Rundskriv R-7/1999 Statens konsernkontoordning - informasjon om rammeavtalen med kontoførere

STATENS KONSERNKONTOORDNING – INFORMASJON OM RAMMEAVTALER MED KONTOFØRERE

1 INNLEDNING

Etter § 17.1 i Økonomireglementet for staten skal statlige virksomheters inn- og utbetalinger utføres av betalingsformidlere (kontoførere) på grunnlag av avtale med Finansdepartementet.

På dette grunnlag inngikk Finansdepartementet 15.06.1999 rammeavtale med henholdsvis Den norske Bank (DnB), Christiania Bank og Kreditkasse (Kreditkassen), Postbanken og Sparebanken NOR om levering av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester til statlige virksomheter. Avtalene er nærmere presentert i punkt 2 nedenfor. I punkt 3 omtales hvordan virksomhetenes avrop (bestilling) på rammeavtale med valgt kontofører skal foretas, og grunnlaget for valg av kontofører.

Rammeavtalene distribueres til alle departementer. Departementene mottar også andre dokumenter som utarbeides av Finansdepartementet i forbindelse med statens konsernkontoordning. Distribusjonen til virksomhetene skjer via fagdepartementene.

Rammeavtalene kommer til erstatning for rammeavtalene som ble inngått i 1997 mellom Finansdepartementet og henholdsvis DnB (24.03.1997), Postbanken (24.03.1997) og Sparebanken NOR (22.09.1997). Avtalene fra 1997 løper til 01.04.2000, slik at det blir en periode med overlappende avtaleverk. Virksomhetenes overgang fra rammeavtalene av 1997 og til rammeavtalene av 1999, er omtalt i punkt 3 nedenfor.

De nye rammeavtalene kan tas i bruk umiddelbart.

2 RAMMEAVTALENE - OMFANG, OPPBYGGING OG VARIGHET

2.1 Rammeavtalenes omfang

Økonomireglementet med funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten (økonomiregelverket) gjelder for departementene/Statsministerens kontor og for underliggende statlige virksomheter som får sine bevilgninger fastsatt på statsbudsjettet medregnet folketrygden  ], jf omtale i § 1 i Økonomireglementet. Ansvaret for oppfølgingen av de ulike kravene reglementet stiller til statlige virksomheter - herunder vedrørende betalingsformidling - tilligger den enkelte virksomhets leder.

De inngåtte rammeavtalene med vedlegg omfatter statens krav til leveranser av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester, og skal dekke statlige virksomheters behov for tilgang til slike tjenester for å oppfylle økonomiregelverkets krav. Løsningene bygger på kravene i økonomiregelverket for staten, jf omtale i Økonomireglementets § 17 og kapittel 5 i de funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten. På noen enkeltpunkter er kravene i rammeavtalene presisert i forhold til kravene i økonomiregelverket og rammeavtalene av 1997. Det vises i denne forbindelse til vedlegget til rundskrivet.

Dersom en virksomhet har behov for betalingstjenester utover de tjenester som er dekket av rammeavtalene (disse fremgår blant annet av vedlegg 5 – Priser til avtalene), må det inngås en separat avtale for tilleggstjenestene med en av de kontoførere Finansdepartementet har rammeavtale med. Dette skyldes at kravet om kobling til konsernkontoordningen i Norges Bank også gjelder for slike betalingstjenester. Et eksempel på en slik tjeneste kan for enkelte virksomheter være bruk av betalingsterminal. Midlene som håndteres via slike tjenester forutsettes innarbeidet i statens konsernkontoordning.

I noen utstrekning disponerer statlige virksomheter midler, som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, for eksempel ikke statlige midler som beslagte midler og midler tilhørende innsatte, pasienter, klienter, med mer. Det samme kan gjelde enkelte ordninger der virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten (som for eksempel en del forskningsmidler fra internasjonale organisasjoner). Det vises i denne forbindelse til kommentarene til Økonomireglementet for staten §§ 1 og 2. For midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, og for eventuelle tjenester som ikke medfører kontoholdstjenester (som for eksempel leie av bankboks), kan virksomhetene inngå avtale med annen betalingsformidler enn de det er inngått rammeavtale med.

2.2 Rammeavtalenes oppbygging

De nye avtaleverkene har tilnærmet samme oppbygging som rammeavtalene som ble inngått i 1997. Justeringer/endringer som er foretatt i avtaleverkene av 1999 er nærmere omtalt i eget vedlegg til rundskrivet.

Videre har de fire avtaleverkene identisk inndeling. På noen enkeltpunkter har det imidlertid vært nødvendig med tilpasninger av innhold/krav for en eller flere av kontoførerne, men uten at dette berører standard funksjonalitet i løsningene.

Rammeavtalene om betalingsformidlings- og kontoholdstjenester har følgende oppbygging:

(a) Rammeavtale inngått mellom Finansdepartementet og kontofører.

Rammeavtalen med vedlegg (5 vedlegg) fastsetter den standard funksjonalitet som skal gjelde for betalingsformidlingen i alle statlige virksomheter.

(b) I vedleggene til rammeavtalen gis det nærmere spesifikasjoner av kravene knyttet til henholdsvis innbetalinger (vedlegg 1), utbetalinger (vedlegg 2), kontohold (vedlegg 3) og sikkerhet (vedlegg 4). I vedlegg 5 er prisene med den enkelte kontofører tatt inn. Prisvedlegget må behandles med aktsomhet og er unntatt fra offentlighet.

(c) Hver enkelt statlig virksomhet skal knytte seg opp til en rammeavtale med vedlegg ved et såkalt avrop (jf nærmere omtale i punkt 3). Valg av kontofører og avrop på rammeavtalen med vedkommende kontofører foretas på virksomhetsnivå. En virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskonti og oppgjørskonti).

(d) Det må i tillegg inngås egne, underliggende avtaler mellom virksomheten og kontofører som regulerer rene tekniske forhold vedrørende blant annet kontoåpning, bedriftsterminaltilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den standard funksjonalitet som gjelder i henhold til rammeavtalen med vedlegg.

Statlige virksomheter har ikke adgang til selv å inngå andre avtaler med kontoførere/ betalingsformidlere for tjenester som er dekket av de inngåtte rammeavtalene.

2.3 Avtalt funksjonalitet og utviklingsaktiviteter

Kontoførerne har allerede det alt vesentlige av avtalt funksjonalitet på plass. Det er imidlertid utformet særskilte vedlegg til rammeavtalene hvor gjenstående utviklingsaktiviteter fremgår. Av datoene i disse vedleggene fremgår det at store deler av de gjenstående aktivitetene er i ferd med å sluttføres (jf oppgitte tidspunkter i vedleggene). Finansdepartementet tar sikte på å teste ny funksjonalitet, og kommer tilbake med informasjon når slik testing er foretatt.

I avtaleverkene er det åpnet for at virksomheter i en overgangsperiode skal kunne fravike standard krav ved utbetalinger av lønn. Ved avtaletidspunktet var det relativt få virksomheter som hadde systemer tilrettelagt for blant annet å kunne motta elektronisk returinformasjon fra kontoførerne, og for å kunne inngi stoppeoppdrag elektronisk pr linje. Det vises til nærmere omtale i vedlegg 2, punkt 11, til avtalene. Krav til forsegling av datafiler forutsettes å være dekket, jf krav omtalt i vedlegg 4 i avtalene.

2.4 Varighet

I punkt 4 i rammeavtalene fremgår det at avtaleverket løper til 31.12.2000. Finansdepartementet har rett til å forlenge dem for ett år av gangen i samlet inntil tre år (til maksimalt 01.04.2004). Hver av partene (Finansdepartementet og den enkelte kontofører) har rett til når som helst å si opp rammeavtalene med ni måneders varsel.

2.5 Priser

Prisopplegget fremgår av avtalenes punkt 13. De priser som er avtalt med den enkelte kontofører for de ulike inn- og utbetalingstjenester, er tatt inn i Vedlegg 5 til avtalen. Transaksjonsprisene er basert på pris pr gjennomført transaksjon. Videre er prisene basert på volumet av statens totale tjenestekjøp de siste 12 måneder fra den enkelte kontofører (under konsernkontoordningen og for alle transaksjoner samlet). Priser i forhold til ulike volumer er i prisvedlegget samlet i priskolonner med en priskolonne pr volumgrense (nummerert fra 1 til 7). Når endringer i statens totale kjøp fra en kontofører gir grunnlag for endring i prisene, vil Finansdepartementet varsle det enkelte fagdepartement om hvilken priskolonne som gjelder.

Pris for etablering og drift av bedriftsterminal fremgår også av vedlegg 5. Hvordan disse vil slå ut for den enkelte virksomhet, avhenger blant annet av hvor mange brukere hos virksomheten som benytter bedriftsterminalen og hvor ofte utbetalingsoppdrag sendes inn. Det er også avtalt priser ved veksling av valuta i tillegg til selve transaksjonsprisen for inn- og utbetalinger fra/til utlandet.

I punkt 1.5 i vedlegg 5 er prisingen ved sammentrekking av flere enkeltbetalinger med samme dato og til samme mottaker presisert. Videre er det i punkt 1.7 tatt inn en oversikt over de interbankgebyrene som en del av transaksjonsprisene er basert på, jf den presiseringen som er tatt inn i avtalens punkt 13.6 om endringer i prisene ved endringer i interbankgebyrene.

2.6 Virksomhetenes betaling av tjenester

Betaling for kontoførers tjenester faktureres etterskuddsvis pr kalendermåned til den enkelte virksomhet (jf punkt 14 i avtalene). I fakturaen skal transaksjonsmengden være spesifisert på transaksjonsform og for de respektive konti. Fakturaen skal videre inneholde en spesifikasjon av eventuelle bedriftsterminaltjenester virksomheten har benyttet i perioden. Fakturaen skal behandles på ordinær måte. Virksomheten må blant annet kontrollere at kontofører har benyttet korrekt pris og kontrollere fakturaen mot egne opplysninger om antall gjennomførte transaksjoner. Betalingsfristen er 30 dager netto fra fakturadato.

3 VIRKSOMHETENES VALG AV KONTOFØRER OG AVROP PÅ RAMMEAVTALENE

3.1 Innledning

Alle statlige virksomheter skal knytte seg opp til de nye rammeavtalene ved å foreta et såkalt avrop, det vil si en bestilling av konkrete tjenesteleveranser fra vedkommende kontofører innenfor rammeavtalen, jf omtale i punkt 3.3 om avrop. Dette skyldes at avrop som er foretatt på rammeavtalene av 1997 utløper med endelig virkning 01.04.2000, jf for øvrig omtale i

punkt 1.

Felles for alle departementer og underliggende virksomheter er at de må gå gjennom alle de nye avtalene og vurdere om de skal fortsette med samme kontofører, eventuelt velge seg en ny. Virksomheter som ennå ikke er over på konsernkontoordningen, legger de nye rammeavtalene til grunn ved valg av kontofører.

Den enkelte statlige virksomhet vil ha ulik status som utgangspunkt for tilknytning til rammeavtalene inngått i 1999. Virksomhetene kan følgelig deles inn i fire ulike grupper:

• Gruppe 1 består av virksomheter som skal foreta avrop for første gang
• Gruppe 2 består av virksometer som har gjort avrop på en (alternativt to) av rammeavtalene inngått i 1997, og skal benytte samme kontofører på rammeavtalen inngått i 1999
• Gruppe 3 består av virksomheter som ønsker å bytte kontofører.
• Gruppe 4 består av virksomheter som er tilknyttet enkeltavtaler inngått mellom Finansdepartementet, Kreditkassen og virksomheten.

3.2 Kriterier for valg av kontofører

Kriteriene for virksomhetenes valg av kontofører skal baseres på pris, leveringstid, kvalitet og service. Virksomheten må, eventuelt i samråd med overordnet departement, ta stilling til hvilken kontofører som dekker egne behov for betalingstjenester best, og foreta valg av kontofører blant de det er inngått rammeavtale med.

Nødvendige opplysninger for å foreta et valg av kontofører fremgår av avtaleverket. Virksomheten kan i tillegg kontakte de det er inngått rammeavtale med. Kontaktpersoner for den enkelte kontofører skal fremgå av den informasjon som er oversendt fagdepartementene. Det er disse personene som koordinerer kontoførers aktiviteter mot statlige virksomheter under konsernkontoordningen. Virksomheten må derfor kontakte en av disse ved første kontakt mot kontofører og ikke eventuelt lokal avdeling/ bankkontor. Virksomhetene skal som grunnlag for sitt valg av kontofører, kunne kreve dokumentasjon fra kontofører av at testing av kontoførers løsninger/produkter er foretatt mot aktuelle økonomi- og lønnssystemer og at kontoførers systemer fungerer mot disse systemene på en slik måte at de funksjonelle krav etter avtaleverket oppfylles.

Som grunnlag for vurdering av forventet kvalitet i løsninger og leveranser kan virksomheten eventuelt kontakte andre statlige virksomheter som benytter den aktuelle kontofører.

Pris bør være et sentralt vurderingskriterium (jf for øvrig omtale i punkt 2.5). Prisene fremgår av vedlegg 5 til avtalene med den enkelte kontofører. Prisene må behandles med aktsomhet og er unntatt fra offentlighet, jf merking av rammeavtalene.

Transaksjonsprisene for inn- og utbetalingstjenester vil være avhengig av statens samlede kjøp fra kontofører de siste 12 måneder. Det er avtalt priser for ulike transaksjonsvolum (volumtrapp).

Med hensyn på priser for etablering og drift av bedriftsterminal, er det variasjoner i hvordan prisene på bruk av bedriftsterminal beregnes. Hvordan det sistnevnte vil slå ut for den enkelte virksomhet, avhenger blant annet av hvor mange brukere hos virksomheten som benytter bedriftsterminalen og hvor ofte utbetalingsoppdrag sendes inn. For de minste virksomhetene vil prisene for bruken av bedriftsterminal kunne utgjøre en såpass stor andel av virksomhetenes samlede utgifter til betalingsformidling, at dette kan være utslagsgivende ved valget av kontofører. For større virksomheter, som sender mange transaksjoner i hvert utbetalingsoppdrag eller som først og fremst har innbetalinger, vil valget i større grad kunne baseres på transaksjonsprisene alene. Kontofører kan være behjelpelig med å beregne hvilke utgifter virksomheten vil få ved bruk av bedriftsterminal under ulike forutsetninger. Det er også avtalt priser ved veksling av valuta, jf punkt 2.2 i vedlegg 5. For virksomheter med store valutavekslinger, vil disse prisene kunne ha betydning for valg av kontofører.

3.3 Avrop på rammeavtalene

De fire rammeavtalene omfatter de samme betalingstjenestene, og virksomheten vil derfor normalt få dekket sitt behov til slike tjenester ved å velge én kontofører. Det kan maksimalt velges to kontoførere. Funksjonaliteten i de tjenester kontoførerne leverer er standard og er beskrevet i avtalene. På noen områder har kontoførerne lovet å ha på plass funksjonalitet innen konkrete tidsfrister, jf omtale i punkt 2.3 over.

Rammeavtalene er utformet slik at virksomhetene har rett til å gjøre avrop på disse (jf avtalens pkt 2.3). Avropet skal angi de tjenester virksomheten skal benytte, og i vedlegg til avropet skal det fremgå arbeidskonti hos kontofører og oppgjørskonti i Norges Bank, og koblingen mellom disse. Avropet undertegnes av en person i virksomheten med nødvendige fullmakter.

Virksomhet og kontofører har ikke adgang til å avtale andre vilkår for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester innenfor avtaleverket enn det som følger av avtaleverkets bestemmelser. Kontofører er innforstått med at virksomheten kan foreta avrop (bestilling) med flere banker og at avropet vil kunne omfatte bare deler av de betalingstjenester som inngår i avtaleverket.

I punkt 4.7 i avtalene fremgår det at en virksomhet har rett til når som helst å si opp tjenesteytelser etter et avrop med fem måneders varsel, og slik at oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåned som er fem kalendermåneder etter utløpet av den måned som oppsigelse er gitt i. Videre skal virksomheten i oppsigelsesperioden kunne forberede overgang og foreta oppstart av tjenesteytelser fra annen kontofører.

Finansdepartementet har utarbeidet en mal for avrop med tilhørende veiledning til utfylling av denne. Med hensyn på virkningstidspunkt for avropet, er de grupper av virksomheter nevnt i punkt 3.1 omtalt nærmere i denne veiledningen.

Med hilsen

Vedlegg (1)

[* ] Statlige virksomheter benyttes i dette dokumentet som felles betegnelse for både departementer og underliggende virksomheter videre i dokumentet. [ tilbake]