13 Saksbehandlingstid

13.1 Gjeldende rett og dagens situasjon

Eierseksjonsloven setter ikke frister for kommunenes behandling av seksjoneringssaker.

Departementet har ikke sikre tall som viser hvor lang tid kommunene bruker på å behandle søknader om seksjonering. En undersøkelse fra Høgskolen i Bergen viser imidlertid at en kurant søknad uten mangler ikke behøver å ta lang tid.1 Saker som krever befaring vil nødvendigvis ta noe lengre tid å behandle. Det samme gjelder der det er krav om oppmåling av utendørs tilleggsdeler. De største kommunene oppgir at de bruker mellom ni og ti timer på selve saksbehandlingen. Trondheim kommune oppgir en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på fire uker, mens Oslo kommune oppgir en saksbehandlingstid på cirka fire måneder. Liggetiden er med andre ord betydelig.

Undersøkelsen viser også at mange utbyggere opplever lang saksbehandlingstid som et betydelig problem. Lang saksbehandlingstid forsinker salget, øker kapitalkostnadene og skaper usikkerhet om fremdriften av prosjektet.

13.2 Utvalgets forslag

Utvalget foreslo å innføre lovbestemte saksbehandlingsfrister. Utvalget vurderte om det er behov for ulike frister som tar høyde for at sakene varierer i kompleksitet og størrelse, men konkluderte med at hensynet til å ha enkle regler tilsa én frist for alle saker. Utvalget mente at seks uker er en rimelig frist sett i forhold til arbeidsbelastningen for kommunene.

13.3 Høringsinstansenes syn

Høringsinstansene er stort sett enige om at det bør innføres lovbestemte tidsfrister for kommunenes behandling av seksjoneringssaker. De fleste kommunene stiller seg bak forslaget om å innføre tidsfrister, men flere mener at seks uker er for kort tid.

Trondheim kommune, Boligmentoren, Boligprodusentene, GeoForum, GIS-samarbeidet i Valdres, Huseiernes Landsforbund (HL), Kommunale Boligadministrasjons Landsråd (KBL), OBOS, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon (FBIO) og Norske Boligbyggelags Landsforbund (NBBL) støtter utvalgets forslag om en frist på seks uker.

Bergen kommune mener at seks ukers saksbehandlingstid fra saken kommer inn til den er avgjort, er for kort tid – også selv om fristen opphører å løpe i perioder der kommunen avventer retting av mangler ved søknaden. Med seks ukers saksbehandlingstid vil det bli vanskelig å avvikle ferie i kommunene. Bergen kommune antar at en så kort saksbehandlingsfrist vil føre til inntektstap for samtlige kommuner. Kommunen mener at maksimal tid bør settes til tolv uker.

Kommunene i Follo (Nesodden, Frogn, Oppegård, Ski, Enebakk, Ås og Vestby) mener at seks ukers behandlingstid i de fleste saker er tilstrekkelig, men peker på at det er et problem når ferien skal avvikles i sommerhalvåret. Derfor mener de at saksbehandlingstiden bør være åtte uker.

Fredrikstad kommune følger storkommunegruppens ønske om tolv ukers saksbehandlingstid, men påpeker at så lenge søknaden kan brukes som grunnlag for å rekvirere oppmålingsforretning av utendørs tilleggsdeler, blir det en uoverensstemmelse mellom eierseksjonsloven og matrikkelforskriften § 18 som har 16 ukers frist.

Nittedal, Lørenskog, Rælingen, Fet og Sørum kommuner mener at det må være «like frister for behandlingstiden på saker».

Oslo kommune støtter innføringen av en lovbestemt frist, men mener tolv uker er en mer realistisk saksbehandlingstid. Forslaget om tolv uker er basert på hvor lang tid en seksjoneringssak som regel tar i kommunen. I Oslo er det ulike avdelinger som er involvert fra søknaden kommer inn til kommunen til den blir sendt til tinglysing og til slutt returnert tinglyst til kunden. Oslo kommune viser til at seksjoneringssaker ofte er svært kompliserte i tettbygd by og derfor mer tidkrevende.

Stavanger kommune synes at seks uker er for kort frist. Stavanger kommune står fast ved forslaget fra kommunene om tolv ukers frist. Kommunen forutsetter at tid til eventuell oppmåling av uteareal, kommer i tillegg.

Selvaag Bolig ASA peker på at behandlingstiden i dag varierer fra noen uker til flere måneder. De håper at en lovfestet saksbehandlingstid i kombinasjon med bestemmelser om reduserte gebyrer når fristen oversittes, vil medføre fokus på å behandle seksjoneringssøknader raskt.

13.4 Departementets vurdering

13.4.1 Innføre tidsfrister for kommunens behandling

Departementet er enig med utvalget i at det ikke kan aksepteres at sakene ligger ubehandlet hos kommunen i flere måneder. Dette fører til unødvendige merkostnader for utbygger som veltes over på kjøperne, og det skaper uforutsigbarhet i prosjektet. Det er også bred enighet blant høringsinstansene om at en lovbestemt tidsfrist for saksbehandlingen vil bidra til at seksjoneringssaker blir raskere avgjort. Departementet anbefaler derfor å lovfeste tidsfrister for kommunens saksbehandling.

I ovennevnte undersøkelse fra Høgskolen i Bergen oppgir kommunene at kurante saker kan behandles på to til tre dager. Seksjoneringssaker kan imidlertid også være svært komplekse og ta vesentlig lengre tid. Departementet har derfor vurdert om sakene bør kategoriseres ut i fra størrelse og/eller kompleksitet, og om loven bør ha to ulike frister for saksbehandlingen, slik som systemet er etter plan- og bygningsloven. Hovedregelen i plan- og bygningsloven er tolv ukers frist, mens fristen kun er tre uker i de såkalte «enkle» sakene.2

Et alternativ kunne i så fall være å definere to-, tre- og firemannsboliger, eventuelt også rekkehus, som «enkle» saker med en kortere frist, mens leilighetskompleksbygg («blokker») og andre forutsetningsvis større bygg kunne følge et annet spor med en lengre frist. Et annet alternativ kunne være å skille mellom seksjonering av nybygg og seksjonering av eksisterende bygg. Premisset måtte i så fall være at det ved seksjonering av eksisterende bygg ofte er nødvendig med befaring, slik at saken blir mer arbeidskrevende for kommunen. Det er også mulig å tenke seg å skille mellom saker som krever oppmåling av uteareal og saker som ikke gjør det. Et siste, og egentlig mer «rettferdig» differensieringsalternativ, er å sette kortere frist for kommunens saksbehandling dersom søkeren har levert inn en gjennomarbeidet søknad med et godt tegningsmateriale. Slike vurderinger ville nødvendigvis måtte bero på ganske så skjønnsmessige kriterier.

Det er kompliserende at noen av disse kategoriene går «på tvers». For eksempel er det slik at tomannsboliger («enkel» sak) ofte har uteareal som skal måles opp («vanskelig» sak), og hvor lang skal fristen da være?

Departementet er kommet til at det ikke lar seg gjøre å lage hensiktsmessige og rettferdige kategorier i seksjoneringssaker. Departementet er derfor enig med utvalget i at det bør være én felles frist for alle saker.

13.4.2 Hvor lang bør fristen være?

Departementet mener at fristen må være realistisk og forsvarlig, samtidig som den stiller krav om effektiv saksbehandling. Et alternativ er å kopiere fristene i plan- og bygningsloven, som etter hvert er innarbeidet og kjent for aktørene. Departementet mener likevel at tre uker, som er fristen for enkle byggesaker, er i knappeste laget. Videre har departementet forståelse for at de største kommunene mener at seks uker, slik utvalget foreslo, er urealistisk sett i forhold til arbeidet med disse sakene. På den annen side er tolv uker trolig for lang frist i mange saker, jf. at de store kommunene oppgir å bruke to til tre dager på de kurante sakene.

Departementet foreslår etter dette en saksbehandlingsfrist på åtte uker. Åtte uker bør være tilstrekkelig tid til å registrere søknader, behandle saken, treffe vedtak og føre seksjonene i matrikkelen.

Tiden som går med til eventuell oppmålingsforretning skal ikke medregnes i denne tiden. Det følger av matrikkelforskriften § 18 første ledd at kommunen har en egen frist for denne oppgaven. Oppmålingsforretning og matrikkelføringen skal være gjennomført innen 16 uker etter at rekvisisjon for oppmålingsforretning er mottatt. Departementet ser ikke dette som avgjørende. Utbygger har selv en viss kontroll her. Dersom rask seksjonering er spesielt viktig, kan prosjektet som oftest greit realiseres uten oppmåling ved at utearealet i første omgang legges ut som fellesareal. Seksjonering av utearealet kan eventuelt skje på et senere tidspunkt.

Det kan diskuteres om tiden det tar å føre i matrikkelen skal regnes med i fristen. Kartverket mener det er uheldig å slå sammen frister for saksbehandling etter ulike lovverk og ved ulike myndighetsroller. Kartverket viser til at kommunen som seksjoneringsmyndighet skal behandle seksjoneringssøknaden og kommunen som lokal matrikkelmyndighet skal registrere vedtaket i matrikkelen. Departementet ser Kartverkets poeng, men mener det er et viktigere hensyn å gi publikum forutsigbarhet for når seksjoneringsvedtaket – og med det matrikkelføringen – kan forventes. For publikum er det likegyldig om kommunens oppgaver frem til endelig vedtak på den ene siden og matrikkelføring på den andre siden er hjemlet i ulike lovverk. Tinglysing kan ikke skje før kommunen har ført seksjoneringen i matrikkelen. Det er derfor viktig at også matrikkelføringen skjer raskt.

Når søkeren har oppgitt at det er leiere av bolig i eiendommen som skal seksjoneres, skal kommunen etter gjeldende rett vente med matrikkelføring og oversendelse til tinglysing til eventuelle klager over seksjoneringsvedtaket er avgjort, jf. dagens eierseksjonslov § 11 første ledd første punktum. Det medfører at vedtakene blir liggende på vent i tre uker og «spiser» en stor del av saksbehandlingsfristen. Når positive seksjoneringsvedtak svært sjelden påklages, kan dette virke nokså meningsløst.3 Departementet er imidlertid kjent med at mange kommuner fører seksjonene i matrikkelen før klagefristen på seksjoneringsvedtaket er løpt ut. Og når leiers kjøperett nå foreslås opphevet, vil det presumptivt bli enda færre klager på positive seksjoneringsvedtak. Departementet mener derfor at kommunene bør føre seksjonene i matrikkelen så snart det foreligger et seksjoneringsvedtak. En slik praksis er påkrevd for å få til en mest mulig effektiv saksbehandling i hele kjeden frem til tinglysing. Matrikkelføringen er jo nettopp foreløpig og kan reverseres dersom det skulle komme klager. Tinglysingen skal og kan imidlertid ikke skje før klagefristen er gått ut. Kommunen kan derfor ikke oversende saken til tinglysing før klagefristen har gått ut, og det er klart at det ikke foreligger klage. Dette siste representerer i så måte en endring sammenlignet med gjeldende rett når det ikke er leier til bolig involvert.

13.4.3 Sanksjoner når kommunen oversitter fristen

13.4.3.1 Utvalgets forslag

Utvalget foreslo å sanksjonere fristoversittelser med redusert gebyrkrav gjennom å innføre tilsvarende regler som i matrikkelforskriften. I saker om oppmålingsforretning etter matrikkelforskriften reduseres gebyret med en tredjedel dersom fristen oversittes. Dersom forsinkelsen varer i mer enn tre uker faller ytterligere en tredjedel bort.

13.4.3.2 Høringsinstansenes syn

Bare noen få høringsinstanser har kommentert forslaget.

Bergen kommune mener at forslaget har gode grunner for seg, men synes det fremstår som lite konsekvent når utvalget ikke foreslår samme sanksjon overfor tinglysningsmyndigheten. For rekvirenten har det liten betydning om det er kommunen eller tinglysningsmyndigheten som forsinker prosessen. Kommunen foreslår derfor at brudd på saksbehandlingsfristene ikke skal sanksjoneres med redusert gebyr.

Stavanger kommune støtter prinsippet om å redusere gebyret ved fristoversittelse.

OBOS støtter forslaget.

Hwang Flater Analyse støtter forslaget om å redusere gebyret ved oversittelse av fristen, men foreslår en nedtrappingsmodell som skiller mellom små og store fristoversittelser.

13.4.3.3 Departementets vurdering

Departementet mener det kan ha god effekt å sanksjonere fristoversittelse med redusert krav på gebyr. Ettersom dette lovforslaget knytter eierseksjonsloven noe tettere opp mot plan- og bygningsloven, mener departementet at det er mer naturlig at eierseksjonsloven har samme nedtrappingsmodell som plan- og bygningsloven enn som matrikkelforskriften.4 Uansett, så er ikke de to nedtrappingsmodellene veldig ulike. Plan- og bygningslovens nedtrappingsmodell innebærer at gebyret reduseres med 25 prosent av det totale gebyret for hver påbegynte uke tidsfristen oversittes.

13.4.4 Frist for å tinglyse seksjoneringsvedtak?

Kartverkets registerfører må registrere kommunens seksjoneringsvedtak i grunnboken innen to uker, jf. tinglysingsloven § 7. Dette er en generell frist for tinglysing av dokumenter, som altså ikke bare gjelder for tinglysing av kommunale seksjoneringsvedtak.

Ifølge utvalget tinglyses de aller fleste seksjoneringsvedtak i løpet av få dager, samtidig som fristen blir oversittet i noen kompliserte reseksjoneringssaker. Siden fristen i dag er så kort som to uker, og denne overholdes i de aller fleste saker, mener departementet at det ikke er nødvendig å foreslå særlige regler om saksbehandlingstid for tinglysingen i eierseksjonsloven.