7 Registrering av opplysninger. Oppdatering

7.1 EØS-rett

Fjerde hvitvaskingsdirektiv artikkel 30 nr. 4 stiller krav om at opplysningene i det sentrale registeret skal være «tilstrekkelige, nøyaktige og aktuelle» («accurate, adequate and current»). I artikkel 31 nr. 5 er det stilt krav om at opplysninger om reelle rettighetshavere i juridiske arrangementer er «tilstrekkelige, nøyaktige og ajourført» («adequate, accurate and up-to-date»).

Opplysningene skal i alle fall omfatte reell rettighetshavers navn, fødselsmåned og –år, statsborgerskap og bostedsstat, samt opplysninger om arten og omfanget av den økonomiske interessen den reelle rettighetshaveren har («nature and extent of the beneficial interest held»).

Det fremgår av direktivets fortale avsnitt 14 at rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven kan få ansvaret for å legge opplysningene inn i registeret.

7.2 FATFs anbefalinger

Som nevnt over i punkt 6.2 med videre henvisning til sitatet i punkt 4.3, gir FATF valgfrihet med hensyn til hvordan myndighetenes tilgang på opplysninger om reelle rettighetshavere skal sikres. Dette gjelder også hvordan opplysninger skal registreres i et eventuelt register over reelle rettighetshavere.

I forklarende note punkt 11 til anbefaling 24 er det stilt krav om at relevante opplysninger skal oppdateres innen rimelig tid etter det er skjedd endringer.

7.3 Utvalgets forslag

Utvalget foreslår at de juridiske enhetene mv. får ansvar for å sende melding til registeret om reelle rettighetshavere. Etter utvalgets oppfatning er det ikke hensiktsmessig å la rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven fylle ut opplysningene i registeret. Utvalget peker på følgende problemstillinger: risikoen for feilaktige eller manglende opplysninger i registeret siden rapporteringspliktig forutsetningsvis kjenner den juridiske enheten dårligere enn enheten selv, at registeret blir avhengig av at rapporteringspliktige gjennomfører kundetiltak, og tilfeller der kundetiltak er blitt utført av ulike rapporteringspliktige samtidig.

Utvalget foreslår at melding fra den registreringspliktige skal sendes så snart det er innhentet opplysninger om reell rettighetshaver, eventuelt som følge av oppdatering av informasjonen.

Utvalget foreslår at opplysningene skal kontrolleres og oppdateres når forholdene tilsier det. Utvalget bemerker at generalforsamling, årsmøte o.l. er naturlige tidspunkter for å kontrollere opplysningene. Utvalget presiser at for en del juridiske enheter bør kontroll og oppdatering skje oftere. Fordi kontrollfrekvensen som er nødvendig, vil variere mellom de ulike juridiske enhetene, foreslår ikke utvalget et uttrykkelig tidsintervall for hvor ofte opplysningene skal sjekkes og oppdateres. Oppdatering er også nødvendig dersom det er grunn til å tro at opplysningene ikke lenger er korrekte, f.eks. som følge av at det skjer overdragelser av eierandeler.

7.4 Høringsinstansenes syn

Brønnøysundregistrene (BRREG) er opptatt av at rapporteringsbyrden for de registreringspliktig blir minst mulig og mener derfor det er viktig å samordne registreringen med andre rapporteringsplikter. BRREG mener videre at de juridiske personene bør ha en tidsfrist å forholde seg til for innsending av opplysninger.

Norsk Øko-Forum mener all relevant informasjon om fysiske eiere må registreres så raskt som mulig, og senest innen utløpet av transaksjonsmåneden.

T-Rank mener det er et problem at datainnsamlingen overlates til de juridiske personene selv, i stedet for at det lagres tilstrekkelige opplysninger til å gjøre automatiske kontroller. Videre mener T-Rank registeret ikke vil kunne brukes av selskaper som ønsker å legge en strengere definisjon av reell rettighetshaver til grunn.

7.5 Departementets vurderinger

Departementet foreslår at den enkelte juridiske person, enhet eller annen sammenslutning, eller forvalter av utenlandsk juridisk arrangement, skal registrere opplysninger om reelle rettighetshavere og grunnlaget for identifiseringen. Departementet viser til de problemstillingene som utvalget har tatt opp knyttet til eventuell innrapportering fra foretak som er rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven. Departementet bemerker imidlertid at rapporteringspliktige på sikt kan pålegges å varsle registeret i tilfeller der de finner opplysninger om reelle rettighetshavere som de mener ikke er i samsvar med registrerte opplysninger, se punkt 8.5.

Departementet foreslår videre at det kan gis nærmere regler i forskrift om registreringen av opplysninger. Departementet presiserer at det i utgangspunktet skal registreres de samme opplysninger som den juridiske personen er pålagt å innhente. Det vises til lovforslaget § 9, jf. også over under punkt 6.5.

Departementet registrerer at det i de fleste europeiske land er valgt en løsning der informasjon om grunnlaget for å identifisere reelle rettighetshavere registreres med intervaller av eierskap eller stemmerettigheter, eller i en generell, bred kategori av kontroll «på annen måte» e.l. Dette vil få praktiske konsekvenser, ved at oppdateringsbehovet i registeret blir mindre. Dette reduserer også rapporteringsbyrden på næringslivet, samtidig som det etter departementets vurdering ikke uforholdsmessig går utover informasjonsbehovet til myndighetene og rapporteringspliktige. Departementet vil videre anta at det er større grunn til å tro at registreringsplikten vil bli overholdt med enklere kategorier å forholde seg til for næringslivet. Det vil ikke være nødvendig å registrere den fullstendige dokumentasjonen for identifiseringen av reelle rettighetshavere, men det vil i registeret gis overordnede, sjablonmessige kategorier av ulike typer grunnlag for å anse en person som reell rettighetshaver. Myndighetene vil uansett kunne gå direkte til den juridiske personen for å be om nærmere opplysninger, særlig om dokumentasjonen for vurderingen, dersom myndighetene har behov for det, jf. punkt 6.5 og lovforslaget § 6. Etter departementets vurdering bør presiseringer av hvordan registreringen skal skje gis i forskrift, se lovforslaget § 9 femte ledd.

Departementet bemerker at det er høringsinstanser som mener registeret bør baseres på andre, verifiserte opplysninger enn dem som oppgis av registreringspliktige selv. Departementet viser til fjerde hvitvaskingsdirektiv artikkel 30 og 31 om den enkelte juridiske persons og forvalters plikt til å innhente og oppbevare opplysninger om reelle rettighetshavere, jf. punkt 6.1. Det foreslås for øvrig også at det kan gis nærmere regler om varslingsplikt til registeret for rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven og offentlige myndigheter, se punkt 8.5.

Departementet foreslår at det i forskrift kan gis nærmere regler om gjenbruk av informasjon. Dette vil eksempelvis være aktuelt for selskaper og andre enheter som registrerer at de ikke har noen reelle rettighetshavere, eller at de mener det finnes en eller flere reelle rettighetshavere, uten at denne eller disse kan identifiseres. I disse tilfellene skal virksomhetenes ledelse angis som reelle rettighetshavere. Slik informasjon kan i Norge hentes automatisk fra Enhets- og Foretaksregisteret.

Et særskilt spørsmål er hvor ofte opplysningene i registeret skal oppdateres. FATFs anbefalinger og EUs fjerde hvitvaskingsdirektiv gir ikke presise føringer for dette, men stiller generelt krav om at opplysningene skal være aktuelle, ajourførte, oppdaterte o.l. I FATFs evalueringsrapport om Norge ble det fremhevet som en svakhet at de mekanismene som i dag finnes for å identifisere reelle rettighetshavere, slik som Skatteetatens aksjonærregister og opplysninger i årsregnskapene, kun oppdateres én gang i året.

Departementet er kjent med at det i EU-land som Danmark og Sverige er gitt regler om at oppdateringer i registeret skal skje uten opphold etter at den registreringspliktige ble kjent med endringen. I Storbritannia skal endringer registreres senest 14 dager i den registreringspliktiges eget register over reelle rettighetshavere, med en ny frist til det sentrale registeret innen 14 dager. I tillegg skal det i Storbritannia bekreftes at registrerte opplysninger fortsatt stemmer i tilfeller der disse ikke er blitt endret på ett år.

Etter departementets vurdering bør det også i Norge kreves at opplysningene i registeret er oppdaterte. Departementet viser til formålet med regelverket, se punkt 4.6. Departementet ser ikke grunn til at ikke også norske registreringspliktige skal oppdatere opplysningene i registeret så snart de blir kjent med at det er skjedd relevante endringer. Se lovforslaget § 9 fjerde ledd, som både omfatter situasjoner der registreringspliktige har identifisert nye reelle rettighetshavere, og der registreringspliktige er blitt kjent med andre endringer som medfører at registrerte opplysninger ikke lenger stemmer. Eksempler på det siste er tilfeller der den reelle rettighetshaveren har ervervet en større eierandel enn tidligere registrert (og dermed kommet over i et annet intervall), eller har solgt alle sine eierandeler og derfor ikke lenger er reell rettighetshaver.

Brønnøysundregistrene mener det bør gis en spesifikk tidsfrist for registrering. Departementet deler registerets vurdering i de tilfellene det dreier seg om nyopprettede juridiske personer. I slike tilfeller vil det være klare og spesifikke tidsfrister å forholde seg til for foretaket, som enkelt kan håndheves. Håndhevingen av en frist i andre tilfeller på det nåværende tidspunktet vil være vanskelig, fordi fristen vil løpe fra tidspunktet fra den registreringspliktige fikk plikt til å registrere endringer i registeret. Når denne kunnskapen er eller burde vært hos registreringspliktige, kan være vanskelig å fastslå. Dermed er det også vanskelig å gi et tidspunkt å beregne fristen fra. Likevel antar departementet at en spesifikk tidsfrist også i andre tilfeller kan være hensiktsmessig for å øke registreringspliktiges bevissthet om viktigheten av raskt å registrere endringer. I Storbritannia synes denne fristen å være satt til 14 dager. Departementet foreslår samme frist her, se lovforslaget § 9 fjerde ledd.

Etter departementets vurdering bør det i tillegg kunne stilles krav om periodevis bekreftelse av de registrerte opplysningene når det ikke er skjedd endringer på lang tid, slik det er gjort i Storbritannia. Departementet viser til at en slik årlig kontroll neppe vil være særlig byrdefull, så lenge opplysningene i utgangspunktet uansett skal oppdateres løpende. Det vil samtidig sikre at opplysningene i alle fall én gang i året gjennomgås av den registreringspliktige. Departementet antar at det vil få innvirkning på hvilken kvalitet det vil være på registerets opplysninger. En mulig løsning vil kunne være et krav om å bekrefte opplysningene innen en gitt frist. Dersom fristen ikke overholdes, vil dette være et enkelt utgangspunkt for ileggelse av tvangsmulkt eller liknende. Se nærmere om departementets vurderinger knyttet til sanksjoner mv. nedenfor i kapittel 11.

Departementet bemerker at registrering av opplysninger om reelle rettighetshavere innebærer behandling av personopplysninger. Departementet anser reglene om registrering av opplysninger om reelle rettighetshavere for å være både nødvendige og proporsjonale for å sikre tilstrekkelig tilgang på oppdaterte, korrekte og tilstrekkelige opplysninger om reelle rettighetshavere i juridiske personer, enheter og andre sammenslutninger, samt utenlandske juridiske arrangementer, som er registrert eller driver virksomhet i Norge. Departementet viser til formålet med regelverket som er redegjort for i punkt 4.6.