Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Prop. 150 L (2016–2017)

Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mv. (helsetilsynsloven)

Til innholdsfortegnelse

10 Nasjonal ordning for avlevering og oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet

10.1 Innledning

Departementet vil etablere en nasjonal ordning for avlevering og oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet. Den nasjonale ordningen skal gjelde i de tilfeller overføring av journalene til annet helsepersonell eller annen virksomhet ikke er aktuelt. I dag avleveres journalene til fylkesmennene. Etter den nye ordningen skal journalene avleveres til Helsedirektoratet eller den Helsedirektoratet inngår databehandleravtale med.

Den nasjonale ordningen forutsetter en presisering av forskriftshjemmelen i helsepersonelloven § 40 og endringer i pasientjournalforskriften. Videre foreslås at den nasjonale ordningen skal omfatte pasientjournaler Statens helsetilsyn krever innlevert etter helsepersonelloven § 62 a. Det vil si at Statens helsetilsyn, ved tilbakekall og suspensjon av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning, kan pålegge helsepersonell å levere inn sitt pasientjournalarkiv til Helsedirektoratet i stedet for til fylkesmennene.

10.2 Gjeldende rett

Når en privat eller offentlig virksomhet innenfor helsetjenesten opphører eller overdras må det skje en forsvarlig håndtering av virksomhetens pasientjournaler. Forskrift om pasientjournal regulerer derfor hva som skal skje med pasientjournalene.

Hovedregelen følger av forskriften § 15 tredje ledd som fastslår at ved overdragelse eller opphør av virksomhet kan virksomhetens ledelse beslutte at pasientjournalene skal overføres til en annen virksomhet. Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, og virksomheten ikke selv kan ta vare på dem, fastslår fjerde ledd at journalene kan avleveres til offentlig arkivdepot, deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon, eller leveres til fylkesmannen.

Hjemmelsgrunnlaget for forskriften er helsepersonelloven § 40 tredje ledd:

«Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pasientjournalens innhold og ansvar for journalen etter denne bestemmelse, herunder om oppbevaring, overdragelse, opphør og tilintetgjøring av journal.»

Videre er det gitt regler om avlevering av journaler til fylkesmannen og Norsk helsearkiv i saker om sanksjoner mot helsepersonell. Helsepersonelloven § 62 a lyder:

«Statens helsetilsyn kan ved tilbakekall og suspensjon av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning pålegge helsepersonell å levere inn sitt pasientjournalarkiv til Fylkesmannen eller Norsk helsearkiv.
Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om vilkår for å gi pålegg om innlevering, innsyn i og bruk av arkivene og arkivenes depotstatus i Norsk helsearkiv.»

Forarbeider til bestemmelsen er Prop. 99 L (2011−2012). Bakgrunnen og behovet for bestemmelsen fremgår av proposisjonens punkt 4.4, der det blant annet uttales:

«Departementet si vurdering er at Statens helsetilsyn har behov for ein heimel til å kunna påleggja helsepersonell som får tilbakekalla eller suspendert autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning, å levera inn pasientjournalarkivet sitt til Fylkesmannen.»
«Sentralt i grunngjevinga for at Helsetilsynet bør ha høve til å gi slike pålegg, er det behovet pasientane har for tilgang til opplysningar i journalane, og den interesse dei har i at opplysningane ikkje kjem uvedkomande i hende.»
«Departementet meiner derfor at regelverket bør opna for at pasientjournalarkiv som blir levert til Fylkesmannen etter pålegg frå Helsetilsynet, etter ei tid kan deponerast i Norsk helsearkiv. Norsk helsearkiv må i slike tilfelle ta vare på arkivet, gi innsyn i den grad nokon har krav på det, og levera arkivet tilbake dersom det aktuelle helsepersonellet får tilbake autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning. Departementet meiner også at Helsetilsynet bør kunna gi pålegg om at pasientjournalarkivet blir levert direkte til Norsk helsearkiv dersom dette er formålstenleg. På den måten vil pasientane vera sikra tilgang til journalen sin på den staden journalen blir oppbevart, anten hos Fylkesmannen eller i Norsk helsearkiv.»
«Departementet legg derfor til grunn at pasientjournalarkiv som blir innlevert til Norsk helsearkiv etter pålegg frå Statens helsetilsyn, eller som Fylkesmannen deponerer i Norsk helsearkiv etter å ha teke imot dei etter pålegg frå Statens helsetilsyn, ikkje skal blandast saman med annan pasientdokumentasjon hos Norsk helsearkiv. Innlevert og deponert materiale må behandlast i samsvar med dei reglar som gjeld for slikt materiale.»

10.3 Bakgrunn

Departementet har over tid fått innspill om at fylkesmennene opplever problemer rundt mottak av pasientjournaler ved opphør eller overdragelse av virksomhet innenfor helsetjenesten. Det er blant annet en stadig økende mengde avlevering av arkiv fra avsluttede legepraksiser. Dels er det store mengder papir som krever fysisk plass. Dels er det elektroniske pasientjournaler som krever at en har datamaskinprogramvare for å lese dataene.

Helsedirektoratet fikk på denne bakgrunn i oppdrag å utrede utfordringer med dagens ordning og om å komme med forslag til endringer, dersom ordningen ikke synes tilfredsstillende. Helsedirektoratet kontaktet landets fylkesmenn og spurte om deres erfaring med oppbevaringsordningen. Alle fylkesmennene, med unntak av ett kontor, svarte på henvendelsen.

Utfordringene med dagens ordning kan oppsummeres i følgende punkter:

  • Det er manglende oversikt over og kunnskap om hvor opphørte virksomheters pasientjournaler faktisk er lagret.

  • Ordningen medfører manglende tilgjengelighet til pasientjournaler. Journalopplysninger om tidligere helsehjelp kan være viktig for helsepersonells mulighet til å gi pasienter forsvarlig helsehjelp. Innsyn i og bruk av pasientopplysninger kan videre ha betydning for dokumentasjon av helsehjelpen i forbindelse med klagesaker, tilsynssaker eller erstatningssaker.

  • Deling av oppgaven på alle fylkesmennene er unødig ressurskrevende og utfordrer informasjonssikkerheten. Det er krevende for alle fylkesmennene å anskaffe nødvendig programvare og opprettholde tilstrekkelig kompetanse og ressursbruk.

Direktoratet foreslo i brev til departementet 30. juni 2015 at det etableres en felles nasjonal ordning for å ta imot de pasientjournaler som i dag overføres til fylkesmannen. Hovedbegrunnelsen var at en nasjonal ordning lettere kan avsette nødvendige ressurser til ordningen, bygge opp kompetanse, utvikle rutiner og ta i bruk ny teknologi i takt med helse- og omsorgstjenesten for øvrig.

Direktoratet viste videre til at beskrivelsen av hva Helsearkivregisteret skal inneholde og utføre av oppgaver, er svært lik den plikten som i dag ligger på fylkesmennene etter pasientjournalforskriften § 15 fjerde ledd, med det unntak at hos fylkesmennene er det primært pasientjournalarkiv fra primærhelsetjenesten som oppbevares og at pasientene ikke nødvendigvis er døde. Helsedirektoratet foreslo derfor at Norsk helsearkiv ble databehandlingsansvarlig for ordningen.

10.4 Forslag i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet at det etableres en nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet, jf. forslaget fra Helsedirektoratet. Ordningen skulle gjelde for de tilfeller det ikke var aktuelt å overføre pasientjournalene til annet helsepersonell eller annen virksomhet i henhold til pasientjournalforskriften § 15. Departementet foreslo en plikt til å avlevere journalene til en sentral instans. Etter dagens ordning kan journalene overføres til fylkesmannen.

Departementet foreslo også at forskriftshjemmelen i helsepersonelloven § 40 tredje ledd presiseres, slik at det klart fremgår av ordlyden at den inkluderer avlevering av journal.

Departementet viste til at databehandlingsansvaret for den nye nasjonale ordningen burde legges til en instans innen helse- og omsorgsforvaltningen/-tjenesten. Departementet la vekt på at formålet med ordningen er å sikre pasientens rettigheter og helsepersonells tilgang til opplysningene i pasientbehandlingen.

Departementet foreslo derfor at Helsedirektoratet ble databehandlingsansvarlig for den nasjonale ordningen. Departementet forutsatte i høringen at direktoratet inngår avtale med Norsk helsearkiv om den praktiske gjennomføring av ordningen.

Departementet foreslo at den nye ordningen også skal omfatte pasientjournaler Statens helsetilsyn kan pålegge helsepersonell å levere inn til fylkesmannen eller Norsk helsearkiv etter helsepersonelloven § 62 a.

10.5 Høringsinstansenes syn

Det kom inn 37 høringssvar, 17 av svarene var uten merknader. 15 høringsinstanser uttaler positivt at de støtter forslaget, herunder uttaler åtte høringsinstanser at de også støtter at det pålegges en plikt til å overføre journalene til den nasjonale ordningen. Ingen høringsinstanser uttalte seg imot forslaget om en nasjonal ordning. Statens helsetilsyn og Fylkesmannen i Hordaland uttaler positivt at de støtter endring av helsepersonelloven § 62 a.

Kulturdepartementet uttaler at det er uheldig om det nå legges til grunn for regelendringene at Helsearkivet skal inngå en databehandleravtale med Norsk helsearkiv. De viser til at oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet ikke inngår i gjeldende planer for Norsk helsearkiv.

Riksarkivaren støtter ikke forslaget om at driften av ordningen legges til Norsk helsearkiv:

«For Norsk helsearkiv vil en oppbevaringsordning som foreslått forutsette aktiviteter som er annerledes enn hva Norsk helsearkiv ellers skal gjøre. De nye aktivitetene må gjennomføres i konkurranse med planlagte aktiviteter knyttet til håndtering av pasientdokumentasjonen fra spesialisthelsetjenesten. Det synes nærliggende å anta at pasientjournaler som omfattes av oppbevaringsordningen må prioriteres i forhold til håndtering av morsjournalene fra spesialisthelsetjenesten. Dette vil berøre områdene mottak, midlertidig lagring og skanning. I tillegg må det utvikles og iverksettes nye prosesser som ikke er planlagt for Norsk helsearkiv. Dette gjelder bl.a. ordning og registrering av fysisk materiale. Det må etableres et nytt helseregister for levende pasienter utenfor Helsearkivregisteret, og det må etableres grunnlag for periodiske samkjøringer mot Folkeregisteret. Dette er nødvendig for å kunne kassere journaler for pasienter som ikke lenger trenger helsehjelp. Mottak innenfor ordningen vil også innebære en nyordning med fysiske mottak av lagringsmedium for elektronisk skapt dokumentasjon. I høringsnotatet beskrevet som levering av harddisker, minnepinner, disketter o.l. Det må etableres særskilte kontroll- og håndteringsrutiner ved slike mottak.»

Videre uttaler Riksarkivaren:

«For den foreslåtte ordningen med «oppbevaring» skal Helsedirektoratet beholde råderetten over materialet, mens Norsk helsearkiv foreslås å skulle gjennomføre den praktiske håndteringen innenfor de rammer som bestemmes av Helsedirektoratet. For Arkivverket og Norsk helsearkiv vil en slik ordning fremstå som noe nytt og vesentlig annerledes enn de aktiviteter som ellers tilligger virksomhetene i Arkivverket. For Norsk helsearkiv må det legges til grunn at planlegging av nye virksomhetsområder vil fremstå som utfordrende i forhold til det arbeid som nå pågår i interimsorganisasjonen og i forhold til de mål og aktiviteter som er planlagt. Dagens interimsorganisasjon har ikke kapasitet til å utvikle og sette i drift de nye løsningene som er nødvendige for oppbevaringsløsningen»

10.6 Departementets vurderinger

Departementet opprettholder forslagene om endringer i helsepersonelloven §§ 40 og 62 a. Departementets forslag til nasjonal ordning for avlevering og oppbevaring av pasientjournaler ved opphør og overdragelse av virksomhet fikk bred støtte i høringen. Flere høringsinstanser påpeker at en nasjonal ordning vil gjøre det enklere for pasienter å få innsyn i egen journal, og enklere for helsepersonell som trenger opplysninger for å yte helsehjelp, ved at de vet hvor de kan henvende seg. En nasjonal ordning vil også bedre legge til rette for at opplysningene kan brukes i saker der det er spørsmål om pasientskadeerstatning og til andre formål som opplysninger i pasientjournalen brukes til. Departementet viser også til at en nasjonal ordning vil være ressursbesparende.

Under forutsetning av at Stortinget slutter seg til de foreslåtte endringene i helsepersonelloven, vil departementet fastsette nødvendige endringer i forskrift om pasientjournal § 15. Departementet viser til at utkast til forskriftsendringer har vært på høring sammen med lovendringene og at endringsforslagene fikk alminnelige tilslutning fra høringsinstansene. I forskriftene vil det blant annet bli fastsatt en plikt for virksomheter, i tilknytning til overdragelse eller opphør, til å avlevere pasientjournalene i de tilfellene overføring til annen virksomhet ikke er aktuelt. Forskriften vil også legge databehandlingsansvaret til Helsedirektoratet.

Departementet forutsetter at direktoratet inngår avtale med en databehandler som får i oppgave å drifte og stå for den praktisk gjennomføring av ordningen. Forslaget innebærer ikke at direktoratet selv skal bygge opp arkivfaglig kompetanse.

Til toppen
Til dokumentets forside