Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere som får tildelt spillemidler til kulturformål fra Kulturdepartementet (2017)

Fastsatt av Kulturdepartementet 16. mai 2017

1. Generelt

Spillemidler til kulturformål er statlige midler som fordeles ved kongelig resolusjon, et vedtak fattet av Kongen i statsråd. Kulturdepartementet har så langt det passer lagt opp til at spillemidlene skal forvaltes i samsvar med regelverket for økonomistyring i staten, dvs. regelverket som gjelder ved forvaltning av statsbudsjettmidler bevilget av Stortinget.

Tilskuddsmottaker har ansvar for at tilskudd av spillemidler til kulturformål benyttes i tråd med fastsatte vilkår og forutsetningene som er gitt ved tildelingen av midlene.

Kulturdepartementet forutsetter at hver enkelt tilskuddsmottaker følger de lover og forskrifter som gjelder for virksomheten/organisasjonen.

2. Kontrolladgang

Kulturdepartementet/ tilskuddsforvalteren, revisor av spillemidlene og Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere at spillemidlene til kulturformål nyttes etter forutsetningene.

Departementet viser til det generelle pålegget Stortinget har gitt forvaltningen om å føre kontroll med tilskudd til "offentlig eller privat virksomhet som ellers ikke er undergitt statlig kontroll”, jf. § 10 andre ledd i Stortingets bevilgningsreglement.

3. Ledelsens ansvar

Ledelsen/ styret for virksomheten har ansvar for at forvaltningen skjer i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Virksomheten/organisasjonen skal ha oversikt over økonomien og sørge for at forholdet mellom budsjetterte og faktiske utgifter og inntekter er under kontroll til enhver tid.

Ledelsen/ styret skal sørge for betryggende kontroll med bokføring og formuesforvaltning. Dette innebærer blant annet at tilskuddsmidlene ikke kan forvaltes på en måte som innebærer risiko for tap og/ eller at midlene stilles til disposisjon for andre formål enn de er tiltenkt. Denne interne kontrollen kan ikke erstattes av kontrollen som utføres av ekstern revisor.

Ledelsen/ styret skal påse at virksomheten/ organisasjonen benytter tilskuddet etter fastsatte vilkår og forutsetningene som er gitt ved tildelingen av midlene. Kulturdepartementet/ tilskuddforvalteren skal informeres dersom det oppstår vesentlige avvik.

4. Budsjett

Virksomheten har ansvar for å utarbeide et budsjett for anvendelsen av spillemidlene. Budsjettet skal være realistisk, både på kostnads- og inntektssiden.

Dersom tildelt tilskudd avviker fra det som er budsjettert, forutsetter departementet at virksomheten/ organisasjonen justerer budsjettet.

5. Rapport og regnskap

Informasjon om rapportering gis i tilskuddsbrev til den enkelte tilskuddsmottaker.

Tilskuddsmottaker skal innen oppgitt frist oversende rapport til Kulturdepartementet/ tilskuddsforvalteren om at tiltaket, prosjektet eller den generelle aktiviteten som tilskuddet skulle finansiere eller delfinansiere, er gjennomført. Rapporten skal også bekrefte at midlene er brukt i samsvar med forutsetningene som er trukket opp i tilskuddsbrevet og vise til måloppnåelse, jf. søknad og tilskuddsbrev.

Sammen med rapporten skal det sendes inn regnskap for disponeringen av tilskuddet. Rapport og regnskap skal være undertegnet av styreleder eller daglig leder i virksomheten/ organisasjonen.

I regnskapet skal offentlige tilskudd spesifiseres med beløp og tilskuddsyterens navn. Dette gjelder også fylkeskommunale og kommunale tilskudd.

Vesentlige avvik mellom aktuelt budsjett og regnskap skal kommenteres.

Revisorkontroll

Dersom tilskuddet av spillemidler til kulturformål er kr 400 000 eller høyere skal regnskapet være kontrollert av statsautorisert eller registrert revisor, eventuelt av kommunerevisjon eller annet offentlig revisjonsorgan. Revisor skal være kjent med disse retningslinjene samt fastsatte vilkår og forutsetninger for tilskuddet.

For tilskudd under kr 400 000 kan regnskapet kontrolleres av organisasjonens tillitsvalgte revisor eventuelt av virksomhetens regnskapsavdeling.

Revisoruttalelse skal som hovedregel følge regnskapet og rapporten. Revisjonsberetning skal følge for virksomheter/organisasjoner som avlegger årsregnskap.

6. Tilbakebetaling av tilskudd

Om tilskuddet eller deler av det ikke benyttes til formålet, kan de overskytende midlene bli krevd tilbakebetalt. Tilskuddsmottaker skal gjøre Kulturdepartementet/ tilskuddsforvalteren oppmerksom på slike forhold så snart som mulig.

Dersom tilskuddsmottaker har mottatt tilskudd på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfeller rammes av bestemmelsene i straffelovens §§ 270-271.

Ved tilbakebetaling skal innbetalingen merkes slik at det framgår hvilket tilskudd dette gjelder. I tillegg skal en skriftlig bekreftelse på tilbakeføring av midler, med henvisning til tilskuddet, sendes til Kulturdepartementet.

Ved tilbakebetaling av tilskudd skal midlene overføres til:

KUD - kulturformål, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO
Bankkontonummer: 7050 05 83191

7. Praktisering av retningslinjene

Dersom det oppstår tvil om praktiseringen av retningslinjene, ta kontakt med Kulturdepartementet/tilskuddsforvalteren.