Rundskriv 11-99

Til samtlige departementer
og Riksrevisjonen


Rundskriv R-11/99

Vår ref

Dato

99/4917 C JBB/HH

19.10.1999

STATSREGNSKAPET MEDREGNET FOLKETRYGDEN FOR 1999 –ÅRSAVSLUTNING OG FRISTER FOR INNRAPPORTERING

1 Innledning

Dette rundskrivet omhandler frister, kontroll og krav til innrapportering av bevilgnings-regnskapet og kapitalregnskapet til det sentrale statsregnskapet for regnskapsåret 1999. Til sammenligning ble det for regnskapsåret 1998 utarbeidet rundskriv R-8/98 med senere endring i rundskrivet datert 29.10.98 (se også www.finans.dep.no).

2 Frister for rapportering

Rapportering

Punkt i

Rundskrivet

Kopi til Riksrevisjonen

Frist til FIN

Kasserapport

3.1.1

Ja

14.01.00

Hjemmelsoversikt

3.1.2

Ja

01.02.00

Bestillings- og tilsagnsfullmakter

3.1.3

Ja

22.02.00

Forklaringer til statsregnskapet

3.1.4

Ja

28.02.00

Oversendelse av årsrapport til Riksrevisjonen

3.1.5

Ja

28.02.00

Innlevering av poster til kapitalregnskapet

3.2.1

Ja

15.02.00

Statens aksje- og eierinteresser

3.2.2

Ja

22.02.00

Statens inntektskrav

3.2.3

Ja

01.03.00

Rapportering forts.

Punkt i rundskrivet

Kopi til Riksrevisjonen

Frist til FIN

Statsgarantier

3.2.4

Ja

22.02.00

Statsbedriftenes balanse

3.2.5

Ja

15.02.00

Omposteringer (foreløpig regnskap)

3.2.1

Ja

1)

Bidrag til foredragsdel

Nei

1)

Overføring av ubrukte bevilgninger

Ja

Eget rundskriv

1) Frist vil bli meddelt i eget skriv senere.

Fristene angir når de ulike dokumenter/rapporter skal foreligge i Finansdepartementet. Det er viktig at departementene presiserer overfor sine virksomheter betydningen av å overholde fristene. Det kan ikke påregnes utsettelse fra de gitte frister.

3 Årsavslutning

3.1 Bevilgningsregnskapet

3.1.1 Kasserapport og omposteringer

Kasserapport:

Det vises til Økonomireglementets krav om det enkelte departements oppfølgingsansvar overfor underliggende virksomheter for innrapportering av regnskapsdata til det sentrale statsregnskapet. Det vises videre til Finansdepartementets rundskriv R-4/98 datert 05.08.98 – ”Krav til innrapportering av regnskapsdata til Finansdepartementet – kasserapport”.

Finansdepartementet registrerer at innrapporterte regnskapsdata fortsatt er av svært varierende kvalitet. Dette gjelder bl.a. bruk av godkjent kontoplan i.h.t. vedtatt budsjett og korrekt regnskapsføring på underpostnivå. For å kunne utføre oppgaven med å sammenstille regnskapsdata i det sentrale statsregnskapet er Finansdepartementet avhengig av at innrapporterte regnskapsdata er korrekte. Dette må innskjerpes overfor virksomhetene.

Omposteringer:

Omfanget av omposteringer etter utløpet av regnskapsåret 1998 var meget stort og arbeidskrevende. Det er registrert til dels dårlig oppfølging av regnskapsdata også i år. Regnskapsførerne kan fritt ompostere i sitt regnskap helt til kasserapport pr. 31.12.1999 er sendt Finansdepartementet og en ber om at så blir gjort.

Når kasserapport pr. 31.12.1999 er sendt Finansdepartementet, kan det ikke foretas ytterligere omposteringer før en har mottatt det foreløpige regnskapet primo februar 2000. Dersom det er nødvendig å foreta omposteringer etter at foreløpig regnskap er mottatt, må det tas opp i eget brev. Eventuelle omposteringsbrev skal inneholde klare debet- og kreditføringer, beløp helt ned på to desimaler, og det skal ikke være differanser mellom debet og kreditføringer. Omposteringsbrev skal sendes via fagdepartementene til Finansdepartementet.

3.1.2 Hjemmelsoversikt

I det trykte statsregnskapet for 1999 skal det være en hjemmelsoversikt for hvert departement. Oversikten skal vise hjemmel til å overskride gitte bevilgninger for 1999. Hjemmelen bes markert med hvem som har gitt den:

  1. stortingsvedtak i form av romertallsvedtak, merkes “(S)”
  2. kongelig resolusjon, merkes “(R)”
  3. skriftlig samtykke fra Finansdepartementet, merkes ”(F)”
  4. skriftlig vedtak av eget departement, merkes ”(D)”

Det vises til “Veiledning i statlig budsjettarbeid“ R-534 av april 1994, del II pkt. 6.3 (og eventuelt 7.3) og oversikten for 1998 i St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 165. Det er viktig at oversikten er fullstendig. Departementene må spesielt påse at det i de tilfeller der en virksomhet skal kunne disponere merinntekt i medhold av pkt. 6.3.1 i ”Veiledningen”, foreligger uttrykkelig vedtak fra fagdepartementet, og at det medtas i hjemmelsoversikten både under utgiftsposten og inntektsposten.

3.1.3 Bestillings- og tilsagnsfullmakter

Oppgavene skal omfatte en spesifikasjon gruppert for hvert av områdene bestillingsfullmakter og tilsagnsfullmakter. En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 187 - 193.

3.1.4 Forklaringer til statsregnskapet

Det er Riksrevisjonen som fastsetter utformingen av og fristen for utarbeidelse av forklaringer til statsregnskapet. I samråd med Riksrevisjonen er dette innarbeidet i dette rundskrivet. Eventuelle spørsmål vedrørende forklaringer til statsregnskapet må tas opp med Riksrevisjonen.

Departementet skal redegjøre for ikke uvesentlige avvik mellom bevilgning og regnskap. Redegjørelsen skal gis på postnivå. Det skal redegjøres for sammenhengen mellom overskridelse på utgiftspost og tilsvarende merinntekt på inntektspost. Av særlig interesse er avvik som skyldes endringer i tiltakenes/ytelsenes sammensetning, omfang eller kvalitet. Det skal redegjøres for vesentlige endringer i framdrift for investeringsprosjekter og vesentlige endringer i iverksettelsestidspunkt for nye tiltak.

Ved omdisponering mellom poster skal det gis forklaring til begge postene. Det presiseres at ikke uvesentlige avvik mellom bevilgning og regnskap på inntektskapitlene også skal forklares.

Forklaringene sendes Riksrevisjonen i form av bilag til brev undertegnet av statsråden. Bilagene sidenummereres fortløpende, dateres og undertegnes av bemyndiget tjenestemann. Forklaringene skal gis i forhold til regnskap etter at omposteringer er gjort.

Kopi av brev med bilag sendes Finansdepartementet, Finansavdelingen, Økonomistyringsseksjonen.

På grunnlag av kasserapportene pr. 14.1. 2000 vil Finansdepartementet produsere et foreløpig regnskap som vil bli sendt departementene ca. 1.2. 2000. Det foreløpige regnskapet er grunnlaget for å anmode Finansdepartementet om å foreta omposteringer (frist ca. 12.2.2000).

Standard oppsett for beregning av merutgift/mindreutgift:

Kapittel XXXX Kapittelbenevning

Post 01 Driftsutgifter*

Bevilgning i.h.t. ”Blå bok” Statsbudsjettet for 1999

Overført fra forrige termin

Reduksjon av tillatt overføring**

Endring i bevilgning med angivelse av St.prp. nr. og Innst. S. Nr.

Lønnsregulering

Annen regulering i medhold av stortingsvedtak***

Sum bevilgning

Regnskap

Merutgift/mindreutgift

* Tabelloppstillingen må tilpasses den enkelte post
** Benyttes helt unntaksvis, spesielt knyttet til bistandskapitlene
*** Bevilgningsreguleringer som Regjeringen/Finansdepartementet har foretatt etter fullmakt fra Stortinget (med hjemmelshenvisning)

Etter talloppstillingen skal det gis en forklaring med nærmere beskrivelse av årsaksforholdene.

I tillegg skal det opplyses om fullmakter gitt i medhold av stortingsvedtak/administrative fullmakter (med hjemmelshenvisninger).

3.1.5 Oversendelse av årsrapport til Riksrevisjonen

Hvert departement skal i samsvar med økonomiregelverkets funksjonelle krav kapittel 1-3.2 oversende Riksrevisjonen to eksemplar av den enkelte virksomhets årsrapport.

3.2 Kapitalregnskapet

Departementenes oppfølging, kontroll og innrapportering av kapitalregnskapsposter er omtalt i “Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten” kapittel 10; punkt 10-1.3:

”Virksomheten skal ha oversikt over de eiendeler og forpliktelser som den har ansvar for innen statens kapitalregnskap. Oversikten skal vise bokført verdi i det sentrale statsregnskapet og ha referanse mot inngåtte avtaledokumenter med mer. For låneavtaler skal oversikten inneholde betalingsforpliktelser med beløp og forfallsdato. Hvis det ligger pantesikring, skal dette også fremgå…”

”Ved årsslutt skal oversikten avstemmes mot posteringer i det sentrale statsregnskapet. Hvert departement skal rapportere samlet eiendeler og forpliktelser for alle underliggende virksomheter”.

Dette innebærer at departementet må ha gode rutiner for innrapportering av kapitalregnskaps-poster fra underliggende virksomheter. Det enkelte departement må for alle kapital-regnskapsposter ha oversikt over:

  1. inngående balanse
  2. endringer i løpet av året
  3. utgående balanse

Departementene må videre påse at de aksjer, leieboerinnskudd mm som innrapporteres fra underliggende virksomheter:

  1. eksisterer
  2. er statens eiendom
  3. er rettslig inndrivbare

Oppsummert vil departementets oppgaver i forbindelse med innrapportering av kapital-regnskapsposter til det sentrale statsregnskap være som følger:

    1. Innhente opplysninger fra underliggende virksomheter over virksomhetenes kapital-regnskapsposter.
    2. Påse at de underliggende virksomheters kapitalregnskapsposter er i samsvar med departementets egne oppgaver.
  1. Overføre departementets kapitalregnskapsposter på eget særskilt skjema pr. undergruppe, jf. vedlegg 1, og kontrollere at de overførte opplysninger på skjema er i samsvar med departementets egne oppgaver. Bekrefte kontrollen ved å underskrive skjemaene og oversende dem til Finansdepartementet.

På bakgrunn av skjemaene vil Finansdepartementet sammenstille et foreløpig kapitalregnskap som sendes departementene for kontroll. Departementene må:

  1. Kontrollere sammenstillingen av kapitalregnskapsposter pr. undergruppe mottatt fra Finansdepartementet mot egne oppgaver.
  2. Returnere sammenstillingen over kapitalregnskapsposter underskrevet av bemyndiget

tjenestemann til Finansdepartementet. Det presiseres at det er de kontrollerte/underskrevne sammenstillingene Riksrevisjonen skal ha kopi av. Frist for tilbakesending meddeles av Finansdepartementet ved oversendelse av det foreløpige kapitalregnskapet.

Finansdepartementet gjør oppmerksom på at det er det enkelte departement som er ansvarlig for at innrapporteringen til kapitalregnskapet er korrekt. Finansdepartementets oppgave er å sammenstille innrapporterte data til et fullstendig kapitalregnskap. Det vises for øvrig til kommentarene til §12 i ”Økonomireglementet for staten”.

3.2.1. Endringer i kapitalregnskapet for regnskapsåret 1999:

Kontogruppe 64 Ordinære fond og Kontogruppe 81 Kontolån fra ordinære fond

Det vises til Finansdepartementets rundskriv R-3/99 om ” Økonomiregelverkets rekkevidde

for forvaltningen av statlige fond”. Det fremgår av pkt. 6 i rundskrivet at innen 31.12.1999 skal ansvaret for forvaltningen av fond som omfattes av økonomiregelverket overføres fra Finansdepartementets forvaltning i Norges Bank til det enkelte departement.

Det enkelte departement som har ansvaret for forvaltningen av fond som skal aktiveres under kontogruppene 64 og 81, skal innrapportere til det sentrale statsregnskapet i samsvar med kravene i kapittel 10 i de funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten. Rapporten må omfatte fondets inngående beholdning pr. 1.1.99, endringer i 1999 og utgående beholdning pr. 31.12.99.

Kontogruppe 82 Virksomheter med særskilte fullmakter

Det vises til Finansdepartementets rundskriv R-11/98 om ”Økonomiregelverkets rekkevidde overfor statlige virksomheter som har fått unntak fra bruttobusjetteringsprinsippet”.

For regnskapsåret 1999 er det opprettet en ny kontogruppe i kapitalregnskapet; kontogruppe 82 Virksomheter med særskilte fullmakter. Innestående på oppgjørskontoen skal innrapporteres til kapitalregnskapet via fagdepartementet til Finansdepartementet. Dersom en slik virksomhet unntaksvis har fått samtykke til å foreta økonomiske disposisjoner som medfører en negativ likviditetssituasjon pr. 31.12. (negativ saldo på virksomhetens konto i Norges Bank), må departementet rapportere den negative saldoen til kapitalregnskapet som en fordring på virksomheten. Dette skal posteres på ny konto i kapitalregnskapet, konto 6370 Utestående fordringer på virksomheter med særskilte fullmakter.

Vedlegg 1 er skjemaet for innrapportering av departementenes kapitalregnskapsposter pr. 31.12.1999. Kapitalregnskapet er inndelt i hovedgrupper og undergrupper. For hver undergruppe der departementet har eiendeler/forpliktelser, skal det utarbeides et skjema som viser spesifisert inngående balanse for undergruppen, endringer i perioden samt spesifisert utgående balanse. Inngående balanse for 1999 skal være lik utgående balanse for 1998. I den grad departementet fører posteringer på 90-post, skal det påføres hvilken kapittel/post som er benyttet. Hvis posteringer ikke er på 90-post, skal hjemmelen påføres. Finansdepartementet legger også ved et eksempel på hvordan et slikt skjema skal fylles ut.

Vedlegg 2 viser de grupper i kapitalregnskapet som det enkelte departement skal benytte i skjemaet.

Finansdepartementet vil benytte de bekreftede skjemaene fra departementene som grunnlag for sammenstilling av kapitalregnskapet for 1999.

En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) for den fullstendige kontoplanen for kapitalregnskapet.

3.2.2 Statens aksje- og eierinteresser

Oppgaven skal omfatte en oversikt over statens aksje- og eierinteresser pr. 31.12.99. Foruten de eierinteresser som forvaltes direkte av departementer, etater og institusjoner skal oppgaven også omfatte eierinteresser som forvaltes av forvaltningsbedriftene. En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 212. Denne oversikten er delt opp i følgende grupper:

Gruppe 1 Aksjer som er aktivert under og som forvaltes av et departement
Gruppe 2 Aksjer som staten eier gjennom en forvaltningsbedrift

Det har i tidligere år ikke vært samsvar mellom alle saldoer i kapitalregnskapets kontogruppe 6260 Aksjer og aksjeoversikten gruppe 1. Disse saldoene skal være like. Aksjer som tas med i statsbedriftenes balanse, jf. punkt 3.2.5, skal stemme med aksjer i gruppe 2 under det aktuelle departementet. Alle departementenes aksjer i gruppe 1 og 2 skal tas med pr. 31.12.99 i oversiktene til hvert departement.

Aksjer i datterselskaper som staten indirekte eier gjennom statsforetak og aksjeselskap og lignende tas ikke med.

Vedlegg 3 og 4 skal benyttes til spesifikasjon av statens aksjeinteresser.

3.2.3 Statens inntektskrav

Oppgaven skal omfatte en spesifikasjon for inngående balanse 1999, endringer i løpet av året, samt utgående balanse 1999 for forfalte, ikke innbetalte tilgodehavende av skatter og avgifter som senere skal inntektsføres på kapittel 5501-5581 (unntatt kapittel 5565 Dokumentavgift) i statsregnskapet, samt forfalte ikke innbetalte tilgodehavende av trygdeavgiften (gjelder Skattedirektoratet) under kapittel 5700, post 71, og arbeidsgiveravgift fra kommunekassererne kapittel 5700, post 72. Refusjon fra bidragspliktige (gjelder Rikstrygdeverket) skal føres på post 73 under kapittel 5701 Diverse inntekter. Under kapittel 5501 er det statsskatt (eksklusiv fylkesskatt) medregnet fellesskatt og toppskatt, som skal føres opp.

Inngående balanse i oppstillingen over statens inntektskrav skal kontrolleres mot utgående balanse foregående år. Alle beløp skal avrundes til hele tusen kroner. Oppgaven skal sendes inn fra Skattedirektoratet, Toll- og avgiftsdirektoratet og Rikstrygdeverket via deres fagdepartementer. En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 219.

3.2.4 Statsgarantier

Det trykte statsregnskapet for 1999 skal inneholde en oversikt over statens garantier pr. 31.12.99. Oppgaven må inneholde en oversikt over statens garantiansvar for alle garantiordninger, selv om det ikke er gitt nye garantier de siste årene. En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 221.

3.2.5 Statsbedriftenes balanse

Det trykte statsregnskapet for 1999 skal omfatte opplysninger om statsbedriftenes balanse pr. 31.12.99. En viser til St.meld. nr. 3 (1998-99) s. 226.

Vedlegg 5 skal benyttes ved utarbeidelse av balansen ved innrapporteringen til det sentrale statsregnskapet.

Med hilsen

Anders Buttedahl e.f.
fung. ekspedisjonssjef

Arnt Kamperud
avdelingsdirektør