjøring for medlemmer av ledelsen.
For å gi aksjeeiere en effektiv sjanse til å uttrykke sitt syn og en mulighet til diskutere selskapets godtgjøringsprinsipper på grunnlag av omfattende informasjon, men uten å måtte sette i gang en prosess som innebærer at aksjeeierne fremmer en resolusjon, bør godtgjøringsprinsippene være en eksplisitt post på generalforsamlingens dagsorden.
Før å øke selskapets ansvarlighet bør dets godtgjøringprinsipper legges fram for generalforsamlingen for avstemming. Stemmegivningen på denne generalforsamlingen kan være rådgivende, slik at rettighetene til de relevante organer som har ansvar for godtgjøring for medlemmer av ledelsen, ikke vil bli endret. En rådgivende avstemning vil ikke innebære noen forpliktelse om verken å endre de kontraktsmessige rettighetene til medlemmer av ledelsen eller å endre selskapets godtgjøringsprinsipper.
Aksjeeiere bør også gis informasjon som kan benyttes som grunnlag for å holde de enkelte medlemmene av ledelsen ansvarlig for den godtgjøringen de opptjener eller har opptjent. Opplysninger om godtgjøringen til de enkelte medlemmene av selskapets ledelse, både driftsansvarlige og styremedlemmer eller medlemmer av tilsynsorganer, i foregående regnskapsår er derfor viktig for å sette dem i stand til å verdsette godtgjøringen i lys av selskapets generelle inntjening.
Variable godtgjøringsordninger der medlemmer av ledelsen får godtgjøring i form av aksjer, aksjeopsjoner eller andre rettigheter til å anskaffe aksjer eller å motta godtgjøring på grunnlag av bevegelser i aksjekursen, samt eventuelle vesentlige endringer i slike ordninger, bør være underlagt forutgående godkjenning av generalforsamlingen. Godkjenningen bør være knyttet til godtgjøringsordningen og de regler som ble anvendt ved opprettelsen av den enkelte godtgjøringen i henhold til ordningen, men ikke på den enkelte godtgjøringen for medlemmer av ledelsen i henhold til ordningen.
I lys av den betydningen som er knyttet til spørsmålet om godtgjøring for medlemmer av ledelsen, er det hensiktsmessig å overvåke gjennomføringen av denne rekommandasjon og i tilfelle av utilstrekkelig gjennomføring å vurdere ytterligere tiltak —
UTFORMET DENNE REKOMMANDASJON:
Avsnitt I
Virkeområde og definisjoner
1. Virkeområde
1.1. Medlemsstatene bør treffe alle egnede tiltak for å sikre at børsnoterte selskaper som har sitt forretningskontor på deres territorium, tar hensyn til denne rekommandasjon. Medlemsstatene bør imidlertid behørig vurdere de særlige sidene ved foretak for kollektiv investering av selskapstypen i henhold til virkeområdet til direktiv 85/611/EØF. Medlemsstatene bør også vurdere de særlige sidene ved foretak for kollektiv investering av selskapstypen som ikke er underlagt nevnte direktiv og hvis eneste formål er investering av penger reist fra investorer i form av en rekke ulike eiendeler, og som ikke har til hensikt å ta juridisk eller styringsmessig kontroll over noen av utstederne av de underliggende investeringene.
1.2. Medlemsstatene bør også treffe alle egnede tiltak for å sikre at børsnoterte selskaper som ikke er registrert i medlemsstatene, men som i hovedsak er notert i et regulert marked på medlemsstatens territorium, tar hensyn til bestemmelsene i denne rekommandasjon.
1.3. Medlemsstatene bør sikre at denne rekommandasjon kommer til anvendelse på godtgjøring for administrerende direktører i tilfeller der disse ikke er medlemmer av styret, den administrative ledelsen eller tilsynsorganer i et børsnotert selskap.
2. Definisjoner i denne rekommandasjon
2.1. «Medlem av ledelsen» betyr ethvert medlem av styret, den administrative ledelsen eller tilsynsorganer i et børsnotert selskap.
2.2. «Børsnotert selskap» betyr et selskap hvis verdipapirer det tillates å handle med i et regulert marked i henhold til direktiv 2004/39/EF i en eller flere medlemsstater.
Avsnitt II
Godtgjøringsprinsipper
3. Opplysninger om selskapets prinsipper med hensyn til godtgjøring for medlemmer av ledelsen
3.1. Alle børsnoterte selskaper bør opplyse om selskapets godtgjøringsprinsipper (godtgjøringserklæringen). Denne bør utgjøre en del av en uavhengig godtgjøringsrapport og/eller inkluderes i årsregnskapet og årsberetningen eller i notene til selskapets årsregnskap. Godtgjøringserklæringen bør også legges ut på det børsnoterte selskapets nettsted.
3.2. Godtgjøringserklæringen bør i hovedsak være konsentrert om selskapets prinsipper med hensyn til godtgjøring for medlemmer av ledelsen i kommende regnskapsår og, dersom dette er hensiktsmessig, i påfølgende år. Den bør også inneholde en oversikt over hvordan godtgjøringsprinsippene har vært gjennomført i forrige regnskapsår. Det bør legges særlig vekt på eventuelle vesentlige endringer i det børsnoterte selskapets godtgjøringsprinsipper, sammenlignet med foregående regnskapsår.
3.3. Godtgjøringserklæringen bør minst inneholde følgende opplysninger:
a) En forklaring på den relative betydningen av de variable og ikke-variable bestanddelene i godtgjøring for medlemmer av ledelsen
b) Tilstrekkelig informasjon om de ytelseskriteriene som en rett til aksjeopsjoner, aksjer eller variable bestanddeler av godtgjøringen er basert på
c) Tilstrekkelig informasjon om forbindelsen mellom godtgjøring og inntjening
d) De viktigste parametrene og grunnlaget for eventuelle årlige bonusordninger og eventuelle andre fordeler i andre former enn kontanter
e) En beskrivelse av de viktigste kjennetegnene ved ordninger for utvidet pensjon eller førtidspensjonering for medlemmer av ledelsen
Framstillingen av slike opplysninger i godtgjøringserklæringen bør imidlertid ikke innebære opplysninger av kommersiell følsom art
3.4. Godtgjøringserklæringen bør også vise et sammendrag av og forklare det børsnoterte selskapets prinsipper med hensyn til vilkårene i kontraktene til styremedlemmer med ledelsesansvar. Dette bør blant annet omfatte opplysninger om varigheten av kontrakter med styremedlemmer med ledelsesansvar, relevante oppsigelsesfrister og nærmere opplysninger om bestemmelser for sluttvederlag og andre vederlag knyttet til førtidspensjonering i henhold til kontrakter for styremedlemmer med ledelsesansvar.
3.5. Det bør også gis opplysninger vedrørende den forberedende og endelig avgjørende prosessen som benyttes for å fastsette det børsnoterte selskapets godtgjøringprinsipper for medlemmer av ledelsen. Dette bør også, der dette er relevant, omfatte informasjon om mandatet til og sammensetningen av en godtgjøringkomité, navnene på eksterne konsulenter hvis tjenester er benyttet ved fastsettelsen av selskapets godtgjøringprinsipper, samt rollen til den årlige generalforsamlingen.
4. Aksjeeieres avstemning
4.1. Med forbehold for rollen og organiseringen av de relevante organene som har ansvar for å fastsette godtgjøring for medlemmer av ledelsen, bør selskapets godtgjøringprinsipper, samt eventuelle vesentlige endringer i disse godtgjøringprinsippene, være en eksplisitt post på generalforsamlingens dagsorden.
4.2. Med forbehold for rollen og organiseringen av de relevante organene som har ansvar for å fastsette godtgjøring for medlemmer av ledelsen, bør godtgjøringserklæringen være oversendt til den årlige generalforsamlingen for avstemning. Avstemningen kan enten være obligatorisk eller rådgivende.
Medlemsstatene kan imidlertid bestemme at en slik avstemning bare skal avholdes dersom dette kreves av aksjeeiere som representerer minst 25 % av det samlede antallet stemmer som innehas av aksjeeiere som er til stede eller er representert på generalforsamlingen. Dette berører imidlertid ikke aksjeeiernes rett til å fremme en resolusjon i samsvar med nasjonale bestemmelser.
4.3. Det børsnoterte selskapet bør informere aksjeeiere som har rett til å få melding om møtet, om intensjonen om å fremme en resolusjon som godkjenner godtgjøringserklæringen på generalforsamlingen.
Avsnitt III
Godtgjøring for de enkelte medlemmene av ledelsen
5. Opplysninger om godtgjøring for de enkelte medlemmene av ledelsen
5.1. Den samlede godtgjøringen og andre fordeler som er tildelt de enkelte medlemmene av ledelsen i løpet av relevant regnskapsår bør opplyses om i detalj i årsregnskapet eller i notene til årsregnskapet eller, der dette er relevant, i godtgjøringsrapporten.
5.2. Årsregnskapet eller notene til årsregnskapet eller, der dette er relevant, godtgjøringsrapporten bør minst vise opplysningene under nr. 5.3 – 5.6 for hver enkelt person som har vært medlem av ledelsen i det børsnoterte selskapet i en hvilken som helst periode i løpet av relevant regnskapsår.
5.3. Med hensyn til godtgjøring og/eller honorarer bør følgende opplysninger legges fram:
a) Det samlede beløpet for lønn utbetalt eller skyldig til et medlem av ledelsen for de tjenester som er ytt i løpet av relevant regnskapsår, herunder og der dette er hensiktsmessig, hvilke møtehonorarer som er fastsatt av den årlige generalforsamlingen
b) Godtgjøring og andre fordeler mottatt fra andre foretak som tilhører den samme gruppen
c) Godtgjøring betalt i form av overskuddsfordeling og/eller bonusutbetalinger, samt grunnene til at slike bonusutbetalinger og/eller slik overskuddsfordeling ble tildelt
d) Der slike utbetalinger tillates av lovgivningen, en eventuell vesentlig tilleggsgodtgjøring utbetalt til medlemmer av ledelsen for særlige tjenester som ligger utenfor virkeområdet til den normale funksjonen til et medlem av ledelsen
e) Vederlag som er utbetalt til eller skal mottas av hver av de tidligere styremedlemmer med ledelsesansvar i forbindelse med opphør av dennes aktiviteter i løpet av regnskapsåret
f) Samlet estimert verdi av fordeler i andre former enn kontanter som anses som godtgjøring, utover de poster som omfattes av bokstav a) – e) foran
5.4. Når det gjelder aksjer og/eller rettigheter til å anskaffe aksjeopsjon og/eller alle andre aksjebaserte incentivordninger, bør følgende opplysninger legges fram:
a) Antall aksjeopsjoner som er tilbudt eller aksjer som er tildelt av selskapet i løpet av relevant regnskapsår, samt betingelsene for anvendelse av disse
b) Antall aksjeopsjoner som er utøvd i løpet av relevant regnskapsår og, for hver av disse, antall aksjer som har vært involvert, samt utøvelseskursen eller verdien av interessen i aksjeincentivordningen ved utløpet av regnskapsåret
c) Antall aksjeopsjoner som ikke var utøvd ved utløpet av regnskapsåret, deres utøvelseskurs, utøvelsestidspunkt og de viktigste betingelsene for utøvelsen av disse rettighetene
d) Alle endringer i vilkår og betingelser for eksisterende aksjeopsjoner som er skjedd i løpet av regnskapsåret
5.5. Med hensyn til ordninger for utvidet pensjon bør følgende opplysninger legges fram:
a) Når pensjonsordningen er en ytelsesbasert pensjonsordning, endringer i opptjente ytelser for det enkelte medlemmet av ledelsen i henhold til nevnte ordning i løpet av relevant regnskapsår
b) Når ordningen er en innskuddsbasert pensjonsordning, nærmere opplysninger om de innskuddene som er betalt eller skal betales av det børsnoterte selskapet for dette medlemmet av ledelsen i løpet av relevant regnskapsår
5.6. Dersom det i henhold til nasjonal lovgivning eller i henhold til vedtektene for det børsnoterte selskapet er tillatt å foreta slike utbetalinger, bør de beløpene vises som selskapet, eller et datterforetak eller annet foretak som omfattes av selskapets konsoliderte årsregnskap, har betalt i form av lån, forskuddsbetalinger og garantier til alle enkeltpersoner som har vært ansatt som medlem av ledelsen på ethvert tidspunkt i løpet av relevant regnskapsår, herunder utestående beløp og rentesats.
Avsnitt IV
Aksjebasert godtgjøring
6. Aksjeeieres godkjenning
6.1. Ordninger der medlemmer av ledelsen får godtgjøring i form av aksjer, aksjeopsjoner eller andre rettigheter til å anskaffe aksjer eller å motta godtgjøring på grunnlag av bevegelser i aksjekursen, bør være underlagt forutgående godkjenning av aksjeeierne ved en resolusjon på generalforsamlingen før de vedtas. Godkjenningen bør være knyttet til selve ordningen og ikke til at det tildeles slike aksjebaserte ytelser i henhold til nevnte ordning til de enkelte medlemmene av ledelsen.
6.2. Det bør på generalforsamlingen oppnås godkjenning av følgende:
a) Tildeling av aksjebaserte ordninger, herunder aksjeopsjoner, til medlemmer av ledelsen
b) Fastsettelse av maksimalt antall for de forannevnte, samt de viktigste betingelsene for tildelingsprosessen
c) Under hvilke vilkår opsjoner kan utøves
d) Betingelsene for eventuelle senere endringer i utøvelseskursen på opsjonene, dersom dette er hensiktsmessig og tillatt i henhold til lovgivningen
e) Alle andre langsiktige incentivordninger som medlemmer av ledelsen kan oppnå og som ikke tilbys i henhold til lignende vilkår til alle andre ansatte
6.3. Generalforsamlingen bør også fastsette en frist for det organ som har ansvar for godtgjøring for medlemmer av ledelsen for tildeling av disse typene vederlag til de enkelte medlemmene av ledelsen.
6.4. Alle vesentlige endringer i vilkår og betingelser for de nevnte ordninger bør også være underlagt godkjenning av aksjeeiere ved en resolusjon på generalforsamlingen før de vedtas. I disse tilfellene bør aksjeeiere informeres om de fullstendige vilkårene for de foreslåtte endringene, samt gis en forklaring på virkningen av de foreslåtte endringene.
6.5. Dersom slike ordninger er tillatt i henhold til nasjonal lovgivning eller i henhold til vedtektene for det børsnoterte selskapet, bør eventuelle diskonterte opsjonsordninger under hvilke rettigheter blir tildelt om å tegne aksjer til en kurs som er lavere enn markedsverdien av aksjen på det tidspunkt da kursen ble fastsatt, eller gjennomsnittet av markedsverdiene over et antall dager forut for det tidspunkt da utøvelseskursen blir fastsatt, også ha aksjeeiernes godkjenning.
6.6. Nr. 6.1 – 6.4 bør ikke komme til anvendelse på ordninger der deltaking tilbys på tilsvarende vilkår til ansatte i det børsnoterte selskapet eller i noen av dets datterforetak der de ansatte har rett til å delta i ordningen og som er godkjent av generalforsamlingen.
Avsnitt V
Opplysninger og sluttbestemmelser
7. Opplysninger
7.1. Forut for generalforsamlingen der et utkast til resolusjon blir fremmet i samsvar med nr. 6.1 og i samsvar med nasjonal lovgivning og/eller vedtektene i det børsnoterte selskapet, bør et informasjonsdokument som omhandler resolusjonen gjøres tilgjengelig for aksjeeierne.
Dokumentet bør inneholde den fullstendige teksten til de aksjebaserte godtgjøringordningene eller en beskrivelse av deres viktigste vilkår, samt navnene på deltakerne i ordningene. Det bør også vise forholdet mellom ordningene og de generelle prinsippene for godtgjøring for medlemmer av ledelsen.
Utkastet til resolusjon bør klart vise enten til selve ordningen eller til sammendraget av ordningens viktigste vilkår.
7.2. Det bør også gjøre opplysninger tilgjengelig for aksjeeiere om hvordan selskapet har til hensikt å framskaffe de aksjene som er nødvendig for å oppfylle selskapets forpliktelser i henhold til incentivordninger. Det bør særlig gå klart fram om selskapet har til hensikt å kjøpe de nødvendige aksjene i markedet, om selskapet innehar dem som egne aksjer eller om det vil utstede nye aksjer.
7.3. Disse opplysningene bør også inneholde en oversikt over kostnadene ved ordningen for selskapet med sikte på den påtenkte anvendelsen.
7.4. Slike opplysninger bør også legges ut på det børsnoterte selskapets nettsted.
8. Sluttbestemmelser
8.1. Medlemsstatene oppfordres til å treffe de tiltak som er nødvendige for å fremme anvendelsen av denne rekommandasjon innen 30. juni 2006 og oppfordres til å underrette Kommisjonen om tiltak som er truffet i samsvar med denne rekommandasjon, slik at Kommisjonen nøye kan overvåke situasjonen og på dette grunnlag vurdere behovet for eventuelle ytterligere tiltak.
8.2. Denne rekommandasjon er rettet til medlemsstatene.
Utferdiget i Brussel, 14. desember 2004.
For Kommisjonen
Charlie McCREEVY
Medlem av Kommisjonen