Retningslinjer for etablering av oppgjørskonti i konsernkonto-systemet i Norges Bank

Innledning

Statlige virksomheters betalingsformidling skal være knyttet til statens foliokonto via oppgjørskonti i Norges Bank (konsernkontoordningen). Ut- og innbetalinger utføres via arbeidskonti hos betalingsformidlere/kontoførere som Finansdepartementet har inngått avtale med, jf økonomireglementet § 17. Det er bare Finansdepartementet som kan godkjenne etablering og eventuelle senere endringer av oppgjørskonti i Norges Bank.

I. ETABLERING AV OPPGJØRSKONTI

Når virksomheten/regnskapsførende enhet skal knyttes til konsernkontoordningen, skal det opprettes minimum to oppgjørskonti for virksomheten/regnskapsførende enhet i Norges Bank. Virksomheten må før reservering av oppgjørskonti ta standpunkt til om virksomheten/regnskapsførende enhet, på grunn av helt spesielle pengestrømmer, har behov for flere oppgjørskonti i Norges Bank enn henholdsvis én for innbetalinger og én for utbetalinger.

Det skal ikke foretas inn- eller utbetalinger direkte på oppgjørskonti.

Alle inn- og utbetalinger skal skje via arbeidskonti hos kontoførere. Arbeidskonti hos kontofører skal opprettes av virksomheten/regnskapsførende enhet, jf omtale i pkt C.

Oppgjørskontiene må etableres i en to-faset prosess:

første fase er reservering av oppgjørskonti (jf pkt A)

andre fase er aktivering av oppgjørskontiene (jf pkt B)

Når oppgjørskonti skal aktiveres må departementet gi melding til Norges Bank om kontokoblingen mellom virksomhetens/regnskapsførende enhets arbeidskonti og oppgjørskonti, jf omtale i pkt C.

A Reservering av oppgjørskonti

1.1
Departementet som virksomheten er underlagt, må anmode Finansdepartementet om reservering av oppgjørskonti i Norges Bank. Anmodningen sendes:

Finansdepartementet
Finansavd/ØSS
Postboks 8008 DEP
0030 OSLO

Brevet må være mottatt i Finansdepartementet minimum 6 uker før planlagt oppstart av rutiner under konsernkontoordningen og bekrefte at følgende forhold er avklart:

at valg av kontofører er foretatt og at prosess med bestilling (avrop) av betalings- og kontoholdstjenester under en rammeavtale er påbegynt

at virksomheten/regnskapsførende enhet er klar til å tilknyttes konsernkontoordningen med planlagt oppstartsdato

ved bruk av regnskapssentral

at virksomheten/regnskapsførende enhet har inngått eller vil inngå avtale med regnskapssentral (navn på tjenesteyter) og skal benytte følgende modell (driftssentralmodell eller registreringsmodell, jf Finansdepartementets brev av 20.6.97 vedrørende mal for avtale ved bruk av regnskapssentral)

at virksomheten/regnskapsførende enhet har etablert rutiner for håndtering av lønnsutgifter (navn på system og hovedtrekk i rutinen).

ved bruk av eget økonomisystem

at virksomheten/regnskapsførende enhet har økonomisystem (navn på systemet) som er tilpasset kravene i økonomiregelverket

at virksomheten/regnskapsførende enhet har anskaffet økonomisystem på grunnlag av rammeavtale av dd.mm.åå mellom Statens forvaltningstjeneste og leverandør (navn på leverandør), eller

at virksomheten/regnskapsførende enhet har anskaffet økonomisystem utenom rammeavtale med leverandør (navn på leverandør og system)

at virksomheten/regnskapsførende enhet har etablert rutiner for håndtering av lønnsutgifter (navn på system og hovedtrekk i rutinen).

I ovennevnte brev skal også følgende opplysninger tas med:

antall konti for hhv inn- og utbetalinger (det er kun ved spesielle behov at det opprettes flere konti, jf omtale i pkt I)

virksomhetens /regnskapsførende enhets navn med tilskriveradresse 1)

virksomhetens / regnskapsførende enhets regnskapsførernummer for innrapportering til det sentrale statsregnskap (identifikator). For virksomheter som tidligere ikke er blitt tildelt regnskapsførernummer må departementet be Finansdepartementet om at det opprettes (jf økonomireglementet § 14.2).

1.2
Finansdepartementet vil på denne bakgrunn, og forutsatt at de nevnte punktene er oppfylt på en tilfredsstillende måte, sende brev til Norges Bank med anmodning om reservasjon av oppgjørskonti.

1.3
Finansdepartementet sender brev til departementet med kopi av bekreftelsen fra Norges Bank om reservasjon av oppgjørskonti. Bekreftelsen/brevet fra Norges Bank vil inneholde kontonummer for de oppgjørskonti virksomheten er tildelt. Departementet skal deretter underrette underliggende virksomhet/regnskapsførende enhet om reservasjonen.

B Aktivering av oppgjørskonti

1.1
Departementet skal sende brev til Finansdepartementet når virksomheten/ regnskapsførende enhets oppgjørskonti skal gjøres aktive. Brevet må være mottatt i Finansdepartementet minimum 2 uker før planlagt oppstart. Departementet skal overfor Finansdepartementet bekrefte:

at avrop under rammeavtale med kontofører er undertegnet. Kopi av avrop m/vedlegg skal vedlegges

at testing av rutiner og systemer er gjennomført, og at de tilfredsstiller regelverkskravene, jf. økonomireglementet §§ 11, 13, 14 og 15 og Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten

ved bruk av regnskapssentral; at avtale mellom regnskapssentral og virksomhet er inngått og rutiner for arbeidsdeling er utarbeidet

oppgjørskontonummer som skal gjøres aktive og dato for aktivering

virksomhetens/regnskapsførende enhets regnskapsførernummer for innrapportering i det sentrale statsregnskap (identifikator), jf pkt A 1.1.

1.2
Finansdepartementet sender deretter brev til Norges Bank om å gjøre de reserverte kontiene til virksomheten/regnskapsførende enhet aktive.

1.3
Finansdepartementet sender brev til departementet med kopi av brevet fra Norges Bank med bekreftelse om at oppgjørskontiene er gjort aktive ( Norges Bank bekrefter aktivering av oppgjørskonti på aktiveringsdagen. Finansdepartementet gir melding til departementet tre til fire dager etter aktiveringsdagen). Departementet skal deretter underrette virksomheten/regnskapsførende enhet om bekreftelsen.

C Arbeidskonti / kontokobling mellom arbeidskonti og oppgjørskonti

Det er den enkelte virksomhet sitt ansvar å ta kontakt med kontofører om opprettelse av arbeidskonti. Virksomheten må via overordnet departement gi melding til Norges Bank om hvilke arbeidskonti som skal knyttes til hvilke oppgjørskonti (kontokoblingen) for virksomheten/regnskapsførende enhet. Slik melding må gis og være registrert i Norges Bank før virksomheten kan starte betalingsrutinene via kontofører. Meldingen skal være undertegnet av to personer fra departementet.

Det enkelte departement må sørge for at Norges Bank til enhver tid har en oppdatert oversikt over hvilke personer i departementet som i fellesskap har fullmakt til å gi melding om kontokobling og endringer i kontokoblingen for departementet og departementets underliggende virksomheter. Meddelelse av fullmakter må være undertegnet av vedkommende departementssjef og inneholde signatur for den enkelte fullmaktshaver.

Meldinger til Norges Bank sendes til følgende adresse:

Norges Bank
BANK/FONDS/STAKO
Postboks 1179 Sentrum
0107 OSLO

Videre er det virksomheten sitt ansvar via departementet å underrette Norges Bank om eventuelle endringer av arbeidskonti (opphør/avslutning av arbeidskontonummer, opprettelse av ny arbeidskonto, endring i kontokobling o.l). Endringen må være registrert i Norges Bank før virksomheten kan foreta endringer i betalingsrutinene i samsvar med ny kontokobling.

II AJOURHOLD AV OPPGJØRSKONTI

1.1 Ny oppgjørskonto for virksomhet/regnskapsførende enhet:

Når en virksomhet/regnskapsførende enhet som tidligere har etablert oppgjørskonti har behov for en eller flere nye oppgjørskonti, skal rutinen for "Etablering av oppgjørskonti" pkt B følges.

1.2 Opphør av oppgjørskonto for en virksomhet/regnskapsførende enhet:

Når en virksomhets/regnskapsførende enhets oppgjørskonti skal opphøre/avsluttes, skal det sendes melding via overordnet departement. Departementet skal deretter sende et brev til Finansdepartementet om opphør/avslutning av konti. I dette brevet skal følgende opplysninger gis Finansdepartementet:

dato for opphør av kontiene

kontonummer/kontonumre som skal opphøre

navnet på virksomheten/regnskapsførende enhet

regnskapsførernummer

Departementet skal også gi melding til Norges Bank om at kontokoblingen mellom ovennevnte oppgjørskonti og arbeidskonti skal opphøre, jf omtale i pkt C.

1.3 Skifte av kontofører:
Ved skifte av kontofører skal pkt. C Arbeidskonti / kontokobling mellom arbeidskonti og oppgjørskonti følges. Testing av rutiner og systemer må gjennomføres mot ny kontofører, jf punkt B Aktivering av oppgjørskonti.