8 Regnskapsregisterets hjemler til å ilegge forsinkelsesgebyr og regler om oversendelsen

8.1 Innledning

Foretak som er pliktig til å sende inn sine regnskaper til Regnskapsregisteret blir automatisk ilagt forsinkelsesgebyr dersom regnskapene ikke sendes inn, eller ikke sendes inn i tide.

Det følger av lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap (regnskapsloven) at det ilegges forsinkelsesgebyr dersom årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, som skal sendes til Regnskapsregisteret, ikke er avsendt før 1. august året etter regnskapsåret.

Videre følger det av forskrift til utfylling og gjennomføring av regnskapsloven av 17. juli 1998 nr. 56 § 8-2-1 at dokumentene skal vedlegges et oversendelsesbrev som angir den regnskapspliktiges organisasjonsnummer, foretaksnavn, forretningsadresse, regnskapsåret og dato for fastsettelsen av årsregnskapet. Praksis har vært at det også har vært ilagt forsinkelsesgebyr dersom nevnte oversendelsesbrev har hatt mangler eller har vært mangelfullt utfylt på en slik måte at Regnskapsregisteret ikke har kunnet godkjenne innsendingen som årsregnskap mv.

I Sivilombudsmannens sak 2008/1730 pekes det på at regnskapsforskriften §§ 8-2-1 og 8-2-3 om krav til oversendelsesbrev mv. ved innsending av årsregnskap er fastsatt med hjemmel i regnskapsloven § 8-2 fjerde ledd. Det er vist til at hjemmelen for å ilegge forsinkelsesgebyr i regnskapsloven § 8-3 ikke inneholder noen henvisning til oversendelsesbrev. Finansdepartementet har på den bakgrunn vurdert behovet for en presisering i regnskapsloven som gir en klarere hjemmel til å ilegge forsinkelsesgebyr knyttet til mangler ved oversendelsesbrevet. I den forbindelse har departementet også vurdert om det er behov for hjemler som gir grunnlag for å kreve opplysninger om regnskapspliktige foretak har regnskapsfører eller revisor og som sikrer at slike opplysninger finnes offentlig tilgjengelige.

8.2 Gjeldende rett

Regnskaps- og innsendingsplikten følger av organisasjonsform. Hvilke enheter som er regnskapspliktige følger av regnskapsloven § 1-2. Dette omfatter de fleste virksomhetstyper som driver økonomisk virksomhet, herunder aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, større foretak organisert etter selskapsloven, institusjoner under tilsyn av Finanstilsynet, verdipapirfond, større samvirkelag og økonomiske foreninger, boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier, andre større foreninger, stiftelser, større enkeltpersonforetak, andre underlagt regnskapsplikt etter annen lov og enkelte utenlandske foretak som er skattepliktig til Norge.

I henhold til regnskapsloven § 8-1 er årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen offentlig. Enhver har rett til å gjøre seg kjent med innholdet av dokumentene.

Den regnskapspliktige skal for hvert regnskapsår fastsette årsregnskapet senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. regnskapsloven § 3-1. Regnskapsregisteret har ikke blitt gitt kompetanse til å fatte vedtak om utsatt innsendingsfrist.

Innsendingsplikten følger av regnskapsloven § 8-2 første ledd:

«Senest en måned etter fastsetting av årsregnskapet skal regnskapspliktige sende et eksemplar av årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen til Regnskapsregisteret.»

Det følger av regnskapsloven § 8-2 fjerde ledd annet punktum at departementet kan fastsette nærmere regler om innsending til Regnskapsregisteret. Nærmere regler om innsending er fastsatt i forskrift til utfylling og gjennomføring av regnskapsloven av 17. juli 1998 nr. 56 § 8-2-1.

Det følger av forskriftens § 8-2-1 første ledd at dokumentene som etter regnskapsloven § 8-2 første ledd skal sendes til Regnskapsregisteret, skal sendes inn samlet og være tydelig lesbare. Dokumentene skal vedlegges et oversendelsesbrev som angir den regnskapspliktiges organisasjonsnummer, foretaksnavn, forretningsadresse, regnskapsåret og dato for fastsettelsen av årsregnskapet, jf. forskriften § 8-2-1 annet ledd.

Regnskapsregisteret har utarbeidet et eget følgeskriv «Vedlegg til årsregnskapet». Tidligere mottok den regnskapspliktige hvert år «Vedlegg til årsregnskapet» fra Regnskapsregisteret. Regnskapsregisteret sender ikke lenger ut oversendelsesbrevet. Den regnskapspliktige må selv henvende seg til Regnskapsregisteret for å få skjemaet tilsendt per post eller laste dette ned fra Brønnøysundregistrenes nettsted. I tillegg til skjemaet godkjenner Regnskapsregisteret også et oversendelsesbrev med foretaksopplysninger og en kopi av protokoll fra kompetent organ som viser at årsregnskapet m.v. er fremlagt og godkjent.

Hjemmel for ileggelse av forsinkelsesgebyr er regnskapsloven § 8-3 første ledd:

«Dersom årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning som skal sendes til regnskapsregisteret ikke er avsendt før 1. august året etter regnskapsåret, skal den regnskapspliktige betale forsinkelsesgebyr etter regler fastsatt av departementet.»

8.3 Forslag fra Finanstilsynet og Regnskapsregisteret

På bakgrunn av Sivilombudsmannens uttalelse ba Finansdepartementet ved brev 14. oktober 2009 til Kredittilsynet (nå Finanstilsynet) om at Kredittilsynet i forståelse med Regnskapsregisteret, vurderer om det er behov for bestemmelser om forsinkelsesgebyr på grunn av mangler ved oversendelsen som ikke anses hjemlet etter gjeldende regelverk, herunder mangler ved oversendelsesbrevet, jf. regnskapsforskriften § 8-2-1 annet ledd.

Kredittilsynet foreslår i sitt svar til Finansdepartementet 13. november 2009 at regnskapsloven og forskrift til regnskapsloven endres slik at disse klart gir hjemmel for å ilegge forsinkelsesgebyr dersom det er mangler ved oversendelsesbrevet.

I brevet viser Kredittilsynet til at formålet med innsendingsplikten er å sikre offentligheten og kontrollmyndighetene innsyn i regnskapspliktige enheters virksomhet. Innsendingsplikten bidrar dermed til å sikre at informasjon som skal være offentlig tilgjengelig, faktisk kan gjenfinnes i Regnskapsregisteret, og bidrar til å oppfylle offentlighetsprinsippet i regnskapsloven § 8-1.

Kredittilsynet peker dessuten på at hensikten med reglene om forsinkelsesgebyr ved manglende innsendelse av årsregnskapet m.v., er å sikre at de innsendingspliktige enhetene overholder innsendingsplikten. Reglene om ileggelse av forsinkelsesgebyr er et effektivt virkemiddel i denne sammenheng. Kredittilsynet viser til at det på generelt grunnlag kan anføres at det er lite formålstjenlig å ha regler om innsendingsplikt, dersom det ikke samtidig beheftes med sanksjoner som kan bidra til å framtvinge en adferd som gjør at plikten overholdes.

Kredittilsynet viser videre til at bakgrunnen for kravet til oversendelsesbrev er at Regnskapsregisteret skal få en entydig identifisering av enheten som sender inn regnskapet med navn, adresse og organisasjonsnummer, og at Regnskapsregisteret skal få en bekreftelse på at årsregnskapet som sendes inn er fastsatt av kompetent organ og at innsendelsen er undertegnet.

Det fremgår videre av Kredittilsynets brev at Regnskapsregisteret overfor Kredittilsynet har gitt uttrykk for at de har behov for at opplysningene som fremkommer av oversendelsesbrevet gis sammen med årsregnskapet m.v. Dette er i følge Regnskapsregisteret en bekreftelse på at årsregnskapet er godkjent av kompetent organ og at vedkommende person har underskrevet og dermed bekreftet riktigheten av det som sendes inn. Regnskapsregisteret opplyser videre til Kredittilsynet at det er andre viktige opplysninger som vil fremkomme av oversendelsesbrevet, for eksempel om selskapet er morselskap i konsern og om selskapet følger reglene for små foretak. Videre vises det til at det ved elektronisk innsending ikke vil være mulig å sende inn årsregnskapet før disse opplysningene er gitt.

Etter Regnskapsregisterets syn er ikke innsendelsen komplett dersom oversendelsesbrevet, eventuelt annen dokumentasjon er vedlagt som viser de samme opplysningene som fremkommer i oversendelsesbrevet, ikke følger med. Regnskapsregisteret viser til at så lenge Regnskapsregisteret ikke har godkjent innsendelsen innen innsendingsfristen, bør forsinkelsesgebyret begynne å løpe uavhengig av hvilke mangler som knytter seg til innsendingen.

8.4 Departementets vurdering

Departementet viser til at det hittil har blitt lagt til grunn at reglene i regnskapsloven og regnskapsforskriften hjemler ileggelse av forsinkelsesgebyr dersom det hefter mangler ved de oversendte dokumenter som gjør at de ikke kan godkjennes av Regnskapsregisteret som årsregnskap mv.

Departementet finner i den forbindelse grunn til å bemerke at regelverket ble endret nettopp med henblikk på behovene knyttet til en begrenset formalkontroll. Det vises i den forbindelse til § 3 annet ledd tredje punktum i den nå opphevede forskrift 20. juni 1991 nr. 394 om forsinkelsesgebyr ved for sen innsendelse av årsoppgjør og revisjonsberetning til Regnskapsregisteret § 3 annet ledd tredje punktum som hadde slik ordlyd:

«Har det innsendte materiale så store mangler at det ikke kan godkjennes som årsoppgjør og revisjonsberetning, avbrytes gebyrberegningen likevel ikke.»

Nevnte forskriftsbestemmelse ble erstattet med nå opphevede forskrift 16. desember 1998 nr. 1234 om innsending av årsregnskap mv. til Regnskapsregisteret og rett til innsyn i årsregnskap mv. § 2-1 annet ledd tredje punktum som er videreført uendret i någjeldende forskrift 7. september 2006 nr. 1062 til utfylling og gjennomføring mv. av regnskapsloven av 17. juli 1998 nr. 56 § 8-3-1 annet ledd tredje punktum, som har slik ordlyd:

«Dersom de innsendte dokumentene har mangler som gjør at de ikke kan godkjennes som årsregnskap mv., ilegges gebyr til manglene er rettet opp.»

Endringen fra «så store mangler» til bare «mangler» er blant annet begrunnet i forutsetningen om begrenset formalkontroll, og at Brønnøysundregistrene således ikke lenger skal vurdere eventuelle mangler kvalitativt. Dette innebærer at selv tilsynelatende ubetydelige mangler ved de innsendte dokumenter i utgangspunktet vil være tilstrekkelig grunnlag for å nekte registrering.

Videre viser departementet til endringen fra «årsoppgjør og revisjonsberetning» til «årsregnskap mv.» som blant annet var ment å åpne for å ilegge forsinkelsesgebyr ved mangler knyttet til alle de dokumenter som er omfattet av innsendingsplikten, herunder også oversendelsesbrev som nevnt i regnskapsforskriften § 8-2-1. Departementets oppfatning har vært at regnskapsloven § 8-3 første ledd fjerde punktum, jf. § 8-2 fjerde ledd, gir tilstrekkelig hjemmelsgrunnlag for å fastsette forskriftsbestemmelse med slikt innhold.

Departementet er enig med Finanstilsynet i at det er lite formålstjenlig å ha regler om innsendingsplikt, dersom det ikke samtidig beheftes med sanksjoner som kan bidra til å framtvinge en adferd som gjør at plikten overholdes. Departementet viser i den forbindelse til at reglene om ileggelse av forsinkelsesgebyr har vært et effektivt virkemiddel i den sammenheng.

Departementet viser videre til at Regnskapsregisteret har behov for at opplysningene som fremkommer av oversendelsesbrevet gis sammen med årsregnskapet m.v. Departementet har i den forbindelse merket seg at innsendelsen etter Regnskapsregisterets syn ikke kan anses komplett dersom oversendelsesbrevet, eventuelt annen dokumentasjon som er vedlagt som viser de samme opplysningene som fremkommer i oversendelsesbrevet, ikke følger med. Departementet er på den bakgrunn enig med Regnskapsregisteret i at det bør løpe forsinkelsesgebyr dersom Regnskapsregisteret ikke kan godkjenne innsendt materiale, uavhengig av hvilke mangler som knytter seg til innsendingen.

På bakgrunn av det som er fremkommet ovenfor, mener departementet at de beste grunner taler for at adgang til å ilegge forsinkelsesgebyr knyttet til mangler med oversendelsen må anses hjemlet i gjeldende bestemmelser i regnskapsloven og regnskapsforskriften. Departementet har imidlertid på bakgrunn av Sivilombudsmannens uttalelse sett det som hensiktsmessig å innta en presisering som eksplisitt hjemler ileggelse av forsinkelsesgebyr ved manglende innsending av oversendelsesbrev. Departementet mener derfor at Finanstilsynets forslag bør følges opp.

I tilknytning til forslaget om at opplysninger om hvorvidt innsendingspliktige foretak benytter regnskapsfører eller revisor skal finnes offentlig tilgjengelige i Brønnøysundregistrene, foreslår departementet videre at det gis hjemmel til å fastsette nærmere regler om at Regnskapsregisteret skal kunne offentliggjøre opplysninger gitt i oversendelsesbrevet. Departementet legger opp til at regnskapsforskriften vil bli endret slik at det oppstilles krav om at det i oversendelsesbrevet skal opplyses om disse forholdene.