3 Elektronisk saksbehandling i domstolene

3.1 Elektronisk kommunikasjon med domstolene

3.1.1 Gjeldende rett

Enkelte lovbestemmelser stiller krav til skriftlighet i kommunikasjonen med domstolene. Skriftlighetskravet er i enkelte tilfeller tolket som et lovmessig hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon.

Domstolloven § 197 a første ledd åpner for at det i forskrift kan bestemmes at kommunikasjon med domstolene som etter loven skal skje skriftlig, også kan skje elektronisk. Slik forskrift er gitt 28. oktober 2016 om elektronisk kommunikasjon med domstolene (ELSAM-forskriften). Med hjemmel i domstolloven § 197 a annet ledd kan det i forskrift gis unntak fra lovbestemte krav til skriftlig kommunikasjon når kommunikasjonen skjer elektronisk, eksempelvis unntak fra kravet om at et dokument skal være underskrevet. Etter domstolloven § 197 a tredje ledd kan det i forskrift gis nærmere regler om elektronisk kommunikasjon med domstolene, herunder regler om signering, autentisering, integritet og konfidensialitet, og regler som stiller krav til produkter, tjenester og standarder som er nødvendige for slik kommunikasjon.

Det er opprettet en nettportal – Aktørportalen – som drives av Domstoladministrasjonen i medhold av ELSAM-forskriften § 5. I dag benyttes Aktørportalen i de domstolene som er omfattet av forskriften § 14. Fra desember 2017 er 19 tingretter, Oslo byfogdembete og samtlige lagmannsretter omfattet. Portalen benyttes i sivile skjønns- og tvistesaker samt for innsendelse av advokaters salæroppgave i både tvistesaker og straffesaker. Per i dag benyttes ikke Aktørportalen i konkurs-, tvangs- og skiftesaker. Det er et mål på sikt at portalen skal benyttes i alle landets domstoler, og i de fleste sakstyper.

I en sak som er til behandling i en domstol tilknyttet Aktørportalen, vil prosessfullmektigene sende inn stevning, tilsvar og prosesskriv elektronisk gjennom portalen. På samme måte vil domstolenes kommunikasjon med partene, med utsendelse av innkallingsbrev, forkynningsslipper, dom osv., skje gjennom portalen. Både dommeren og prosessfullmektigene vil på ethvert tidspunkt kunne logge seg på og ha tilgang til alle skriv i saken. Dokumentene signeres ved å laste opp dokumentet og trykke på knappen «Signer og send inn». Det gis varsel om nye dokumenter på e-post eller SMS, alt ettersom hvilken varslingsmetode som er valgt.

I dag er bruken av Aktørportalen frivillig. Obligatorisk bruk av Aktørportalen kan ikke fastsettes i medhold av domstolloven § 197 a, slik bestemmelsen lyder i dag. Når brukeren først har registrert seg, påligger det imidlertid en plikt til å benytte nettportalen så lenge vedkommende er registrert som bruker. Det er et domstolfaglig ønske at Aktørportalen skal brukes og gjøres obligatorisk i så stor utstrekning som mulig. Flertallet i Stortingets justiskomité har bedt regjeringen sammen med Domstoladministrasjonen i løpet av 2017 gjøre Aktørportalen obligatorisk for alle aktører, og slik at færrest mulig unntak gis, se Innst. 6 S (2016–2017) side 16. For domstolene tilknyttet portalen er det ønskelig at så mange saker som mulig behandles gjennom portalen, slik at det sikres lik saksbehandlingsflyt og effektivitet. At domstolene fortsatt har ett elektronisk og ett papirbasert «spor» kan i enkelte tilfeller være mer arbeidskrevende enn tidligere saksbehandling, som foregikk utelukkende på papir.

Domstolloven § 146 første ledd siste punktum og annet ledd siste punktum gir regler om fristavbrudd for prosesshandlinger som skjer ved elektronisk kommunikasjon. Fristen avbrytes «ved avsendelse til riktig elektronisk adresse». Av bestemmelsens forarbeider fremgår at det er en forutsetning for fristavbrytelse at det er tilrettelagt for digital kommunikasjon i medhold av § 197 a. Elektronisk kommunikasjon gis derfor fristavbrytende virkning dersom den skjer i samsvar med ELSAM-forskriften. For en prosessfullmektig betyr dette i praksis at fristen avbrytes ved å laste opp et prosesskriv på Aktørportalen innen midnatt den dagen fristen går ut. Det har for øvrig skjedd en rettsutvikling, uavhengig av Aktørportalen, som innebærer at frister i praksis kan avbrytes ved bruk av e-post dersom originalt underskrevet prosesskriv er ettersendt omgående, jf. Rt. 2010 side 688, Rt. 2012 side 556 og etterfølgende praksis. For ordens skyld legges det til at for anke i straffesak, er det ikke lenger et krav om ettersendelse av original erklæring, jf. HR-2017-169-U.

3.1.2 Forslag i utredning og høringsnotat

3.1.2.1 Straffeprosessutvalgets utredning

Straffeprosessutvalget mener det bør være adgang til å kommunisere digitalt med domstolene i tilfeller der loven krever skriftlighet, og foreslår domstolloven § 197 a endret til:

«Skriftlig kommunikasjon med domstolene kan skje elektronisk, når den tekniske løsning som benyttes, er tilstrekkelig betryggende.

Kongen kan ved forskrift gi nærmere regler om elektronisk kommunikasjon med domstolene, herunder om obligatorisk bruk av bestemte kommunikasjonsløsninger.»

Utvalget har søkt å utforme loven teknologinøytralt slik at bestemmelsene ikke forutsetter en bestemt type teknologi. I utkast til ny straffeprosesslov knyttes det formkrav til enkelte typer handlinger for å sikre en særlig gjennomføringsform og for å ha sikkerhet for hvem som har foretatt handlingen, når den fant sted og hva den gikk ut på. Det gjelder også kommunikasjonen med domstolene. Utvalget presiserer at uttrykket «skriftlig» og lignende uttrykk i andre bestemmelser etter utkastet og i tråd med alminnelig språkbruk, skal forstås teknologinøytralt. Sammenholdt med den foreslåtte endringen i domstolloven § 197 a innebærer dette at kravet til skriftlighet kan oppfylles ved bruk av papir eller ved digital tekst.

Utvalget har ikke foreslått å videreføre domstolloven § 197 a annet og tredje ledd. Dette er ikke nærmere begrunnet.

Utvalget påpeker for øvrig at digital kommunikasjon er ment å virke fristavbrytende for prosesshandlinger ved «avsendelse til riktig elektronisk adresse», jf. domstolloven § 146 første ledd siste punktum og annet ledd siste punktum.

3.1.2.2 Utredningen om ny domstollov

Det er verken i utredningen til ny domstollov eller tilleggsnotatet foreslått endring av domstolloven § 197 a. I tilleggsnotatet til utredningen vises det imidlertid til at et teknologinøytralt regelverk bør utformes slik at det blir full likestilling mellom digitale og tradisjonelle løsninger, og slik at de digitale løsningene får samme funksjoner og innebærer samme rettsvirkninger som de tradisjonelle løsningene. Det legges videre til grunn at utredningens bruk av begrepet «skriftlig» ikke er ment å utelukke digitale løsninger.

3.1.2.3 Høringsnotat om elektronisk kommunikasjon med domstolene

Dersom Aktørportalen skal gjøres obligatorisk, krever dette særskilt lovhjemmel. I høringsnotatet ble det gjort rede for følgende:

«I dag baseres obligatorisk bruk for allerede registrerte profesjonelle aktører på en avtalekonstruksjon, jf. ELSAM-forskriften § 3 andre ledd. Svakheten med denne løsningen er at plikten til bruk av Aktørportalen bare gjelder så langt det passer, at den inntrer først når en aktør har registrert seg som bruker og at den opphører dersom aktøren avregistrerer seg. Det er behov for en løsning hvor bestemte kommunikasjonskanaler – i dette tilfellet Aktørportalen – kan gjøres obligatorisk for bestemte domstoler, sakstyper og aktørgrupper. Samtidig er det behov for fleksibilitet slik at nye ordninger kan etableres, og at eksisterende ordninger endres og tilbudet utvides når behovene endrer seg. Forslaget må sikre tilstrekkelig hjemmel, samtidig som det må være teknologinøytralt og teknologifremmende. Lovfesting av at bruk av en bestemt kommunikasjonskanal skal være obligatorisk for alle uten forbehold, er derfor ingen god løsning.

Det er derfor nødvendig å lovfeste en generell plikt for aktørene til å kommunisere elektronisk med domstolene når det er lagt til rette for slik kommunikasjon og fastsatt i forskrift at bruken skal være obligatorisk. Forskriftshjemmelen bør utformes teknologinøytralt, slik at det ikke er behov for endringer om den digitale plattformen senere endres. Samtidig er det behov for endringer i forskriften om elektronisk kommunikasjon med domstolene, hvor det fastsettes i hvilke sakstyper og for hvilke aktørgrupper bruk av Aktørportalen skal være obligatorisk.»

I høringsnotatet foreslås et nytt fjerde ledd i domstolloven § 197 a, som skal gi Kongen hjemmel til å fastsette at bruk av bestemte elektroniske løsninger skal være obligatorisk i skriftlig kommunikasjon med domstolene. Det foreslås også å presisere i lovteksten at plikten til elektronisk kommunikasjon kan begrenses til bestemte sakstyper og bestemte brukergrupper.

Videre foreslås enkelte forskriftsendringer:

«Bestemmelsen om obligatorisk bruk av nettportalen for advokater og advokatfullmektiger foreslås plassert i ny § 3 a i ELSAM-forskriften.

I § 3 a første og andre ledd fastsettes at advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter å registrere seg som brukere av nettportalen og kommunisere gjennom portalen. Avgrensninger i brukergruppe foreslås regulert i første ledd og avgrensninger i sakstype i andre ledd. Plikten til å registrere seg inntrer på det tidspunkt vedkommende skal kommunisere med en domstol som er omfattet av ordningen. Ikrafttredelsesreglene i forskriften § 14 fastsetter hvilke domstoler ordningen gjelder for.

I § 3 a tredje ledd fastsettes at retten i den enkelte sak kan bestemme at en sak som faller utenfor sakstypene hvor bruk av portalen er obligatorisk, likevel kan bestemme at advokater og autoriserte advokatfullmektiger skal bruke portalen. Om det skal treffes slik beslutning i den enkelte sak overlates til domstolens hensiktsmessighetsskjønn. Avgjørelseskompetansen etter tredje ledd foreslås lagt til retten, altså saksforberedende dommer i den enkelte sak.

I § 3 a fjerde ledd fastsettes at retten, om kommunikasjonen medfører uforholdsmessige merkostnader eller ulemper, kan bestemme at en bestemt sak ikke skal behandles i nettportalen selv om bruk av nettportalen er obligatorisk. Bestemmelsen er ment som en sikkerhetsventil, som kan anvendes i enkeltsaker der bruk av nettportalen er klart uhensiktsmessig. Vilkåret «uforholdsmessige merkostnader eller ulemper» etablerer en høy terskel som tilsier at fritak ikke er kurant. Hvorvidt vilkåret er oppfylt, må bero på en avveining av fordelene og ulempene ved bruk av Aktørportalen. Avgjørelseskompetansen etter fjerde ledd er lagt til retten. Dette innebærer at det er saksforberedende dommer i den enkelte sak som treffer avgjørelsen.

Reglene i tredje og fjerde ledd skal åpne for hensiktsmessige løsninger i enkeltsaker, men skal ikke brukes i et slikt omfang at hovedregelen om elektronisk kommunikasjon hules ut.

I § 3 a femte ledd fastsettes at Domstoladministrasjonen kan bestemme at en bestemt del eller hele saksporteføljen til en eller flere domstoler ikke skal behandles i nettportalen. Regelen hjemler en tidsbestemt «suspensjon» av retten og plikten til å kommunisere gjennom nettportalen. Bestemmelsen er en sikkerhetsventil og skal brukes med forsiktighet. Den vil bare være anvendelig ved tekniske problemer i nettportalløsningen eller andre deler av IKT-systemer som reduserer tilgjengelighet, funksjonalitet eller stabilitet.»

3.1.3 Høringsinstansenes syn

3.1.3.1 Straffeprosessutvalgets utredning

Domstoladministrasjonen, Finans Norge, Politidirektoratet, Regjeringsadvokaten, Rettspolitisk forening (med støtte fra Jussbuss) og Trøndelag statsadvokatembeter støtter straffeprosessutvalgets forslag til endring i domstolloven § 197 a.

Domstoladministrasjonen deler utvalgets oppfatning om at dagens forståelse av kravene til skriftlighet og signatur på enkelte punkt bygger på en for snever tolkning og setter unødig snevre grenser for bruken av moderne teknologibaserte løsninger. Den er enig i utvalgets synspunkt om at digital kommunikasjon bør oppfylle eventuelle skriftlighetskrav i lovgivningen, så lenge uttrykkene forstås teknologinøytralt og kan tilfredsstilles med digitale løsninger uten prosessuelle særregler eller unntak. Domstoladministrasjonen uttaler:

«Utvalgets forslag til endring i domstolloven § 197a er en enkel og god løsning, som vil gjelde også utenfor straffesaksområdet.»

Finans Norge støtter lovfesting av skriftlig elektronisk kommunikasjon i domstolloven, med tilhørende forskriftshjemmel. Det fremheves at en god teknisk løsning vil være bedre egnet til å ivareta IKT-sikkerhet og personvern enn dagens praksis. Elektronisk kommunikasjon vil også ha betydelige effektivitetsgevinster i tillegg til miljøgevinster.

Regjeringsadvokaten bemerker at det har vært en rettsutvikling knyttet til fristavbrudd ved elektronisk kommunikasjon. Høyesteretts ankeutvalg har godtatt at fristen i praksis kan avbrytes ved e-post, dersom originalt underskrevet prosesskriv ettersendes omgående, jf. Rt. 2010 side 688 og etterfølgende praksis. Regelen følger opp det som har vært rettstilstanden også for telefaks, se Rt. 2008 side 55.

Riksadvokaten uttaler seg om det samme, og ber om at det uttrykkelig avklares om anker som sendes per e-post skal være fristavbrytende i tråd med dagens rettstilstand.

Trøndelag statsadvokatembeter viser til at endringsforslaget er en naturlig utvikling i digitaliseringen av strafferettspleien, som ivaretar ønsket om økt effektivitet.

3.1.3.2 Utredningen om ny domstollov

Domstoladministrasjonen uttaler at domstolloven bør likestille elektronisk kommunikasjon med de tradisjonelle kommunikasjonsformene, og viser til at det er uheldig at hovedreglene om elektronisk kommunikasjon er plassert i et fragmentert forskriftsverk som fraviker domstollovens regler. Ny domstollov bør derfor ha en bestemmelse om at elektronisk kommunikasjon kan benyttes når det er lagt til rette for det, og annet ikke er hjemlet i lov.

3.1.3.3 Høringsnotatet om elektronisk kommunikasjon med domstolene

Et ikke ubetydelig antall høringsinstanser har uttalt seg om forslaget, blant annet domstolene Asker og Bærum tingrett, Bergen tingrett, Fredrikstad tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete, Sogn og Fjordane tingrett, Agder lagmannsrett, Borgarting lagmannsrett, Frostating lagmannsrett, Gulating lagmannsrett og Høyesterett. Videre har Advokatforeningen, Dommerforeningens fagutvalg for IKT-spørsmål, Juristmållaget, Juristforbundet og Regjeringsadvokaten uttalt seg. Samtlige høringsinstanser er positive til å gjøre Aktørportalen obligatorisk innen dens virkeområde. Samtidig er det mange høringsinstanser som trekker frem at dette må skje under forutsetning av at driftssystemet er mer stabilt enn det har vært i den senere tid. Landbruks- og matdepartementet hadde ikke merknader til forslaget. Domstoladministrasjonen har ikke avgitt høringsuttalelse, da høringsnotatet opprinnelig ble utarbeidet av Domstoladministrasjonen.

Advokatforeningen uttaler innledningsvis at den slutter seg til forslaget, og at forskriften som sådan er fornuftig utformet. Advokatforeningen kan derimot ikke gi tilslutning til en ikrafttredelse av forskriften før Aktørportalen legger til rette for effektiv kommunikasjon med advokatenes systemer. Meldingssystemet må fungere uten feil og advokatene må utelukkende kunne forholde seg til Aktørportalen.

Asker og Bærum tingrett uttaler på sin side følgende:

«Asker og Bærum tingrett støtter forslaget om å endre domstolloven, slik at det blir anledning til å fastsette at bruk av Aktørportalen skal være obligatorisk. Det oppleves i dag som svært tungvint å håndtere saker der bare den ene aktøren har registrert seg som bruker av portalen. Slike «haltende» saker fører til merarbeid både for domstolene og for den aktøren som er portalbruker.

Samtidig vil vi understreke at det må være en forutsetning for å gjøre portalen obligatorisk at den er basert på en velfungerende IKT-løsning uten nedetid. Det har dessverre ikke vært situasjonen i den senere tid.»

Dommerforeningens fagutvalg for IKT-spørsmål støtter som utgangspunkt forslaget om å gjøre bruk av Aktørportalen obligatorisk ved kommunikasjon med domstolene. Utvalget mener imidlertid at bruk at Aktørportalen bør gjøres obligatorisk for alle, og uttaler:

«Fagutvalget er imidlertid av den oppfatning at den obligatoriske bruken bør gjelde alle, og ikke bare de profesjonelle aktørene. Dersom plikten ikke gjelder alle aktører vil dette innebære at domstolene må operere med «hybridsaker» i alle tvistesaker som anlegges av selvprosederende parter, eller hvor det ikke er kjent prosessfullmektig hos motpart, når saken starter. Dette vil i så fall medføre at domstolene fortsatt må opprettholde en ikke-digital saksbehandling i tillegg til den digitale, og som vil motvirke den ønskede effektiviseringseffekt av «Digitale domstoler»».

Regjeringsadvokaten peker på to forhold i sin uttalelse:

«For det første legger vi til grunn at det fortsatt skal være mulig å avbryte frister gjennom domstollovens ordinære regler for fristavbrudd, typisk ved post eller e-post (jf. Rt-2010-688). […]

For det andre antar vi at reglene for forkynnelsestidspunkt med fordel kan tydeliggjøres, for de tilfellene hvor forkynnelse skjer gjennom Aktørportalen.»

Det sistnevnte poenget er også understreket av Oslo tingrett i dens høringsuttalelse.

Oslo byfogdembete uttaler følgende om forskriftens virkeområde:

«Forslaget til ny § 3 a annet ledd i ELSAM-forskriften viser til § 3 a) som omtaler «sivile saker». Sivile saker omfatter i tillegg til saker etter tvisteloven også konkurs, tvangs- og skiftesaker. Ettersom Aktørportalen per i dag bare er åpen for tvistesaker, anses det lite hensiktsmessig at det for de øvrige sivile sakstypene skal være obligatorisk å benytte Aktørportalen ved kommunikasjon med retten.»

Når det gjelder unntaksbestemmelsene i forskriften, uttaler Høyesterett følgende:

«Høyesterett slutter seg til at det kan være hensiktsmessig å innføre slike unntaksbestemmelser som foreslått i forslaget til § 3 a tredje og fjerde ledd. […]

Slik Høyesterett ser det, er behandlingen av spørsmålet om advokaten skal gis slik fritak eller pålegg, en avgjørelse av administrativ karakter. Det er ikke en oppgave som det er naturlig eller nødvendig å legge til den enkelte saksforberedende dommer. Hensynet til likebehandling av aktørene kan også tilsi at kompetansen ikke spres mer enn nødvendig. Avgjørelseskompetansen bør derfor heller legges til domstolen som sådan. I domstoler hvor det finnes hensiktsmessig, bør domstolleder kunne delegere beslutningskompetansen til administrasjonen eller til en bestemt dommer. På denne bakgrunn foreslås uttrykket «retten» i forslaget til § 3 a tredje og fjerde ledd erstattet med «domstolen».»

Det er også enkelte høringsinstanser, deriblant Høyesterett og Borgarting lagmannsrett, som uttaler at det er ønskelig at man nå også endrer rettsutdragsloven slik at domstolene kan pålegge partene å inngi elektronisk utdrag. Dette er noe partene oppfordres til, men domstolene har ikke noen hjemmel i dag til å pålegge dette.

3.1.4 Departementets vurdering

Hjemmel for elektronisk kommunikasjon

Tradisjonelt har den skriftlige kommunikasjonen mellom domstolene og andre aktører vært papirbasert. I lys av den digitale utviklingen er det i dag naturlig at elektronisk kommunikasjon trer i stedet for forsendelse av papir, og at regelverket i tilstrekkelig grad tilrettelegger for en enkel, billig, miljøvennlig og betryggende kommunikasjonskanal mellom domstolene og omverden.

Departementet støtter forslagene om å lovfeste adgangen til å kommunisere elektronisk med domstolene der det stilles krav om skriftlighet. Det har helt siden domstolloven § 197 a trådte i kraft 28. oktober 2005 vært adgang til å kommunisere elektronisk, forutsatt at slik adgang følger av forskrift. Dette skulle gi forutberegnelighet og rettssikkerhet for publikum ved å bevisstgjøre om lovgivningens krav og de hensyn som skulle ivaretas ved utarbeidelse av ordninger for elektronisk kommunikasjon, jf. Ot.prp. nr. 8 (2002–2003) Om lov om endringer i rettergangslovgivningen mv. (elektronisk kommunikasjon med domstolene mv.).

Departementet mener det er behov for å ha en bestemmelse om adgang til elektronisk kommunikasjon direkte i loven. Regulering gjennom forskrift gir større fleksibilitet til å foreta en konkret vurdering av den tekniske løsningen som skal benyttes sett opp mot de øvrige hensyn som må ivaretas, men departementet mener at det ikke lenger er like stort behov for å detaljregulere dette. Det har i de senere år vært en vesentlig teknologisk utvikling, både hva gjelder teknologien i seg selv og bruken av den i samfunnet. Det må forventes at utviklingen fortsetter, både når det gjelder nye løsninger, hvor mange som benytter løsningene og hvordan den enkelte utnytter mulighetene dette bringer. Det benyttes i dag sikre digitale løsninger i kommunikasjonen med det offentlige på mange områder, og det er naturlig at lovgiver tydelig og i større grad legger til rette for dette også for domstolene. Domstoladministrasjonen på sin side har uttalt i høringen til straffeprosessloven at de ønsker et regelverk hvor teknologibaserte løsninger blir det foretrukne alternativet, og ikke bare et likestilt alternativ.

Hjemmel i lov til å kommunisere elektronisk vil bidra til økt elektronisk saksflyt, noe som vil gi raskere dokumentutveksling mellom aktørene i saken fordi tid til postgang vil utgå. Det vil bidra til økt fleksibilitet for brukerne av domstolen og mer effektive og kostnadsbesparende, samt mer miljøvennlige løsninger. Adgang til elektronisk kommunikasjon må på den annen side ikke redusere mottakerens mulighet for å ivareta sin rettsstilling. Hensynet bak skriftlighetskravet må derfor kunne ivaretas også ved elektronisk kommunikasjon, enten skriftlighetskravet er begrunnet i behovet for å bekrefte at dokumentet er avsendt og av hvem, at det er avsendt eller mottatt til et bestemt tidspunkt, eller uten at uvedkommende får opplysningene i hende. Det er også nødvendig at det skjer en form for identitetskontroll, slik at domstolen er sikker på at det er rette vedkommende som sender eller mottar skrivet. Tradisjonelt har kravet til identitetskontroll vært oppfylt ved formkravet om at prosesskriv og mottakskvitteringer skal være underskrevet (se mer om signaturreglene i punkt 3.2.1).

Departementet finner det ikke hensiktsmessig å nedfelle nærmere i loven hvilke krav som må stilles til de tekniske løsningene som kan benyttes, utover at den tekniske løsningen må være betryggende. Lovendringer med målsetning om teknologinøytralitet bør være generiske, samt sikre fleksibilitet for nye løsninger og endringer i risikobildet over tid. Forslaget i proposisjonen reflekterer departementets avveining av disse hensynene. Hva man legger i begrepet «betryggende» vil utvikle seg over tid, og må vurderes konkret. All form for elektronisk kommunikasjon vil ikke være sikker og betryggende nok til at den bør godtas som kommunikasjonsform med domstolene. Kontakt med domstolene omfatter normalt viktige rettslige disposisjoner for den enkelte som det bør være notoritet rundt. Mottaker må kunne være trygg på at det er riktig avsender, og avsender må også kunne være sikker på at meldingen tilfaller riktig mottaker. Videre må kommunikasjonen kunne arkiveres og etterprøves på et senere tidspunkt.

Departementet bemerker at det ikke er funnet grunn til å ta straffeprosessutvalgets forslag på ordet hva angår bruk av normen «tilstrekkelig betryggende». Bruken av ordet «tilstrekkelig» sier ikke noe nærmere om hvor terskelen skal ligge for hva som er betryggende, og kan sløyfes i lovforslaget.

Departementet har også tidligere vurdert hva som nærmere ligger i kravet til at den elektroniske kommunikasjonen må være sendt på en betryggende måte i Prop. 6 L (2016–2017) Endringer i tinglysingsloven, inkassoloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv. (teknologinøytralitet). Dette ble fulgt opp i Innst. 171 L (2016–2017). Her åpnes det for at varsel om tvangsfullbyrdelse og inkasso kan sendes elektronisk dersom varselet er sendt på en betryggende måte.

Hvilke vurderingstemaer som er relevante for vurderingen av om kommunikasjonen er sendt på en betryggende måte er nærmere beskrevet i Prop. 6 L (2016–2017) side 16. Departementet mener de samme vurderingene må legges til grunn i tolkningen av bestemmelsen som nå innføres i domstolloven § 197 a første ledd. Som «betryggende måte» regnes elektroniske meddelelser sendt til digital postkasse mottaker selv har opprettet, og bruk av portaler som for eksempel Altinn. Etter dette ligger det i kravet til den betryggende tekniske løsningen at forsendelsesmåten må sikre at mottakeren i tilstrekkelig grad blir gjort oppmerksom på at rettslig relevant informasjon har kommet inn til vedkommendes elektroniske meldingsmottak. Mottakeren må ha grunn til å være oppmerksom på at viktige varsler kan bli sendt på den aktuelle måten. Det forutsetter også tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer for at avsender har korrekt kontaktinformasjon. En privatperson som har reservert seg mot å motta elektronisk post, vil fortsatt ha krav på å motta skriv fra domstolene i ordinær post.

Bruk av Aktørportalen oppfyller kravet til en betryggende teknisk løsning. I Aktørportalen skjer identitetskontrollen (som tradisjonelt har vært besørget ivaretatt gjennom formkravet om at prosesskriv skal være undertegnet) av brukeren ved innmelding og innlogging med bruk av BankID. Den enkelte bruker som logger seg inn i Aktørportalen, har tilgang til egne saker eller andres saker som den ansvarlige har gitt dem tilgang til.

Lovforslaget åpner for at kommunikasjon til og fra domstolene kan skje via Digipost, e-Boks, Altinn eller andre sikre og veletablerte kommunikasjonsformer som også benyttes mellom borgere og det offentlige på andre viktige områder. Digitale postkasser som Digipost og e-Boks krever en aktiv handling fra den enkelte. Man må selv oppsøke og registrere seg for å opprette en slik postkasse. Også for bruk av Altinn er det en forutsetning at brukeren har akseptert bruken av portalen, for eksempel ved selv å sende inn skriv til domstolen via portalen. Her skjer identitetskontrollen på samme måte som i Aktørportalen ved bruk av BankID eller eventuelt MinID. Departementet mener at også MinID-løsningen må være en tilstrekkelig form for identitetskontroll. Felles for disse løsningene er at det benyttes en såkalt totrinnsautentisering. Det benyttes både brukernavn og passord i tillegg til en unik kode fra en applikasjon på mobiltelefonen eller SMS hver gang man logger inn, eventuelt pin-kode. Slike veletablerte kommunikasjonsformer, hvor den enkelte logger seg inn på en sikker måte og hvor man er vant med å motta viktige beskjeder, anses i dag som betryggende former for kommunikasjon også for domstolene, i påvente av at Aktørportalen blir benyttet i alle landets domstoler og de fleste sakstyper. Det skal legges til at det vil være opp til domstolene å vurdere hvilke kommunikasjonsformer som det nå åpnes for som det vil være hensiktsmessig å ta i bruk.

Videre vil oversendelse av prosesskriv via alminnelig e-post alene normalt fortsatt ikke godtas, selv om det benyttes en e-postadresse partene nylig har brukt til å kommunisere med. Det alminnelige kravet til at prosesskriv skal være undertegnet, blant annet i tvisteloven § 12-2 annet ledd, vil være til hinder for dette. At e-post med prosesskriv til domstolen er fristavbrytende dersom det ettersendes et signert prosesskriv per post, er imidlertid allerede godtatt etter rettspraksis jf. Rt. 2010 side 688. Departementet ønsker ikke å endre rettstilstanden her.

Uansett vil varsel på e-post eller SMS om at det har kommet inn et dokument i ens digitale postkasse være nok til at vedkommende i tilstrekkelig grad er gjort oppmerksom på at rettslig relevant informasjon er gjort tilgjengelig. Det forutsettes imidlertid at meldingsmottaket oppfyller kravet til en betryggende teknisk løsning, slik som for eksempel Aktørportalen, Altinn og Digipost gjør.

Departementet viser til at det er påbegynt et prøveprosjekt med formidling av dokumenter via Altinn i straffesaker. Denne kanalen benyttes således allerede i noen domstoler og av enkelte aktører. Det vil være opp til domstolene å avgjøre om de skal benytte elektronisk kommunikasjon overfor borgere som er klar over at viktige skriv kan bli sendt til den digitale postboksen de selv har opprettet, og som er varslet via e-post eller SMS om at rettslig relevant informasjon har kommet inn. I den grad en domstol benytter seg av for eksempel Digipost i kommunikasjonen med en borger og vedkommende ikke svarer på henvendelsen, vil det ha formodningen mot seg at vedkommende ikke har mottatt skrivet. Det må i så tilfelle særlig begrunnes, og det vil bero på en konkret vurdering om en skal legge til grunn at skrivet er mottatt, på samme måte som ved post som potensielt blir borte i vanlig postgang.

Departementet presiserer at når det gjelder domstolloven § 146 første ledd siste punktum og annet ledd siste punktum, som gir regler om fristavbrudd for prosesshandlinger som skjer ved elektronisk kommunikasjon, vil fristen avbrytes «ved avsendelse til riktig elektronisk adresse» når det er benyttet en «betryggende» teknisk løsning for oversendelsen. Elektronisk kommunikasjon gis derfor fristavbrytende virkning dersom den skjer i samsvar med ELSAM-forskriften gjennom Aktørportalen som i dag. Med de endringene som foreslås i denne proposisjonen vil også bruk av for eksempel oversendelse via Digipost og Altinn være fristavbrytende.

For det tilfellet at det skulle oppstå behov for en nærmere regulering av hva som ligger i begrepet «betryggende», foreslås en forskriftshjemmel i ny § 197 a tredje ledd. Det kan ikke utelukkes at det kan oppstå tvil om hvorvidt nye tekniske løsninger tilfredsstiller kravene til en «betryggende» løsning. Departementet ser imidlertid inntil videre ikke behov for å benytte denne adgangen.

I dagens § 197 a annet ledd fremgår det at Kongen ved forskrift kan gjøre unntak fra lovbestemte krav til skriftlig kommunikasjon med domstolene når kommunikasjonen skjer elektronisk. Videre kan Kongen etter tredje ledd ved forskrift gi nærmere regler om elektronisk kommunikasjon med domstolene, herunder regler om signering, autentisering, integritet og konfidensialitet, samt regler som stiller krav til produkter, tjenester og standarder som er nødvendige for slik kommunikasjon. Straffeprosessutvalget har ikke foreslått å videreføre domstolloven § 197 a annet og tredje ledd. Dette er ikke nærmere begrunnet. Departementet mener på sin side at annet og tredje bør videreføres for å tydeliggjøre adgangen til å gjøre unntak for formkrav utover kravet til skriftlighet, og muligheten for å stille krav knyttet til blant annet autentisering.

Elektronisk kommunikasjon og bruk av ny teknologi kan innebære en sikkerhetsrisiko. Det forutsettes at domstolene tar hensyn til dette i behandlingen av personopplysninger for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Departementet vil presisere at «skriftlig kommunikasjon» må forstås som en oversendelse av skrifttegn, og at dette ikke vil by på tvil der det foreligger kommunikasjon mellom domstolen og omverdenen. All skriftlig kommunikasjon omfattes. Det presiseres videre at for prosjektet om «Elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden» (ESAS) mellom Politidirektoratet, Domstoladministrasjonen og Kriminalomsorgsdirektoratet, tidligere Stifinner I, vil kommunikasjon med domstolene som følge av samhandlingen uansett heretter ha direkte hjemmel i lov med den foreslåtte endringen i § 197 a første ledd, sammenholdt med den foreslåtte nye bestemmelsen i straffeprosessloven § 4 b, som omtales avslutningsvis i punkt 3.2.4.

Obligatorisk bruk av Aktørportalen

For at Aktørportalen skal kunne gjøres obligatorisk for advokater og advokatfullmektiger i de domstolene hvor Aktørportalen benyttes, må det inntas en generell bestemmelse i domstolloven som gir hjemmel til å ilegge plikt til å bruke portalen. Det inntas derfor i domstolloven § 197 a nytt tredje ledd at det i forskrift kan reguleres at bruk av bestemte elektroniske løsninger skal være obligatorisk i skriftlig kommunikasjon med domstolene. Departementet har ikke funnet grunn til å presisere i forskriftshjemmelen at plikten til å bruke portalen kun skal gjelde bestemte sakstyper eller bestemte brukergrupper. Dette vil etter en naturlig språklig forståelse falle inn under bestemmelsen. ELSAM-forskriften må endres tilsvarende. Det er i høringsnotatet i punkt 3.1.2.3 foreslått at bestemmelsen om obligatorisk bruk av nettportalen plasseres i ny § 3 a i ELSAM-forskriften. Departementet støtter dette.

Sentrale høringsinstanser som blant annet Advokatforeningen og Oslo tingrett har tatt til orde for at man bør avvente endringene til Aktørportalen fungerer bedre. Funksjonaliteten i portalen har på enkelte punkter ikke kommet langt nok. Departementet finner ikke innvendingene tilstrekkelig tungtveiende. Det er et domstolfaglig ønske å utvide bruken av Aktørportalen i så stor utstrekning og så raskt som mulig. Det vil bli inntatt en hjemmel i forskriften om at plikten til å benytte Aktørportalen kan suspenderes ved blant annet driftsproblemer. Det er imidlertid meget viktig at Domstoladministrasjonen fortsetter arbeidet med å utvikle Aktørportalen til en enda mer driftssikker portal for brukerne, samt med å bedre funksjonaliteten. De innspill som ellers er fremkommet i denne høringen, må følges opp med nødvendig prioritet i det videre utviklingsarbeidet i Domstoladministrasjonen.

I ELSAM-forskriften § 3 a første og annet ledd fastsettes at advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter å registrere seg som brukere av nettportalen og kommunisere gjennom portalen. Avgrensninger i brukergruppe foreslås regulert i første ledd og avgrensninger i sakstype i annet ledd. Plikten til å registrere seg inntrer på det tidspunktet vedkommende skal kommunisere med en domstol som benytter Aktørportalen. Departementet har ikke funnet grunn til at regelen om obligatorisk bruk også skal gjelde for rettshjelpere, da dette er en begrenset brukergruppe i norske domstoler. Det er uansett en målsetning på sikt at Aktørportalen skal gjøres obligatorisk for alle aktører i sakstypene som behandles i portalen, men departementet mener det er grunn til å innføre dette gradvis.

Når det gjelder avgrensningen i sakstype i ELSAM-forskriften § 3 a annet ledd, har Oslo byfogdembete kommentert at det vil favne for vidt dersom den obligatoriske bruken skal gjelde alle sivile saker, da portalen i dag kun benyttes i behandlingen av tvistesakene. Per i dag benyttes ikke Aktørportalen i konkurs-, tvangs- og skiftesaker. Departementet tar byfogdens innspill til etterretning og vil tilpasse forskriften på dette punktet. I dag behandles skjønns- og tvistesaker i portalen, og det er naturlig at virkeområdet for den obligatoriske bruken reflekterer dette. Når Domstoladministrasjonen har utviklet Aktørportalen tilstrekkelig til å kunne behandle også øvrige sivile saker vil det være naturlig at forskriften endres, slik at den obligatoriske bruken av portalen også omfatter disse sakstypene.

For å kunne finne frem til hensiktsmessige løsninger i enkeltsaker, er det behov for en viss fleksibilitet til å fravike hovedregelen om at advokater og advokatfullmektiger skal kommunisere elektronisk med domstoler som benytter Aktørportalen. Det foreslås derfor enkelte unntaksregler. Departementet vil imidlertid understreke at det er viktig at disse hjemlene ikke benyttes i større omfang enn behovet for unntak tilsier. Hovedregelen om elektronisk kommunikasjon må ikke uthules.

For det første foreslås det at den enkelte domstol gis myndighet til å beslutte at Aktørportalen skal brukes i bestemte saker hvor elektronisk kommunikasjon etter forskriften ikke skal være obligatorisk. For det andre foreslås at den enkelte domstol, som en sikkerhetsventil, skal kunne beslutte at Aktørportalen ikke skal benyttes i saker hvor bruk av Aktørportalen åpenbart er uhensiktsmessig.

I høringsnotatet ble det foreslått at kompetansen til å avgjøre om en av unntaksreglene skal komme til anvendelse skal tillegges saksforberedende dommer i den enkelte sak. I høringen ble det reist innvendinger mot dette fra Høyesterett og Juristforbundet, begrunnet med at dette kan føre til uensartet praksis som følge av ulik skjønnsutøvelse hos ulike dommere. Det ble anført at denne typen avgjørelse heller bør fattes på et mer overordnet nivå og tillegges domstolleder eller annen med fullmakt. Departementet slutter seg til dette synspunktet med den begrunnelse at dette vil legge bedre til rette for en ensartet praksis for når unntakshjemmelen benyttes. Det foreslås derfor at det er domstolen som sådan som gis myndighet til å avgjøre om unntakene i forskriften kommer til anvendelse.

Når det gjelder teknisk svikt, driftsustabilitet eller lignende hendelser som gjør det tilnærmet umulig å sende inn dokumenter i Aktørportalen, mener departementet at gjeldende rettstilstand for hvordan en frist likevel kan avbrytes, skal videreføres. I dette ligger at en forsendelse av et prosesskriv per post eller ved e-post med etterfølgende innsendelse per post, fortsatt vil være fristavbrytende. Departementet mener videre at det vil være tilstrekkelig for fristavbrudd at dokumentet som først ble sendt på e-post ettersendes i Aktørportalen når portalen igjen er i funksjon. Det er ikke naturlig å kreve ettersendelse per post av saker som ellers behandles i Aktørportalen. E-post er imidlertid fortsatt kun fristavbrytende i de tilfeller Aktørportalen er midlertid ute av drift. Dette er begrunnet i at det ikke er ønskelig at nedetiden ellers generer begjæringer om oppfriskning.

Departementet presiserer at plikten til å benytte Aktørportalen for profesjonelle brukere vil gjelde i alle lagmannsretter, uavhengig av om tingretten som har behandlet saken er tilknyttet portalen eller ikke. Etter tvisteloven §§ 29-9 og 29-10 skal anken og anketilsvaret inngis til den domstolen som har truffet avgjørelsen som ankes. Departementet ønsker ikke å endre tvistelovens regler om hvor anken skal sendes inn. Anke og anketilsvar i en sak som har vært behandlet i en tingrett som ikke er tilknyttet Aktørportalen, må sendes til tingretten per post eller eventuelt gjennom annen betryggende teknisk løsning.

Ved anke til Høyesterett skal anke og anketilsvar sendes til lagmannsretten i Aktørportalen. Lagmannsretten må deretter sørge for postforsendelse til Høyesterett, frem til Høyesterett også er tilknyttet portalen. På samme måte må etterfølgende prosesskriv som ikke skal innsendes via lagmannsretten, sendes per post til Høyesterett inntil også denne domstolen er tilknyttet portalen.

Borgarting lagmannsrett har i sitt høringssvar foreslått at det bør være adgang for ankedomstolen til å pålegge profesjonelle aktører å legge inn anke og anketilsvar i portalen i de ankesakene som er behandlet i en tingrett uten tilknytning til Aktørportalen. Departementet mener at lagmannsretten selv må kunne laste opp anke og anketilsvar i portalen. Det understrekes at dette kun vil være aktuelt i en mellomperiode frem til alle landets tingretter er tilknyttet portalen.

Forkynnelsestidspunkt i Aktørportalen er, som Regjeringsadvokaten og Oslo tingrett har bemerket i høringen, noe vanskelig tilgjengelig i forskriften i dag. Bestemmelsene i ELSAM-forskriften § 9 annet og tredje ledd, som blant annet viser til postforkynningsforskriften § 7, har ikke trådt i kraft, jf. ELSAM-forskriften § 9 fjerde ledd. Dette er fordi man venter på at den nødvendige funksjonaliteten til dette i Aktørportalen er utviklet. I den grad tillegget på fem dager etter postforkynningsforskriften § 7 annet ledd er anvendt i enkelte saker, må det bero på en feil forståelse. I påvente av ikrafttredelse av bestemmelsen gjelder de alminnelige reglene for underhåndsforkynnelse jf. HR-2018-327-U. Forkynnelse skjer når dokumentet er gjort tilgjengelig i Aktørportalen. Videre er det gjort unntak ved feriefravær i vanlig ferietid og ellers ved kortvarig heldagsfravær, jf. Rt. 2013 side 1178, jf. Rt. 2004 side 658, riktignok slik at utsatt forkynnelse ved heldags kontorfravær normalt ikke bør godtas med mer enn to virkedager regnet fra den dagen avgjørelsen kommer frem. Det skal ellers legges til at departementet er klar over at det er en uriktig henvisning i ELSAM-forskriften § 9 annet ledd til postforkynningsforskriften § 5 bokstav c annet ledd, som ikke lenger eksisterer. Dette vil bli rettet.

For en part som først har bistand av advokat i en domstol hvor Aktørportalen benyttes, og som deretter prosederer saken selv, skal saken i fortsettelsen behandles utenom Aktørportalen.

Departementet viser også til at forskriften vil bli endret slik at Domstoladministrasjonen skal kunne bestemme at en bestemt del eller hele saksporteføljen til én eller flere domstoler ikke skal behandles i nettportalen. Regelen hjemler en tidsbestemt suspensjon av retten og plikten til å kommunisere gjennom nettportalen. Bestemmelsen er en sikkerhetsventil og skal brukes med forsiktighet. Den vil bare være anvendelig ved tekniske problemer i nettportalløsningen eller andre deler av IKT-systemer som reduserer tilgjengelighet, funksjonalitet eller sikkerhet over noe tid.

3.2 Elektronisk signatur

3.2.1 Gjeldende rett

Lov om elektronisk signatur (esignaturloven) trådte i kraft 1. juli 2001. Lovens formål er å «legge til rette for en sikker og effektiv bruk av elektronisk signatur ved å fastsette krav til kvalifiserte sertifikater, til utstederne av disse sertifikatene og til sikre signaturfremstillingssystemer», jf. esignaturloven § 1. Loven gjennomfører EU-direktiv 1999/93/EF om elektroniske signaturer, som er en del av EØS-avtalen. Bakgrunnen for EU-direktivet var at utviklingen av elektronisk handel over åpne globale nett nødvendiggjorde elektroniske signaturer med tilhørende tjenester som sørger for autentisering. Formålet med både EU-direktivet og esignaturloven er altså å legge til rette for elektronisk handel. Loven har likevel en generell utforming, og gjelder dermed alle elektroniske signaturer og sertifikater.

Det følger av esignaturloven § 6 at dersom det i «lov, forskrift eller på annen måte er oppstilt krav om underskrift for å få en bestemt rettsvirkning og disposisjonen kan gjennomføres elektronisk, oppfyller en kvalifisert elektronisk signatur alltid et slikt krav». En elektronisk signatur som ikke er kvalifisert «kan oppfylle et slikt krav». Bestemmelsen likestiller altså kvalifisert elektronisk underskrift med håndskrevet underskrift for de tilfellene der loven åpner for at disposisjonen kan gjennomføres elektronisk.

Elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 1 definert som «data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode». Definisjonen omfatter alle former for elektroniske autentiseringsmetoder, og stiller krav om autentisering, altså at signaturen skal kunne bekrefte hvem som er undertegner – en identitetskontroll. Kvalifisert elektronisk signatur er i samme bestemmelse nr. 3 definert som «en avansert elektronisk signatur som er basert på et kvalifisert sertifikat og fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem».

EU-direktivet esignaturloven bygger på ble 1. juli 2016 erstattet av EU-forordning 910/2014/EU om e-ID og tillitstjenester. Regjeringen besluttet 21. juni 2017 at Norge skal tiltre forordningen, og det tas sikte på å gjennomføre forordningen i egen lov om elektroniske tillitstjenester. Denne vil erstatte dagens esignaturlov.

Forordningen stiller tilsvarende vilkår for hva som skal anses som en avansert elektronisk signatur som direktiv 1999/93/EF. Det kreves at signaturen entydig kan knyttes til og identifisere undertegneren, og at signaturen er laget kun ved hjelp av midler som vedkommende har kontroll over og som er knyttet til andre elektroniske data, slik at det oppdages om disse er endret etter signering. I art. 29 og vedlegg II til forordningen stilles det krav til kvalifiserte elektroniske signaturfremstillingssystemer. Systemet skal blant annet sikre at de elektroniske signaturfremstillingsdataene med rimelig sikkerhet er konfidensielle og kun kan forekomme én gang. Videre skal systemet sikre at den elektroniske signaturen er beskyttet mot forfalskning og andres bruk.

En rekke bestemmelser i domstolloven, straffeprosessloven og tvisteloven oppstiller underskriftskrav, formulert som krav om at et dokument skal være «underskrevet» eller «undertegnet». For eksempel er det oppstilt slike krav i domstolloven §§ 160 første ledd og 173, straffeprosessloven §§ 39 tredje ledd og 43 første ledd, og tvisteloven §§ 7-2 første ledd og 12-2 annet ledd. Både ordlyden «underskrevet» og «undertegnet» tilsier at det kreves et navnetrekk på et dokument, som tegn på godkjenning eller samtykke. Tradisjonelt har slike navnetrekk blitt påført for hånd, ved bruk av penn på papir.

I NOU 2001: 32 punkt 21.5.5.3 foreslo Tvistemålsutvalget å bruke ordet «signatur» fremfor «underskrift» for å gjøre bestemmelsen om avsigelse av rettslige avgjørelser teknologinøytral. Forslaget ble ikke fulgt opp av departementet.

I høringsnotatet til innføringen av domstolloven § 197 a viste departementet til at esignaturloven § 6 ville innebære at en kvalifisert elektronisk signatur ville oppfylle lovgivningens krav til underskrift dersom det ble åpnet for elektronisk kommunikasjon. Likevel anså departementet at det burde «sikres at krav til underskrift ikke hindrer elektronisk kommunikasjon» med domstolene, ved at det ble gitt en uttrykkelig regel om adgang til bruk av elektronisk underskrift i domstolloven. Departementet påpekte at det kunne tenkes tilfeller hvor «bruk av en kvalifisert elektronisk signatur ikke vil være nødvendig, ettersom det kan finnes andre tilfredsstillende sikringsmekanismer som ikke er omfattet av lov om elektronisk signatur». Av hensyn til behovet for fleksibilitet gikk man derfor inn for å innføre en uttrykkelig regel om elektronisk signatur i domstolloven, fremfor å la esignaturloven § 6 komme til anvendelse.

Det som var tenkt som en uttrykkelig regel i domstolloven ble imidlertid omgjort til en forskriftshjemmel etter høringsrunden. I det opprinnelige lovforslaget åpnet bestemmelsen direkte for at skriftlig kommunikasjon med og i domstolene kunne skje elektronisk, hvis domstolene hadde lagt til rette for det. Kravet til underskrift ble i lovforslaget uttrykkelig fastslått ikke å «være til hinder for elektronisk kommunikasjon». Etter høringsrunden fant departementet at denne formuleringen innbød til en innskrenkende fortolkning, og omgjorde derfor bestemmelsen til en forskriftshjemmel med adgang til å gi nærmere regler om elektronisk kommunikasjon med domstolene, se Ot.prp. nr. 8 (2002–2003) punkt 5.2.3.

Ettersom det ikke uttrykkelig er åpnet for elektroniske disposisjoner i prosesslovgivningen, gir ikke esignaturloven § 6 adgang til å anvende elektronisk signatur i kommunikasjon med og i domstolene. Prosesslovgivningens krav til underskrift, slik disse kravene er formulert i dag, må gjennomgående tolkes som krav til signatur på papir påført for hånd. Domstolloven § 197 a er utformet slik at den er til hinder for bruk av elektronisk signatur der det ikke foreligger forskriftshjemmel.

Så langt er det gitt to forskrifter med hjemmel i domstolloven § 197 a: forskrift 25. juni 2010 nr. 977 om elektronisk kommunikasjon med namsmannen og Statens innkrevingssentral i saker etter tvangsfullbyrdelsesloven og i saker for forliksrådet, og ELSAM-forskriften av 28. oktober 2016, som omhandler Aktørportalen. Etter forskrift om elektronisk kommunikasjon § 8 er elektronisk signatur likestilt med underskrift ved elektronisk kommunikasjon med namsmannen og Statens innkrevingssentral når krav som følger av forskrift 21. november 2005 nr. 1296 om frivillige selvdeklarasjonsordninger for sertifikatutstedere er oppfylt. Sistnevnte forskrift er gitt med hjemmel i esignaturloven. Etter ELSAM-forskriften § 11 er signering i Aktørportalen likestilt med underskrift der det med hjemmel i lov kreves underskrift på dokumenter som skal innleveres elektronisk. Aktørportalen skal ifølge ELSAM-forskriften § 11 sikre «tilstrekkelig notoritet for signaturen på det innleverte dokument ved integritetsbeskyttelse, sporbarhet og at det i ettertid ikke er mulig å benekte at dokumentet er sendt».

3.2.2 Forslag i utredninger og høringsnotat

I utredningen om ny domstollov er forskriftshjemmelen til regulering av elektronisk kommunikasjon og elektronisk signatur i någjeldende § 197 a siste ledd foreslått videreført i ny § 18-1 annet ledd. Flere av bestemmelsene i den foreslåtte nye loven inneholder videre krav til «underskrift» eller «underskriving».

Domstoladministrasjonen har i tilleggsnotatet 9. desember 2015 foreslått at det inntas en mer generell regel i domstolloven som likestiller digitale signaturløsninger med underskrift der kompetent myndighet har utviklet systemer for det. I Domstoladministrasjonens tilleggsnotat er følgende formulering foreslått:

«Underskrift omfatter også digitale signaturløsninger med et nødvendig og tilstrekkelig sikkerhetsnivå for å oppfylle underskriftens funksjon».

Straffeprosessutvalget har på sin side foreslått at det inntas en regel om adgang til elektronisk signatur i domstolloven § 197 a, og at uttrykk som «signert» i bestemmelsene i forslaget til ny straffeprosesslov «i tråd med alminnelig språkbruk forstås teknologinøytralt». Etter straffeprosessutvalgets forslag vil det for eksempel være tilstrekkelig at et dokument som er signert med penn oversendes som vedlegg på e-post.

3.2.3 Høringsinstansenes syn

Politidirektoratet, Oslo statsadvokatembeter, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og Skattedirektoratet støtter forslaget om å likestille elektronisk signatur med fysisk underskrift.

Politidirektoratet påpeker at gjeldende regelverk ikke er «tilpasset elektronisk signatur verken i kommunikasjon mellom straffesakens parter eller på anmeldelsesstadiet».

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) uttaler generelt at de «støttar vurderinga av at regelverket bør utformast slik at det vert full likestilling mellom digitale og tradisjonelle løysingar».

Skattedirektoratet mener esignaturloven vil gi tilstrekkelig hjemmel for at elektronisk signatur skal få rettsvirkninger når det åpnes for elektronisk kommunikasjon, men uttaler at det kan være «aktuelt å regulere hva slags type signatur og løsning som skal anvendes for å oppnå denne virkningen, eller om det kan lempes på signaturkravene der kommunikasjon skjer elektronisk».

3.2.4 Departementets vurdering

Hjemmel for elektronisk signatur i domstolloven

For at adgangen til elektronisk kommunikasjon med domstolene skal benyttes i praksis må det innføres en regel som knytter rettsvirkningene som i dag inntrer ved signatur til den elektroniske oversendelsen. Prosjektet Digitale domstoler tar sikte på å oppnå fulldigitaliserte (papirløse) rettsprosesser i domstolene. Et sentralt aspekt ved digitaliseringen er innføring av en portalløsning der aktørene kommuniserer og utveksler informasjon digitalt.

Autentisering er betegnelsen for metoder som benyttes for å bekrefte partenes identitet ved elektronisk kommunikasjon. I dag foregår identitetskontrollen ved en prosesshandling gjennom bruk av underskrift. Underskriften fungerer som et identitetsbevis som bekrefter at det er samsvar mellom oppgitt og faktisk avsender, og at dokumentet er en endelig versjon. Dokumentet underskrives når dokumentet er ferdig, og identitetskontrollen foregår dermed etter at disposisjonen er foretatt. Portalløsningen vil på sin side være en sikker kanal hvor disposisjonene aktørene foretar autentiseres gjennom en forutgående innlogging. Tidspunktet for identitetskontrollen flyttes dermed fra etter disposisjonen foretas til før den foretas. Ved anvendelse av en portalløsning vil det ikke være behov for en etterfølgende signatur for å identifisere avsenderen og sikre at dokumentet ikke er manipulert. Det kan slik sett synes lite hensiktsmessig å formulere et lovkrav om identitetskontroll som en teknologinøytral regel om signatur på nåværende tidspunkt. Innføring av portalløsning i alle deler av rettssystemet ligger imidlertid flere år frem i tid. Sett hen til digitaliseringen ellers i samfunnet og de forventningene dette skaper også til domstolene, er det etter departementets syn nødvendig å åpne for andre former for bruk av elektronisk kommunikasjon med domstolene inntil portalløsninger innføres for fullt. Så lenge adgangen til å sende fysiske dokumenter til og fra domstolene består, og det knytter seg rettsvirkninger til signering av slike dokumenter, er det nærliggende å formulere kravet om identitetskontroll ved digital kommunikasjon som et unntak fra prosesslovgivningens underskriftskrav.

I utredningen til ny domstollov er forskriftshjemmelen til regulering av elektronisk kommunikasjon og elektronisk signatur foreslått videreført, uten at det gis en lovfestet adgang til anvendelse av elektronisk signatur. Domstoladministrasjonen har foreslått at det inntas en generell regel i domstolloven, som likestiller digitale signaturløsninger med underskrift der løsningen tilbyr et tilstrekkelig sikkerhetsnivå. Straffeprosessutvalget har foreslått å anvende ordet «signatur» i stedet for «underskrift» i prosesslovgivningen, og presisert at dette skal forstås teknologinøytralt.

Departementet mener som nevnt i punkt 3.1.4 at det er behov for å ha lovhjemmel som gir direkte adgang til elektronisk kommunikasjon. For at elektronisk kommunikasjon med domstolene skal kunne foregå på en effektiv måte må det gjøres endringer i eller unntak fra prosesslovgivningens krav til underskrift. Dersom underskriftskravene opprettholdes vil en rekke prosesshandlinger ellers i praksis måtte fortsette å foretas ved bruk av papir og postgang.

I utgangspunktet vil esignaturloven § 6 medføre adgang til bruk av elektronisk signatur i kommunikasjon med domstolene fra og med ikrafttredelsen av hjemmelen for elektronisk kommunikasjon foreslått i domstolloven § 197 a første ledd. Ettersom esignaturloven skal erstattes av en ny lov om elektroniske tillitstjenester, er det imidlertid etter departementets syn mest hensiktsmessig å innta en bestemmelse om elektronisk signatur i domstolloven. En slik regel vil synliggjøre at prosesslovgivningens krav til underskrift ikke er til hinder for elektronisk kommunikasjon i og med domstolene.

I dette lovforslaget åpnes det for elektronisk kommunikasjon med domstolene forutsatt at kommunikasjonen foregår på en betryggende måte. Å åpne for bruk av betryggende elektronisk kommunikasjon er i mange henseende det samme som å åpne for å anvende enkelte former for elektronisk signatur. Ved bruk av sikre kommunikasjonsløsninger som for eksempel Digipost og Altinn, går aktørene gjennom en autentiseringsprosess ved pålogging. Autentiseringen er dermed en del av anvendelsen av den sikre kommunikasjonsløsningen. En mer betegnende beskrivelse enn at man «signerer dokumenter» ved slike løsninger, er at man gjennomfører for eksempel en konkret prosesshandling ved at man logger seg inn i en portal som krever identitetskontroll, fyller inn informasjon, og deretter trykker på en knapp for å bekrefte at handlingen skal gjennomføres. Når forsendelsesmåten er sikker, er hensynet til etterprøvbarhet og identitetskontroll som ligger til grunn for krav til underskrift ivaretatt. For de tilfellene der man med hjemmel i den foreslåtte adgangen til å anvende elektronisk kommunikasjon med domstolene benytter sikre nettportaler som Altinn og Digipost, ville det dermed vært tilstrekkelig å oppstille en regel som gir unntak fra prosesslovgivningens krav til underskrift ved betryggende elektronisk kommunikasjon. Ettersom det av hensyn til teknologiutviklingen ikke er gitt en uttømmende opplisting i denne proposisjonen av hvilke kommunikasjonsformer som anses som «betryggende» i lovforslagets forstand, må det imidlertid stilles krav til nettopp autentiseringen, ikke bare til kommunikasjonsformen.

Innføring av adgang til elektronisk signatur medfører andre sikkerhetsmessige spørsmål enn papirbasert kommunikasjon. I forarbeidene til esignaturloven er dette beskrevet slik (Ot.prp. nr. 82 (1999–2000) side 13):

«En papirbasert signatur kan granskes nøye fordi den er festet til et fysisk objekt, mens en elektronisk signatur kun tilbyr den informasjonen som er til stede i selve representasjonen (dvs. den informasjonen brukeren får opp på dataskjermen). Kompleksiteten rundt det å oppdage og å bevise at et elektronisk signert dokument er forfalsket er helt annerledes.»

Samme sted er det uttalt:

«Den tekniske tilretteleggelsen hos brukerne, undertegner/sender og mottaker, må være sikret slik at det som sendes ut på nettet er nøyaktig det som ble signert og som vises for mottaker.»

Det er avgjørende for å gi adgang til anvendelse av elektronisk signatur at signaturhandlingen sikrer notoritet for signaturen. ELSAM-forskriften likestiller signering i Aktørportalen med håndskrevet underskrift. Departementet foreslår en lignende regel i domstolloven § 197 a annet ledd, hvor signering ved hjelp av tekniske løsninger som sikrer notoritet for signaturen likestilles med håndskrevet underskrift.

Proposisjonens forslag til nytt første ledd stiller krav til at det benyttes digital postkasse mottaker selv har opprettet eller nettportal, eller eventuelt andre løsninger med tilsvarende sikkerhet. Dette ligger til grunn for hva som menes med «den elektroniske løsningen» i nytt annet ledd. For at en digital løsning skal anses å gi notoritet må den sikre at den digitale signaturen entydig identifiserer avsenderen, og at dokumentet ikke er manipulert, og heller ikke lar seg manipulere i ettertid, det vil si at det må kunne prøves i ettertid hva som ble kommunisert. Signaturhandlingen må foretas på en måte som beskytter mot forfalskning og uvedkommendes bruk av den enkeltes elektroniske signatur.

Der loven krever underskrift for at en prosesshandling skal regnes som gjennomført, kan det for eksempel ikke være tilstrekkelig at dokumentet er merket «godkjent ved elektronisk signatur» og deretter lagret som en PDF-fil på en PC eller i et saksbehandlingssystem, uten at det er gjennomført en autentiseringsprosess. Heller ikke kan det være tilstrekkelig at dokumentet er skrevet ut, signert for hånd, skannet inn og sendt på e-post. Slike signeringsformer gir ikke sikkerhet for at angivelig og faktisk avsender er den samme, eller for at dokumentet som er sendt er en endelig versjon. Derimot vil signaturformer som innebærer en betryggende autentisering etterfulgt av elektronisk forsendelse i en portalløsning godtas. Det vil for eksempel også signaturformer der et dokument som er sendt elektronisk er bekreftet ved innlogging gjennom bankID eller MinID på et konkret tidspunkt, og dokumentet ved oversendelsen er merket med informasjon om bekreftelsen.

Departementet finner det verken hensiktsmessig eller ønskelig å nedfelle i lovteksten hvilke konkrete nettportaler og elektroniske postkasser med løsninger for elektronisk signatur bestemmelsen åpner for bruk av. Det er imidlertid på det rene at dersom de tekniske løsningene og domstolenes dataplattform åpner for det, vil man ved denne lovendringen kunne signere dokumenter som skal kommuniseres til, fra og internt i domstolene gjennom signaturløsninger som for eksempel de som tilbys i Digipost og Altinn.

Ved bruk av slik elektronisk kommunikasjon med tilhørende signaturløsning vil dokumentene som kommer inn til domstolen måtte registreres og arkiveres manuelt, i motsetning til ved bruk av den mer sømløse løsningen Aktørportalen. Dette kan tale mot å tillate digitale signaturløsninger og slik åpne for digital kommunikasjon med domstolene i overgangsfasen mellom dagens situasjon med brevpost og den fremtidige situasjonen med obligatorisk bruk av Aktørportalen. Departementet kan imidlertid ikke se at manuell registrering og arkivering skaper mer arbeid eller andre utfordringer enn nettopp tilsvarende registrering og arkivering av innkommende fysiske dokumenter. Elektronisk kommunikasjon via nettportal eller digital postkasse anses som et hensiktsmessig alternativ til post, inntil Aktørportalen har fått sin tiltenkte utbredelse.

Domstoladministrasjonen har uttrykt at det er behov for en regel som gjør det mulig for meddommere å signere avgjørelser elektronisk, for på denne måten å unngå fravær og reisetid ved ytterligere domskonferanser. Departementet foreslår derfor å likestille elektronisk signatur med håndskrevet underskrift ved avsigelse av rettens skriftlige avgjørelser. Forslaget medfører at både dommere og meddommere kan signere en avgjørelse elektronisk, såfremt den tekniske løsningen som benyttes sikrer notoritet for signaturen, uavhengig av om avgjørelsen skal kommuniseres eller ikke.

Domstoladministrasjonen har uttrykt at det er behov for en regel som gjør det mulig for meddommere å signere avgjørelser elektronisk, for på denne måten å unngå fravær og reisetid ved ytterligere domskonferanser. Departementet foreslår derfor å likestille elektronisk signatur med håndskrevet underskrift ved avsigelse av rettens skriftlige avgjørelser. Forslaget medfører at både dommere og meddommere kan signere en avgjørelse elektronisk uavhengig av om avgjørelsen skal kommuniseres eller ikke, såfremt den tekniske løsningen som benyttes sikrer notoritet for signaturen. Hensynene som ligger til grunn for forslaget om å likestille elektronisk signatur med underskrift ved avsigelse av rettens skriftlige avgjørelser, gjør seg tilsvarende gjeldende for signering av rettsforlik og rettsbok. Departementet foreslår derfor at adgangen til å anvende elektronisk signatur også skal omfatte rettsbok og rettsforlik.

Hjemmel for elektronisk signatur i straffeprosessloven

Straffeprosessloven inneholder flere bestemmelser som oppstiller underskriftskrav, for eksempel § 189 om sikkerhetsstillelse og § 252 om tiltalebeslutning. I tillegg inneholder loven enkelte bestemmelser hvoretter dokumenter «om mulig» eller «så vidt mulig» skal være underskrevet, jf. § 223 om anmeldelse og § 230 om vedtakelse av forklaring. Også i påtaleinstruksen, som er gitt med hjemmel i straffeprosessloven, er det flere bestemmelser om underskrift. Politidirektoratet har i sitt høringssvar til forslaget til ny straffeprosesslov påpekt at regelverket ikke er tilpasset bruk av elektronisk signatur på anmeldelsesstadiet.

Den foreslåtte adgangen i domstolloven til å anvende elektronisk signatur omfatter all skriftlig kommunikasjon med domstolene. Det er klart at dokumenter som er signert i et saksbehandlingssystem som gir notoritet i tråd med lovforslaget, for eksempel en sikker signaturløsning i politiets datasystem Basis Løsning (BL), omfattes av forslaget til ny § 197 a i domstolloven når dokumentet oversendes til domstolene. Adgangen til å signere et dokument ved digital signatur i domstolloven gjør imidlertid ikke unntak fra underskriftskravene som følger av straffeprosessloven, og som gjelder uavhengig av om dokumentet skal sendes til domstolene eller ikke. En forklaring etter straffeprosessloven § 230 og en tiltalebeslutning etter straffeprosessloven § 252 må for eksempel være underskrevet for å oppfylle formkravene i dagens straffeprosesslov, noe som skaper utfordringer for fulldigitalisering av straffesakskjeden. For at prosjektet om «Elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden» (ESAS) skal være så effektiviserende som mulig, må det åpnes for å digitalisere politiets arbeidsprosesser fra mottatt anmeldelse og registrert straffesak, via etterforskning og påtalebehandling, til behandling i domstolene. Dette forutsetter at det gis adgang til å anvende digital signatur gjennom hele saksforløpet, der loven krever underskrift.

Straffeprosesslovutvalget har foreslått å anvende ordet «signatur» i stedet for «underskrift» i ny straffeprosesslov, og lagt til grunn for forslaget at ord som «signatur», «signerer» o.l. skal forstås teknologinøytralt. At ordet «underskrives» forekommer i forslaget til § 15-19 må antas å være en inkurie. Etter straffeprosesslovutvalgets lovutkast er det tilstrekkelig «at en signatur med penn på papir oversendes digitalt per e-post, for eksempel ved at et dokument som er signert med penn, sendes som vedlegg». Dersom forslaget får gjennomslag i ny straffeprosesslov, vil ikke dagens underskriftskrav lenger være til hinder for digitalisering av politiets arbeidsprosesser på etterforskningsstadiet. Etter departementets oppfatning bør det imidlertid stilles krav til notoritet for signaturer på etterforskningsstadiet, på samme måte som under domstolsbehandlingen. For å tilrettelegge for digitalisering også på etterforskningsstadiet i en straffesak, er det derfor etter departementets oppfatning nødvendig med en ny bestemmelse om elektronisk signatur i straffeprosessloven. Departementet foreslår at det inntas en bestemmelse om elektronisk signatur i straffeprosessloven kap. 1 Lovens virkekrets mv., etter mønster fra forslaget til domstolloven § 197 a annet ledd. Bestemmelsen foreslås inntatt i ny § 4 b.

Departementet finner det lite hensiktsmessig å knytte regelen om adgang til elektronisk signatur opp mot kommunikasjon, slik som i forslaget til domstolloven § 197 a. En nedtegnelse av en forklaring vil for eksempel i noen tilfeller bli liggende i politiets saksbehandlingssystem, uten noen gang å kommuniseres innad i eller ut av systemet. At forklaringen aldri sendes noe sted bør imidlertid ikke være til hinder for at den kan signeres elektronisk. Departementet foreslår derfor at når det med hjemmel i straffeprosessloven kreves underskrift på et dokument, kan det etter den nye bestemmelsen signeres elektronisk forutsatt at den tekniske løsningen som benyttes sikrer notoritet for signaturen. Det presiseres at den foreslåtte adgangen i straffeprosessloven til å anvende elektronisk signatur i stedet for underskrift omfatter krav til underskrift som følger av forskriftsbestemmelser gitt med hjemmel i straffeprosessloven. Om hva som nærmere ligger i kravet til notoritet vises det til drøftelsen over om hjemmel for elektronisk signatur i domstolloven.

3.3 Elektronisk forkynning av dokumenter

3.3.1 Gjeldende rett

Reglene om forkynning er gitt i domstolloven kapittel 9, hvor det angis fire ulike forkynningsmåter: domsforkynning, fremmøteforkynning, postforkynning og stevnevitneforkynning.

Postforkynning er nærmere regulert i domstolloven § 163 a. Etter bestemmelsens første ledd skal dokumenter som skal forkynnes fra offentlige myndigheter som nevnt i annet ledd sendes mottaker direkte gjennom tilbyder av posttjenester, enten i vanlig brev vedlagt mottakskvittering eller i rekommandert brev. Det er gjort unntak for forliksrådets dokumenter som kan forkynnes i vanlig brev uten mottakskvittering, jf. domstolloven § 163 a første ledd annet punktum.

Med hjemmel i domstolloven § 163 a femte ledd er det i forskrift om postforkynning § 4 tredje ledd åpnet for elektronisk forkynning i sivile saker i elektronisk form overfor godkjente brukere etter ELSAM-forskriften § 3. Meldingen som automatisk genereres til domstolen når bruker åpner dokumentet i nettportalen, erstatter fysisk mottakskvittering.

Etter postforkynningsforskriften § 4 annet ledd annet punktum kan dommer og beslutninger avsagt av forliksrådet forkynnes i elektronisk form overfor saksøker som er godkjent som bruker etter Forskrift om elektronisk kommunikasjon med namsmannen og Statens innkrevingssentral i saker etter tvangsfullbyrdelsesloven og i saker for forliksrådet § 2.

3.3.2 Nordisk rett

Både svensk og dansk rett åpner for bruk av elektronisk forkynning. I utredningen om ny domstollov er det gitt en omtale av reglene for forkynning i Sverige og Danmark. I Sverige er regler om forkynning inntatt i delgivningslagen (2010:1932). Loven er i hovedsak en videreføring av tidligere regler, men har enkelte endringer for å legge til rette for bruk av elektronisk kommunikasjon. Partene skal i noe større grad ha ansvaret for at forkynning gjennomføres, blant annet ved at den som skal gjennomføre forkynningen kan anvende den kontaktinformasjonen som mottakeren har meddelt eller er registrert med.

Deretter har loven bestemmelser om de enkelte forkynningsmåtene: vanlig forkynning, muntlig forkynning, forenklet forkynning, særlige forkynningsmåter overfor juridiske personer, stevnevitneforkynning og kunngjøringsforkynning. Reguleringen for den enkelte forkynningsformen har bestemmelser for hvordan forkynningen skal gjennomføres, i hvilke tilfeller forkynningsformen kan anvendes og hva som er forkynningstidspunktet.

I Danmark er reglene om forkynning inntatt i retsplejeloven kapittel 17. Det er gjennomført flere endringer for å effektivisere forkynningsreglene ved endringslov nr. 1242 av 18. desember 2012. Endringen trådte i kraft 1. juli 2013 og åpnet blant annet for bruk av tekstmelding (SMS) og e-post/skjermbrev med påminnelser til personer som skal møte i retten, i tillegg til at det ble vedtatt en ny forkynningsform ved bruk av digital kommunikasjon, jf. § 154a stk. 1 nr. 2 og 3. Slik kommunikasjon kan for det første brukes dersom det er bestemt at forkynning skal skje digitalt. For det andre kan digital kommunikasjon brukes for å bekrefte telefonforkynnelse. Det skilles mellom to ulike former for digital forkynning: ordinær digital forkynning og forenklet digital forkynning.

Den ordinære digitale forkynningen gjennomføres ved at det som skal forkynnes gjøres tilgjengelig for den det skal forkynnes for, og ved at mottakeren samtidig anmodes om å bekrefte at forkynningen er mottatt. Digital forkynning er skjedd når den som skal ha forkynningen har bekreftet at meddelelsen er mottatt, enten ved en meddelelse som sendes med digital signatur eller ved at det sendes en signert kopi av meddelelsen. Forkynningen skal anses for å ha skjedd den dagen mottakeren oppgir å ha mottatt meddelelsen. Dersom det ikke er oppgitt noen mottaksdato eller det er oppgitt en dato som i tid ligger etter den datoen som er registrert som mottaksdato for den elektroniske sendingen eller dato som fremgår av postens stempel på den signerte kopien, skal forkynning anses skjedd på den datoen som er registrert elektronisk eller som fremgår av poststemplet.

Den forenklede digitale forkynningen gjennomføres ved at det som skal forkynnes gjøres tilgjengelig for den det skal forkynnes for i en digital postkasse, som brukes til sikker digital kommunikasjon med det offentlige. Forenklet digital forkynning har skjedd når meddelelsen er åpnet, flyttet eller slettet, jf. § 156c. Mottakeren får beskjed i et popup-vindu på skjermen, og retten vil motta en kvittering fra mottakerens postkasse. Dersom mottakeren ikke åpner, flytter eller sletter sin meddelelse, vil retten forsøke å nå vedkommende på telefon, før det eventuelt benyttes et stevnevitne for å sikre at dokumentet blir forkynt. Det er i § 157a inntatt særregler om digital forkynning overfor juridiske personer. Reglene er de samme som for brevforkynning.

3.3.3 Forslag i utredninger og høringsnotat

3.3.3.1 Straffeprosessutvalgets utredning

Straffeprosessutvalget foreslår å likestille elektronisk forkynning med postforkynning. Utvalget mener straffesaksbehandlingen bør tilrettelegges for enklest mulig kommunikasjon mellom aktørene, og viser til at det i dag finnes sikre ordninger for digital kommunikasjon mellom myndighetene og borgerne, som for eksempel Altinn med over tre millioner brukere. En slik kommunikasjonskanal vil være minst like god som gjeldende praksis med alminnelig postforkynning. Domstolloven § 163 a om postforkynning foreslås endret til:

«Offentlige myndigheter som nevnt i annet ledd kan forkynne dokumenter ved direkte oversendelse til den som skal motta forkynningen. Oversendelsen skal skje elektronisk, ved bruk av en betryggende teknisk løsning som gir bevis for at dokumentet er mottatt av rette vedkommende, eller per post, med mottakskvittering eller som rekommandert brev. Forliksrådets dokumenter forkynnes i vanlig brev uten mottakskvittering.

Følgende myndigheter kan foreta forkynning etter første ledd: de alminnelige domstoler, jordskifterettene, forbrukertvistutvalget, fylkesnemndene for barnevern og sosiale saker, påtalemyndigheten, namsmenn, lensmenn, namsfogder, politistasjoner med sivile rettspleieoppgaver og fylkesmenn.

En domstol kan pålegge en klager eller en saksøker å fremskaffe motpartens adresse.

Advokater som skal innkalle vitner etter tvisteloven § 13-3 eller straffeprosessloven § 10-3 første ledd annet punktum, kan forkynne innkallingen ved oversendelse som nevnt i første ledd annet punktum.

Kongen kan gi nærmere forskrifter om elektronisk forkynning og postforkynning.»

Det bemerkes at selv om utvalgets vurderinger og forslag retter seg mot forkynning i straffesaker, regulerer domstolloven § 163 a også forkynning som foretas i andre saker og for andre aktører, jf. § 163 a annet ledd. Forslaget om å åpne for elektronisk forkynning gjelder også i disse sakene.

3.3.3.2 Utredningen om ny domstollov

I utredningen om ny domstollov anbefales det at domstolloven § 163 a første ledd siste punktum oppheves, slik at mottakskvittering ved postforkynning av forliksrådets dokumenter gjeninnføres. Dette vil sikre at innklagede er kjent med saken før avgjørelser i forliksrådet treffes. Subsidiært foreslås det at tvisteloven § 6-14 fjerde ledd endres, slik at det er adgang til å begjære oppfriskning. Dette behandles nærmere i proposisjonens punkt 4.

3.3.4 Høringsinstansenes syn

3.3.4.1 Straffeprosessutvalgets utredning

Asker og Bærum tingrett, Domstoladministrasjonen, Politidirektoratet, Nordland statsadvokatembeter, Trøndelag statsadvokatembeter, Rettspolitisk forening og Jussbuss støtter forslaget om endring av domstolloven § 163 a, slik at elektronisk forkynning likestilles med postforkynning.

Domstoladministrasjonen påpeker at bestemmelsen åpner for bruk av både tilgjengelige tjenester (eksempelvis Altinn og Digipost) og egenutviklede løsninger (eksempelvis Aktørportalen i domstolene), forutsatt at kravene til funksjonalitet oppfylles. Dette gir god fleksibilitet ved valg av løsninger, rom for å bruke løsninger som vil komme i fremtiden og mindre behov for regelverksarbeid når nye løsninger skal tas i bruk.

Politidirektoratet tiltrer forslaget om at det skal åpnes for elektronisk forkynning og at det etableres systemer som sikrer at dette kan skje elektronisk og med betryggende rettsikkerhet.

Nordland statsadvokatembeter er enig i at også påtalemyndighetens anker bør kunne avgis til forkynning for mistenkte elektronisk, f.eks. ved at den sendes til en mistenkts e-postadresse, og følges opp med en kvittering fra mistenkte om at anken er mottatt.

Rettspolitisk forening viser til at utvalgets forslag om en ny bestemmelse i domstolloven § 163 a åpner for formidling over internett, for eksempel ved at vedkommende logger seg inn på en nettside etter varsel per SMS eller e-post, eller via Aktørportalen. Foreningen viser til at elektronisk forkynning kan medføre større forutberegnelighet, men forutsetter at det innføres klare regler om når et dokument skal anses forkynt, konsekvensen av problemer med den tekniske løsningen o.l. Foreningen er kjent med at det i sivile saker har vært flere tilfeller hvor det har oppstått uklarhet omkring disse spørsmålene ved bruk av Aktørportalen, noe som i praksis kan tvinge aktørene til å forholde seg til den kortest tenkelige fristen for å være helt sikker på at frister ikke oversittes.

Borgarting lagmannsrett mener det er ønskelig at forkynninger og meddelelser av kjennelser og beslutninger kan skje overfor forsvarer eller bistandsadvokat i straffesaker, på samme måte som forkynning og meddelelse kan foretas overfor prosessfullmektig i sivile saker, jf. domstolloven §§ 193 og 197. Den viser til at dagens regler om forkynning av kjennelser og beslutninger for siktede og fornærmede personlig skaper betydelige problemer i praksis for domstolene. Borgarting lagmannsrett foreslår at forkynningsreglene alternativt bør være slik at en avgjørelse anses forkynt etter en viss tid (for eksempel en måned) selv om svarslipp ikke er mottatt, med mindre brevet med forkynningen har kommet i retur. I dag unnlater mange å returnere svarslippen, kanskje fordi informasjonen i domstolenes standardbrev er vanskelig tilgjengelig. Borgarting lagmannsrett viser her også til utkastet til endringer i domstolloven § 163 a om postforkynning og muligheten for elektronisk forkynning, jf. utredningen punkt 6.4.4.

3.3.5 Departementets vurdering

Forkynning er en spesiell form for melding om rettslige handlinger og beslutninger som kan ha stor betydning for mottakerens rettsstilling, og krever derfor en særlig vurdering av hvilke krav som skal stilles til de elektroniske løsningene som benyttes. Departementet mener det er riktig å lovfeste adgangen til elektronisk forkynning slik at dette likestilles med forkynning på papir, forutsatt at det benyttes en tilstrekkelig betryggende teknisk løsning.

Hovedhensynene bak reglene om forkynning er at dokumentet som skal forkynnes kommer frem til rette vedkommende, og at det sikres bevis for at forkynningen har funnet sted og på hvilket tidspunkt. Dagens krav til forkynning ved bruk av rekommandert brev eller brev med mottakskvittering ivaretar disse hensynene. Med unntak av forliksrådets dokumenter som kan sendes med ordinær post uten mottakskvittering, er det ikke tilstrekkelig at dokumentet er sendt til mottakers postadresse. Tidspunktet for forkynningen er svært viktig som utgangspunkt for beregning av ulike frister, som f.eks. ankefrister, klagefrister og betalingsfrister.

Hensynene som ligger bak de ulike kravene til postforkynning må også oppfylles ved elektronisk forkynning og vil være førende for hvilke krav som stilles til de elektroniske løsningene som benyttes. At dokumentet er tilgjengeliggjort på en elektronisk løsning/portal vedkommende normalt bruker, kan etter departementets vurdering sammenlignes med forsendelse til mottakerens ordinære postadresse, og gir ikke notoritet for at vedkommende faktisk har mottatt dokumentet.

Hensynet til effektive forkynningsregler kan tilsi at det bør være tilstrekkelig å anse et dokument som forkynt dersom vedkommende i tilstrekkelig grad er gjort oppmerksom på at dokumentet ligger tilgjengelig i en sikker digital løsning, eksempelvis ved mottatt varsel på SMS eller e-post. Dette er ansett tilstrekkelig ved bruk av elektronisk melding om tvangsfullbyrdelse og inkasso, jf. Prop. 6 L (2016–2017), der det på side 20 heter:

«Noen tilfeller vil anses betryggende uten forskriftsregulering, med mindre annet følger av senere forskrifter. Den viktige varslingsfunksjonen ved skriftlighetskravet tilsier at vilkåret om at elektroniske meddelelser må sendes på «betryggende måte», bør tolkes noe strengt. Det sentrale vil være om forsendelsesmåten sikrer at vedkommende i tilstrekkelig grad blir gjort oppmerksom på at rettslig relevant informasjon har kommet inn til vedkommendes elektroniske meldingsmottak. Dette forutsetter blant annet at mottakeren i tilstrekkelig grad selv har åpnet for, og har grunn til å være oppmerksom på, at viktige varsler kan bli sendt på den aktuelle måten. Det forutsetter også tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer for at avsenderen har korrekt kontaktinformasjon som benyttes. Departementet støtter Advokatforeningen sitt syn om at det kun er enkelte av de plattformer folk benytter for elektronisk kommunikasjon, som er egnet for varsler og meldinger om inkasso og tvangsinndrivelse.»

I motsetning til forkynning erstatter imidlertid elektronisk melding om tvangsinndrivelse og inkasso bruk av ordinær post, men ikke rekommandert brev og brev med mottakskvittering. Ved forkynning har det ikke nødvendigvis tidligere vært kontakt mellom avsender og mottaker av forkynningen som tilsier at en er forberedt på at det kan komme et varsel. Forkynningen kan dessuten ha stor betydning for mottakerens rettsstilling, og eventuelle frister vil kunne løpe fra mottak av varsel. Det bør derfor gjelde særlige krav til måten elektronisk forkynning skal skje på.

Departementet finner det ikke hensiktsmessig å lovregulere hvordan elektronisk forkynning skal foregå der det i dag kreves rekommandert brev eller brev med mottakskvittering. Dette spørsmålet vil bli vurdert regulert ved forskrift. Etter departementets syn taler gode grunner for at det bør stilles krav om at avsender må få en bekreftelse på at mottaker faktisk har åpnet dokumentet for at dokumentet skal anses forkynt, tilsvarende forenklet forkynning i dansk rett. Den tekniske løsningen som velges må derfor generere en bekreftelse på at mottakeren har åpnet dokumentet, slik det for eksempel gjøres i Altinn.

Departementet viser til at forenklet digital forkynning etter dansk rett har skjedd når meddelelsen er åpnet, flyttet eller slettet, jf. retsplejeloven § 156c. Mottakeren får beskjed i et popup-vindu på skjermen, og retten vil motta en kvittering fra mottakerens postkasse. Dersom mottakeren ikke åpner, flytter eller sletter sin meddelelse, vil retten forsøke å nå vedkommende på telefon før det eventuelt benyttes et stevnevitne for å sikre at dokumentet blir forkynt. Dette er etter departementets vurdering en betryggende og effektiv ordning. Etter departementets oppfatning bør domstolene også i Norge, etter først å ha forsøkt å sende meddelelsen på nytt elektronisk på SMS eller e-post, ta kontakt med mottaker på telefon dersom mottakeren ikke åpner meddelelsen i den digitale postkassen. Dette er et effektivt grep for å sikre at mottakeren mottar forkynningen.

Dette er for øvrig i samsvar med gjeldende rett etter postforkynningsforskriften § 5 tredje ledd, som viser til at det skal benyttes stevnevitne dersom dokumentet ikke er åpnet etter at det er gjort tilgjengelig for mottaker i nettportalen.

Departementet er enig i straffeprosessutvalgets vurdering av at bestemmelsen om forkynning bør være teknologinøytral, og at det derfor ikke bør lovreguleres hva som ligger i kravet til betryggende teknisk kommunikasjonsløsning. Departementet slutter seg til Domstoladministrasjonens vurdering om at dette gir god fleksibilitet med tanke på valg av kommunikasjonsløsninger, og at det gir rom for å bruke nye løsninger som vil komme i fremtiden. Dette vil videre gi en mer fleksibel og smidig saksbehandling. Departementet vil peke på at lovendringer om teknologinøytralitet i størst mulig grad bør være generiske og sikre fleksibilitet for nye løsningsalternativer og endringer i risikobildet over tid, jf. Prop. 6 L (2016–2017) side 20. Dersom det skulle oppstå tvil om hvorvidt nye kommunikasjonsløsninger kan tas i bruk, vil departementet vurdere behovet for å forskriftsregulere dette.

Det offentlige kommuniserer i dag med innbyggerne gjennom sikre digitale løsninger, eksempelvis Digipost og Altinn. Departementet mener bruk av disse sikre digitale løsningene er eksempler på elektroniske løsninger som bør kunne benyttes ved forkynning. Dersom dokumentet er åpnet i en slik sikker digital løsning, bør det etter departementets syn ikke være avgjørende om vedkommende anfører at han ikke var kjent med at forkynning kunne skje elektronisk eller hadde en forventning om at forkynningen også ville skje per post. For det tilfellet at dokumentet er registrert åpnet, men dokumentet av ulike grunner ikke har vært mulig å lese lokalt, bør mottaker etter departementets syn ha en aktivitetsplikt, slik at mottaker må varsle avsender av dokumentet om dette. Mottaker har i en slik situasjon selv ansvar for å gjøre seg kjent med innholdet av dokumentet.

Det er imidlertid fortsatt mange som ikke har registrert mobilnummeret eller e-postadressen sin ved innlogging til en offentlig tjeneste på nett via ID-porten eller har registrert egen digital postkasse på norge.no. Enkelte kan derfor fortsatt ha en forventning om at særlig viktige dokumenter som forkynning fra offentlige myndigheter sendes med ordinær post, selv om de ikke eksplisitt har reservert seg mot å få post fra stat, fylkeskommune eller kommune digitalt. I disse tilfellene må forkynning fortsatt skje ved bruk av ordinær post.

Etter postforkynningsforskriften § 5 første ledd er det unntak fra forkynningsreglene ved forkynning til advokat eller andre offentlige myndigheter ved at det åpnes for forkynning «under haanden» etter domstolloven § 179. Etter endringen i domstolloven § 197 a kan den skriftlige erkjennelsen av en forkynning under hånden også skje elektronisk.

3.4 Elektronisk forkynning som supplement til kunngjøring ved oppslag

3.4.1 Gjeldende rett

Domstolloven § 181 gir regler om forkynning ved oppslag på rettsstedet. Forkynning ved oppslag kan kun gjennomføres når forkynning ikke lar seg gjennomføre verken ved fremmøteforkynning, postforkynning eller stevnevitneforkynning, for eksempel overfor dem som unndrar seg eller er vanskelig å oppspore. Det er retten som beslutter om forkynning ved oppslag skal skje. Forkynning ved oppslag kan ikke skje i straffesaker. I andre saker enn straffesaker kan avskrift av det som skal forkynnes eller det vesentligste av det, slås opp på rettsstedet sammen med en melding om at skriftet kan hentes på rettens kontor.

Gjelder det et dokument om at sak vil reises, skal det på vedkommendes siste kjente oppholdssted legges meddelelse om at dokumentet kan hentes på rettens kontor. Dokumentet skal også helt eller delvis rykkes inn i Norsk lysingsblad og et eller flere blad på vedkommendes siste kjente bosted eller oppholdssted, jf. domstolloven § 181 annet ledd.

3.4.2 Forslag i utredningen om ny domstollov

I utredningen om ny domstollov anbefales det at reglene om oppslag også åpner for forkynning på internett. Bakgrunnen for forslaget er at det fremstår som lite tidsriktig med oppslag på rettsstedet i tillegg til kunngjøring i Norsk lysingsblad og lokalavis. Det foreslås en forskriftshjemmel for bestemmelser om adgang til å bruke elektronisk kunngjøring:

«Gjelder forkynnelsen et dokument hvor det reises sak, skal det så vidt mulig også gis melding om dette på vedkommendes siste kjente oppholdssted. Dokumentet skal helt eller delvis gjengis i Norsk lysingsblad og i en eller flere aviser som er alminnelig lest på det siste kjente bosted eller oppholdssted i Norge eller i utlandet. Har retten opplysninger om hvor vedkommende kan oppholde seg, bør vedkommende forsøkes varslet ved rekommandert brev eller ved kunngjøring i avis som er alminnelig lest på stedet. Kongen kan gi nærmere bestemmelser om adgangen til å kunngjøre meldinger på nettsted i tillegg til eller i stedet for kunngjøring etter bestemmelsene foran.»

3.4.3 Høringsinstansenes syn

Borgarting lagmannsrett, Oslo byfogdembete, Namsfogden i Oslo og Forskergruppen for strafferett og prosessrett UIT støtter forslaget om en særskilt forskriftshjemmel som gjør det mulig å erstatte oppslag med elektronisk kunngjøring.

Borgarting lagmannsrett er enig i at det bør gis en forskriftshjemmel som gjør det mulig å erstatte forkynnelse ved offentlig kunngjøring ved oppslag med elektronisk kunngjøring, for eksempel ved at adressaten ved å søke på eget navn på Internett kan finne oppslaget, og eventuelt gjennom en form for identifikasjonsprosess kan gjøre seg kjent med innholdet.

Oslo byfogdembete anser det hensiktsmessig med en slik forskriftshjemmel for bestemmelser om adgang til å bruke elektronisk kunngjøring i slike tilfeller. Oslo byfogdembete viser imidlertid til at forskriftshjemmelen ikke bør begrenses til kunngjøringer på «nettsted», men også omfatte annen elektronisk/digital forkynning, for eksempel elektronisk forsendelse til digital postkasse mv., jf. ordningen i dansk rett.

Namsfogden i Oslo mener at et helt sentralt hensyn ved offentlig forkynning må være at sannsynligheten for at mottaker faktisk ser meldingen er høyst reell. Dersom lovgiver ønsker å erstatte forkynning ved oppslag etter domstolloven § 181 med en eller annen form for internettforkynning, bør ny forkynningsmåte gi større sannsynlighet for at dokumentet faktisk blir lest av mottakeren. Namsfogden er i tvil om forslaget om kunngjøring på tingrettens eller Domstoladministrasjonens nettsider bidrar til å øke sannsynligheten for at adressaten får meldingen. Publisering av «fulltekst» forkynninger på internett kan være betenkelig ut fra personvernhensyn. Namsfogden peker også på at bruk av digitale postkasser kan redusere behovet for slik alternativ forkynning.

Barne- og likestillingsdepartementet ser behovet for å modernisere muligheten for forkynning etter domstolloven § 181, ettersom oppslag i domstolen/ved fylkesmannens kontor fremstår som lite målrettet.

Forskergruppen for strafferett og prosessrett UIT viser til at reglene om offentlig kunngjøring bør moderniseres med tanke på bruken av ny teknologi og at de tradisjonelle trykte utgavene av avisene har mistet mye av sin funksjon og spredning særlig blant de yngre aldersgruppene. Innføring av kunngjøring på nettsted er derfor viktig, og man bør i tillegg vurdere andre typer tiltak, særlig med tanke på personer som aktivt prøver å unngå en forkynnelse.

Difi uttaler seg ikke direkte støttende til den nye bestemmelsen, men uttaler at de mener at det er fornuftig at lovforslaget fortsatt viser til Norsk lysingsblad. Difi uttaler:

«I tillegg ser vi at det kan vere arbeidskrevjande for den som er pliktig å kunngjere informasjonen å leggje den i alle kanalar og samstundes sikre notoritet for at dette er gjort. Difi/Norsk Lysingsblad fører arkiv over lyste kunngjeringar, og kan dokumentere at lysingane er gjort.»

3.4.4 Departementets vurdering

Forkynning ved oppslag er siste utvei når alle andre alternativer er forsøkt. Etter domstolloven § 181 annet ledd skal forkynning ved oppslag blant annet gjøres i Norsk lysingsblad, som i dag bare gis ut elektronisk. I tillegg skal dokumentet også forkynnes ved oppslag på rettsstedet og i ett eller flere blad på vedkommendes siste kjente bosted eller oppholdssted.

Departementet slutter seg til forslaget i utredningen om ny domstollov om å åpne for elektronisk forkynning som alternativ til kunngjøring ved fysisk oppslag. Forkynning på nettsted vil være en mer tidsriktig og effektiv måte å forkynne dokumenter på der mottaker av forkynningen ikke er mulig å nå, eller ikke ønsker å nås.

Departementet ønsker ikke å angi nærmere i loven hvilke nettsteder som skal benyttes, utover at det bør være allment tilgjengelig. Det foreslås en forskriftshjemmel i domstolloven § 181 for en nærmere regulering av dette.

Forkynning på nettsted reiser enkelte praktiske og prinsipielle problemstillinger. Publisering på internett har større spredningsgrad, noe som utfordrer hensynet til personvernet. Informasjonen som gis ved forkynning på nettsted bør derfor begrenses. Den informasjonen som gis må imidlertid være tilstrekkelig informativ til at mottaker av forkynningen oppfordres til å skaffe seg tilgang til dokumentet som skal forkynnes ved for eksempel å logge seg inn på en betryggende digital løsning. Borgarting lagmannsrett viser i sin høringsuttalelse til at elektronisk kunngjøring for eksempel kan skje ved at adressaten ved å søke på eget navn på internett kan finne oppslaget, og eventuelt gjennom en form for identifikasjonsprosess kan gjøre seg kjent med innholdet. Departementet slutter seg til at dette kan være en hensiktsmessig ordning, men finner det ikke nødvendig å lovregulere dette nærmere. Departementet vil i stedet vurdere om det er behov for å regulere dette i forskrift.

I dag anses dokumentet forkynt fire uker etter oppslaget på rettsstedet dersom ikke retten fastsetter en lenger frist. Dette kan være aktuelt hvis det foreligger opplysninger som gjør at muligheten anses større for at adressaten da blir kjent med forkynningen. Fristen avbrytes dersom personen som forkynningen gjelder melder seg tidligere og mottar dokumentet, jf. domstolloven § 181 fjerde ledd.

Departementet finner ikke grunn til å endre på fristberegningstidspunktet for forkynningen etter domstolloven § 181 fjerde ledd. Selv om innloggingstidspunktet i den digitale løsningen vil kunne være et naturlig utgangspunkt for fristberegningen tilsvarende som ved elektronisk forkynning, har ikke departementet funnet grunn til å foreslå dette. Fristen vil som i dag beregnes til fire uker fra det tidspunkt forkynningen gjøres tilgjengelig, med mindre retten har fastsatt et lenger tidsrom. Dersom vedkommende melder seg tidligere for retten og mottar dokumentet, anses forkynning likevel for å ha skjedd på dette tidspunktet. Domstolloven § 181 fjerde ledd vil således fortsatt gjelde.