Rundskriv H-30/03

Publisert under: Regjeringen Bondevik II

Utgiver: Kommunal- og regionaldepartementet

Rapportering fra interkommunale selskaper

Interkommunale selskaper etter liste
Kommuner
Fylkeskommuner

RUNDSKRIV H-30/03

Deres ref

Vår ref

Dato

03/3277-5 BED

13.09.04.

Rapportering fra interkommunale selskaper

Vi viser til departementets brev av 27.10.2003 til kommuner og fylkeskommuner om fastsettelse av forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet, se linken.

Det knytter seg utfordringer til etablering av rapportering fra interkommunale selskaper mv. til staten (KOSTRA). I den forbindelse har departementet utarbeidet dette rundskrivet (H-30/03) med generell informasjon om innholdet i rapporteringen og krav til standardisering av regnskapsrapporten, og med særlig informasjon om konvertering av regnskapsinformasjon fra Norsk Standard kontoplan 4102 til KOSTRA-arter. Dette rundskrivet gir også en kort veiledning til etablering av rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet. Rundskrivet er gjort tilgjengelig på departementets nettsider.

I det følgende, samt i vedleggene, benyttes forkortelsen IKS for interkommunale selskaper. Foretakene som driver næringsvirksomhet og som skal rapportere etter samme forskrift nevnes ikke spesielt, men det er underforstått at rundskrivet også gjelder for disse. Kommuner og fylkeskommuner omtales som kommuner. I fotnoter er det angitt paragrafer. Så lenge ikke annet er angitt, viser disse til de relevante bestemmelsene i forskrift av 21.10.2003 om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet.

Rundskrivet vil redegjøre nærmere for hva IKS skal rapportere, og hvordan den elektroniske rapporteringen skal foregå, med vekt på det første. Statistisk sentralbyrå (SSB)vil gi utdypende informasjon om det siste. Rundskrivet tar for seg de viktigste elementene ved rapportering fra kommunesektoren til staten (KOSTRA), og er ment å være et utgangspunkt for etablering av rapporteringsløsning. For utdypende informasjon viser vi til hovedveileder for rapportering (rapporteringsveilederen) og annen informasjon som finnes på departementets nettsider http://kostra.dep.no, og til informasjon på SSBs nettsider http://www.kostra.no. Informasjonen som finnes på de nevnte nettsidene er forutsatt benyttet aktivt. Selskapene og foretakene er også forutsatt å trekke på rapporteringskompetansen i egne kommuner eller fylkeskommuner.

KOSTRA-rapportering er underlagt strenge krav til standardisering av opplysninger og oppstillinger av regnskapsdata. Slik standardisering er blant annet en forutsetning for utarbeidelse av kommunale konsernregnskap 1§ 2.. Kravene til hvordan regnskapsopplysninger skal spesifiseres før de sendes til SSB er angitt i vedleggene 1-6 til forskriften av 21.10.2003.

Rapporteringen skal skje med utgangspunkt i funksjoner, det vil si hvilke behov hos innbyggerne som skal dekkes 2§ 3 nr. 2.. Dette medfører at alle inntekter og kostnader som berører et enkelt eller flere tjenesteområder må tilordnes og fordeles til den relevante funksjon eller de relevante funksjoner. Regnskapsrapporten til staten er altså et funksjonsregnskap, i motsetning til et resultatregnskap etter regnskapsloven. Dette innebærer at regnskapsopplysninger må registreres på en slik måte at kravet til fordeling og tilordning av inntekter, kostnader og finansieringstransaksjoner på funksjoner kan oppfylles.

Hvordan den interne kontoplanen i IKS er bygget opp vil variere ut fra interne behov. KOSTRA forutsetter imidlertid at det interne systemet for registrering av regnskapsdata bygges opp slik at kravene til oppstilling av regnskapsdata i KOSTRA kan innfris. Rapporteringsveilederen omtaler i korte trekk hvordan enhetlig rapportering kan sikres, enten gjennom en kontoplan som er tilpasset KOSTRAs spesifikasjonskrav eller gjennom lenking/konvertering fra interne til eksterne dimensjoner for rapportering. Dersom regnskapsrapporten fra IKS er konvertert fra intern- eller eksternregnskapet, skal slik konvertering attesteres av revisor 3§ 8 sjuende ledd.. Prinsipper for konvertering av regnskap ført etter regnskapsloven er særskilt omtalt i vedlegg B til denne veiledningen.

Hva skal rapporteres?

IKS skal rapportere regnskapsdata, men også tjenestedata dersom dette er relevant for den virksomheten som drives. Skjema for rapportering av data for tjenesteproduksjon er utarbeidet av SSB og finnes på SSBs nettsider. Nærmere informasjon om eventuell bruk av slike skjema gis av SSB.

Artsinndelingen

Den regnskapsinformasjonen som skal rapporteres, er inntekts- og kostnadsregnskapet og balanseregnskapet. Inkludert i inntekts- og kostnadsregnskapet vil også være finansiell regnskapsinformasjon, herunder kjøp og salg av anleggsmidler, bruk av lån, låneavdrag og interne disponeringer 4§ 3 nr. 6.. Artskontoplanen i vedlegg 3 til forskriften angir utfyllende hvilke inntekts- og kostnadsarter som skal rapporteres.

Artsinndelingen i KOSTRA er tilpasset informasjonsbehovet i forhold til kommunal sektor, og er således noe annerledes enn inndelingen i kontokoder i Norsk Standard kontoplan 4102, som er basert på regnskapsloven. Blant annet går det et skille i KOSTRA mellom anskaffelser av varer og tjenester som inngår i egen produksjon, og anskaffelse av varer og tjenester som erstatter egen produksjon. Disse skillene er vesentlige for å kunne gi sammenlignbar informasjon fra IKS ved utarbeidelse av konsernregnskap. Prinsippene for artsinndelingen og definisjonene av innholdet i de enkelte artene er beskrevet i rapporteringsveilederen. I hovedsak er artskontoplanen for IKS lik artskontoplanen for kommuner og fylkeskommuner. Definisjonene av de enkelte artene som finnes i rapporteringsveilederen vil dermed også gjelde for IKS. Unntatt fra dette er artene 589 og 989, artene 540, 550, 940 og 950, og artene 375, 475, 775 og 895. Innholdet i disse artene ved rapportering fra IKS er nærmere omtalt på side 6 og 7 og i vedlegg B.

I utgangspunktet skal rapporteringen fra IKS foretas ut fra finansiell regnskapsinformasjon (regnskap ført etter anordningsprinsippet). Dette vil gjelde for IKS som følger kommunale regnskapsprinsipper. Det vil være beløpsmessige avvik ved periodisering etter regnskapsloven i forhold til periodisering etter anordningsprinsippet. Ved rapportering fra IKS som følger regnskapsloven er det likevel de inntekter og kostnader som inngår i det avlagte resultatregnskapet som skal rapporteres. I tillegg til at denne regnskapsinformasjonen må spesifiseres etter KOSTRAs kontoplan, må det som nevnt over også rapporteres finansiell informasjon som ikke inngår i et resultatregnskap. Regnskapsinformasjon som skal rapporteres, men som ikke føres i et resultatregnskap etter regnskapsloven, er nærmere omtalt i vedlegg B.

For IKS som følger regnskapsloven, har departementet utarbeidet en oversikt som kan være et utgangspunkt for hvilke KOSTRA-arter de ulike NS4102-kodene må knyttes til. Oversikten finnes i vedlegg B. Merk at oversikten kun gir en generell og overordnet veiledning, det er ikke gitt løsninger for problemstillinger som ikke er av generell karakter. Det er viktig å merke seg at konvertering av NS4102 til KOSTRA-arter må ta utgangspunkt i definisjonen av KOSTRA-artene slik disse er angitt i rapporteringsveilederen. Ved konvertering av NS-koder til KOSTRA-arter er det et krav om at regnskapsrapportene er basert på definisjonen av KOSTRA-artene 5§ 8 tredje og fjerde ledd..

Som hovedregel kan de fleste artene kombineres med både kontoklasse 3 og 4 (hhv. drifts- og investeringsregnskapet). Enkelte kombinasjoner av arter og kontoklasse vil imidlertid ikke være gyldige. Ugyldige kombinasjoner vil medføre at regnskapsrapporten ikke vil bli godkjent av SSB.

F.eks.
Følgende arter er kun gyldige i kombinasjon med kontoklasse 3 for drift: 590 og 990

Følgende arter er kun gyldige i kombinasjon med kontoklasse 4 for investering: 529 og 929

Utfyllende informasjon om gyldige kombinasjoner av arter, funksjoner og kontoklasse gis av SSB (Håndbok for KOSTRA-rapportering).

Merk at artskontoplanen for rapportering fra interkommunale selskaper er justert siden publiseringen i oktober 2003. Dette gjelder artene 580 og 980, som nå er artene 589 og 989. Art 875 skal være art 895. Artene 380, 480, 780 og 880 (gjelder kun for kommunale og fylkeskommunale foretak) er tilføyd.

Funksjonsinndelingen

Utgangspunktet for KOSTRA er at rapportering av regnskapsdata skal knyttes til funksjoner. Funksjonene gir uttrykk for hvilke typer behov hos innbyggerne de ulike tjenestene og aktivitetene skal dekke, og hvilke brukergrupper disse primært er knyttet til.

Funksjonsregnskapet innebærer at alle inntekter og kostnader må tilordnes de relevante funksjoner. Inntekter og kostnader som gjelder flere tjenesteområder, må fordeles på de riktige funksjoner 6§§ 4 og 5.. Også avskrivninger skal tilordnes og fordeles 7Motpostering av avskrivninger skal imidlertid foretas samlet på art 990, funksjon 860.. Som hovedregel gjelder det samme for bruk av og avsetning til fond. Transaksjoner knyttet til lån bør imidlertid føres på egen funksjon 8Funksjon 870..

Funksjonsinndelingen for IKS er gitt i vedlegg 1 og 2 til forskriften. Inndelingen er med ett unntak den samme som anvendes av kommuner og fylkeskommuner. Prinsippene for funksjonsinndelingen og den nærmere definisjonen av innholdet i de enkelte funksjonene er omtalt i rapporteringsveilederen.

Vedrørende innholdet i de enkelte funksjonene, må en særlig merke seg hvordan kostnader til administrasjon og fellesfunksjoner skal føres. Prinsippet er at slike kostnader som hovedregel skal fordeles på den enkelte tjenestefunksjon. Kostnader til lederstillinger, stabs- og støttefunksjoner og fellesfunksjoner skal imidlertid føres på funksjon 120, og ikke på den enkelte funksjon. Dette er nærmere beskrevet i rapporteringsveilederen.

I den samlede økonomiske oversikten 9Oppstilling av samlede inntekter og kostnader for alle funksjoner gruppert etter artstyper. for kommunene og fylkeskommunene synliggjøres avskrivninger. Avskrivninger har imidlertid ikke resultateffekt i kommuneregnskapet, ved at disse motposteres før utledningen av regnskapsresultatet. For å kunne utarbeide økonomiske oversikter for kommunekonsernene må også IKS motpostere (inntektsføre) sine avskrivninger. Dette skal gjøres på funksjon 860.

Merk også at innholdet i funksjon 899 vil være ulik for IKS ifht den definisjonen som gjelder for kommunene og fylkeskommunene. På denne funksjonen skal IKS rapportere differansen mellom alle inntekter og kostnader som er rapportert på alle arter på alle øvrige funksjoner. Hvordan denne differansen skal fremkomme er vist i vedlegg A til denne veiledningen. Formålet med å føre differansen på denne funksjonen er å kunne oppfylle de automatiske mottakskontrollene i SSB. Disse kontrollene er nærmere beskrevet i avsnittet om mottakskontroll for regnskapsrapporter.

Merk at funksjon 860 kun er gyldig i kombinasjon med kontoklasse 3 for drift. Kombinasjon med kontoklasse 4 vil medføre at regnskapsrapporten ikke godkjennes og registreres som mottatt av SSB.

Kontoklasser

Skillet mellom drift og investering
I KOSTRA er det regnskapsmessige skillet mellom drifts- og investeringstransaksjoner sentralt. Skillet mellom drift og investering som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, er nærmere angitt i forskrift av 15.10.2000 om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, og utdypet i foreløpig standard til god kommunal regnskapsskikk KRS nr. 4 (om avgrensningen mellom drifts- og investeringsregnskapet) 10Se www.gkrs.no.. Kravet om å skille drift og investering i regnskapsrapporten vil også gjelde for rapportering fra IKS 11§ 8 tredje og fjerde ledd.. For IKS vil det ikke være krav om at dette skillet ved rapportering skal følge kommunelovens regler når det gjelder anskaffelser av anleggsmidler. For IKS gjelder imidlertid at alle anskaffelser i året som er aktivert og balanseført i balanseregnskapet, og ikke kostnadsført direkte i IKSets resultatregnskap etter regnskapsloven, må rapporteres som investeringskostnad på kontoklasse 4. Hovedregelen er at anskaffelser som ikke aktiveres i balansen skal henføres til drift (resultatføres). Kostnader ved investeringsprosjekter (som medfører aktivering), bruk av lån, salg og kjøp av varige driftsmidler og finansielle anleggsmidler vil være de viktigste transaksjonene som må knyttes til investeringsdelen.

Balanseregnskapet
Balanseregnskapet (vedlegg 5) som skal rapporteres, er basert på oppstillingen i kommuneregnskapet. Klassifiseringen av eiendeler og oppstillingen av balansepostene i kommuneregnskapet er i all hovedsak lik klassifiseringen og oppstillingen i regnskapsloven. For IKS som følger regnskapsloven skulle dermed lenkingen mellom kontokodeklasse 1 og 2 for balanseposter i NS4102 og kapitlene i KOSTRA være entydig. Ved rapportering må balansepostene spesifiseres på sektorer 12§ 8 tredje og fjerde ledd..

Logiske kombinasjoner av kapittel og sektor gis i veiledning fra SSB (Håndbok for KOSTRA-rapportering).

Informasjon om overføringer mellom IKS og eierkommune

Formålet med rapportering fra IKS er å utarbeide kommunale konsernregnskap. Dette innebærer at regnskapsrapporten fra interkommunale selskaper må deles opp i forhold til den enkelte deltakerkommunes eierandel 13Informasjon om deltakerkommuners eierandeler i interkommunale selskaper finnes i Brønnøysundregisteret, og er ikke del av rapporteringen til KOSTRA., og at overføringer mellom et interkommunalt selskap og deltakerkommunene må elimineres for å kunne utarbeide konsernregnskapet. Derfor må alle kjøp, refusjoner og overføringer mellom et interkommunalt selskap og deltagerkommune føres på artene 375, 475, 775 og 895 (ved transaksjoner mellom interkommunalt selskap og deltagerkommune skal artsserie 1, 2 og 6 som hovedregel ikke benyttes). For at SSB skal kunne gjennomføre nødvendig eliminering ved utarbeidelse av konsernregnskap, må derfor overføringspostene mellom et interkommunalt selskap og deltakerkommunene på artene 375, 475, 775 og 895 spesifiseres og rapporteres av selskapene. Totalbeløpet som er ført på hver av disse artene må spesifiseres for hver deltakerkommunene og hver funksjon som er benyttet (vedlegg 6). For kommunale og fylkeskommunale foretak må alle transaksjoner mellom foretaket og eierkommunen og den samme elimineringen foretas gjennom artene 380, 480, 780 og 880 14Merk at foretakene ikke skal rapportere vedlegg 6.. Innholdet i disse artene fremgår av rapporteringsveilederen. Artene 375, 475, 775 og 895 skal kun benyttes mellom interkommunale selskaper og deltagerkommune. Artene 380, 480, 780 og 880 skal kun benyttes mellom foretakene og eierkommune.

Forklaring av innholdet i artene 375, 475, 775 og 895 ved rapportering fra interkommunale selskaper:

375 Kjøp fra egne kommuner
Kjøp fra egne kommuner, dvs kommuner som er deltakere i selskapet. Arten brukes utelukkende mot inntektsarten 775 i deltakerkommunenes regnskap, slik at disse artene går i null for kommunen som konsern. Kjøp fra kommuner som ikke er selskapsdeltakere knyttes til art 350, dersom anskaffelsen erstatter selskapets egenproduksjon.

475 Overføring til egne kommuner
Overføringer til egne kommuner, dvs kommuner som er selskapsdeltakere, som ikke er knyttet til betaling for ytelser. Arten benyttes utelukkende mot inntektsarten 895 i deltakerkommunenes regnskap, slik at disse går i null for kommunen som konsern. Overføringer til kommuner som ikke er selskapsdeltakere knyttes til art 450.

775 Refusjon fra egne kommuner
Refusjon og salgsinntekter fra egne kommuner, dvs kommuner som er selskapsdeltakere. Arten benyttes utelukkende mot kostnadsarten 375 i deltakerkommunenes regnskap, slik at disse går i null for kommunen som konsern. Refusjoner fra kommuner som ikke er selskapsdeltakere knyttes til art 750. Salgsinntekter fra kommuner som ikke er selskapsdeltakere knyttes til artsserie 6.

895 Overføring fra egne kommuner
Overføringer fra egne kommuner, dvs kommuner som er selskapsdeltakere, som ikke er knyttet til betaling for ytelser. Arten benyttes utelukkende mot kostnadsarten 475 i deltakerkommunenes regnskap, slik at disse går i null for kommunen som konsern. Overføringer fra kommuner som ikke er selskapsdeltakere knyttes til art 850.

Merverdiavgift og kompensasjon for merverdiavgift

Følgende arter skal benyttes:

Merverdiavgift på vederlag, merverdiavgiftspliktige anskaffelser – Art 429
Kompensasjon merverdiavgift anskaffelser utgiftsført i driftsregnskap – Art 729
Kompensasjon merverdiavgift anskaffelser utgiftsført i inv.regnskap – Art 728

Artene 728 og 729 skal kun regnskapsføres og rapporteres i kontoklasse 1.

Hvordan rapportere?

Rapportering av økonomi- og tjenestedata skal foregå elektronisk 15§ 7.. SSB har et IKT-basert apparat for å ta imot, kontrollere, lagre og publisere data som rapporteres fra kommunesektoren. For at mottakertjenesten i SSB skal fungere, må alle datafiler som sendes til SSB ha samme format. SSB gir nærmere informasjon om oppbygging av standardiserte rapporteringsfiler og krav til regnskapsrapport. Bruk av lovlige koder og riktig filstruktur er en avgjørende forutsetning for at datafilen med regnskapsrapporten blir godkjent av SSBs Sentrale Mottakstjener (SMT). SSB vil gi en oversikt over hvilke kombinasjoner av kontoklasse, funksjon og art som ikke vil bli godkjent av SMT, og det angis hvilke konkrete krav som stilles til regnskapsrapporten for at den kan passere de automatiske mottakskontrollene. Regnskapsrapportenes innhold og kvalitet skal, før de sendes til SMT, testes ved hjelp av kontrollprogrammer som leveres av SSB 16§ 8.. Rapporter som ikke godkjennes, vil ikke bli registrert som mottatt av SSB. IKS må derfor selv holde seg informert om hvilken status regnskapsrapporten har etter at den er oversendt SSB 17Merk at ansvaret for kvaliteten ved rapportering fra interkommunale selskaper ligger til selskapet selv. Ved rapportering fra kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet ligger det overordnete ansvaret for gjennomføring av rapportering til kommunen eller fylkeskommunen, jf. § 8..

Av de automatiske kontrollene i SMT må en særlig merke seg kravet om at drifts- og investeringsregnskapene hver for seg og samlet skal balansere. For at dette kravet skal oppfylles, må det rapporteres på art 589/989 på funksjon 899 for rapportkontroll. Beløpet som rapporteres her skal være lik differansen mellom rapporterte inntekter og kostnader på alle de øvrige artene. Differansen må beregnes og føres separat både for kontoklasse 3 og 4. Dersom inntektene er større enn kostnadene skal art 589 for positivt avvik benyttes, i motsatt fall benyttes art 989 for negativt avvik. I vedlegg A er det angitt nærmere hvordan disse kontrollpostene skal beregnes.

Definisjon av innholdet i artene 589 og 989 som gjelder for rapportering fra interkommunale selskaper og foretak som driver næringsvirksomhet

Art 589 Rapportkontroll (positivt avvik)
Her føres differansen mellom inntekter og kostnader ført på alle arter eksklusive artene 589 og 989, dersom denne er positiv. Differansen beregnes og føres separat for kontoklasse 3 og 4. Differansen må beregnes og føres slik at summen av alle rapporterte inntekter er lik summen av alle rapporterte kostnader for henholdsvis kontoklasse 3 og 4. Balanse mellom inntekter og kostnader er en forutsetning for at regnskapsrapporten skal bli godkjent.

Art 989 Rapportkontroll (negativt avvik)
Her føres differansen mellom inntekter og kostnader ført på alle arter eksklusive artene 589 og 989, dersom denne er negativ. Differansen beregnes og føres separat for kontoklasse 3 og 4. Differansen må beregnes og føres slik at summen av alle rapporterte inntekter er lik summen av alle rapporterte kostnader for henholdsvis kontoklasse 3 og 4. Balanse mellom inntekter og kostnader er en forutsetning for at regnskapsrapporten skal bli godkjent.

For nærmere om IT-løsningen for rapportering til KOSTRA og SSBs kontroller av regnskapsrapportene og oppbygging av filer, vises til egen veiledning gitt av SSB og SSBs nettsider.

Departementet vil understreke at selskapene selv (og kommunene og fylkeskommunene for rapportene fra foretak) har ansvar for at de data som rapporteres har en tilstrekkelig kvalitet, jf. § 8 i forskriften.

Med hilsen

Eivind Dale e.f.
ekspedisjonssjef

Trond Christensen
underdirektør

Kopi til:
Statistisk sentralbyrå

To vedlegg:


Vedlegg A Beregning av differanse for rapportkontroll


Vedlegg B Konvertering av NS4102 til KOSTRA-arter