Rundskriv V-002/2021 Rundskriv om utarbeiding av søknad om tilskot for 2022 og statistikk

Rundskriv om utarbeiding av søknad om tilskot for 2022 og statistikk

1. Innleiing

Rundskrivet gir retningsliner for utfylling av budsjettsøknad for 2022 og statistikkskjema for 2020.

Budsjettsøknaden og statistikkskjemaet skal leverast via Altinn-portalen – www.altinn.no. Søknadsskjemaet vil vere tilgjengeleg i institusjonens innboks i Altinn i perioden 1. februar–1. mars 2021.

Det at Kulturdepartementet nyttar søknadsskjema i Altinn betyr at du som søker på vegne av verksemda, må ha elektronisk ID for å logge inn. Dette er den same ID-en som du brukar når du til dømes leverer sjølvmeldinga. Dersom du ikkje har elektronisk ID kan du lese om korleis du skaffar deg det på denne sida på ID-porten hos Digitaliseringsdirektoratet.

For å få tilgang til årets budsjett- og statistikkskjema må den, eller dei, som skal fylle ut på vegne av verksemda, først logge seg inn på sin eigen Altinn-profil. Les meir om pålogging og tildeling av roller for utfylling av budsjett- og statistikkskjema i vedlagde rettleiing.

På første side i søknadsskjemaet finn de gode tips om utfylling av skjemaet, mellom anna om val av riktig nettlesar, lagring av tekst og korleis ein under vegs i arbeidet kan sjå ein PDF-versjon av søknaden. Mange av felta i skjemaet har eigne hjelpetekstar.

Vi oppmodar om å lese informasjonen om utfylling av skjemaet og alle hjelpetekstar nøye, og å byrje på arbeidet med søknaden i god tid.

Har du praktiske spørsmål om innlogging i Altinn, ta kontakt med Altinns portalhjelp.

Har du spørsmål til utfyllinga av budsjett- og statistikkskjema, ver god og bruk denne adressa: skjemaveiledning@kud.dep.no.

2. Budsjettsøknad

Søknaden skal mellom anna innehalde:

• revidert rekneskap for 2020
• arbeidsbudsjett 2021
• årsrapport for 2020
• søknad for 2022
• statistikkskjema for publikum, aktivitetar, årsverk og tilsette

Institusjonane skal rapportere om korleis covid-19-situasjonen har påverka drifta i den enkelte institusjonen, både når det gjeld økonomiske konsekvensar og måloppnåing. Rettleiing om dette blir gitt i punkta nedanfor.   

2.1 Revidert rekneskap

Rekneskapen inkludert balansen må innehalde alle utgifter og inntekter som institusjonen har hatt i løpet av året. Rekneskapen skal vere revidert. Vesentlege avvik mellom rekneskap og arbeidsbudsjett for 2020 skal kommenterast. Eventuelt budsjettavvik som følgje av covid-19 skal kommenterast i feltet "kommentarar til rekneskap og balanse". Tilskotsmottakarane må forklare årsaker til eit eventuelt negativt årsresultat og opplyse om korleis dette blir dekt inn. Det same gjeld eventuell negativ eigenkapital.

Tilskotsmottakarar som har fått ekstra eingongstilskot i 2020 i samband med covid-19 eller anna eingongstilskot, skal rapportera desse midlane som "anna offentleg tilskot frå Kulturdepartementet" i webskjemaet.

2.2 Arbeidsbudsjett for 2021

Tilskotsmottakar må utarbeide arbeidsbudsjett for 2021 – plan for disponering av samla utgifter og inntekter ved institusjonen. Arbeidsbudsjettet må innehalde alle utgifter og inntekter som tilskotsmottakaren reknar med å få i løpet av budsjettåret. Eventuelle kommentarar som gjeld covid-19-situasjonen og arbeidsbudsjettet, skal leggjast inn i feltet "kommentarar til rekneskap og balanse".

2.3 Statusrapport om økonomisk utvikling

Statusrapporten skal vere ein presentasjon av dei vesentlegaste forholda ved tilskotsmottakarens økonomiske situasjon. Rapporten skal også gjere greie for andre sentrale problemstillingar for institusjonen, og omtale tiltak for å sikre god ressursutnytting. Rapporten skal gjere greie for problemstillingar som gjeld covid-19-situasjonen.

2.4 Vurdering av måloppnåing

Merk at tilskotsmottakar skal gi ei vurdering av måloppnåing i samsvar med dei måla som vart omtalte i budsjettsøknaden for 2020. Altinn-skjemaet er på førehand fylt ut med dei måla som tilskotsmottakar skreiv inn i søknaden for 2020.

Tilskotsmottakar må også rapportere i tråd med andre krav og føresetnader for statstilskotet, jf. tilskotsbrevet for 2020.

Kulturinstitusjonar har vore og er hardt ramma av smitteverntiltaka under covid-19-pandemien. Nedgang i aktivitet og publikumsbesøk og reduksjon i eigeninntekter har påverka institusjonane sine moglegheiter til å bidra til å nå sektorpolitiske mål.

Dette gjeld særleg måla for formidlingsaktivitet og evna til å gjennomføre aktivitetar og arrangement. I rapporten skal institusjonane gjere greie for kva utfordringar som har oppstått som følgje av covid-19, og orientere om kva alternative former for drift og publikumsretta aktivitet som er gjennomført, eller som institusjonen planlegg å gjennomføre.

2.5 Mål og prioriteringar for 2022

Tilskotsmottakarane må i søknaden for 2022 opplyse om måla for verksemda. Tilskotsmottakarane skal sjølve definere måla for verksemda innanfor ramma av de overordna måla for kulturpolitikken. Måla må formulerast slik at det i ettertid er mogleg å måle og vurdere om dei er nådd. Planlagd drift i søknadsåret skal ta utgangspunkt i uendra driftstilskot.

Tilskotsmottakar skal omtale strategiar og langsiktige planar for dei neste tre åra. Det skal gå tydeleg fram av omtalen kva som er tilskotsmottakars strategiar og planar i ein situasjon der statstilskotet blir vidareført på same nivå som i dag.

Talbudsjettet for 2022 må innehalde alle utgifter og inntekter institusjonen reknar med å få. Inntekter og utgifter må balansere. Tilskot frå andre enn Kulturdepartementet, fylkeskommunar, kommunar og Den kulturelle skolesekken skal spesifiserast i særskilde felt.

Søknaden kan innehalde maksimalt tre nye tiltak med behov for auke i tilskotet. Forslag til slike tiltak krev særskild grunngiving med plan for finansiering. Eventuelle forslag må innehalde ein kort omtale av tiltaket der ein gjer greie for behovet for og målet med tiltaket. I tillegg må tilskotsmottakaren vurdere om tiltaket kan gjennomførast ved omdisponering av dei ressursane som er til disposisjon, og kva konsekvensane av dette vil vere. Eventuelle forslag om nye tiltak med behov for auke i tilskotet skal registrerast i prioritert rekkje­følgje.

2.6 Statistikkskjema

Tilskotsmottakarane skal fylle ut skjemaet for statistikk over aktivitetar, publikum, årsverk og likestilling.

I statistikkskjemaet er det lagt inn nye felt for rapportering om digital formidling.

3. Fristar i 2021

Frist for å levere søknaden er 1. mars 2021 kl. 23.59.

Søknadsskjemaet vil vere tilgjengeleg i Altinn frå 1. februar, og institusjonen kan arbeide med og gjere endringar i søknaden fram til fristen går ut. Søknadsfristen er absolutt og det vert ikkje gitt utsetjing, uavhengig av årsak. Søknader som vert sendt inn etter fristen vil verte avvist automatisk.

Fylgjande dokument skal leverast innan fristen:

1. Budsjettsøknad for 2022 og statistikk for 2020.
2. Revidert rekneskap og revisormelding for 2020. Årsmeldinga frå styret skal berre leverast av store føretak.
   
   Den 15. desember 2017 vedtok Stortinget endringar i rekneskapslova som inneber at kravet til årsmelding for små føretak er oppheva. I tillegg til rapporteringa i nettportalen, skal tilskotsmottakarar som er definerte som små føretak etter krava i rekneskapslova, berre levera revidert rekneskap for 2020 med revisormelding til departementet. Store føretak skal, som før, levera årsmeldinga frå styret saman med revidert rekneskap for 2020 og revisormelding. Dokumenta skal vera signerte. Dokumenta skal sendast til postmottak@kud.dep.no.

3. Skjema for pensjonsskyldnader.I samband med innsending av budsjettsøknad 2022 og rekneskap for 2020 vert musikk- og scenekunstinstitusjonane bedne om å fylla ut skjema for pensjonsskylnader, jf. tilskotsbrev for 2021 frå Kulturdepartementet. Skjemaet skal sendast til postmottak@kud.dep.no.

 

Med helsing

Christine Hamnen (e.f.)
ekspedisjonssjef

Elisabeth Pedersen
seniorrådgjevar

Vedlegg:

• Rettleiing for utfylling av budsjett- og statistikkskjema (.pdf)
• Vanlege spørsmål om søknadsprosess og Altinn (.pdf)