Rundskriv R-3/1999 Økonomiregelverkets rekkevidde for forvaltning av statlige fond

Samtlige departementer
Riksrevisjonen

Rundskriv R-3/99

Deres ref

Vår ref

Dato

99/691 C Om/HDH

05.02.1999

ØKONOMIREGELVERKETS REKKEVIDDE FOR FORVALTNING AV STATLIGE FOND

1. Generelt

I kommentarene til § 1 i Økonomireglement for staten, fastsatt ved kgl. res. 26.1.1996, er det uttalt at Finansdepartementet vil fastslå hvilke regler som skal gjelde for forvaltning av fond etter å ha vurdert de enkelte fond nærmere. I særskilt korrespondanse med hvert enkelt departement er det fastslått hvilke fond som faller utenfor den formelle rekkevidden av økonomiregelverket (økonomireglementet og de funksjonelle krav) og hvilke som må disponeres av departementer eller statlige virksomheter i henhold til bestemmelsene i økonomiregelverket, med eventuelle tilpasninger.

Dette rundskriv omtaler i pkt 2 og 3 den kategorisering av fond som nå er funnet mest hensiktsmessig. I pkt 4 er omtalt behov for særskilte regler for statlige fond som faller utenfor økonomiregelverkets formelle rekkevidde. Pkt 5-12 presiserer hvordan økonomiregelverkets bestemmelser skal anvendes for de fond som faller inn under regelverket.

2. Stiftelser av ikke-statlige midler

En stor del av de fond som eksisterer i dag, og som Finansdepartementet eller et annet departement har ansvaret for, må karakteriseres som stiftelser opprettet av ikke statlige midler. Disse forutsettes heretter forvaltet av et styre for den enkelte stiftelse i henhold til lov om stiftelser av 23. mai 1980. De faller ikke inn under økonomiregelverket.

Loven fastsetter at det er fylkesmannen som er kontrollorgan for slike stiftelser. Finansdepartementet har i særskilt korrespondanse med vedkommende departementer satt i verk arbeid med å overføre ansvaret til det enkelte stiftelsesstyre i løpet av 1999. Det enkelte stiftelsesstyre vil etter overføringen selv ha ansvaret for å plassere midler som tilhører slike stiftelser i samsvar med retningslinjene i loven og Justisdepartementets forskrifter. Den enkelte stiftelse må etablere en revisjonsordning som er i samsvar med stiftelsesloven og gjeldende regnskaps- og revisjonsregler.

Det enkelte departement må påse at det foreligger bestemmelser i vedtektene (statuttene) om oppnevning av nye styremedlemmer. Dersom slik oppnevning er lagt til et annet organ enn departementet selv, og vedtektene heller ikke fastsetter at vedtektsendringer skal godkjennes av departementet, vil departementet kunne avvikle sitt overordnede ansvar for vedkommende stiftelse når styret har brakt den nye forvaltningsordningen i orden.

3. Fond som departementene har ansvar for

De fond som departementene fortsatt skal ha ansvaret for kan deles i to hovedgrupper:

A. Fond som er opprettet som ledd i statens formuesforvaltning eller som på annen måte gjelder aktivitetsområder som ikke faller inn under økonomireglementet.

B. Fond opprettet ved bevilgning eller avsetning av avgifter og som disponeres av et departement eller underordnet statlig forvaltningsorgan. Disse kan igjen deles i to undergrupper:

B1. Fond med midler som utvilsomt er rene statsmidler og som heretter aktiveres som eiendel i statens kapitalregnskap, se pkt 11 nedenfor.

B2. Fond med midler som ikke kan aktiveres i kapitalregnskapet, men som statlige myndigheter utvilsomt har rett til å disponere.

I brev til hvert enkelt departement er det sagt fra om hvilke fond som faller i de tre grupper.

4. Fond som faller utenfor økonomireglementets formelle rekkevidde

Siden fond av type A ikke faller inn under den formelle rekkevidde av økonomiregelverket, må det enkelte departement påse at det for hvert slikt fond er fastsatt særskilte bestemmelser.

Det må foreligge vedtekter o l som fastsetter

  • formål
  • tilknytning til staten og statens ansvar
  • styrende og administrative organer
  • hvordan fondet finansieres og midlene kan plasseres og disponeres
  • hvordan rapportering skal skje til overordnet departement, og eventuelt direkte til Riksrevisjonen,
    i den utstrekning dette ikke er fastlagt i lov eller stortingsvedtak.

På bakgrunn av fondets størrelse og kompleksitet må det vurderes om det på de nevnte områder er nødvendig med supplerende bestemmelser fastsatt av departementet, og om det i tillegg bør gis bestemmelser i tråd med hovedprinsippene i økonomiregelverket bl a om

  • rutiner for innkreving av inntekter
  • rutiner ved kjøp av tjenester og utbetaling av lønn
  • administrative oppgaver ved tildeling av tilskudd, lån eller garantier
  • betalingsformidling
  • økonomisystem og regnskapsføring
  • intern økonomikontroll
  • hva de årlige rapporter skal omfatte.

5. Fond som omfattes av økonomireglementet

Det gis herved melding om at Finansdepartementet har fastsatt at økonomiregelverket gjelder med visse tilpasninger for alle fond av type B. I dette rundskriv er fastsatt tilpasninger som er aktuelle for alle eller de fleste fond. Spesielle tilpasninger eller unntak for det enkelte fond er omtalt i brev til det enkelte departement.

Hvert departement må i sin interne økonomiinstruks, eventuelt i økonomiinstruksen for den virksomhet som får delegert administrativt ansvar, ta inn nødvendige påminnelser om at de generelle bestemmelsene i instruksen om disponering av bevilgninger også omfatter disponering av midler fra aktuelle fond, med eventuelle tilpasninger som nevnt i dette rundskriv eller særskilt brev.

6. Forvaltningsansvar

En rekke av fondene av type B står i dag under Finansdepartementets felles forvaltning med Norges Bank som regnskapsførende organ t o m 1998. Denne ordningen oppheves i løpet av 1999. Tidspunktet for overføring av hele ansvaret for underliggende fond vil bli avtalt særskilt med hvert departement, samtidig som det gis melding om kontonummer (se pkt 11 nedenfor) og nødvendige posteringer.

Det enkelte departement tar standpunkt til hvilket organ som skal forestå administrative oppgaver, herunder regnskapsføring. En del departementer har bedt Norges Bank utføre slike oppgaver. Det enkelte departement er bedt om å gi melding om hvem som skal ta det administrative arbeidet med hvert fond som i dag står under Finansdepartementets forvaltning.

Det enkelte departement overtar også ansvaret for forvaltningen av fondets midler. På dette området vil det være en standardisert løsning p g a prinsippet om statens konsernkontoordning, som medfører at midlene i fond som økonomireglementet gjelder for, skal være plassert i Norges Bank, jf pkt 9.

7. Regnskapsføring av eventuelle overføringer mellom bevilgningsregnskapet og fondsregnskapet

I de tilfeller hvor fondet får tilskuddsmidler fra bevilgningsregnskapet (over en 50-post), eller fondet betaler refusjon o l til bevilgningsregnskapets inntektsside, regnskapsføres dette i bevilgningsregnskapet av det organ som foretar ut- eller innbetaling på vedkommende post. Vedkommende regnskapsfører rapporterer dette på vanlig måte til det sentrale statsregnskapet.

8. Fondets regnskap

For hvert fond skal det føres et eget fullstendig regnskap over alle inntekter og utgifter. Innbetalingen av eventuell bevilgning under post 50 på bevilgningsregnskapet blir en av inntektspostene i fondsregnskapet.

Årsregnskap med tilhørende rapport om resultater sendes Riksrevisjonen på samme måte som fastsatt for avlevering av årsrapport fra statlige virksomheter i samsvar med funksjonelle krav pkt 1-3.2, og innen samme frist. Dersom regnskapet føres av departementet selv, må økonomiinstruksen for departementet klarlegge hvem som har ansvar for å utarbeide rapporten. Hvis fondsdisponeringen er tillagt en underordnet virksomhet, følges rutinene i pkt 1-3.2, med den tilpasning at årsregnskap og rapport skal avgis som særskilt dokument i forhold til den øvrige rapporteringen. Rapporten bør hvert år innledes med opplysning om hva som er hjemmel for fondet i form av lov - eller bevilgningsvedtak fra Stortinget, og kort referere hva som er fondets formål.

For selve regnskapsføringen følges retningslinjene for økonomisystem og internregnskap i funksjonelle krav kap 4-2 og 4-4.

Siden det ikke skal rapporteres på standardposter i bevilgningsregnskapet, er fondsregnskapet imidlertid ikke bundet av de standardiserte underposter som Finansdepartementet har fastsatt for underpostene 01 og 21. Kontoplanen fastsettes i sin helhet av den regnskapsførende virksomheten, eventuelt etter retningslinjer fra departementet.

9. Konsernkontoordningen

Ut- og innbetalinger fra fondet skal følge prinsippene for konsernkontoordningen, som er fastsatt i økonomireglementets § 17 og er utdypet i funksjonelle krav kap. 5.

Den regnskapsførende virksomheten får etter anmodning gjennom overordnet departement tildelt oppgjørskonto i Norges Bank fra Finansdepartementet for fondets ut- og innbetalinger. En særordning er at det for hvert fond opprettes én oppgjørskonto som omfatter både innbetalinger og utbetalinger, og som løpende vil vise fondets kontante beholdning. Oppgjørskontoen vil ikke bli nullstilt ved årsskiftet.

Finansdepartementet tildeler samtidig særskilt regnskapsførernummer for hvert fond. Den regnskapsførende instans må oppgi fondets regnskapsførernummer (og ikke sitt eget regnskapsførernummer) ved rapportering i henhold til pkt 10.

Finansdepartementet kan bestemme at enkelte fond i samsvar med etablert praksis skal godskrives renter på innestående på oppgjørskontoen i Norges Bank. Det brukes to alternative rentesatser i henhold til de retningslinjer som er trukket opp for kontolån til statskassen, senest i Revidert nasjonalbudsjett 1993:

  1. Markedsmessig forrentning der rentesatsen er knyttet til statspapirer.
  2. Rentesats lik renten på statens foliokonto.

Finansdepartementet har i brev til det enkelte departement og Norges Bank meddelt hvilken rentesats som er aktuell for det enkelte fond. Opptjente renter vil bli godskrevet oppgjørskontoen hvert år pr 31. desember.

10. Rapport til det sentrale statsregnskapet


Det stilles ikke krav om elektronisk innrapportering fra fondets regnskap til det sentrale statsregnskapet. I stedet for vanlig kasserapport må den regnskapsførende virksomheten ved de angitte rapporteringstidspunktene gi rapport med fondets regnskapsførernummer til Finansdepartementet om bevegelser på fondets oppgjørskonto i Norges Bank. Rapporten må avstemmes i forhold til fondets regnskap. Rapporten settes opp på papir og sendes Finansdepartementet med kopi til fagdepartementet. Finansdepartementet vil bruke rapporten i sin avstemming av oppgjørskonti i Norges Bank.

Rapporten bes satt opp slik:

Likviditetsrapport for AAAfond
med regnskapsførernummer xxxxxxx og oppgjørskonto yyyyy
for .......................... måned ........ til Finansdepartementet og xxdepartementet

Kontantbeholdning pr 1. i måneden 300 000
Netto reduksjon/økning denne måned -200 000 ______________________________________________________________________________
Kontantbeholdning pr 30/31. i måneden 100 000
______________________________________________________________________________

11. Innrapportering til kapitalregnskapet og årsrapport

Det framtidige nummereringssystem for fond som går inn under konsernkontoordningen vil være slik:

  • For fond som skal aktiveres i kapitalregnskapet (gruppe B1) vil det bli tatt inn opplysning under sekssifret kontonummer om samlet beholdning på fond under hvert departement. Det blir opprettet en ny kontogruppe 64 under "Eiendeler", betegnet Ordinære fond. Hvert departement blir identifisert med to siffer etter samme "kode" som f eks er brukt under gruppe 62 60 i kapitalregnskapet for 1997, se St meld nr 3 (1997-98) side 199 - 200. Fond i statsbankene vil imidlertid fortsatt stå under kontogruppe 66, Kapital i statsbankene.

    I sin interne oversikt må hvert departement identifisere det enkelte fond i en mer spesifisert kontoplan.
  • For fondenes innestående i statskassen (på oppgjørskonto i Norges Bank) vil Finansdepartementet bruke kontogruppe 81 under "Forpliktelser" i kapitalregnskapet, etter et tilsvarende mønster. Det vil bli skilt mellom fond i gruppe B1 og gruppe B2

Den eksakte nummereringen vil framgå av brevet til det enkelte departement.

Det ansvarlige departement må pr 31. desember (første gang 31.12.1999) sende rapport til det sentrale statsregnskapet om disse fond, i samsvar med kap. 10 i de funksjonelle krav. Rapporten må omfatte hvert fonds inngående beholdning pr 1. januar, endringer i året og utgående beholdning pr. 31. desember.

Rapporten til Finansdepartementet må inneholde data for hvert enkelt fond, med en summering for alle fond under vedkommende departements forvaltning som tas inn i St meld nr 3. Både for gruppe B1 og B2 må innestående på kontogruppe 81 stemme med det som er oppgitt pr 31. desember vedrørende oppgjørskontoen i Norges Bank. Departementet må sende kopi av rapporten til Riksrevisjonen innen den frist som fastsettes i det årlige rundskrivet om statsregnskapets avslutning.

12. Økonomiregelverkets rekkevidde for øvrig

For øvrig gjelder alle bestemmelser i økonomireglementet og de funksjonelle krav om disponering av bevilgninger fullt ut også for disponering av fondsmidler, dersom ikke Finansdepartementet i det enkelte tilfelle har samtykket i ytterligere unntak.

Således må departementet i internt disposisjonsskriv/ tildelingsbrev hvert år minne om hvilke fond vedkommende departementsavdeling/virksomhet har ansvaret for og bl a presisere resultatansvar og rapporteringsplikt i forbindelse med disponering av fondsmidler i samsvar med pkt 1-1.2 i funksjonelle krav. Dersom det foreslås bevilgning til fondet i St prp nr 1, må det gis en konkretisering av resultatmål i samsvar med pkt 1-1.1.

Det organ som disponerer fondsmidlene må fastsette intern instruks og organisere administrasjon og regnskapsføring mv i samsvar med funksjonelle krav kap 2 og 4-10. Bruken av fondets midler skal foregå etter samme regler som bevilgninger. (Overføring av bevilgning på 50-post til fond (ordinær utbetaling til fondet) regnes ikke som tilskudd.)

Når midler fra et fond brukes til å gi tilskudd til private eller til kommunesektoren, må det påses at kap. 11 - 12 i de funksjonelle krav blir fulgt. Fond som er opprettet for å dekke eventuelt tap ved en garantiordning behandles etter reglene i kap. 14.

Med hilsen

Ole K Hovland e f
ekspedisjonssjef

Arnt Kamperud
avdelingsdirektør